Fravær og ferieregistrering (i windows)

Visma Enterprise HRM Versjon 2012.1 Fravær og ferieregistrering (i windows) Rutiner for Oppland fylkeskommune Sist oppdatert 06.02.2014

Innhold 1. Prinsipper for føring av fravær... 3 1.1 Sykefraværsstatistikk og oppfølging av sykmeldte... 3 1.2 Registrering av ferie og fravær... 3 1.3 Skjema... 3 2. Registrering av fravær... 4 3. Sletting av fravær... 8 4. Registrering av ferie... 9 5. Egenregistrerende av pårørende/barn under 12 år... 10 6. Fraværskoder med kommentar... 13 2

1. Prinsipper for føring av fravær 1.1 Sykefraværsstatistikk og oppfølging av sykmeldte Arbeidsgiver plikter å føre statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom, jfr folketrygdlovens 24.2. Arbeidsgiver plikter også å utarbeide oppfølgingsplan og gjennomføre dialogmøter i tråd med AML 4-6 og FTL 8.7 a. Les om varsler til leder ifm oppfølging av sykmeldte i pkt 6. I Oppland fylkeskommune skal det utarbeides sykefraværsstatistikk lokalt og for hele OFK ved utgangen av hvert halvår. Registrering av fravær og ferie for 1. halvår skal være avsluttet senest 31. juli og for 2. halvår senest 31. januar. 1.2 Registrering av ferie og fravær Fravær og ferie føres i Visma Enterprise HRM. Det er viktig at det etableres gode rutiner for fortløpende registrering og føring av sykefravær og øvrige fravær. Spesielt er det viktig at sykmeldinger registreres fortløpende og originalen sendes HR-enheten for oppfølging mot NAV. Tilsvarende må det etableres gode rutiner for oppsett av ferielister og føring av ferie i Visma. Både arbeidsgiver og arbeidstaker har iht ferielovens 5 plikt til å sørge for avvikling av årets ferie. Dersom det i noen tilfeller gjenstår feriedager ved årets slutt, skal det inngås skriftlig avtale om overføring til neste ferieår. Vanlige tjenesteoppdrag skal ikke føres som fravær. 1.3 Skjema Følgende skjema skal benyttes ved dokumentasjon av fravær: Egenmelding ved sykefravær (gjelder egen sykdom og barns/barnepassers sykdom) Søknad om permisjon (bl.a. ved utdanningsperm, velferdsperm, militærtjeneste, offentlige verv, seniorpermisjon mv) Forespørsel om overføring av ferie Varsel om avvikling av foreldrepermisjon Alle skjemaene er elektroniske og finnes på fylkeskommunens Ansattportal (under Elektroniske skjema). 3

2. Registrering av fravær Først må man søke opp personen man skal registrere fraværet på i Ansattutforsker. Det er viktig at du nullstiller før et nytt søk, deretter taster du inn 11-siffer fødselsnr i den rubrikken som er uthevet med blått. Derfra kommer du inn i Persondata som vist nedenfor. 4

Øverst i menyen finner du alle underbildene til den ansatte. Det siste bildet er Fravær. Gå direkte inn på fraværsbildet. Fra og med dato og til og med dato er det første du legger inn, deretter fraværs-årsak. For å legge inn fraværskode må du bruke nedtrekks-menyen du finner i kolonnen Årsak. 5

Ved å trykke på nedtrekkspilen kommer du inn i alle valgene av fraværskoder: Husk å endre fraværsprosent ved behov. Systemet legger inn 100% som standard. Merk feltet Forts. Hvis fraværet fortsetter av et fra før registrert fravær settes hake i dette feltet. Registrer en ny linje for hver sykemelding/sykemeldingsgrad. Merk feltet Friskdato. Her legges inn friskmeldingsdato. Det er ingen «lagringsknapp» ved registrering av fravær, men det er viktig å bruke tabulator for oppdatering av siste registrerte felt. 6

Forklaring av felt: Se også Hjelp-tasten Hurtigtast F1 Felt Kommentar Forklaring Her kan det legges inn opplysninger om den ansatte Fra dato / til dato Årsak / Betegnelse Her legges datoene for fravær Fraværs- eller Årsakskode og Betegnelse for fraværsårsaken Barn Her får du valg på de barna som er registrert inn under pårørende. % Fraværsprosent. Systemet foreslår 100 %. Overstyres ved behov. ID Hvilken stilling fraværet registreres på. Hvis vedkommende har flere stillinger kommer det opp en dialogboks med spørsmål om hvilke av disse fraværet skal registreres på. Du fjerner evt. haken for de stillinger det ikke skal registreres fravær på. Systemet lager en fraværslinje pr. ID. Stillingsbetegnelse Sv r. Forts. DVerk Betegnelse på stillingskode Svangerskapsrelatert sykdom. Ved hake i dette feltet vil det når en kjører refusjonsrapporten produseres tilleggsskjema for fritak på arbeidsgiverperioden pga svangerskapsrelatert sykdom. Refusjon beregnes da fra første fraværsdag. Hvis fraværet er fortsetter av et fra før registrert fravær, settes hake i dette feltet. Dette for å unngå at fraværsstatistikker behandler fraværene som flere små fravær istedenfor et sammenhengende. Antall dager justert for stillings- og fraværsprosent (fraværsgrad), samt justert for kalender og arbeidsdager som er avkrysset (mandag-fredag). Dager Antall dager justert for kalender og antall arbeidsdager som er avkrysset for denne ansatte. Dager just Antall dager justert for stillings- og fraværsprosent. Kal.dager Antall fraværsdager i kalenderen. Ukebeløp NAV kontor Beregnet ukebeløp. Beløpet vil vises når det er kjørt Refusjon (med eller uten oppdatering). Her fremkommer NAV kontoret som er registrert på den ansatte. Dette feltet kan overstyres og det vil da ha betydning for fremtidige refusjonskrav som blir laget fra denne linjen. Allerede beregnede refusjonskrav blir ikke berørt. Ikke just. Dette feltet inneholder vanligvis det samme Ukebeløp. Kun dersom ukebeløpet overskrider 6G, blir det forskjell ved at det sistnevnte felt ikke er justert ned til 6G. Løpenr. Løpenummer for fraværslinjen. Hver fraværslinje får eget løpenr. Tilk. Løpenr. Ved avhuking i Forts. legges løpenr. for foregående fraværslinje inn i Tilknyttet løpenummer. Ved manuelt å legge inn forrige fraværs Løpenr. i kolonne for Tilknyttet løpenr., kan man også få koblet fravær på forskjellige stillingsid er. Avhukning i Forts. settes da automatisk. 7

NB! Ved skrifte av stillings-id i arbeidsgiverperioden må dere være oppmerksom på følgende: For å få ut kravskjema må dere legge inn ukebeløp manuelt i den stillingen som var gjeldende ved oppstart av sykefraværet og som har blitt stoppet i løpet av arbeidsgiverperioden. Status Koder som viser hvor langt fraværet er kommet i behandlingen: Ubehandlet: Fraværet er ikke refusjonsbehandlet Under behandling: Det er laget krav for deler av fraværet Ferdig behandlet: Det er laget krav for hele fraværet Egenmelding: Egenmelding som ikke inngår i ref.krav. Denne får status som sykemelding hvis den inngår i ref.krav Til ny behandling: Settes manuelt hvis behov for ny ref.behandling. Disse kan endres manuelt. De kan også endres av systemet, dersom det gjøres endringer på fraværslinjene. Dok Friskdato Dette feltet kan du bruke for å bekrefte at fraværet er dokumentert_ Her kan det legges inn friskmeldingsdato. Dette er et opplysningsfelt og virker ikke inn på fraværet. Kontering Her finner vi de konteringsbegrep som er i bruk. Disse kan overstyres. Dette vil naturligvis få betydning for en kommende beregning av refusjonskrav. Registrert av Tilfelle-id Her vises det hvem som har registrert fraværet. Feltet har kun betydning for varslingsrutinen. Se egen dokumentasjon. 3. Sletting av fravær Det kan oppstå situasjoner hvor vi ønsker å slette fravær. Er fraværet overført økonomi, bør fraværet tilbakeføres før slettingen utføres. Fraværslinjer kan enkelt slettet med Slett-knappen eller med Ctrl+D i skjermbildet for fraværsregistrering. Bekreft med OK. Dersom fraværet er refusjonsbehandlet, helt eller delvis, får man opp en advarsel dersom man forsøker å slette. 8

4. Registrering av ferie Det nest siste bildet er Ferie. Gå direkte inn på feriebildet som vist nedenfor: 9

Forklaring av felt: Felt Forklaring Ferieår Merknad Pliktige Legg inn årstallet, så blir feltet pliktige og til disposisjon oppdatert. Feltet kan brukes til forskjellig notater. F.eks. om en som ikke har opptjent ferie inneværende år. Det kan kjøres rapporter fra merknadslinjene i rapportgeneratoren. Pliktige feriedager kommer fra bildet Systemkoder-Grenser. + overført fra forrige år Ferie tilgode fra i fjor. + erstatning Hvis du har vært syk under ferie. +forskudd/-overføring neste år Dobbel funksjon i dette feltet, avh.av pluss eller minus. Disponible feriedager dette år som overføres til neste år. Sistnevnte vil komme fram som tilgode-dager neste år dersom overføring av ferie er kjørt - avgitt til forrige år Ferie som er avgitt til forrige år. -ferie som utbetales -avviklet Til disposisjon Feriepenger til gode Ferie som ikke blir avviklet, men utbetales i penger. Oppdateres ved registrering av ferie. Antall dager ferie som gjenstår. Dette feltet oppdateres hele tiden, ut fra registreringer i de øvrige feltene. Beløpet hentes fra akkumulator for feriepenger tilgode. Tidsrom Her registreres feriedager fortløpende. (1 uke = 5 feriedager). Notat Registrert av Her kan en registrere et notat Viser hvem som har registrert ferien 5. Egenregistrerende av pårørende/barn under 12 år Hver enkelt ansatt har nå fått tilgang til Visma Enterprise blant annet på ansattportalen. Kan dere videreformidle til alle at hver enkelt ansatt legger inn pårørende og barn under 12 år, i tillegg kronisk syke barn opp til 18 år med vedtak fra NAV. 10

Nedenfor følger veiledning i hvordan man registrerer pårørende: I dette bildet kan hver enkelt registrere inn ektefelle, samboer barn etc. Ved registrering av fravær i Windows med fraværskode 190 eller 191 barn/barnepasser syk under og over 10 dg, vil dere kunne koble fraværet opp mot barn som vist nedenfor: 11

Nedenfor har jeg klippet ut reglementet som vi har skrevet på side 2 i egenmeldingsskjemaet under ansattportalen: Ved barns og barnepassers sykdom Permisjonsretten er hjemlet i arbeidsmiljøloven 12-9. Retten til permisjon gjelder ut det kalenderåret barnet fyller 12 år (18 år for kronisk sykt eller funksjonshemmet barn). Retten til fri er begrenset til 10 dager pr. kalenderår (20 dager for enslig forsørger). Arbeidstakere med omsorg for mer enn to barn under 12 år har rett til 15 dager pr. kalenderår (30 dager for enslig forsørger). Arbeidstaker må ha vært ansatt i 4 uker før egenmelding kan benyttes ved barns og barnepassers sykdom. Kronisk sykt barn mellom 12 og 18 år Arbeidstaker som bare har omsorg for kronisk sykt eller funksjonshemmet barn over 12 år, men under 18 år, vil også ha krav på fri inntil 20 dager (40 dager for enslig forsørger). I slike tilfeller vil arbeidsgiver kunne kreve alle dagene (20 eller 40) refundert av NAV. Dersom arbeidstakeren også har andre (friske) barn under 12 år vil arbeidsgiver bare kunne kreve refundert det som er over 10 dager. Bestemmelsene gjelder ut det kalenderåret barnet fyller 12 eller 18 år. 12

6. Fraværskoder med kommentar Nedenfor følger oversikt over OFKs fraværskoder i Visma: Kode Tekst Kommentar 110 Egenmelding (1-8 dg) Egenmelding kan benyttes i 24 kalenderdager i løpet av en 12- månedersperiode og inntil 8 kalenderdager per sykdomstilfelle. 112 Egenm kronisk syk Brukes for kronisk syke og ansatte med graviditetsrelatert sykefravær, som har fått godkjent fritak fra arbeidsgiverperioden når, sykdom er dokumentert med egenmelding. Samme regler for bruk av egenmelding som for kode 110 120 Sykemelding Ordinære sykefravær ved egen sykdom som dokumenteres med sykmelding 121 Sykem pga graviditet Brukes ved sykefravær for ansatte med graviditetsrelatert sykefravær, som har fått godkjent fritak fra arbeidsgiverperiode når sykdom er dokumentert med sykmelding. Danner grunnlag for refusjonskrav uten arbeidsgiverperiode. 122 Sykmelding kronisk Brukes ved sykefravær for kronisk syke som har fått godkjent fritak fra arbeidsgiverperiode når sykdom er dokumentert med sykmelding. Danner grunnlag for refusjonskrav uten arbeidsgiverperiode. 123 Avventende sykmeld Brukes når de medisinske vilkår for sykemelding er til stede, men sykmelding kan unngås dersom arbeidet tilrettelegges, jfr pkt 3 i sykmeldingsblanketten. Gjelder kun i arbeidsgiverperioden. Inngår ikke i fraværsstatistikken. Brukes i følgende tilfeller: 16 dagers avventende sykmelding som ikke avbrytes og lønnstaker er i ordinær jobb fra 17. dag 16 dagers avventende sykmelding som avbrytes før 16 dager 16 dagers avventende sykmelding som etterfølges av ordinær sykmelding med opphold mellom avventende og ordinær sykmelding 124 Avvent sykm statisti Samme vilkår som kode 123 bortsett fra i følgende tilfeller 16 dagers avventende sykmelding som etterfølges av ordinær sykmelding fra 17. dag 130 Svangerskapspenger Brukes når arbeidstaker må slutte i arbeid fordi hun er gravid og arbeidsgiver ikke lykkes med omplassering. Må godkjennes av NAV før iverksetting. Svangerskapspenger utbetales fram til tre uker før fødsel, deretter utbetales fødselspenger. 190 Barn/passer syk u/10 Brukes når det gis omsorgspenger ved barns og barnepassers sykdom når fraværet ikke er refusjonsberettiget, dvs. innen rammen av 10 dager pr. kalenderår. Brukes også ved barns opphold i helseinstitusjon inntil 7 dager pr. kalenderår. 191 Barn/passer syk o/10 Brukes ved barns og barnepassers sykdom når fraværet er refusjonsberettiget, dvs. for alle fravær over 10 dager innen regelverkets rammer. Bl.a. følgende skal føres her (antall dager er maksimalt antall): 5 dager for foreldre med 3 barn eller flere 10 dager for enslig forsørger 20 dager for enslig forsørger med 3 barn eller flere barn i helseinstitusjon ut over 8 dager 192 Sykt barn pleie/oppl Brukes når det ytes pleiepenger for sykt barn som er innlagt i 13

helseinstitusjon, eventuelt ved tilsyn og pleie i hjemmet. Pleiepenger refunderes fra NAV. 193 Sykt barn kron/funks Brukes ved fravær for kronisk sykt/funksjonshemmet barn som har fått utvidet stønadsrett til 20 dager. Dersom familien kun har et barn som er kronisk sykt/funksjonshemmet mellom 12 og 16 år, er hele perioden på 20 dager refusjonsberettiget. Har familien både et frisk barn under 12 år og et kronisk sykt/funksjonshemmet barn over 12 år, kan det bare kreves refusjon for 10 dager. 410 Foreldreperm. 100 % 415 Foreldreperm. 80 % 420 Adopsjonsperm. 100 % 425 Adopsjonsperm. 80 % 440 Fedrekvote 100 % Dersom far velger å ikke benytte retten til fedrekvote, faller denne delen av permisjonen bort. 445 Fedrekvote 80 % 446 Pappap. (2 uker HTA) 2 ukers pappapermisjon (omsorgspermisjon) iht HTA fellesbest. 8.3.5. Permisjonen må tas i tilknytning til fødsel. 450 Graderte foreldrepen 510 Velferdsperm m/lønn Inntil 12 dager pr år iht HTA fellesbest. 14 520 Seniorperm. 61 år 5 dager pr år 521 Seniorperm. 62 år 10dager pr år 522 Seniorperm. 63 år 15 dager pr år 523 Seniorperm. 64 år 20 dager pr år 530 Militærtj m/lønn Brukes til registrering av militærtjeneste og repetisjonsøvelse mv. med lønn etter reglene i HTA 1 fellesbest. 9. 540 Utdan perm m/lønn Brukes til registrering av utdanningspermisjoner, vanligvis av noe lengre varighet. Lesedager før eksamen ol. kan imidlertid føres her. 560 Kortvarig kurs m/løn Brukes til registrering av kurs, seminarer mv. Aktiviteter som har direkte tilknytning til arbeidstakers funksjon skal ikke registreres som fravær. Tjenestereiser, deltakelse i kurs for å holde seg ajour/dyktiggjøre seg i sitt arbeide, deltakelse på konferanser mv skal ikke registreres som permisjon. 570 Tillitsv.-oppl m/løn Brukes ved registrering av alle permisjoner med lønn for opplæring av tillitsvalgte i henhold til HA 3-6 571 Tillitsv.-verv m/løn Brukes til registrering av permisjoner med lønn for styremedlemmer/delegater til lokale eller sentrale styreorganer i organisasjonene i henhold til HA 5 c) inntil 12 dager/år. 572 Tillitsv.-andre perm Brukes til føring av andre permisjoner med lønn for tillitsvalgte ut over frikjøpsordningen, feks permisjoner for deltakelse ved lokale eller sentrale forhandlinger. Vanlig tillitsvalgtarbeid som tas løpende i arbeidstiden skal ikke registreres. 573 Perm m/ref. lønn Koden er først og fremst tenkt brukt til registrering av permisjon for hovedverneombud og tillitsvalgte som beholder sin vanlige lønn, men der det enkelte arbeidssted får refundert lønnsutgiftene. 580 Off verv m/lønn Brukes til registrering av permisjon med lønn inntil 1 dager pr. kalenderår for offentlige verv hvor det ikke gis godtgjøring av oppdragsgiver jfr HTA fellesbest 14. Det skal ikke gis permisjon med lønn for deltakelse i kommunale eller fylkeskommunale organ. I slike tilfelle skal vedkommende kommune betale tapt arbeidsfortjeneste. 14

610 Utdann perm u/lønn 620 Militærtje u/lønn 630 Nedkomstperm u/lønn Brukes ved registrering av fødselspermisjon for arbeidstakere som ikke har krav på permisjon med lønn, f.eks. fordi de ikke har opptjent rettigheter i folketrygden (inntektsgivende arbeid 6 av de siste 10 måneder). 640 Adopsjonsperm u/lønn Brukes ved registrering av fødselspermisjon for arbeidstakere som ikke har krav på permisjon med lønn, f.eks. fordi de ikke har opptjent rettigheter i folketrygden (inntektsgivende arbeid 6 av de siste 10 måneder). 650 Foreldrep u/l.aml 1år Inntil 1 år for hver av foreldrene for hvert barn, jfr AML 12-5 660 Plei pårør terminalf Brukes til registrering av permisjon uten lønn for pleie av pårørende i terminalfasen (dødsfasen). Sykepenger betales i slike tilfelle direkte til arbeidstaker fra NAV. 670 Off verv u/lønn Brukes til registrering av permisjoner uten lønn for offentlige verv. Arbeidstaker får da vanligvis dekt tapt arbeidsfortjeneste hos vedkommende oppdragsgiver. 671 Off verv m/ref lønn Brukes til registrering av permisjon uten lønn for offentlige verv når det skal sendes refusjonskrav enten til en kommune eller til en skole/fagenenhet i fylkeskommunen. Vedkommende arbeidstaker har da permisjon uten lønn, men av praktiske årsaker kan det inngås avtale om at han beholder sin lønn og at lønnen refunderes. 690 Annen perm u/lønn Brukes for alle permisjoner uten lønn som ikke kan plasseres under noen av de øvrige fraværskodene. 910 Avspas helgedagstil Brukes ved avspasering, f.eks. av helligdagstillegg. Vanlig avspasering pga. fleksibel arbeidstid skal ikke registreres. 920 Streik 930 Komp møter (HA 6.3) Brukes for registrering av fridager som er tilstått ledere unntatt fra overtidsbestemmelsene etter HTA 6.3. Husk å gi beskjed til HR-enheten når det innvilges permisjon uten lønn. 15