GENERALFORSAMLING 2012 PEPPERSTAD.NET STYRET I PEPPERSTAD.NET INNKALLER TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING PÅ PEPPERSTAD GRENDEHUS Bjørlien skole TIRSDAG 24. APRIL 2012 Kl. 19.30: Infomøte Get Kl. 20.00: Ordinær generalforsamling NB! NB! NB! Tid for fremmøte kl. 19.15 Generalforsamlingen starter presist kl. 19.30 Vel møtt! Styret Generalforsamling Pepperstad.net 24. april 2012 Side 1
GENERALFORSAMLING 2012 PEPPERSTAD.NET VI OPPFORDRER VÅRE MEDLEMMER TIL Å MØTE OPP PÅ GENERALFORSAMLINGEN Innkallelsen gjelder medlemmer i følgende foreninger: Wessel Vel Pepperstad Skog Vel Mora Vel Skogen Vel Eika Vel Solhøyden Vel Solligrenda Vel Generalforsamling Pepperstad.net 24. april 2012 Side 2
INNHOLD Dagsorden Styrets årsberetning Regnskap 2011 Budsjettforslag 2012 Forslag til votering på generalforsamlingen Stemmeblankett DAGSORDEN 1) Godkjennelse av møteinnkallelse, valg av møteleder samt 2 referenter 2) Årsberetning 3) Regnskaps- og revisjonsberetning 4) Forslag til votering på generalforsamlingen 5) Budsjettforslag og fastsettelse av medlemskontingent 6) Eventuelt Saker som fremmes under dette punktet kan diskuteres, men ikke settes under votering på samme generalforsamling (jf. vedtektene 4) Generalforsamling Pepperstad.net 24. april 2012 Side 3
ÅRSBERETNING 2011 Styrets sammensetning: Funksjon Vel Medlem Leder Pepperstad Skog Vel Tore Hem Kasserer Mora Vel Geir Mathisen Sekretær Skogen Vel Trygve Norrøne Teknisk ansvarlig Eika Vel Stål Hermo Webansvarlig Wessel Vel Glenn Inghelm Styremedlem Solligrenda Vel Jan Tofteberg Revisor Wessel Vel Tor-Arne Madsen Det har i 2011 vært arbeidet med å optimalisere arbeidet i forbindelse med nytt faktureringssystem. Arbeidet har vært tilfredsstillende og gitt oss en større kostnadsreduksjon enn beregnet. Arbeidet har også hatt fokus på kostnader ved utsendelse og oppfølging av purringer. Vi har ett par aktiviteter som følges opp mot SpareBank1 for å sikre at kostnader som påløper ved purringer dekkes helt inn av gebyrene som påløper. Styret har startet arbeidet med å vurdere aktiviteter i forbindelse med at gjeldende kontrakt med Get utløper 15.9.2013 (denne har en oppsigelsesfrist på 6 måneder). Se egen sak i forbindelse med budsjett forslaget for 2012. Get har lansert styretjenester for å kunne sende viktige beskjeder og gjøre tilgjengelig informasjon til medlemmene via dekoder/tv-skjerm. Dette ser styret kan være hensiktsmessig ovenfor de som ikke har tilgang til Internett og/eller for å varsle viktig informasjon. Vi har testet ut disse og tilbakemeldt enkelte forbedringsforslag til Get. Vi vil vurdere bruk av disse verktøyene. Det påløper ingen kostnader ved dette. Sak fra Generalforsamlingen 2011 - Styrerepresentanter: Generalforsamlingen ba styret innhente referatført beslutning fra Solhøydens generalforsamling om at de fristiller sin styreplass i Pepperstad.net slik at denne kan disponeres av andre. Samtidig ba Generalforsamlingen om at Solhøyden og andre velforeninger i tilsvarende situasjoner hadde førsterett på plassen dersom de senere skulle ønske å stille med en representant. Solhøyden avholder sjelden generalforsamlinger og styret foreslår derfor å benytte plassen så lenge Solhøyden ikke har meldt kandidater til styret, men at Solhøyden eier sin plass og kan når som helst melde inn en kandidat som da vil gå foran øvrige representanter. Vi minner om at styreleder for Solhøyden Vel tidligere ga sin aksept for dette. Videre ser styret det naturlig at vi involverer/godtar personer til å delta dersom engasjement/kompetanse tilsier dette verdifullt. Forutsetningen er at vi holder oss innenfor de rammer styret er gitt. Styret vil til enhver tid vurdere antall personer og situasjoner slik at vi sikrer en optimal styresammensetning. Generalforsamling Pepperstad.net 24. april 2012 Side 4
D-feltet Her har det ikke skjedd noe særlig fra vår side. Anbudsprosessen Nåværende avtale med Get, har en varighet på 5 år fra oppstart av signalleveranse til medlemmene. Oppstart var 15.9.2008, varighet til 15.9.2013. Avtalen kan ikke sies opp i avtaleperioden. Ved utløpet av avtaleperioden går avtalen over til å gjelde for ett år av gangen, med mindre én av partene sier opp avtalen med minst 6 måneders varsel før utløpet av hver avtaleperiode eller forlengelse. Siste frist for oppsigelse i nåværende avtaleperiode er 15.3.2013. Styret har startet arbeidet med ny avtaleperiode. Vil sjekke om tjenestene vi har, er i samsvar med det som finnes i markedet i dag. Ut i fra det, må vi ta stilling til hva vi ønsker. Deretter sette tjenestene ut på anbud. Dette må vi ha ferdig før ordinær generalforsamling i 2013. Frist for oppsigelse 15.3.2013. I den anledning er det i budsjettforslaget for 2012 satt av penger til anbudsprosess. Det vil være nødvendig å leie kompetent bistand for å gjennomføre prosessen. Generalforsamling Pepperstad.net 24. april 2012 Side 5
Årsregnskap 2011 Utarbeidet av Drøbak Regnskapsservice AS Verpetveien 31 1540 Vestby Pepperstad.net RESULTATREGNSKAP 31.12.2011 BUDSJETT AVVIK 31.12.2010 INNTEKTER Note 2011 3200 KOLLEKTIV AVTALE GET 1 2 770 087,20 2 770 087,20 0,00 2 724 735,00 3202 ÅRSKONTINGENT 336 072,00 335 480,00 592,00 317 216,00 3203 TILKOBLINGSAVGIFT 3 000,00 3 000,00 10 000,00 3204 ANNEN INNTEKT 2 6 722,25 1 500,00 5 222,25 1 875,00 SUM INNTEKTER 3 115 881,45 3 107 067,20 8 814,25 3 053 826,00 DRIFTSKOSTNADER 4000 KOLLEKTIV AVTALE GET 1 2 776 596,01 2 776 596,01 0,00 2 674 212,00 4001 TILKOBLING / UTKOBLING 1 838,75-1 838,75 6 287,50 4002 ARBEID PÅ NETTET 3 26 894,50 10 000,00-16 894,50 8 091,05 5010 STYREHONORAR 69 700,00 74 500,00 4 800,00 72 400,00 5400 ARBEIDSGIVERAVGIFT 9 827,00 10 500,00 673,00 10 207,90 6340 STRØM OG NETTLEIE 13 065,80 15 000,00 1 934,20 3 121,60 6420 LEIE DATASYSTEMER 4 2 325,27 480,00-1 845,27 2 397,77 6490 ANNEN LEIEKOSTNAD 5 900,00 900,00 0,00 900,00 6551 DATAUTSTYR 6 2 185,00-2 185,00 5 627,25 6701 REVISJONSHONORAR 3 000,00 4 000,00 1 000,00 4 000,00 6705 REGNSKAPSHONORAR 7 64 548,25 85 000,00 20 451,75 113 107,50 6800 KONTORREKVISITA 9 1 892,90 3 500,00 1 607,10 4 507,49 6820 TRYKKSAK 10 10 500,00 13 500,00 3 000,00 11 200,00 6840 AVISER, TIDSSKRIFTER O.L. 1 943,00 1 800,00-143,00 1 784,00 6860 MØTEKOSTNADER 1 540,37 500,00-1 040,37 0,00 6900 IP-TELEFON 0,00 500,00 500,00 0,00 6940 PORTO 11 2 403,75 1 000,00-1 403,75 17 818,00 7320 REKLAMEKOSTNAD 0,00 0,00 2 250,00 7500 FORSIKRINGER 12 1 167,00 4 000,00 2 833,00 4 008,00 7710 STYRE- OG BEDRIFTSFORSAML. 13 7 361,00 2 300,00-5 061,00 2 283,10 7770 BANK- OG KORTGEBYR 8 45 994,58 38 000,00-7 994,58 3 180,94 7790 ANNEN KOSTNAD 14 3 677,81 10 000,00 6 322,19 12 012,58 7830 TAP PÅ FORDRINGER 15 8 356,00 5 000,00-3 356,00 7 392,00 SUM DRIFTSKOSTNADER 3 055 716,99 3 057 076,01 1 359,02 2 966 788,68 FINANSINNTEKTER-/KOSTNADER Generalforsamling Pepperstad.net 24. april 2012 Side 6
8050 RENTEINNTEKTER 11 136,06 10 000,00 1 136,06 11 173,89 8055 RENTEINNTEKT KUNDEFORDRING 0,00 500,00-500,00 678,30 8070 GEBYRER FRA KUNDER 10 091,00 8 000,00 2 091,00 5 388,00 8150 ANNEN RENTEKOSTNAD -4,50-4,50 0,00 SUM NTO.FINANSPOSTER 21 222,56 18 500,00 2 722,56 17 240,19 8990 ÅRETS RESULTAT 81 387,02 68 491,19 12 895,83 104 277,51 Pepperstad.net BALANSE REGNSKAP PR. 31.12.2011 Note 31.12.2011 31.12.2010 EIENDELER 1500 KUNDEFORDRINGER 4 516,00 33 161,00 1510 KUNDEFORDRINGER NYTT SYSTEM 105 247,62 84 854,00 1743 FORSKUDDSBETALT FORSIKRING 12 3 494,00 0,00 1900 KASSE 3 787,64 2 025,91 1920 DNB - 1613.20.28900 3 789,41 39 529,50 1921 DNB - 1613.09.23538 16 833 737,56 652 116,35 1922 SPAREBANK1-9852.05.6530 85 142,30 138 009,81 1950 DNB - 1503.13.35253 0,00 34 568,00 1950 SPAREBANK1-9852.05.71396 32 809,00 0,00 2400 TIL GODE LEVERANDØRER 9 065,00 16 625,00 SUM EIENDELER 1 081 588,53 1 000 889,57 EGENKAPITAL OG GJELD 2050 ANNEN EGENKAPITAL -261 900,51-157 623,00 ÅRETS RESULTAT -81 387,02-104 277,51 SUM EGENKAPITAL -343 287,53-261 900,51 GJELD 2600 FORSKUDDSTREKK -32 784,00-34 568,00 2770 SKYLDIG ARBEIDSGIVERAVGIFT -9 827,00-10 208,00 2900 FORSKUDD FRA KUNDER -693 402,00-688 875,06 2950 PÅLØPT REGNSKAP -2 288,00-5 338,00 SUM GJELD -738 301,00-738 989,06 SUM EGENKAPITAL OG GJELD -1 081 588,53-1 000 889,57 Vestby 01.02.2012 Generalforsamling Pepperstad.net 24. april 2012 Side 7
NOTER. Pepperstad.net 1. Konto 3200 og 4000, kollektiv avtale Get Som tidligere er ikke disse inntekter/utgifter budsjettertda det faktureres etter samme satser. Regnskapstallene er kopiert over for å vise korrekt avvikssummering. * For 2011 er kostnaden spesifisert slik: Get Start m/hdi kr 2 190 579,01 Get Internett basis kr 586 017,00 Sum kr 2 776 596,01 2. Annen inntekt Utført oppgradering medlemmer, Tilbakeført rettsgebyr, Leie antennebod 3. Arbeid på nettet Reparasjon kjøleanlegg antennebod, kabelbrudd (graving, skjøting kabel), utført oppgradering medlemmer 4. Leie datasystemer Oppslag i eiendomsregistret i forbindelse med inkasso/frakobling kabelnettet Webhotell pepperstad.net kr 210,00 5. Annen leiekostnad Postboksleie 6. Datautstyr Office 2010 7. Regnskapshonorar Posten fordeler seg slik; 2011 2010 2009 Regnskapsføring, rapporter, avstemming kr 45 963,15 kr 55 388,12 kr 52 937,50 Fakturering Medlemsnett kr 5 995,20 (Se egen note) Purringer, inkasso kr 8 393,27 (Se egen note) Lønnsarbeide kr 4 196,63 Sum kr 64 548,25 8. Faktureringskostnader * Totale kostnader 2011 2010 2009 Arbeid, Fakturering kr 5 995,20 kr 32 406,25 kr 56 857,00 Arbeid, Purring/Inkasso kr 8 393,27 kr 23 216,26 kr 35 234,00 Porto kr 0,00 kr 17 818,00 kr 19 584,00 Bankgebyrer* kr 45 994,58 kr 3 180,94 kr 7 918,00 Sum kr 60 383,05 kr 76 621,45 kr 119 593,00 * Bankgebyrer er delt mellom faktureringstjenester og andre produkter. Generalforsamling Pepperstad.net 24. april 2012 Side 8
Faktureringskostnadene er halvert med innføring av nytt faktureringssystem. Purrekostnadene er betraktelig redusert med mål om inndekning fra fakturagebyret. 9. Kontorrekvisita Kopipapir, fargepatroner, konvolutter 10. Trykksaker Trykk og kopiering generalfors.dok. kr 7 700,00 Referat og kopiering referat gen.f. kr 2 800,00 Sum kr 10 500,00 11. Porto Utsending varsel om frakobling, diverse korrespondanse Restbeholdning frimerker: kr 1 635,00 12. Reklamekostnad Domeneavgift/Webhotel 12. Forsikringer Bygg, eiendeler og ansvar Betalt forsikring gjelder perioden 1.10.2011-1.10.2012. Restbeløpet blir kostnadsført i 2012 (se konto 1743). 13. Styre- bedriftsforsaml. Bevertning styremøter, sommeravslutning og julemiddag 14. Andre kostnader 2011 2010 Kostnader inkassoselskap kr 3 505,81 Kostnader inkassoselskap kr 12 022,50 Kopi fra pantebok kr 172,00 Øreavrunding -kr 10,30 Sum kr 3 677,81 Sum kr 12 012,20 15. Tap på fordinger Avskrevet medlemskontingent/kollektiv avtale Get på grunn av tvangssalg/flytting 16. Infrastrukturfond Avsatt 2010 kr 50 000,00 Avsatt 2011 kr 75 000,00 Sum avsatt fond kr 125 000,00 Generalforsamling Pepperstad.net 24. april 2012 Side 9
Revisjonsrapport 2011 Generalforsamling Pepperstad.net 24. april 2012 Side 10
Budsjettforslag 2012 Pepperstad.net BUDSJETT Regnskap INNTEKTER Note 2012 Pr 31.12.2011 3200 KOLLEKTIV AVTALE GET 3202 ÅRSKONTINGENT 335 400 336 072,00 3203 TILKOBLINGSAVGIFT 2 000 3 000,00 3204 ANNEN INNTEKT 2 000 6 722,25 SUM INNTEKTER 339 400 345 794,25 DRIFTSKOSTNADER 4000 KOLLEKTIV AVTALE GET 4001 TILKOBLING / UTKOBLING 2 000 1 838,75 4002 ARBEID PÅ NETTET 15 000 26 894,50 5010 STYREHONORAR 1 74 500 69 700,00 5400 ARBEIDSGIVERAVGIFT 1 10 000 9 827,00 6340 STRØM OG NETTLEIE 15 000 13 065,80 6420 LEIE DATASYSTEMER 2 2 500 2 325,27 6490 ANNEN LEIEKOSTNAD 2 900 900,00 6551 DATAUTSTYR - 2 185,00 6701 REVISJONSHONORAR 4 000 3 000,00 6705 REGNSKAPSHONORAR 3 70 000 64 548,25 6800 KONTORREKVISITA 2 500 1 892,90 6820 TRYKKSAK 4 2 000 10 500,00 6840 AVISER, TIDSSKRIFTER O.L. 2 000 1 943,00 6860 MØTEKOSTNADER 1 500 1 540,37 6900 IP-TELEFON 0,00 6940 PORTO - 2 403,75 7320 REKLAMEKOSTNAD 0,00 7500 FORSIKRINGER 4 000 1 167,00 7710 STYRE- OG BEDRIFTSFORSAML. 2 500 7 361,00 7770 BANK- OG KORTGEBYR 5 46 000 45 994,58 7790 ANNEN KOSTNAD 5 000 3 677,81 7830 TAP PÅ FORDRINGER 8 000 8 356,00 Avsetning infrastruktur 6 75 000 75 000,00 Anbudsprosess 7 15 000 SUM DRIFTSKOSTNADER 357 400 354 120,98 Generalforsamling Pepperstad.net 24. april 2012 Side 11
FINANSINNTEKTER-/KOSTNADER 8050 RENTEINNTEKTER 10 000 11 136,06 8055 RENTEINNTEKT KUNDEFORDRING 0,00 8070 GEBYRER FRA KUNDER 8 000 10 091,00 8150 ANNEN RENTEKOSTNAD -4,50 SUM NTO.FINANSPOSTER 18 000 21 222,56 8990 ÅRETS RESULTAT - 12 895,83 Antall husstander 736 Medlemskontingent pr husstand 456 NOTER. 1. Styrehonorar Honorarer 58 000 Møtegodtgjørelse 16 500 2. Leiekostnader Oppslag eiendomsregisteret, postboks, hjemmeside 3. Regnskapshonorar Regnskapsarbeid 55 000 Faktureringsarbeid 15 000 4. Trykksak Varsel om Generalforsamling 5. Bank- og kortgebyr Inkl. faktureringskostnader, SpareBank1 Medlemsnett 6. Avsetning infrastruktur 2010 50 000 2011 75 000 2012 75 000 Sum 31.12.2012 200 000 7. Anbudsprosess Se kommentarer årsberetning Generalforsamling Pepperstad.net 24. april 2012 Side 12
Forslag til votering på generalforsamlingen Melding til alle medlemmene i Pepperstad.net om å fremme forslag til votering på generalforsamlingen ble sendt ut tidligere i år. Ingen forslag fra medlemmene er registrert. FØLGENDE FORSLAG FREMMES TIL VOTERING AV STYRET I PEPPERSTAD.NET: Forslag 1 Vedtektsendring Bakgrunn: Generalforsamlingen 2011 gjorde styret oppmerksom på vedtektene ikke var korrekt i henhold til hvordan styrehonorarer praktiseres, og ba styret fremlegge en korreksjon av disse. Dagens ordlyd i vedtektene: 8 Styrets plikter Generalforsamlingen fastsetter styrets honorar etterskuddsvis. Ny ordlyd i vedtektene: Generalforsamlingen fastsetter styrets honorar for inneværende budsjettår i budsjettet. Honorar skal utbetales innen utgangen av budsjettåret. Vedtekter for Pepperstad.net Vedtektene finnes tilgjengelig som eget dokument på www.pepperstad.net. Gjeldende versjon er revidert 23. mars 2010. Generalforsamling Pepperstad.net 24. april 2012 Side 13
STEMMEBLANKETT STEMMEBLANKETT TIL GENERALFORSAMLINGEN FOR Pepperstad.net 24. april 2012 STEMMEBLANKETTEN KAN LEVERES STYRET VED OPPSTART AV GENERALFORSAMLINGEN. FORSLAG DET SKAL STEMMES PÅ ER SOM FØLGER: (Se forslag til votering på generalforsamlingen i innkallelsen) (Kryss av) Endring av 8 Styrets plikter (JA). (NEI). MEDLEM: NAVN :... ADRESSE :... (BRUK BLOKKBOKSTAVER) DATO/SIGNATUR :... Stemmeblanketten kan også sendes styret i: Pepperstad.net, Den må da være styret i hende senest lørdag 23. april 2012 Er det noe som er uklart? Ta kontakt med styrerepresentantene. Generalforsamling Pepperstad.net 24. april 2012 Side 14