STYREMØTE: BI STUDENTSAMFUNN Dato: 25.08.2015 Tid: 15.30 Sted: BI Trondheim, U1 TILSTEDE: HRa, HRb, HRc, NA, NLD, KA, AK, UA, SA, SPA, ØA, MA, FA, Leder Tilskuere: Økonomiassistent Sak 68 15: Til behandling: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og AK og KA som referent. Sak 69 15: Til behandling: Godkjenning av referat, innkalling og saksliste Forslag til vedtak: Styret godkjenner referatet fra forrige møte, innkallingen og sakslisten. Godkjent Sak 70 15: Til informasjon: Kort orientering fra alle i Styret Estimert tidsbruk: 30 minutter. FA: Snakket med BI Bergen om samkjøring om hvordan søknadsprosesser skal være Starte ledelsesforum med klasserepresentanter for å ta opp saker med FA og Leder. Skal sette 14 representanter. Alle må gjennom søknadsprosess. Søknadsfristen er 1. September for klasserep. MA: Fadderuka mye arbeid. Oppdatere kontrakter fra i fjor. Må få bekreftelser. Kommer i sak senere da vi mister et par. Nådde alt som var i FU, med kun små hinder.
Skal sette 4 Markedskonsulenter. FA: Skal ikke nyfiken være med? MA: Nei. ØA: Økonomiseminar med sentralt PT og AT. Case samkjøring av maler og reiseregning. Felles budsjettmal. Vise balanse i tilleg til resultat på GF. Vært på kurs for nytt regnskapsprogram. To ny izettles. Jo har ferdigstilt regnskal på 2015. Utvide søknadsmal for undergrupper og hva de planlegger å bruke. Leder: anbefaler at alle har gjennomgått regnskapet med Kine. SPA: Vært på VTmøte og vært på stand. Skal på seminar om VT og ha et møte om sammenslåingen. Prøvd å finne koordinatorer i FU og stand. SA: Jobbet med og utført fadderuka. Fordele oppgaver til folk i Sosialt. UA: Fadderuka. Idrettene fik vist seg på idrettsdagen. Mulig golf åpnes igjen etter forespørsel. fått spørsmål om trenerne er med i BIS. Må diskuteres. Mange er i gang med treninger og Bull invest er med. Jobber med intervjuer med undergruppene. KA: Ferdigstilt BIS veggen. Jobbet mye med fadderuke og kommunikasjon rundt det, fadderblad. Videre tatt opp en sak ang pressevegg (fotovegg) ser ut til å bli kostnadsfritt for vår del. Oppdatering kommer ang dette. NLD:Jobbet med fadderuka, planlagt hyttetur overlappingstur. Foredrag og foredragsholdere. Hatt medarbeidersamtaler med NLD styret og satt de i gang med sine oppgaver. NA: Litt problemer med avtaler før fellesferien. litt fravær. Bedpresser jobbes med, venter på signaturer. Pratet med salem menighet. Begynner med NLD på Torsdag. MA: Var eplehuset fornøyd? NA: Ja. Veldig. HR: Begynt med stillingsinstrukter. Jobbet med attester fra fjordåret i sommer. Under fadderuka var det noen personalsaker. Ellers jobbet med stillingsinstrukser. Jobbet med BIS dagen. Holder på å søke sentralt om å dra til Bergen deres GF. Søker om at det blir et HR seminar dagen før NSF. blir tatt opp sentralt til lørdag. Straks er det intervjuprosess, oppfordrer til å bruke HR, åpne for å hjelpe til. NLD: intervjugjennomgang? opplæring
HR: vi kan ordne det Leder: kan hende SIT har intervjukurs, går an å spørre dem. Leder: mye eksternt admin lederarbeid. Har skrevet en analyse om sak 12 (omstrukturering av lokaler). Tok mye tid i sommer. Mulig dette blir tilsendt til alle fra sentralt gjennomgående analyse av BIS. Oppfordrer til å bruke litt tid på det, viktig at dere sier det dere mener og gjør dere opp en mening mot vervet deres. Vet dere har mye å komme med, derfor viktig å få det frem, slik at vi organiserer det slik vi syns er best, ikke sånn andre vil ha det. Still meg spørsmål, jeg hjelper dere. Har skrevet en høringsuttalelse, gjelder sammenslåing av NTNU og studentskipnadene, hva vi syntes rundt det, vil helst beholde den strukturen vi har i dag. Kom til meg om dere er interesserte og vil høre mer om det. Møte med Tore Resell ang lesesalen. Fjernet plassene utenfor lesesalen, benytte oss av U4 som fellessrom når skolen er låst, bruke dette som fellesrom og slipper dermed bråk. Tatt opp dette med at vi ikke kan være i Pirsenteret etter stengetid, men dette er det visst ingen klar beskjed om, Tore skal ta opp på neste møte. MA: Er det mulig å ordne om på U4? Leder: Så vidt jeg vet brukes dette til undervisningsrom. FA: Mikrobølgeovnen fjernet? Leder: Ja, de er fjernet. Skal sjekke opp i det. SA: får vi ikke lov til å ha noe i gangen? Leder: mikroene vil stå på U4, får vite mer etterhvert. Leder: har nevnt klimaanlegget, nok en gang. Snakket om utvidet åpningstider for studenter, det skal taes videre. Kom til oss med henvendelser. Leder: jeg og Kine jobbet med VÅGEringene. Jobber med å få inn betaling og adresser. HR:
Sak 71 15: Til diskusjon: Retningslinjer for møte og hashtagg Bakgrunn: Det må diskuteres hvilke retningslinjer Styret skal ha for gyldige grunner til å ikke møte opp og det å komme for sent på workshops og styremøter. Hvilke retningslinjer som skal brukes for hashtaggs skal også diskuteres. Presenteres av: HR Estimert tidsbruk: 10 minutter. HR: I fjor fikk de # for å ikke logge ut av maskinene, ikke låse BIS kontordøren og komme for sent. En hashtagg= 50 kr ØA: Samme system bør fortsette. SA: 3 # for å glemme å låse safen. Leder: 1 # for å komme 5 minutter for sen, 2 # for utover 10 minutter. HR: når det kommer til å komme forsent, kommer det an på hva som er grunnen, må ta en diskusjon på dette. F.eks om man jobber på BIS kontoret eller lignende. NA: stemmer for at HR er dommer for bruk av skjønn rundt dette. FA: Blir pengene brukt på noe? Leder: Noen dager har vi mye å gjøre, da kan vi ikke sitte å gjøre ting ferdig. Vi vet det er trafikk, vi må tenke at vi bruker andres tid. Skal være en god unskyldning for å komme for sent. SA: hvis jeg sitter i et møte med Tore Resell og det drar ut, så må det være greit at jeg blir for sent.
Tatiana: da legger du ikke et møte som er rett oppi et annet. Ta derfor den #. NLD: # for å glemme å vaske? Leder: støttes. Det er en diskusjonssak ang #. Opp ti en generell enighet er forsent, forsent. Greit om man sier i fra lang tid i forveien om noe du vet kommer i veien. Viktig at en sier i fra da vi tar opp viktige saker! SA: Forskjellige grunner til å ikke komme. F.eks om du er syk.. Eller møte med Clarion. MA: Du vet som regel hvilke planer du har for dagen, må planlegge. NA: Mange grunner til å komme for sent. Men burde gjøre alt for å komme til tiden. HR bør ha en viss skjønn. HR: I.fht å gi beskjed på forhånd. Si for eksempel i fra på søndag. Leder: det er gode grunner til å komme for sent, MEN regelen er = ikke kom forsent. Du har # helt frem til HR kan bevise at du ikke skal ha det. Sitte fast på bussen er ikke en god grunn. Utviser HR skjønn diskuteres ikke dette, vi lar HR ta seg av det. HR: 3 hashtagger for ikke å låse safe 1 hashtagg 0 10 min, 2 etter dette 1 hashtagg for ikke å låse BIS kontoret 1 hashtagg for ikke å logge ut av PCen på kontoret 1 hashtagg for å ikke å vaske når du har vaskeansvar FA: si ifra på søndager. Leder: noen andre innspill? Tatiana: ha skjønn for ting som plutselig kan skje.. dødsfall på mandag f.eks.
Leder: prøv å ikke legge planer når du vet det er BIS møte. Sak 72 15: Til behandling: CK/NKH inn i Velferdstinget. Bakgrunn: CK/NKH er med i SiT og betaler inn kontigent på lik linje med de andre institusjonene. Velferdstinget er studentenes talerør opp mot SiT og det er bare rett at CK/NKH har en plass i Velferdstinget og får en mulighet til å påvirke SiT gjennom Velferdstinget. Presenteres av: Leder Estimert tidsbruk: 5 minutter. Leder: Presenterer sak Leder: vi har en plass i velferdstinget fordi vi betaler en kontingent. Alle som betaler inn har en plass, NTNU betaler f eks mer og har derfor flere plasser. Skal CK/ NKH Forslag til vedtak: Styret godkjenner at CK/NKH får en plass i Velferdstinget slik at antall plasser i Velferdstinget øker fra 18 til 19 hvorav BI har en. Enstemmig vedtatt Sak 73 15: Til diskusjon: Hyppighet av workshops og styremøter. Bakgrunn: Vi må ha en avklaring på hvor ofte vi skal ha styremøter og workshops. Presenteres av: Leder Estimert tidsbruk: 15 minutter.
Leder: jeg ønsker at vi kan gjøre dette så fort som mulig, kom med innspill. SA: jeg syens det er greit som det er nå. Passer bra. Leder: jeg synes det er bra som det er nå, vært inne på å ha styremøte 1 gang i mnd, men vi har nok godt av å ha mulighet å møtes litt oftere. Tar i mot ideer. Sak 74 15: Til informasjon: Det ønskes å gi en kort orientering på situasjonen rundt kommende skoleårs samarbeidspartnere. Presenteres av: MA Estimert tid: 5 minutter. MA: presenterer sak. Ble mye tull med GRAFFI avtale i sommer. Fikk mail i sommer ang Nyfiken og at de ikke ville ha samarbeidsavtale lenger. Graffi og Nyfiken dermed borte. Vi har mistet Centric og 60 000 i støtte, har prøvd å sende ulike kontraktforslag i sommer, men kommer ikke gjennom. Har derfor ingen samarbeid med noen bemanningsbyrå for øyeblikket. Skal se hva vi får til. SA: mistet vi både Centric og Enevo? MA: Enevo ikke vært med før.. Så ikke nytten av et samarbeid. Leder: Mange fra salgsavelingen er fra BI, dermed må de har noe nytte. MA: ja, men tenkte spesielt på fadderuka. Ha idemyldring i forhold til nye bemanningsbyrå/ samarbeidspartnere. Sak 75 15: Til diskusjon: Tilbud om samarbeid med MYO Sportsernæring. Bakgrunn: Vi har fått et tilbud om et samarbeid med MYO Sportsernæring, det ønskes å høre styrets tanker rundt dette. Presenteres av: MA Estimert tidsbruk: 10 minutter.
MA: Sjekket hjemmesiden deres og det virket greit, men hva tenker dere om det? UA: Hvilken rabatt? MA: prosenttilbud på netthandel, 20% SA: Det virker greit, vi har ingen slike avtaler fra før av. Sak 76 15: Til behandling: BIS bil. Bakgrunn: Vi har fått et tilbud på bil gjennom Melhus Bil. Bilen er en Ford Transit Connect med hengerfeste og mer. Tilbudet ligger på 4500 kr per mnd. inkl. mva, forsikring og service. I tillegg får vi eventuell print på bilen gratis. Vi har fått innvilget en prøveperiode på 6 måneder. I første omgang for å teste behovet. Presenteres av: MA Estimert tidsbruk: 25 minutter. Leder: Presenterer saken. MA: Dette ble stemt frem av det forrige styret om vi skal vedta eller ikke. Jeg har god kontakt med dem på Melhus bil og dette er et veldig unikt tilbud. Billig med tanke på hva vi får. UA som har etterspurt det, har tatt tak i det fordi jeg vet jeg kunne få en bra deal. UA: bra deal. Ser nytten til NLD, kan bruke bilen til temakveld, amerikansk fotball trenger til hver trening to ganger i uka + kamper ( tre ganger i uka), cheerleading vil ha et ordentlig anlegg på kampene (slipper penger på det), årsoppgjøret og generellt gjennom hele året. Når vi først trenger det, er det deilig å ha tilgang på det. I tillegg blir det brukt av undergruppene. Bull Invest og START reiser mye rundt. Også for SA. Leder: Kan alle kjøre bilen? Siden det er en varebil. MA: alle kan kjøre den. Skal legges inn i forsikring. SA: Dette er mye diskutert, behovet er der. Må utarbeides et nøye budsjett, det er mange utgifter: parkering, drivsstoff, hvem bruker den, kjørelengde. Dette må avklares før vi sier ja. På en annen side: en varebil er til enorm hjelp i fadderuka, trenger det virkelig. Om vi ikke har BIS bil under fadderuka, bruker vi uansett penger på å leie en.
ØA: Ser det e ren bra avtale. Men det er mange tilleggskostnader: parkering, årsavgift, bensin, bombrikke ++. Når bare de 4000 er medregnet blir det nesten 30 000 på et år. Ser det trengs, spesielt til store arrangement, men om den bør også bli brukt jevnt over. Den må også ta vares på og ha strenge regler rundt dette. Kommer amerikansk fotball til å hente bilden og sette den tilbake igjen? SA: ikke la bilen stå på skolen, alt for dyrt. Amerikansk fotball leder klarer å gå til skolen, leder skal bruke bilen, ikke hjem som helst. NA: kan vi bruke ansattparkering til BI? KA: Forhøre oss med de som skal bruke bilen, f eks som med amerikansk fotball: høre med de først om de faktisk gidder å gå å hente bilen og levere den. HR: Enig. Vil se en konkret plan og budsjett før det skal stemmes gjennom. Andreas:Dumt at vi skal forhøre oss med amerikansk fotball eller de andre gruppene, fordi det sikkert er uenighet gjennom årene uansett. MA: en leieperiode på 6mnd, finner vi ut at det ikke går er vi fri. NA: Hvordan er det med kjøregodtgjørelse? ØA: alle som bruker sin egen bil til arrangement får kjøregodtgjørelse. Dette 2,05 kr pr km. Dette er brukt mye i anledning overlappingsturer, men mindre på småturer. NA: et reelt alternativt til å skaffe oss bil, altså kjøregodtgjørelse. Andreas: En ting er kostnaden, en annen er signalene ut mot studentene om at BIS har egen bil. Testet dette mot klassen i fjor, mange var negative til dette. Vi bør altså ta stilling til dette i tillegg til kostnader. SA: veldig enig. KA: Vi må være flinke til å kommunisere. Om vi skal tenke på hvordan alt ser ut: vanlig at en organisasjon har egen bil. Blir hemma om vi skal tenke for mye på de små detaljene.
Leder: Enig med Martin. Om vi kjøper en bil, er det ingenting som er mer ufarlig enn en varebil og ikke en audi a5. Signaliserer bruksrelart. Vi må kommunisere at vi har kjøpt en bil til det BIS trenger å bruke den til, få frem nytten av det og hvem som skal bruke den. Ja, vi skal tenke på hva studentene mener, men vi må også tørre å tenke nytt. Kanskje vi bruker 40 000 og at det ender med at bilen ikke blir brukt, men hva annet skal vi bruke akkurat de pengene til.. Kommer en bedre idé kan vi droppe bilen. Ingen som søker om disse bilene, er det ikke derfor bra å investere i denne bilen om det viser seg at den blir brukt. Åpner opp mange muligheter. For meg gjør det ikke noe at vi taper 40 000 om den ikke blir brukt. SA: spørsmål til MA. Blir den behandlet som en leasingbil om vi leverer etter 6 mnd? Dette er de nøye på. MA: Jeg har forstått at vi har en leiebil deal, ikke leasing. NA: i forhold til hvordan det sees ut utad. Blir bilen brukt på arrangement og de ser at den gjør nytte for seg er det bra. Men blir den feil brukt og at vi mister kontroll på bruken, ser det IKKE bra ut. FA: Synes bilen er et kjempeidé. Vi har en prøveperiode på seks mnd, må ikke la denne muligheten gå fra oss. Ser en stor verdi i denne bilen, bør stemme gjennom dette når vi har mulighet til det. MA: kan med god sikkerhet si at ingen andre kan få en så god deal. Veldig billig.. NLD: Spørsmål til MA: Hvor mange er det plass til i bilen? MA: det er en to seter, tror jeg. j Karoline: Virker som om folk savner info i forhold til alt som skal stemmes: parkering, avgifter, oppfølging. Det bør legges frem en klar plan. MA: Som skrevet i vedtaket, MA tar det videre og utarbeider fullstendig plan om det blir stemt frem. Bør først bestemme om vi er for bilen eller ikke. Leder: Jeg er for det Karoline har. Kan godt ta et ekstraordinært styremøte neste tirsdag. Da skal ØA og UA ha en komplett plan for utgifter og bruk, retningslinjer for bruk + kjørelogg. Husk forslaget om ansattparkering ved BI.
HR: Mener det blir rett å gjøre det i denne rekkefølgen. Vet ikke om jeg er for eller mot bil før jeg ser planen på det. Forslag til vedtak: Styret godkjenner kjøp av BIS bil til 4500kr per mnd. med en prøvetid på 6 mnd. MA + ØA + UA tar saken videre hvis godkjent. Vedlegg: 1 Ensidig nedstemt. Blir tatt opp på ekstraordinært styremøte tirsdag om en uke. Sak 77 15: Kritikk av møtet Bra effektivitet. SA: Dette bør vi holde oppe. ØA: konstruktive tilbakemeldinger Møtet vil vare rundt 1 time og 45 minutter og vil være ferdig ca kl.17:15. Vedlegg 1: https://drive.google.com/file/d/0bxbolzafspvia3vua1lwt3nua3mtrzvsdja0s2djetfdewnn/v iew?usp=sharing