GRONG KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 29. september 2008 Møtetid: Kl. 09.00 Møtested: Grong kommune, ordførers møterom De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 017/08 Referatsaker 018/08 Forvaltningsrevisjonsrapport 1742-1/2008 Spesialundervisning i grunnskolen 019/08 Plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011 020/08 Forslag til driftsbudsjett for kontroll og tilsyn for 2009 021/08 Revisjon 2008 Eventuelt Steinkjer 22. september 2008 Turid Gartland (sign) Leder Liv Tronstad Kontrollsjef Tlf: 74 11 14 76 Mob: 93 69 25 26 e-post: liv.tronstad@komsek.no
SAK 017/08 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 29.09.2008 Liv Tronstad 017/08 Grong 08 Referat 1 NKRF 2 3 4 5 NKRF NKRF NKRF einfo 13/08 Sammensetningen av kontrollutvalg einfo 12/08 Endringer i regnskapsføring av momskompensasjon fra investeringer einfo 11/08 Organisering av sekretariatstjenesten for kontrollutvalg einfo 8/08 Viktig høyesterettsdom om kommunalt erstatningsansvar NKRF einfo 5/08 Kommuneloven 50 og 54 6 KomRev Trøndelag IKS Møteprotokoll representantskapet 25. juni 2008 7 KomSek Trøndelag IKS Møteprotokoll representantskapet 25. juni 2008 8 Rapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen Grong kommune 2007 9 Selskapskontroll i Midtre Namdal Grong kommune Avfallsselskap IKS 10 Grong kommune Selskapskontroll - Grong Eiendom AS 11 Grong kommune Plan for selskapskontroll Vedlagt Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. SAK 018/08 FORVALTNINGSREVISJON 1741-1/2008 SPESIALUNDERVISNING I GRUNNSKOLEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 29.09. 2008 Liv Tronstad 018/08 Grong 08 Kommunestyret
Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til rapporten 2. Kontrollutvalget støtter konklusjonene i rapportens kapitel 9. 3. Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering Vedlegg 1. KomRev Trøndelag IKS: Forvaltningsrevisjonsrapport nr 1742-1/2008, Spesialundervisning i grunnskolen trykte vedlegg 1. Prosjektplan: Spesialundervisning grunnskolene i Grong kommune, behandlet i møtet 03.03.2008, Kontrollutvalgets sak 05/08 2. Plan for forvaltningsrevisjon 2005-2007, Kommunestyrets 10/11-05, sak 56/05 Saksopplysninger Kontrollutvalget bestilte gjennom Plan for forvaltningsrevisjon 2005-2007 (vedtatt av kontrollutvalget 10/10-05, sak 18/05 og kommunestyret 10/11-05 sak 56/05) forvaltningsrevisjonsprosjektet Følger kommunen opplæringslovens regler vedr. spesialundervisning og det psykososiale miljøet Prosjektplan ble presentert kontrollutvalget i møte 3. mars, sak 05/08. Prosjektplanen beskriver bl.a. bakgrunn for prosjektet, problemstillinger som skal belyses, avgrensningene til prosjektet, forventet nytte og hvilke revisjonskriterier som legges til grunn. Prosjektet ble avgrenset til å omhandle spesialundervisning i grunnskolene i Grong. I tillegg har kontrollutvalget ønsket at revisjonen også skulle se på forholdene omkring barn og unges psykososiale miljø. Problemstillingene som er drøftet: I hvilken grad er forutsetningene til stede for at grunnskolene i Grong kommune skal kunne gi det opplæringstilbudet som forutsettes i opplæringslovens kapittel 5? Viktige forutsetninger er: o Rutiner for blant annet kartlegging, oppfølging og samarbeid o Korrekt saksbehandling o Kompetanse o Kommunikasjon o Økonomi Hva har Grong kommune gjort for å bedre det psykososiale miljøet for barn og unge? KomRev Trøndelag IKS (KomRev) har i perioden mars - april foretatt undersøkelser og videre utarbeidet en forvaltningsrevisjonsrapport kalt Forvaltningsrevisjonsrapport nr 1742-1/2008, Spesialundervisning i grunnskolen. Endelig rapport ble forelagt sekretariatet den 11. september 2008. Rapporten hadde da vært på høring i kommunen, som er i samsvar med forskrift.
Vurdering Målet med prosjektet har vært å gi informasjon og eventuelt avdekke forbedringspotensial i kommunens arbeid med spesialundervisning i Grong. Revisjonskriteriene er i hovedsak utledet av opplæringsloven, og Veiledning om regelverk, prosedyrer og prosesser som gjelder for spesialundervisning Rapporten viser at Grong kommune har gjort mye innenfor området for spesialundervisning, men at det fortsatt er forhold som kan forbedres. Det nevnes at målformuleringene i de individuelle opplæringsplaner må konkretiseres nærmere, samt at utformingen av meldingsbrev om enkeltvedtak må bli mer fullstendig. Kontrollutvalget har også merket seg at det jobbes systematisk i skolene for å forbedre det psykososiale miljø, og at dette er blitt betydelig bedre om en ser noen år tilbake. På bakgrunn av de vurderinger og konklusjoner som er gitt i rapporten anbefales kontrollutvalget å slutte seg til rapporten i sin helhet og oversende den til kommunestyret til orientering. Det vises for øvrig til rapporten i sin helhet. SAK 019/08 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2008-2011 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 29.09. 2008 Liv Tronstad 019/08 Grong 08 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Da det er kommunestyret som foretar utvelgelse og den endelige prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt i perioden, legges saken frem for kontrollutvalget til drøfting og forslag til prioritering av prosjekt for gjennomføring i perioden 2008 2011. Planen inneholder foreslåtte prosjekter utvalgt etter vesentlighet og risiko. Aktuelle problemstillinger vedrørende de ulike prosjekter er angitt på siste side i plandokumentet. Nr Prosjekt Pleie og omsorg. Økonomistyring Innkjøp rutiner og praksis følge byggeprosjekt Barnehager/skoler Legekontor 2. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak:
1. Kommunestyret vedtar Plan for gjennom føring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2008-2011 med følgende prioriteringer: Nr Prosjekt 1 2 3 4 5 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle rulleringer og endringer av planen innenfor planperioden Vedlegg 1. Plan for gjennom føring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2008-2011 utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS 2. RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 022/07 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4. Kommuneloven Saksopplysninger Kontrollutvalgsforskriftens 9 og 10 inneholder bl.a. følgende bestemmelser om forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Ved behandlingen av sak 016/07 - Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011 gjorde kontrollutvalget slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget ber revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse og utarbeide utkast til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2008-2011.
2. Forslaget til plan legges fram for behandling i kontrollutvalget i løpet av 1. halvår 2008. Krav om utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon er hjemlet i kl. 77, og fremkommer i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10, hvor det heter: Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter Overordnet analyse er som nevnt nå gjennomført i Grong kommune, og det er på bakgrunn av analysen utarbeidet forslag til plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2008-2011. Dette arbeidet er gjennomført av KomRev Trøndelag IKS (KomRev). Analysen er gjennomført ved en analyse av kommunens KOSTRA- tall, og sammenlignet disse med andre kommuner. I tillegg er det gjennomført samtale med rådmannen. KomRev har foretatt en vurdering av hva som er risikoområder i kommunen. Sammen med erfaring fra tidligere forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon har de foreslått aktuelle prosjekt til gjennomføring i perioden. Den tid KomRev har avsatt som disponibel til forvaltningsrevisjon i Grong kommune er på 215 timer pr. år. Dette kan tilsi gjennomføring av ett prosjekt pr. år. I dette timetallet ligger det også gjennomgang av møteprotokoller. Dette er et fast oppdrag og kommer ikke frem i den overordnede analysen. I tillegg til plan for forvaltningsrevisjon kan også plan for selskapskontroll ha innvirkning på den totale tildelte tidsressurs dersom det blir aktuelt med forvaltningsrevisjon i et kommunalt eid selskap. De foreslåtte prosjektene er liste opp i uprioritert rekkefølge. Kontrollutvalget foretar en prioritering av prosjektene gjennom sitt innstillingsvedtak til kommunestyret. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner sier dette i 7 som omhandler forvaltningsrevisjonens innhold: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a. forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b. forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c. regelverket etterleves, d. forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige,
e. beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f. resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt. I departementets merknader til bestemmelsen fremgår det bl.a: Det sentrale er vurderinger av om resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon er i denne forstand resultatorientert. Forvaltningsrevisjon er dermed ikke begrenset til undersøkelser av økonomiforvaltningen. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt kan dreie seg om hvorvidt den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser om vedtak, men perspektivet er langt videre enn dette. Bokstavene a til f inneholder en oppregning av elementer som vil kunne være tema i et forvaltningsrevisjonsprosjekt. Oppregningen er ikke uttømmende. Hvilke elementer som inngår i et forvaltningsrevisjonsprosjekt vil avhenge av formål og problemstilling for det konkrete prosjektet. Annet ledd fastslår at forvaltningsrevisjon og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, samt at det skal utarbeides revisjonskriterier for det enkelte forvaltningsrevisjonsprosjekt. Forvaltningsrevisjon er et selvstendig fagområde. Ved gjennomføring av systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og/eller virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger, skal det etableres/utledes revisjonskriterier. Revisjonskriterier er normer og/eller standarder som forvaltningsrevisjonsobjektet skal vurderes/revideres i forhold til. Revisjonskriteriene skal brukes som grunnlag for å vurdere om forvaltningens økonomi, produktivitet, måloppnåelse og/eller virkninger er i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger og/eller det regelverk som gjelder på området. Forvaltningsrevisjon er således sentral i den kommunale egenkontroll, og skal etter gjeldende rettstenkning inngå som et korrigerende element i den lærende organisasjon. Vurdering Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt for perioden 2008-2011 er utarbeidet i tråd med tidligere fattet vedtak i kontrollutvalget samt de bestemmelser som følger av forskrift. Kontrollutvalget har gjennom den fremlagte plan et grunnlag for å foreslå aktuelle prosjekter og rekkefølgen av disse overfor kommunestyret. I tillegg vil revisjonen være tilstede på møtet for å gi supplerende og utfyllende opplysninger. Det bør imidlertid tas høyde for at det vil kunne oppstå et endret behov for forvaltningsrevisjon. Kommunestyret anbefales derfor å gi endrings- og omprioriteringsmyndighet til kontrollutvalget.
Saken legges fram for kontrollutvalget for diskusjon. SAK 020/08 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2009 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 29.09. 2008 Liv Tronstad 020/08 Grong 08 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2009 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Grong kommune med en total ramme på kr. 575.700,- Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg 1. Forslag til driftsbudsjett 2009 for kontroll- og tilsyn 2. Økonomirapport pr utgangen av juli 2008 Andre saksdokumenter ikke 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 16.6.2004. 2. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000. 3. Budsjett Grong kommune 2008, Økonomiplan 2008-2011 4. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS 25.6.2008. 5. Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. http://www.regjeringen.no/upload/krd/vedlegg/komm/kostra/hovedveileder%202 008%2026022008.pdf Saksopplysninger Rådmannen skal utarbeide forslag til budsjett for kommunens samlede virksomhet. Da det er rådmannen som primært er gjenstand for kontrollutvalgets kontroll og tilsyn, skal kontrollutvalget selv årlig tilkjennegi sitt syn på ressursbehovet overfor kommunestyret. Saksbehandling og saksgang vedrørende budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet er fastsatt i forskriftens 18, hvor det fremgår at:
Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget er med andre ord direkte underordnet kommunestyret. Kontrollutvalget har vide rammer for sitt arbeid, og tilsynet er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at organisasjon, saksforberedelse og beslutningsprosess i de politiske organer og administrasjonen fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som berøres av vedtakene. Til hjelp i sitt arbeid skal kommunestyret sørge for at utvalget til enhver tid har sekretariatsbistand som tilfredsstiller utvalgets behov som har ansvaret for saksutredning for og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Kommunens valgte sekretariat er KomSek Trøndelag IKS. Kontrollutvalget har også ansvaret for å påse at revisjonen blir gjennomført innen de rammer som kommunestyret setter i medhold av kommunelovens bestemmelser med forskrifter. Hvilke oppgaver som anses som revisjon og hvem som kan utføre revisjon i kommuner og for kommuner, er relativt grundig regulert i lov og forskrift. Likeså hva revisjonen skal omfatte (regnskaps- og forvaltningsrevisjon) og hvordan den skal utføres. Kommunens valgte revisor er KomRev Trøndelag IKS. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen.. De vesentligste budsjettposter er kostnader med henholdsvis revisjon og sekretariat. Dernest kommer godtgjørelser og utgifter til kontrollutvalget selv møter, reiseutgifter, mv. Vurdering I forhold til KOSTRA-rapportering skal regnskap for kontroll og tilsyn fra 2008 føres under funksjon 110. Dette vil lette tilgjengeligheten og gi bedre oversikt over de totale kostnadene. Forskriftsbestemmelsene innebærer et pålegg til kontrollutvalget om å utarbeide et forslag til budsjett for hele kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette gjelder utvalgets egne utgifter, foruten kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Budsjettene for 2009 for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS ble vedtatt på selskapenes representantskapsmøter i juni 2008. Budsjettet for kontrollutvalgets egen drift er basert på erfaringstall og antatt aktivitet. Saksbehandler anbefaler kontrollutvalgt å slutte seg til det fremlagte forslag til budsjett for 2009 med en netto ramme på kr 575.700,- Beløpene er i 2008-kroner, og må justeres for prisstigning / kommunal deflator, med unntak av kjøp av revisjonstjenester fra KomRev Trøndelag IKS, som er i 2009-kroner.
SAK 021/08 REVISJON 2008 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 29.09. 2008 Liv Tronstad 021/08 Grong 08 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar den gitte informasjon vedrørende revisjonsstrategien for 2008 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar revisors egenvurdering til orientering. Vedlegg KomRev Trøndelag IKS: Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet deles ut i møtet trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven 4. RS 300 Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder (RS 300) skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2008 i møtet. Den som foretar revisjon skal fortløpende vurdere sin egen uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget, jf. revisjonsforskriftens 15. Dette vil revisor legge frem sammen med sin presentasjon av revisjonsstrategien. Avslutningsvis vil revisor gi en statusrapport og oppsummering av revisjonsarbeidet så langt. Vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning.