Fylkestinget Dato: 11. juni 2013 kl. 10.00 Stad: Hotel Ullensvang, Lofthus

HORDALAND FYLKESKOMMUNE Fylkestinget Dato: 11. juni 2013 kl. 10.00 Stad: Hotel Ullensvang, Lofthus

HORDALAND FYLKESKOMMUNE SAKLISTE - Fylkestinget Saknr. Arkivsak Saktittel 20/13 201206776-11 Forvaltningsrevisjon av personalforvaltninga i Hordaland fylkeskommune - Revisjonsrapport 21/13 201203652-6 Årsmelding for kontrollutvalet for 2012 22/13 201209396-3 Årsmelding 2012 Hordaland fylkeskommune 23/13 201203529-16 Godkjenning av årsrekneskapen 2012 24/13 201010513-27 Finansrapport for 1. tertial 2013 25/13 200801817-98 Revisjon av overordna kriseberedskapsplan 26/13 201202026-70 Godtgjersle til folkevalde - justering av satsane 2013 27/13 201206860-4 Eigarskapsmelding 2013 28/13 201304031-1 Sakshandsaming byggjeprosjekt 29/13 200911851-133 Regionalt forskingsfond Vestlandet - Årsrapport 2012 30/13 201303800-1 Søknad om å arrangere Sykkel - VM i 2017 i Bergen og bergensregionen 31/13 201112490-61 Regional næringsplan for Hordaland 2013-2017 - saksframlegg 32/13 201303478-4 Forskotteringssaker i Askøy kommune - Fv 562 Fromreide - Kjerrgarden og Fv 223 Mjøkeviksvarden - Herdla bru 33/13 201304116-1 Tertialrapport pr. 30. april 2013 - rekneskapsprognose 34/13 201008520-15 Grieghallen IKS - skiping av selskap, kjøp og utleige av eigedom 35/13 201209677-2 Internasjonal strategi for Hordaland fylkeskommune, 2013-2016 36/13 201112782-20 Årsmelding for Klagenemnda -2012 37/13 201202123-3 Støtte til Tall Ships Races Bergen 2014 38/13 201110576-124 Utflytting og fritak frå verv - suppleringsval

HORDALAND FYLKESKOMMUNE SAKNR. 20/13 MØTEDATO 11.06.13 Saksgang Møtedato Saknr Saksordførar Kontrollutvalet 10.04.13 9/13 Fylkestinget 11.06.13 20/13 Forvaltningsrevisjon av personalforvaltninga i Hordaland fylkeskommune - Revisjonsrapport Kontrollutvalet 10.04.13 FORSLAG TIL INNSTILLING: På bakgrunn av forvaltningsrevisjonsrapport Personalforvaltning i Hordaland fylkeskommune, ber fylkestinget fylkesrådmannen syta for å: 1. Forbetre operative rutinar og prosedyrar knytt til personalforvaltninga, under dette klargjere kva konkrete oppgåver som er tillagt leiarar med personalansvar, sikre konsekvent bruk av omgrep og samsvar mellom ulike dokument. 2. Vurdere korleis samhandlinga mellom personalseksjonen og linja kan strukturerast og forbetrast for å sikre eit godt og effektivt samarbeid. 3. Halde fram med å følgje opp implementeringa av Personalportalen og kvalitetssystemet, og utvikle systema i samsvar med tilbakemeldingar frå brukarane. 4. Vurdere om verktøya for oppfølging av medarbeidarsamtalar i Personalportalen er føremålstenleg utforma, og gje leiarar med personalansvar tilstrekkeleg opplæring i korleis dei skal bruke desse verktøya. 5. Kommunisere tydeleg til leiarane kva retningsliner på personalområdet som til ei kvar tid er gjeldande, og korleis dei er forventa å bruke kvalitetssystemet. 6. Sikre at tillitsvalte frå alle relevante arbeidstakarorganisasjonar får tilbod om å bli inkludert i rekrutteringsprosessar og prosessar kring handtering av overtaligheit, i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner. 7. Sikre at arbeidsmiljølova og fylkeskommunen sine retningsliner for førerett blir tydeleg kommunisert og etterlevd av alle delar av organisasjonen. 8. Sikre at skulane handterer overtaligheit i samsvar med fylkeskommunen sitt rundskriv, under dette vurdere å innføre kontrollar knytt til korleis overtalige blir identifisert ved dei vidaregåande skulane. 9. Sikre at informasjon om tilsette sin ansiennitet i Personalportalen er korrekt. 10. Sikre at medarbeidarar blir følgt opp på ein tilstrekkeleg måte i prøvetida, i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner. 11. Sikre at alle medarbeidarar får tilbod om årleg medarbeidarsamtale, i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner. 12. Klårgjere retningslinene for formell irettesetting/åtvaringar til tilsette, og vurdere behovet for å utarbeide ytterlegare prosedyrar for handtering av vanskelege personalsaker. 13. Følgje opp vedtak om ufrivillig deltid i sak 110/12 i fylkesutvalet, under dette setje i verk kartlegging av ufrivillig deltid, og rapportere kvart halvår i samsvar med vedtaket. 14. Sikre at regelverket om offentlege anskaffingar, vikarbyrådirektivet og forskrift om lønns og arbeidsvilkår blir følgt ved innleige av vikarar frå vikarbyrå.

15. Laga ein handlingsplan innan 1.9.2013 som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. HANDSAMING I MØTE Tona Mari Dahle frå Deloitte presenterte resultatet av den gjennomførte selskapskontrollen og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet ønskjer at fristen i punkt 15 vert sett til 1.10.2013. Med denne endringa vart innstillinga samrøystes vedteke. INNSTILLING: På bakgrunn av forvaltningsrevisjonsrapport Personalforvaltning i Hordaland fylkeskommune, ber fylkestinget fylkesrådmannen syta for å: 1. Forbetre operative rutinar og prosedyrar knytt til personalforvaltninga, under dette klargjere kva konkrete oppgåver som er tillagt leiarar med personalansvar, sikre konsekvent bruk av omgrep og samsvar mellom ulike dokument. 2. Vurdere korleis samhandlinga mellom personalseksjonen og linja kan strukturerast og forbetrast for å sikre eit godt og effektivt samarbeid. 3. Halde fram med å følgje opp implementeringa av Personalportalen og kvalitetssystemet, og utvikle systema i samsvar med tilbakemeldingar frå brukarane. 4. Vurdere om verktøya for oppfølging av medarbeidarsamtalar i Personalportalen er føremålstenleg utforma, og gje leiarar med personalansvar tilstrekkeleg opplæring i korleis dei skal bruke desse verktøya. 5. Kommunisere tydeleg til leiarane kva retningsliner på personalområdet som til ei kvar tid er gjeldande, og korleis dei er forventa å bruke kvalitetssystemet. 6. Sikre at tillitsvalte frå alle relevante arbeidstakarorganisasjonar får tilbod om å bli inkludert i rekrutteringsprosessar og prosessar kring handtering av overtaligheit, i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner. 7. Sikre at arbeidsmiljølova og fylkeskommunen sine retningsliner for førerett blir tydeleg kommunisert og etterlevd av alle delar av organisasjonen. 8. Sikre at skulane handterer overtaligheit i samsvar med fylkeskommunen sitt rundskriv, under dette vurdere å innføre kontrollar knytt til korleis overtalige blir identifisert ved dei vidaregåande skulane. 9. Sikre at informasjon om tilsette sin ansiennitet i Personalportalen er korrekt. 10. Sikre at medarbeidarar blir følgt opp på ein tilstrekkeleg måte i prøvetida, i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner. 11. Sikre at alle medarbeidarar får tilbod om årleg medarbeidarsamtale, i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner. 12. Klårgjere retningslinene for formell irettesetting/åtvaringar til tilsette, og vurdere behovet for å utarbeide ytterlegare prosedyrar for handtering av vanskelege personalsaker. 13. Følgje opp vedtak om ufrivillig deltid i sak 110/12 i fylkesutvalet, under dette setje i verk kartlegging av ufrivillig deltid, og rapportere kvart halvår i samsvar med vedtaket. 14. Sikre at regelverket om offentlege anskaffingar, vikarbyrådirektivet og forskrift om lønns og arbeidsvilkår blir følgt ved inn leige av vikarar frå vikarbyrå. 15. Laga ein handlingsplan innan 1.10.2013 som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga.

HORDALAND FYLKESKOMMUNE Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak 201206776-11 Arkivnr. 015 Saksh. Breistein, Roald Saksgang Kontrollutvalet Fylkestinget Møtedato 10.04.2013 11.06.2013-12.06.2013 FORVALTNINGSREVISJON AV PERSONALFORVALTNINGA I HORDALAND FYLKESKOMMUNE - REVISJONSRAPPORT Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 33/12 i møte 23.08.12: 1 Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av personalforvaltninga i Hordaland fylkeskommune, frå Deloitte AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og ev. innspel under drøftinga i møtet. 2 Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i prosjektplanen, inkludert presentasjon av rapporten i fylkestinget. 3 Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan utgangen av 2012, ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. Av den godkjende prosjektplanen går det fram at føremålet og problemstillingane med denne revisjonen er: Føremålet med prosjektet vil vere å undersøke korleis Hordaland Fylkeskommune arbeider med å behalde og utvikle arbeidstakarane, og å avvikle arbeidsforhold i tilfelle der det er naudsynt. I tillegg dekkjer prosjektet problemstillingar knytt til vikarbruk og reduksjon av deltidsarbeid. Med bakgrunn i føremålet er følgjande problemstillingar undersøkte: 1. Har Hordaland fylkeskommune gode rutinar for korleis leiarar med personalansvar på ulike nivå i organisasjonen utøver dette ansvaret? a. Er rutinar for personalforvaltning kjend i fylkeskommunen sin organisasjon? b. Er personalansvaret hos dei ulike leiarnivåa i fylkeskommunen tilstrekkeleg avklart?

c. Er leiarar på ulike nivå medveten sitt personalansvar, og følgjer dei opp dette ansvaret i samsvar med regelverk og fylkeskommunen sine retningsliner? 2. Korleis fungerer samhandlinga mellom personalavdelinga sentralt og linjeleiarar i organisasjonen? a. Opplever linjeleiarar at dei får tilstrekkeleg støtte og rettleiing frå personalavdelinga sentralt i saker der det er behov for dette? b. Kva erfaringar har personalavdelinga og linjeleiarar med den nye personalportalen? 3. Har fylkeskommunen gode og felles praksisar for a. medarbeidarsamtalar? b. kompetanseutvikling?. c. handtering av vanskelege personalsaker, under dette dokumentasjon av avvik og åtvaringar mv.? 4. Korleis arbeider fylkeskommunen for å nå måla om å redusere talet på deltidsstillingar? 5. I kva grad nyttar fylkeskommunen vikarbyrå, og korleis blir avtalar om innleie av vikarar handtert? Drøfting: Deloitte har no gjort ferdig forvaltningsrevisjon av Personalforvaltning i Hordaland fylkeskommune, revisjonsrapport er levert og ligg ved. Fylkesrådmannen har hatt rapporten til uttale og uttalen er lagt ved rapporten som vedlegg 1. Deloitte har nytta dokumentanalyse, elektronisk spørjeundersøking, intervju og verifiseringsprosessar som metodar i denne forvaltningsrevisjonen. Etter sekretariatet si vurdering har Deloitte levert ein god rapport som er i samsvar med kontrollutvalet sine bestillingar. Sekretariatet har merka seg at Deloitte i samandraget m.a. konkluderer slik: Undersøkinga viser at innføringa av Personalportalen har hatt ei rekkje positive effektar for personalforvaltninga i fylkeskommunen, i form av automatisering av rutinar og klargjering av ansvar. Det er likevel framleis behov for å følgje opp tilbakemeldingar frå brukarane når det gjeld forbetringar av Personalportalen og kvalitetssystemet. Etter revisjonen si vurdering er det behov for å forbetre nokre av dei operative rutinane og prosedyrane på personalområdet, mellom anna for å sikre konsekvent bruk av omgrep og samsvar mellom ulike dokument. Det bør også vurderast om verktøy for gjennomføring av medarbeidarsamtalar er føremålstenleg utforma. Det føreligg eit behov for å klargjere kva konkrete oppgåver som inngår i personalansvaret på ulike leiarnivå. Det går også fram ein del av leiarar ikkje etterlever fylkeskommunen sine retningsliner for personalforvaltning, særleg når det gjeld bruk av prøvetid og gjennomføring av medarbeidarsamtalar. Revisjonen meiner fylkeskommunen må sikre at alle medarbeidarar får tilbod om årleg medarbeidarsamtale i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner, og at det bør stillast tydelegare krav til leiarar om korleis dei skal følgje opp tilsette i prøvetida. I pt. 6, Forslag til tiltak i rapporten, har sekretariatet merka seg at Deloitte har desse forslaga til tiltak: På bakgrunn av funna i undersøkinga meiner revisjonen at Hordaland fylkeskommune bør: 1. Forbetre operative rutinar og prosedyrar knytt til personalforvaltninga, under dette klargjere kva konkrete oppgåver som er tillagt leiarar med personalansvar, sikre konsekvent bruk av omgrep og samsvar mellom ulike dokument. 2. Vurdere korleis samhandlinga mellom personalseksjonen og linja kan strukturerast og forbetrast for å sikre eit godt og effektivt samarbeid.

3. Halde fram med å følgje opp implementeringa av Personalportalen og kvalitetssystemet, og utvikle systema i samsvar med tilbakemeldingar frå brukarane. 4. Vurdere om verktøya for oppfølging av medarbeidarsamtalar i Personalportalen er føremålstenleg utforma, og gje leiarar med personalansvar tilstrekkeleg opplæring i korleis dei skal bruke desse verktøya. 5. Kommunisere tydeleg til leiarane kva retningsliner på personalområdet som til ei kvar tid er gjeldande, og korleis dei er forventa å bruke kvalitetssystemet. 6. Sikre at tillitsvalte frå alle relevante arbeidstakarorganisasjonar får tilbod om å bli inkludert i rekrutteringsprosessar og prosessar kring handtering av overtaligheit, i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner. 7. Sikre at arbeidsmiljølova og fylkeskommunen sine retningsliner for førerett blir tydeleg kommunisert og etterlevd av alle delar av organisasjonen. 8. Sikre at skulane handterer overtaligheit i samsvar med fylkeskommunen sitt rundskriv, under dette vurdere å innføre kontrollar knytt til korleis overtalige blir identifisert ved dei vidaregåande skulane. 9. Sikre at informasjon om tilsette sin ansiennitet i Personalportalen er korrekt. 10. Sikre at medarbeidarar blir følgt opp på ein tilstrekkeleg måte i prøvetida, i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner. 11. Sikre at alle medarbeidarar får tilbod om årleg medarbeidarsamtale, i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner. 12. Klårgjere retningslinene for formell irettesetting/åtvaringar til tilsette, og vurdere behovet for å utarbeide ytterlegare prosedyrar for handtering av vanskelege personalsaker. 13. Følgje opp vedtak om ufrivillig deltid i sak 110/12 i fylkesutvalet, under dette setje i verk kartlegging av ufrivillig deltid, og rapportere kvart halvår i samsvar med vedtaket. 14. Sikre at regelverket om offentlege anskaffingar, vikarbyrådirektivet og forskrift om lønns og arbeidsvilkår blir følgt ved innleige av vikarar frå vikarbyrå. Konklusjon. Rapporten munnar ut i forslag om tiltak for å betre rutinane. Forslag til innstilling i saksframlegget, byggjer på forslaga i rapporten. Sekretariatet meiner at kontrollutvalet bør tilrå at fylkestinget ber fylkesrådmannen om å laga ein handlingsplan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. FORSLAG TIL INNSTILLING: På bakgrunn av forvaltningsrevisjonsrapport Personalforvaltning i Hordaland fylkeskommune, ber fylkestinget fylkesrådmannen syta for å: 1. Forbetre operative rutinar og prosedyrar knytt til personalforvaltninga, under dette klargjere kva konkrete oppgåver som er tillagt leiarar med personalansvar, sikre konsekvent bruk av omgrep og samsvar mellom ulike dokument. 2. Vurdere korleis samhandlinga mellom personalseksjonen og linja kan strukturerast og forbetrast for å sikre eit godt og effektivt samarbeid. 3. Halde fram med å følgje opp implementeringa av Personalportalen og kvalitetssystemet, og utvikle systema i samsvar med tilbakemeldingar frå brukarane. 4. Vurdere om verktøya for oppfølging av medarbeidarsamtalar i Personalportalen er føremålstenleg utforma, og gje leiarar med personalansvar tilstrekkeleg opplæring i korleis dei skal bruke desse verktøya. 5. Kommunisere tydeleg til leiarane kva retningsliner på personalområdet som til ei kvar tid er gjeldande, og korleis dei er forventa å bruke kvalitetssystemet. 6. Sikre at tillitsvalte frå alle relevante arbeidstakarorganisasjonar får tilbod om å bli inkludert i rekrutteringsprosessar og prosessar kring handtering av overtaligheit, i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner. 7. Sikre at arbeidsmiljølova og fylkeskommunen sine retningsliner for førerett blir tydeleg kommunisert og etterlevd av alle delar av organisasjonen.

8. Sikre at skulane handterer overtaligheit i samsvar med fylkeskommunen sitt rundskriv, under dette vurdere å innføre kontrollar knytt til korleis overtalige blir identifisert ved dei vidaregåande skulane. 9. Sikre at informasjon om tilsette sin ansiennitet i Personalportalen er korrekt. 10. Sikre at medarbeidarar blir følgt opp på ein tilstrekkeleg måte i prøvetida, i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner. 11. Sikre at alle medarbeidarar får tilbod om årleg medarbeidarsamtale, i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner. 12. Klårgjere retningslinene for formell irettesetting/åtvaringar til tilsette, og vurdere behovet for å utarbeide ytterlegare prosedyrar for handtering av vanskelege personalsaker. 13. Følgje opp vedtak om ufrivillig deltid i sak 110/12 i fylkesutvalet, under dette setje i verk kartlegging av ufrivillig deltid, og rapportere kvart halvår i samsvar med vedtaket. 14. Sikre at regelverket om offentlege anskaffingar, vikarbyrådirektivet og forskrift om lønns og arbeidsvilkår blir følgt ved innleige av vikarar frå vikarbyrå. 15. Laga ein handlingsplan innan 1.9.2013 som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Hogne Haktorson Kontrollsjef Vedlegg: Rapport frå Deloitte: Personalforvaltning i Hordaland fylkeskommune

HORDALAND FYLKESKOMMUNE SAKNR. 21/13 MØTEDATO 11.06.13 Saksgang Møtedato Saknr Saksordførar Kontrollutvalet 10.04.13 10/13 Fylkestinget 11.06.13 21/13 Årsmelding for kontrollutvalet for 2012 Kontrollutvalet 10.04.13 FORSLAG TIL INNSTILLING: Fylkestinget godkjenner årsmelding 2012 for kontrollutvalet. HANDSAMING I MØTE Det vart gjort nokre redigeringsmessige endringar i årsmeldinga. Med desse redigeringsmessige endringane vart innstillinga samrøystes vedteke. INNSTILLING: Fylkestinget godkjenner årsmelding 2012 for kontrollutvalet.

HORDALAND FYLKESKOMMUNE Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak 201203652-6 Arkivnr. 015 Saksh. Breistein, Roald Saksgang Kontrollutvalet Fylkestinget Møtedato 10.04.2013 11.06.2013-12.06.2013 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET FOR 2012 SAMANDRAG Sekretariat for kontrollutvalet legg med dette fram forslag til årsmelding for kontrollutvalet for 2012 til godkjenning. FORSLAG TIL INNSTILLING: Fylkestinget godkjenner årsmelding 2012 for kontrollutvalet. Hogne Haktorson Kontrollsjef Vedlegg: Forslag til årsmelding for kontrollutvalet 2012

KONTROLLUTVALET i HORDALAND FYLKESKOMMUNE ÅRSMELDING 2012 Foto: Kjartan Haugsnes Kontrollutvalet i Brussel

Innhald: Om kontrollutvalet Fakta om verksemda i 2012 Måla til kontrollutvalet Sakene i 2012 Særskilt om: 1. Opplæring av kontrollutvalet og andre 2. Fylkeskommunen sin valde revisor - Deloitte AS 3. Revisjon av kontrollutvalet sine rekneskapar 4. Budsjett for kontroll og tilsyn i Hordaland fylkeskommune 5. Sekretariat for kontrollutvalet 6. Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) 7. Norges Kommunerevisorsforbund (NKRF) 8. Opne eller lukka møter i kontrollutvalet 9. Kontrollutvalet til Brussel 10. Den økonomiske situasjonen i fylkeskommunen 11. Rekneskapsrevisjonen 12. Gjennomførte forvaltningsrevisjonar 13. Gjennomført selskapskontroll 14. Andre saker Vedlegg: Oppføljing av tidlegare gjennomførte forvaltningsrevisjonar og selskapskontroll 3

Om kontrollutvalet: Lovgrunnlag Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25.09.1992 (kommuneloven) 77, fastset at fylkestinget skal velje eit kontrollutval. Kommunal- og regionaldepartementet fastsette 15.06.2004, med heimel kommunelova 77 nr. 11, Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Kommunelova og denne forskrifta er viktig basis for kontrollutvalet si verksemd. Oppgåver Kontrollutvalet skal føra tilsyn og kontroll med den fylkeskommunale forvaltninga på vegne av fylkestinget og sjå til at fylkeskommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Hordaland fylkeskommune hadde eigen revisjon til å gjennomføra revisjonsoppgåvene til og med 30.6.2007. Frå 1.7.2007 vart revisjonsoppgåvene konkurranseutsett og Deloitte AS vart vald som ekstern revisor. Kontrollutvalet sitt tilsyn og kontroll vert gjort m.a. ved at: den valde revisor vert sett til å gjennomføre revisjon av årsrekneskapen den valde revisor vert sett til å gjennomføre forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og andre revisjonsoppgåver på bestilling frå utvalet den valde revisor rapporterer resultatet av sitt arbeid til utvalet fylkestinget vert orientert om saker som det er viktig å få kunnskap om utvalet, gjennom den valde revisor sitt arbeid til ei kvar tid, vurderer om ein har ei forsvarleg revisjonsordning Kontrollutvalet har eit eige sekretariat som skal yte kontrollutvalet den bistand som utvalet har trong for. Sekretariatet skal m.a. sjå til at dei saker som vert handsama i kontrollutvalet er forsvarlig utgreidd. Sekretariatet gjer no innstilling i saker til kontrollutvalet. Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune er også sekretariat for kontrollutvala i desse 17 kommunane: Odda, Ullensvang, Eidfjord, Ulvik, Voss, Kvam, Fusa, Stord, Bømlo, Fitjar, Austevoll, Tysnes, Kvinnherad, Øygarden, Sund, Samnanger og Os. I tillegg er sekretariatet også sekretær for Forum for Kontroll og Tilsyn. Kontrollutvalet er eit politisk utval som hadde desse medlemmane i valperioden 2011-2015: Torill Vebenstad (A), leiar Morten Storebø (H), nestleiar Magne Ivar Fauskanger, (FRP) Silja Ekeland Bjørkly, (H) Kristian Helland (KRF) Fakta om verksemda i 2012 Kontrollutvalet hadde 9 ordinære møter Kontrollutvalet handsama 61 saker Møta vart haldne for opne dører Fylkesordføraren har møterett i kontrollutvalet 4

Arbeidet i kontrollutvalet byggjer på saksframlegg med innstilling laga av sekretariatet. Saksframlegget baserer seg på rapportar, utgreiingar og anna skriftleg dokumentasjon som i hovudsak er motteke frå revisjonen. Vidare baserer utvalet seg på møtebøker, orienteringar frå administrasjonen og kontakt med tilsette, organisasjonar og publikum Kontrollutvalet har fått tilgang til all informasjon det vart bede om Kontrollutvalet var i perioden 24. 26.9.12 på studietur til Brussel Måla til kontrollutvalet Å auke tillit og tryggleik for at fylkeskommunale oppgåver vert utført på best mogleg måte og at sakshandsaminga sikrar likebehandling og rettstryggleik Å auke kvalitet og effektivitet i dei interne rutinane Å optimalisere dei totale kontrollressursane i fylkeskommunen Å utnytte dei fylkeskommunale midlane optimalt, med utgangspunkt i oppgåver, ressursbruk og oppnådde resultat Å sikre ein profesjonell og effektiv revisjon Å sikre uavhengigheta mellom kontrollutvalet og administrasjonen på den eine sida og kontrollutvalet og den valde revisjonen på den andre sida 5

Sakene i 2012 Fylkesrekneskapen med revisjonsmelding Forvaltningsrevisjonsprosjekt Selskapskontroll Årsmeldingar Konferansar i regi av NKRF og FKT Prosjektrekneskapar Informasjons- og mediestrategi for kontrollutvalet Andre saker 6

SÆRSKILT OM 1. Opplæring av kontrollutvalet og andre Hordaland fylkeskommune sitt sekretariat for kontrollutvalet, ønskjer å bidra til så god overgang som mogeleg frå ein kontrollutvalsperiode til den neste. Som eit tiltak i så måte, er det laga ein perm, med både generelt innhald og med eit lokalt innhald som gjeld eigen fylkeskommune. Denne er laga etter mal frå Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) og vart gjennomgått og presentert for det nye kontrollutvalet i deira første møte. I tillegg til dette vart det gjennomført eigen folkevaldopplæring for kontrollutvalet i januar 2012 i samarbeid med kontrollutvala i fylkeskommunane i Møre og Romsdal, Sogn og Fjordane og Rogaland. Som eit ledd i eigen opplæring har kontrollutvalet i løpet av året invitert inn representantar for opplæringsavdeling, samferdselsavdelinga og kulturavdelinga der dei fekk presentere verksemda si, inkludert korleis dei ser for seg framtida og kva utfordringar dei har. Vidare føretok leiar i kontrollutvalet ein presentasjon for fylkestinget 13.3.12 av kontrollutvalet, sekretariatet og deira roller og ansvar. Deloitte gjennomførte hausten 2012 kurs i habilitet for kontrollutvalet, andre politikarar og administrasjonen i fylkeskommunen. 2. Fylkeskommunen sin valde revisor - Deloitte AS Deloitte AS har vore Hordaland fylkeskommune sin valde revisor sidan 1.7.2007 inkludert 2 år med opsjon som gjekk ut 1.7.2012. Revisjonstenestene vart lagt ut på anbod på nytt seinhausten 2011 og på bakgrunn av evalueringa av dei innkomne tilboda laga kontrollutvalet innstilling til fylkestinget på å velje Deloitte på nytt som revisor. Fylkestinget vedtok i junitinget 2012 å velje Deloitte AS som ekstern revisor for Hordaland fylkeskommune frå 1. juli 2012 til og med 30. juni 2016, med opsjon for HFK til å kunne forlengje avtalen med 2 år. Ansvarlig revisor har vore partner Helge Roald Johnsen og han har levert eigenvurdering vedrørande om Deloitte er uavhengig i høve Hordaland fylkeskommune. I tillegg til dette har Deloitte orientert kontrollutvalet om vurderingar av eigen uavhengighet som dei har gjort i løpet av året. 3. Revisjon av kontrollutvalet sine rekneskapar Kontrollutvalet vedtok i 2006 å be kommunerevisjonen i Bergen kommune om å revidere kontrollutvalet og sekretariat for kontrollutvalet sine eigne rekneskapar. Dette vart gjort av omsyn til å ivareta kontrollutvalet si uavhengighet. Desse rekneskapa har etter det vore revidert på same måte. Kommunerevisjonen i Bergen kommune vart lagt ned frå 1.7.12. På bakgrunn av dette valde kontrollutvalet våren 2012 å gjera avtale med fylkesrevisor i Møre og Romsdal fylkeskommune om å gjera denne revisjonen frå og med rekneskapen for 2011. 7

4. Sekretariat for kontrollutvalet Frå 1. juli 2004 vart nye forskrifter om kontrollutval og revisjon sett i verk, med tilhøyrande endringar i kommunelova. Ved nytt regelverk vart kontrollutvalet sitt ansvar for tinging av revisjonstenester meir eksplisitt og det vart mogleg for kommunar å konkurranseutsette revisjonen. I tillegg kunne ikkje revisor lenger ivareta sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalet. Frå 1.1.05 vart det nye sekretariatet etablert med to tilsette personar. Sekretariatet vart gitt løyve til å selje tenester til andre kommunar i fylket. Dette har resultert i at sekretariatet no har 17 kommunar som kjøper sekretariatstenester. I tillegg er sekretariatet også sekretariat for Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT). Etter kvart som nye kommunar har komme til, generell auke i arbeidsmengde til kommunane og auke i sal til FKT har sekretariatet måtte styrke bemanninga. Sekretariatet har pr. 1.2.12 i alt 5 tilsette. 5. Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) vart skipa hausten 2005 og kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune var særs aktive i høve denne skipinga. Forumet skal vera ein møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutval og deira sekretariat. Leiaren i kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune var styreleiar i forumet fram til årsmøtet i juni 2010. FKT hadde sin årlege fagkonferanse og årsmøte i Trondheim i tidsrommet 6. 7.06.2012. Hordaland fylkeskommune hadde denne gongen Magne Ivar Fauskanger som deltakarar på konferansen. Dessutan deltok Hogne Haktorson, Kari Nygard, Elin Molven og Roald Breistein frå sekretariatet. Konferansen inneheld desse hovudtemaa: Ombod og embetsverk, Roller i kommunen, Korrupsjon og antikorrupsjonsarbeid i offentleg sektor, forvaltningsrevisjon vårt viktegaste reiskap, stat kommune samhandling og med skråblikk på kommunesektoren. 6. Norges kommunerevisorforbund (NKRF) Sjølv om ikkje kontrollutvalet kan vera medlem i NKRF kan dei delta på den årlege kontrollutvalskonferansen som vart arrangert 1. 2.2.2012. Frå Hordaland fylkeskommune deltok Elin Molven, Kari Nygard og Roald Breistein frå sekretariatet. Konferansen hadde slike tema: Kontrollutvalet oppgåver og utfordringar, selskapskontroll, samhandlingsreforma, etikk og korrupsjon og kommunerevisor den gode støttespelaren. 7. Opne eller lukka møter i kontrollutvalet Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 06/09 i møte 01.04.2009: Kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune vedtek at møta i utvalet er opne, slik det er opna for i Kommunelova 77 nr. 8, med verknad frå 01.10.2009 Unnatak ved handsaming av opplysningar som er underlagt lovbestemt teieplikt, KL 31 nr. 1 eller særlover. 8

På bakgrunn av dette har møta i kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune vore opne for publikum frå 1.10.2009. Alle møta vert kunngjort på same måte som møta i dei andre politiske utvala i fylkeskommunen. 8. Kontrollutvalet til Brussel Kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune gjennomførte i tida 24. 26.9.2012 studietur til Brussel. Turen vart gjennomført i samarbeid med kontrollutvala i Rogaland, Sogn og Fjordane og Møre og Romsdal fylkeskommunar. Programmet i Brussel inneheld besøk på Vest-Norges Brusselkontor, EU-kvartalet og Europaparlamentet. Vidare vart det m.a. gjeve orientering om Stavangerregionen sitt Europakontor, den norske EU-delegasjonen og Norges forhold til EU, KS i Brussel og EFTAforumet Brussels, den økonomiske og sosiale komité deira arbeid og funksjon, EØS-EFTA, EFTA domstolen (og revisjonsretten), Statnett i Brussel, Tollvesenet i Brussel, ESA sine oppgåver og virkemåte, antikorrupsjonsbyrået OLAF oppgåver og virkemåte og EU sin påverknad på norske regionar og fylker. 9. Den økonomiske situasjonen i fylkeskommunen Av rekneskapen for 2011 går det fram at netto driftsrekneskap er positivt med kr. 247.744 mill., dvs netto resultatgrad på 3,5 % prosent (Sett opp mot sum driftsinntekter), medan gjennomsnitt for alle fylkeskommunane i Noreg (utanom Oslo) ligg ifølgje opplysningar frå SSB på netto resultatgrad på 5,5 prosent i 2011. Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. For Hordaland fylkeskommune har netto resultatgrad vore slik dei siste åra: 2004 ( 3,96 %) 2005 (+ 8,62 %), 2006 ( + 7.16 %), 2007 (+ 1,61 %), 2008 (+ 0,20 %), 2009 (+ 0,32 %), 2010 (+ 5,5%) og 2011 ( + 3,5 %). Som vi ser av desse tala har fylkeskommunen eit resultat som også i 2011 er betre enn tilrådinga frå TBU, men under snittet i fylkeskommunane. Frå revisjonsmeldinga har kontrollutvalet m.a. merka seg at: Årsrekneskapen er avgjeven i samsvar med lov og forskrifter og gir ein dekkande framstilling av den finansielle stillinga til Hordaland fylkeskommune per 31. desember 2011 og av resultatet i rekneskapsåret som vart avslutta per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk i Noreg. Kontrollutvalet oppsummerte slik i sin uttale til årsrekneskapen: Kontrollutvalet vil tilrå at fylkesrådmannen set i verk tiltak for å unngå store overskridingar innan samferdselssektoren i framtida Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen om å prioritere å sette fokus på forbetringsområda som kjem fram av revisjonsrapport nr. 7 frå Deloitte. 10. Rekneskapsrevisjonen Deloitte orienterte kontrollutvalet i gjennom heile året om status når det gjeld rekneskapsrevisjonen. Dei presenterte den gjennomførte interimsrevisjonen for 2012 for 9

kontrollutvalet i møte 18.12.2012. Deloitte har i samband med interimsrevisjonen gjort særskilde vurderingar av rutinar innan delar av intern kontrollen i kommunen. Kontrollutvalet tok interimsrevisjonsrapporten til orientering. Deloitte sin plan for rekneskapsrevisjonen vart også presentert for kontrollutvalet. Også i 2012 har Deloitte hatt fokus på dei utfordringar som ligg i revisjon av fylkesvegane og samarbeidet med Riksrevisjonen i høve dette. Kontrollutvalet er vorte orientert undervegs i dette arbeidet. 11. Gjennomførte forvaltningsrevisjonar Forskrift om kontrollutvalg 9. Forvaltningsrevisjon lyd slik: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap. Kontrollutvalet vurderer m.a. kvaliteten i sakshandsaminga og om vedtak og premisser er tilstrekkeleg klårt utforma til at vedtaka kan effektuerast. I punkta nedanfor kjem kort omtale av dei forvaltningsrevisjonane som kontrollutvalet har handsama i 2011. 11.1. Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2016 Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon lyd slik: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Kontrollutvalet vedtok i januar å be Deloitte utarbeide forslag til overordna analyse av risikoog vesentlighetsvurderingar i fylkeskommunen. Basert på denne vart dei også bedne om å laga eit forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 2016. På bakgrunn av dette gjennomførte Deloitte i 2012 ein analyse av Hordaland fylkeskommune si totale verksemd for å m.a. få fram kor det ligg risikoar for at ting kan gå galt eller at innbyggjarane ikkje får dei tenestene dei har krav på. Analysen var med på å identifisere behov for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i fylkeskommunen. I gjennomføringa av dette arbeidet nytta Deloitte sterk involvering av både administrasjon, politisk nivå og kontrollutvalet. Resultatet av arbeidet vart plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 2016 som inneheld desse forvaltningsrevisjonsprosjekta i prioritert gruppe i slik prioritert rekkefølgje: 1. Personalforvaltning 10

2. Vedtaksoppfølging 3. Forholdet mellom skule og skuleeigar 4. Økonomistyring 5. Fagopplæringa 6. Tilskotsforvaltninga innanfor kulturområde 7. Regionale utviklingsmildar (RUP) 8. Internkontrollsystem og HMT arbeid i fylkeskommunen 9. Prosjektstyring 10. Inntektskontroll knytt til skyss og billetteringssystem 11. Fylkeskommunen sitt rusførebyggande arbeid. 12. Offentlige innkjøp 13. Innføring av nye datasystem 14. Kompetanse og vidareutdanning av lærarar 15. Forvaltninga av kunst og verdifulle gjenstandar som er i fylkeskommunal eige Det ligg også føre ei rekke prosjekt i uprioritert gruppe Planen vart handsama i fylkestinget 12.6.12 i sak 33/12 der det vart gjort slikt vedtak: 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon vert vedteken slik den ligg føre. Forvaltningsrevisjon av beredskapsarbeid i vidaregåande skular vert flytta til gruppe 1 prioritert gruppe. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden 2008 2012. 3. Planen gjeld for resten av valperioden, 2008 2015, og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i 2016. 4. Fylkestinget delegerer mynde til kontrollutvalet med å foreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Fylkestinget delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til fylkestinget minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for fylkestinget etter kvart. 11.2. Forvaltningsrevisjon innan sjukefråvær Fylkestinget handsama forvaltningsrevisjonsrapport innan sjukefråvær som sak 84/12 i møte 12.12.12 og gjorde slikt vedtak: På bakgrunn av forvaltningsrevisjonsrapport «Sjukefråvær i Hordaland fylkeskommune» ber fylkestinget fylkesrådmannen syte for å: 1. Betre kompetansen til leiarane slik at dei kan hente ut føremålstenlege statistikkar frå personalportalen ut frå eigne behov. 2. Sikre korrekt innrapportering av sjukefråvær i personalportalen. 3. Systematisere og analysere dokumentasjon knytt til avslag på refusjonskrav for å sikre utvikling og læring. 4. Lage ein handlingsplan innan 01.02.2013 som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgje opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksetjinga. 11.3. Forvaltningsrevisjon samhandling på vegnettet 11

Fylkestinget handsama forvaltningsrevisjonsrapport samhandling på vegnettet som sak 85/12 i møte 12.12.12 og gjorde slikt vedtak: På bakgrunn av forvaltningsrevisjonsrapport «Samhandling på vegområdet i Hordaland fylkeskommune» ber fylkestinget fylkesrådmannen syte for å: 1. Etablere formaliserte prosjektspesifikke møte for oppfølging av investeringsprosjekt (ref. eigarstyringsmøte i Sogn og Fjordane). 2. Vurdere om det vil vere føremålstenleg å nytte eit nettbasert system for dokumentdeling mellom fylkeskommunen og vegvesenet knytt til vegprosjekt. 3. Etablere meir formaliserte rutinar for den årlege evalueringa av rammeavtalen og vurdere om dette til dømes kan gjerast i samarbeid med dei andre fylkeskommunane i Region Vest. 4. Trekkje Vegvesenet og andre fylkeskommunar inn i arbeidet med å utarbeide praktiske rutinar for å handtere nye krav til budsjettering og rekneskapsføring i investeringsrekneskapen, og handtering av fleirårige prosjekt. 5. Vurdere om ingeniørkompetansen innan samferdsleavdelinga er tilstrekkeleg. 6. Lage ein handlingsplan innan 15.02.2013 som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgje opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksetjinga. 11.4. Forvaltningsrevisjon innan vedtaksoppfølging Kontrollutvalet bestilte forvaltningsrevisjon innan vedtaksoppfølging i møte 23.08.12 med slikt føremål og slike problemstillingar: Føremålet med forvaltningsrevisjonen er å vurdere om Hordaland fylkeskommune har rutinar, system og prosedyrar som sikrar at saker blir forsvarleg utgreia, og at politiske vedtak blir effektuert og følgt opp. På bakgrunn av føremålet med prosjektet er det identifisert følgjande problemstillingar: 1. Er det etablert system for registrering, iverksetjing og oppfølging av politiske vedtak? 2. I kva grad er det etablert rutinar for effektuering og oppfølging av politiske vedtak? a) I kva grad er det sett fristar for effektuering av vedtak? b) I kva grad er det etablert rutinar/prinsipp for å avklara/tolka politiske vedtak? c) Er det rutinar for tilbakemelding til politisk nivå, mellom anna når det inntreff uventa forhold som verkar inn på effektueringa av vedtaka? d) I kva grad blir politiske organ involvert i prosessen med oppfølging av vedtak? 3. I kva grad blir oversendingsforslag/ verbalforslag, til dømes til budsjettet registret og handtert? 4. I kva grad har fylkeskommunen system og retningsliner som sikrar ei forsvarleg saksførebuing? a) I kva grad bidrar funksjonar i sakshandsamingssystemet til å sikra at lovbestemte og interne krav til sakshandsaminga blir etterlevd? b) I kva grad er det etablert rutinar for å sikre ei objektiv sakshandsaming? c) Er det etablert malar/sjekklister som støtte/hjelpemiddel i sakshandsaminga? d) Er det etablert retningslinjer for kvalitetssikring- og godkjenning i sakshandsamingsprosessen? 5. I kva grad blir vedtekne rutinar for sakshandsaming og vedtaksoppfølging følgt? Revisjonsrapport vert å levere i første møte i kontrollutvalet i 2013. 12

11.5. Forvaltningsrevisjon innan personalforvaltning Kontrollutvalet bestilte forvaltningsrevisjon innan personalforvaltning i møte 23.08.12 med slikt føremål og slike problemstillingar: Føremålet med prosjektet vil vere å undersøke korleis Hordaland Fylkeskommune arbeider med å rekruttere, behalde og utvikle arbeidstakarane, og å avvikle arbeidsforhold i tilfelle der det er naudsynt. I tillegg dekkjer prosjektet problemstillingar knytt til vikarbruk og reduksjon av deltidsarbeid. 1. Har Hordaland fylkeskommune gode rutinar for korleis leiarar med personalansvar på ulike nivå i organisasjonen utøver dette ansvaret? a. Er rutinar for personalforvaltning kjend i fylkeskommunen sin organisasjon? b. Er personalansvaret hos dei ulike leiarnivåa i fylkeskommunen tilstrekkeleg avklart? c. Er leiarar på ulike nivå medveten sitt personalansvar, og følgjer dei opp dette ansvaret i samsvar med regelverk og fylkeskommunen sine retningsliner? 2. Korleis fungerer samhandlinga mellom personalavdelinga sentralt og linjeleiarar i organisasjonen? a. Opplever linjeleiarar at dei får tilstrekkeleg støtte og rettleiing frå personalavdelinga sentralt i saker der det er behov for dette? b. Kva erfaringar har personalavdelinga og linjeleiarar med den nye personalportalen? 3. Har fylkeskommunen gode og felles praksisar for a. medarbeidarsamtalar? b. rekruttering av nye arbeidstakarar? c. handtering av vanskelege personalsaker, under dette dokumentasjon av avvik og åtvaringar mv.? 4. Korleis arbeider fylkeskommunen for å nå måla om å redusere talet på deltidsstillingar? 5. I kva grad nyttar fylkeskommunen vikarbyrå, og korleis blir avtalar om innleie av vikarar handtert? Revisjonsrapport vert å levere i første kvartal 2013. 11.6. Forvaltningsrevisjon innan fagopplæring Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 59/12 i møte 18.12.12: Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføra forvaltningsrevisjon innan fagopplæring. Revisjonsrapport vert å levere i tredje kvartal 2013. 11.7. Forvaltningsrevisjon innan økonomistyring Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 59/12 i møte 18.12.12: Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføra forvaltningsrevisjon innan økonomistyring. Revisjonsrapport vert å levere i siste kvartal 2013. 13

12. Gjennomførte selskapskontrollar Forskrift om kontrollutvalg 13. Selskapskontroll lyd slik: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. 12.1. Plan for selskapskontroll for perioden 2012-2016 Kontrollutvalet vedtok i januar 2012 å be Deloitte utarbeide forslag til overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar av eigarskapa i fylkeskommunen. Basert på denne vart dei også bedne om å laga eit forslag til plan for selskapskontroll for perioden 2012 2016. På bakgrunn av dette gjennomførte Deloitte i 2012 ein analyse av Hordaland fylkeskommune si totale eigarskap for å m.a. få fram kor det ligg risikoar for at ting kan gå galt eller at innbyggjarane ikkje får dei tenestene dei har krav på. Analysen var med på å identifisere behov for gjennomføring av selskapskontroll i fylkeskommunen. I gjennomføringa av dette arbeidet nytta Deloitte sterk involvering av både administrasjon, politisk nivå og kontrollutvalet. Resultatet av arbeidet vart plan for selskapskontroll for perioden 2012 2016 som inneheld desse selskapskontrollprosjekta i prioritert gruppe i slik prioritert rekkefølgje: 1. Sunnhordland Lufthavn AS 2. Fylkeskommunal eigarstyring 3. Business Region Bergen AS 4. Arkivplikta til selskap fylkeskommunen har eigarskap i 5. Bompengeselskapa 6. Selskapskontroll av Bussanlegg AS med dotterselskap og Bystasjonen AS Det ligg også føre prosjekt i uprioritert gruppe. Planen vart handsama i fylkestinget 12.6.12 i sak 33/12 der det vart gjort slikt vedtak: 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden 2008-2012. 3. Planen gjeld for resten av valperioden, 2011-2015, og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i 2016. 4. Fylkestinget delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjere endringar og omprioriteringar i planen. 5. Kontrollutvalet vil rapportere til fylkestinget om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 6. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Fylkestinget delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 7. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til fylkestinget minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for fylkestinget etter kvart. 14

12.2. Selskapskontroll av Sunnhordland lufthavn AS Fylkestinget handsama selskapskontroll av Sunnhordland lufthavn AS som sak 86/12 i møte 12.12.12 og gjorde slikt samrøystes vedtak: Fylkestinget ber fylkesrådmannen (punkt 1-3 +7) og generalforsamlinga (punkt 4-7) syte for å: 1. Utarbeide forslag til revisjon av fylkeskommunen sin eigarstrategi for Sunnhordland Lufthavn slik at den blir tydlegare med omsyn til føremål og forventningar med eigarskapen. 2. Utarbeide forslag til korleis fylkeskommunen vil følgje opp KS sine tilrådingar med omsyn til kjønnsbalanse, eigarmøte, opplæring etc., med siktemål om å få det innarbeidd i eigarskapsmeldinga. 3. Etablere rutinar som sikrar at eigarskapsmeldinga vert gjennomgått og eventuelt revidert kvart år. 4. Etablere rutinar for å skrive referat frå eigarmøta i Sunnhordland Lufthavn. 5. Sikre at alle aksjekapitalutvidingar i Sunnhordland Lufthavn vert vedtekne i generalforsamling. 6. Sjå til at selskapet vurderer om leigeavtalen mellom Stord kommune og Sunnhordland Lufthavn fell inn under aksjelova 3-8 og dermed må verte handsama i generalforsamling og gjort greie for i samsvar med 2-6 i aksjelova. 7. Det vert laga ein handlingsplan innan 15.02.2013, som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgje opp tilrådingane i rapporten, når 12.3. Selskapskontroll innan fylkeskommunal eigarstyring Kontrollutvalet bestilte selskapskontroll innan fylkeskommunal eigarstyring i møte 23.08.12 med slikt føremål og slike problemstillingar: Føremålet med selskapskontrollen er å undersøkje og vurdere korleis Hordaland fylkeskommune forvaltar sine eigarskap i selskap dei har eigarinteresser i. Det vil mellom anna vere relevant å følgje opp førre selskapskontroll av eigarskapsforvaltninga for 2009 som konkluderte med at Hordaland fylkeskommune ikkje hadde sikra at alle tiltak i fylkestinget sitt vedtak i sak 2/08 var sett i verk. Følgjande overordna problemstillingar vil bli undersøkte: 1. Kva rutinar/retningslinjer har fylkeskommunen for å sikre at føremålet med eigarskapa blir ivareteke? a) Er eigarskapsstrategien og oversikt over selskap oppdatert i høve fylkeskommunen sine eigarskap, og kva rutinar har fylkeskommune for jamleg å oppdatere eigarskapsstrategien? b) I kva grad blir eventuelle endringar og oppdateringar av eigarstrategien rapportert til fylkestinget? c) I kva grad har fylkeskommunen fastsett tydelege eigarmål og forventningar for alle selskap i eigarskapsstrategien? d) I kva grad har fylkeskommune vurdert å utarbeide jamlege eigarskapsmeldingar e) I kva grad opplever fylkeskommunen at selskapa fylkeskommunen har eigardeler i opptrer i samsvar med eigarstrategien? f) I kva grad blir eigarskapsforvaltninga opplevd som ei viktig oppgåve der fylkeskommunen har ei aktiv rolle? g) I kva grad er det ein avklart rolle- og ansvarsfordeling knytt til oppfølging av eigarskapa? 15

h) I kva grad er det tilstrekkeleg samhandling mellom dei fylkeskommunale avdelingane når det gjeld oppfølging av eigarskapa? 2. I kva grad sikrar fylkeskommunen at eigarrepresentantar og styremedlemar har tilstrekkeleg kompetanse til å utføre oppgåvene sine? a) I kva grad har fylkeskommunen utarbeidd rutinar for val av styrerepresentantar, der det mellom anna går fram kven som kan veljast og kva kvalifikasjonar som skal vektleggast? b) I kva grad har fylkeskommunen utarbeidd rutinar og retningsliner for utøving av styreverva? c) I kva grad har fylkeskommunen gjort dei etiske retningslinjene godt kjent for dei folkevalte og styremedlemmar? d) Har fylkeskommunen etablert obligatorisk opplæring for alle nye styremedlemmar, spesielt knytt til styrearbeid, selskapsrett og etikk? Revisjonsrapport vert å levere i første møte i kontrollutvalet i 2013. 12.4. Selskapskontroll av Business Region Bergen (BRB) Kontrollutvalet bestilte selskapskontroll av Business Region Bergen (BRB) i møte 18.12.12 ved at det vart gjort slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet bestiller selskapskontroll av Business Region Bergen AS, frå Deloitte AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan. 2. Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i prosjektplanen, pluss ev. presentasjon i fylkestinget. 3. Kontrollutvalet ber sekretariatet invitere dei andre eigarkommunane til å delta i denne selskapskontrollen med svarfrist til 2.4.2013. Oppstart skjer først når vi veit kor mange som vil vera med. Prosjektplanen inneheld slikt føremål og slike problemstillingar: Føremålet med selskapskontrollen er å undersøke og vurdere Hordaland fylkeskommune si eigarstyring av Business Region Bergen AS (BRB). Vidare er det føremål å undersøke om Business Region Bergen har etablert system og rutinar for å sikre at selskapet driv i samsvar med vedtekter, politiske vedtak og aksjelova. Følgjande problemstillingar vil bli undersøkte: A) Problemstillingar knytt til den fylkeskommunale eigarskapsforvaltninga: 1. Utøver Hordaland fylkeskommune (og ev andre kommunar) kontroll med Business Region Bergen i tråd med politiske vedtak og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? 2. Korleis sikrar Hordaland fylkeskommune at selskapet driv i samsvar med gjeldande vedtekter, fylkeskommunale vedtak og andre føringar frå eigar? 3. Er det tilstrekkeleg grad av samhandling mellom Hordaland fylkeskommune og dei andre eigarane når det kjem til styring og oppfølging av selskapet? 4. I kva grad følgjer Business Region Bergen opp fylkeskommunale vedtak og andre føringar? a. Er vedtektene for selskapet i samsvar med føremålet og politiske vedtak? 16