Politidirektoratet Postboks 8051 Dep. 0031 Oslo Deres referanse Vår referanse Dato 2012/00867-1 201101420 25.05.2012 Terrorhendelsene 22.7.11 - politiets evalueringsrapporter - oppfølging - lokalisering av læringspunkter for Telemark politidistrikt. I skriv av 22.3.12 fra Politidirektoratet bes det om at hvert enkelt politidistrikt kommenterer læringspunktene på bakgrunn av evalueringsrapportene og lokaliserer og starter arbeidet med forbedring der man identifiserer relevante læringspunkter. Stortingets evalueringskomité identifiserte 14 tiltak som regjeringen er bedt om å følge opp. Av disse 14 er Politidirektoratet bedt om videre oppfølging av 6 tiltak. Følgende 2 av disse tiltakene berører Telemark politidistrikt: - Kapasiteten på politiets nødtelefon er forbedret, bla ved økt linjekapasitet for mottak av nødtelefoner. Det forutsettes at politidistriktene kan bemanne operasjonssentralene raskt og vurdere avtaler for nabohjelp for mottak av 112- samtaler, jf POD`s brev av 24.1.12. - Det er besluttet at et nytt system for nasjonal varsling (riksalarm) skal etableres, samt å videreutvikle arbeidet med situasjonsrapportering og styrke funksjonaliteten til pårørende-telefonen. Sønderlandutvalgets evalueringsrapport er bygget opp med en systematikk som gjør det lett for leseren å trekke ut hva som har fungert bra og hvilke forbedringspunkter som er lokalisert. Følgende punkt er gjenstand for evaluering av oppgavehåndteringen: Telemark politidistrikt Varsling og alarmmelding Situasjonsrapportering Organisering, ledelse og samordning Evakuerte og pårørende Informasjons- og mediehåndtering
2 Helse, miljø og sikkerhet Rapporten oppfattes som grundig, systematisk og lettlest. Utvalget har fokusert på nasjonale læringspunkter, men legger til grunn at lokale læringstema følges opp i det enkelte politidistrikt. Det står i rapporten at 22.7 ikke kan være dimensjonerende for hele landet, hele tiden. Gjennomgangen av rapporten viser at det er identifisert viktige læringspunkter som også er relevant for vårt politidistrikt. Vi har startet et arbeid for systematisk å gå gjennom alle læringspunktene i rapporten. Vi vil bruke POD`s matrise for risikovurdering hvor alle læringspunktene i rapporten er formulert som mulige risiki. Et utvalg av sentrale medarbeidere med relevante forutsetninger for å gjennomføre de nødvendige vurderingene, skal delta på en to-dagers prosess hvor materialet vil bli gjennomgått. Etter denne gjennomgangen vil Telemark politidistrikt ha et godt bilde av hvilke forbedringspunkt som er relevant for oss. Vi vil videre ha et godt grunnlag for å lage en plan med forslag til konkrete tiltak for å øke politidistriktets krisehåndteringsevne. Varsling og alarmmelding side 40 i rapporten: Telemark pd må kvalitetssikre at vi har nødvendig kapasitet og kompetanse til å håndtere et stort antall meldinger over kort tid. Dette er en utfordring som også Stortingets evaluering tar opp i sin rapport. En tilsvarende storm av henvendelser som den 22.7.11 og de påfølgende dagene, ville sannsynligvis også i dag være en stor utfordring for mottaksapparatet. Det er derfor nødvendig å utrede hva politidistriktet kan klare på egen hånd ved gjennomgang av tilgjengelig personell, kompetanse og tekniske løsninger, og deretter vurdere hva som er mulig innenfor rammen av et nabosamarbeid med et eller flere nabodistrikt. Det er allerede etablert samarbeid med nabodistrikt med formål å inngå en avtale om bedre og mer omfattende nabohjelp på dette området. Gjennom en nylig avviklet øvelse var systemet for intern og ekstern varsling og rapportering til Politidirektoratet et av flere viktige øvingsmoment. Maler for skriftlig korrespondanse er lagret i PBS-web og ble benyttet under øvelsen. Dette er forhold som også i fortsettelsen vil være viktige øvingsmomenter. Under hendelsen 22.7 fungerte ikke varslingssystemet for Riksalarm, og Telemark politidistrikt var blant de distriktene som ikke mottok slik alarmmelding på grunn av manglende oppdatert adresseliste hos avsender. Dette er nå rettet, og politidistriktet har i tillegg etablert rutiner som umiddelbart skal varsle personell på operasjonssentralen om at ny melding er mottatt. Det tas også opp i evalueringsrapporten at varsling av samarbeidsaktører i h.h.t PBS 1 ikke skjedde fullt ut slik som ønskelig. Rapporten gir utrykk for at man med fordel kan varsle og gi mulighet for samarbeidsaktørene til å forberede innsats, selv om behovet på et senere tidspunkt bortfaller. Dette momentet vil også Telemark politidistrikt merke seg. Situasjonsrapportering side 48 i rapporten: Ved alle hendelser kan det alltid oppstå rom for uklarheter og tvil knyttet til situasjonen, iverksatte tiltak, ansvar, avtaler og beslutninger dersom man ikke har gode skriftlige rutiner for rapportering mellom nivåene. Rapporten beskriver også de generelle rutinene ved
3 situasjonsrapportering. Telemark politidistrikt har ved flere anledninger fokusert på betydningen av en verifisert, tilpasset og oppdatert situasjonsrapportering mellom alle nivå i egen organisasjon og videre til Politidirektoratet. Dette var også et av de definerte øvingsmomentene under tidligere nevnte øvelse. En felles virkelighetsoppfatning, basert på gode situasjonsrapporteringer, vil alltid være avgjørende for et godt resultat. Dette er likevel en stor utfordring som for Telemark politidistrikts vedkommende vil kreve mer fokus og realistisk trening i fremtiden. Organisering, ledelse og samordning side 52 i rapporten Telemark politidistrikt har 4 lag med IP 3 kompetanse. Disse er fordelt med 1 lag på Notodden og 3 på Grenland politistasjon. Det eksisterer allerede en ording hvor politidistriktet alltid har IP 3 mannskaper på jobb. En beredskapsordning ut over dette, for rask mobilisering av øvrige IP 3 mannskaper har vært diskutert, men er så langt ikke iverksatt. Ut fra dagens budsjettsituasjon er en slik ordning vurdert som for kostnadskrevende. I ferieperioder har politidistriktet hatt utfordringer med å opprettholde en tilfredsstillende beredskap av IP 3 mannskaper på døgnbasis. En beredskapsordning for rask oppbemanning av IP 3 mannskaper med tjenestefri, hadde vært ønskelig. Politidistriktet arbeider med modeller for minstebemanning ut fra et analysearbeid utført ved FOE. Analysen har tatt utgangspunkt i oppdragsmengden tidligere år og synliggjort hva som kreves av mannskapsressurser for å dekke en situasjon med normal oppdragsmengde. I tillegg til dette er det av generelle beredskapshensyn lagt til noen ressurser, men ikke tilstrekkelig i forhold til behovet ved ekstraordinære hendelser. Det er ikke tatt noen formell beslutning, men i realiteten praktiseres det med bakgrunn i dette en minstebemanning på 10 tjenestepersoner i Telemark politidistrikt. Selv med utstrakt bruk av flåtestyring, har dette vist seg å være i overkant av hva politidistriktet kan klare, uten uforholdsmessig mye bruk av overtid og de økonomiske konsekvensene dette innebærer. Politidistriktet har i dag et system for massevarsling av interne og eksterne mannskapsressurser via SMS(ALREG). Dette systemet gir ikke mulighet for å gi tilstrekkelig informasjon til mottaker og kvalitetssikrer heller ikke om varslingen er mottatt og forstått. Politidistriktet vurderer i disse dager å gå til anskaffelse av et system for massevarsling som ivaretar dette. Dette systemet vil også sikre en bedre beredskap for rask oppbemanning av operasjonssentralen. Nabohjelp er et gjennomgående moment i rapporten, og fremstår som en helt nødvendig kompenserende tenkemåte når politidistriktene hver for seg blir for små til å håndtere større utfordringer. Det foreligger allerede utkast til avtaler med nabodistrikt (Vestfold og Søndre Buskerud) om tettere samarbeid ved kriser og større hendelser. I utkast til avtale legges det opp til samarbeid innenfor flere områder, bl.a. pansret bil, UEH, flåtestyring på tvers av politidistrikt med mer. På denne måten vil det avklares hva politidistriktene makter hver for seg og hva man makter i et avtalt samspill. Avtalen legger også opp til at personell på operasjonssentralene skal gis rett til innsyn i øvrige politidistrikts PO. Dette anses som et helt avgjørende moment for maksimal utnyttelse av fordelene ved nabohjelpskonseptet.
4 Rapporten peker også på viktigheten av harmonisering av planverk. PBS får god omtale og anses å bidra til felles praksis og forståelse. Rapporten peker på at planmodulen i PO er ulikt oppdatert og vedlikeholdt i politidistriktene, og at kunnskapen om bruken av PO i stabsarbeid ikke er god nok. Etter øvelse TYR ble gjennomført i Telemark politidistrikt har det vært stort fokus på nettopp dette. Planmodulen er i daglig bruk innenfor enkelte områder, og blir også benyttet under øvelser med stab. PO oppleves imidlertid som uhensiktsmessig og bør erstattes av et nytt og moderne politioperativt system. Det er også et faktum at arbeidet med oppdatering og utvikling av planverket har måttet vike for andre mer presserende oppgaver. Telemark PD har pr. i dag beredskapsplanlegger i 0,8 % stilling. Dette har vist seg å ikke være tilstrekkelig for å utvikle og opprettholde et godt og oppdatert planverk i et så stort politidistrikt. Det er for tiden svært mange tilleggsoppgaver i beredskapssporet og på FOE som en følge av 22/7 og Sampol mm. Vi har derfor valgt å midlertidig styrke enheten med et engasjement som dels skal arbeide som operatør og dels skal drive med beredskapsplanlegging. Videre brukes prosjektleder Sampol når tiden tillater det til den type oppgaver. Fra og med 2011 har Telemark politidistrikt nedfelt i virksomhetsplanen at vi skal avholde to årlige øvelser som involverer både taktisk, operativt og strategisk nivå i politidistriktet. Den ene øvelsen har scenario knyttet til alvorlig kriminalitet og berører i størst grad politidistriktets egne ressurser og de nasjonale bistandsressursene fra Oslo PD. Den andre øvelsen er en katastrofeøvelse med scenario knyttet til større ulykke eller naturhendelse og involverer hele redningsapparatet, herunder Brann, Helse, Sivilforsvaret, kommuner, frivillige organisasjoner og industri. Industriulykker har hatt et spesielt fokus ved disse øvelsene. I tillegg til dette deltar politidistriktet i en hel rekke av mindre øvelsene initiert av andre samarbeidsaktører. Vi har gjort svært gode erfaringer gjennom dette og ser klart verdien av realistiske øvelser som involverer alle nivå i organisasjonen. Vi har imidlertid en utfordring i forhold til å involvere en større del av politidistriktet enn bare de bynære delene av Grenlandsområdet. Rapporten understreker viktigheten av at alle stabsrutiner og alle funksjoner er kjent og øvet. Dette mener vi er godt ivaretatt gjennom de øvelser som ovenfor er nevnt. Evakuerte og pårørende forbedringspunkter jfr s 136 i rapporten Når det gjelder evakuerte og pårørende er kommunene sentrale samarbeidspartnere. I Telemark er det både store og små kommuner både i forhold til innbyggertall og utstrekning. Det vil derfor være svært ulike forutsetninger for å takle et større scenario avhengig av hvor en hendelse finner sted. En ulykke eller en situasjon med stort omfang for eksempel under en av de store festivalene i Seljord, ville skape en krevende situasjon for kommunen. Telemark politidistrikt har etablert et godt samarbeid med Fylkesmannen i Telemark. Dette har bl.a. omfattet utvikling av mal for kommunalt planverk for etablering av evakuert- og pårørendesenter. Kommunene i fylket har i varierende grad fulgt opp dette arbeidet. Politidistriktet vil på nytt drøfte dette med Fylkesmannen, og eventuelt ta initiativ til et samarbeid for å utvikle et interkommunalt samarbeid mellom de mindre kommunene. Registreringsverktøyet Disaster Involved Registration (DIR) har vært testet i tilknytning til øvelser i Telemark politidistrikt. Personell har gjennomgått opplæring i bruk av systemet,
5 men feltet har senere fått liten oppmerksomhet. Personellet har heller ikke gjennomgått opplæring i sorg- og stressreaksjoner. Politidistriktet har gode rutiner for rask etablering av nasjonal pårørendetelefon. Vi har også egnede lokaler til dette formålet, men enkelte tilpasninger er likevel nødvendig får at lokalene skal fungere tilfredsstillende. Telemark politidistrikt har utpekt pårørendekoordinator og er i ferd med å utpeke pårørendekontakter. Når strukturen er etablert, vil vi utvikle rutinebeskrivelser som reflekterer arbeidsoppgaver og ansvarsforhold. Deretter må denne strukturen utvikles og øves i samspill med andre samarbeidsaktører slik rapporten påpeker. I samarbeid med Fylkesmannen og kommunene er det etablert gode rutiner for varsling av kommunenes kriseteam. Informasjons- og mediehåndtering side 136 i rapporten Erfaringer gjennom flere omfattende kriser de senere tiår viser at samfunnets krav til informasjon representerer en utfordring som må håndteres av kvalifisert personell. Det må også utvikles planverk for krisekommunikasjon. Samarbeidsavtaler med nabodistrikt fremstår også i denne sammenheng som et strategisk riktig valg. Telemark politidistrikt har et formalisert samarbeid med flere nabodistrikt knyttet til P 5 funksjonen. Stabsmedlemmene assisterer og vikarierer i funksjonen for hverandre, og dette er planlagt gjennomført uten at de nødvendigvis må være lokalisert på samme sted. Politidistriktet har et godt og oppdatert planverk på området. Planverket er tilgjengelig i PO og har vært øvet ved flere anledninger, senest 10. mai inneværende år. Rapporten utrykker at det må være uniformerte talspersoner fra politiet i innsatsområdet. I Telemark politidistrikt har vi rutiner for at innsatsledere, operasjonsledere, lensmenn og politistasjonssjefene skal ha denne rollen. Dette er forankret i egen medieinstruks. Helse, miljø og sikkerhet side 160 i rapporten: Rapporten peker på at HMS arbeidet har fungert godt i nedtrappings- og etterarbeidsfasen. Det pekes likevel på flere forbedringspunkter. For Telemark politidistrikt vil det være aktuelt å se på eget planverk og vurdere om det vil være godt nok sett i et 22.7. perspektiv. Det påpekes også at det er viktig at rutinene også ivaretar toppledere, stabsmedlemmer og andre personellkategorier. Telemark politidistrikt har utviklet et godt HMS-planverk og vi har mange gode rutiner. I politimesterens ledergruppe er det ved hvert ledermøte en HMS gjennomgang hvor det blant annet tas opp hendelser som aktualiserer oppfølging både i ledersporet og HMSsporet. Dette kvalitetssikrer oppfølgingen og kunnskapen om rutinene. Uansett vil det være aktuelt med en gjennomgang av instrukser og rutiner for å kvalitetssikre at de er tilstrekkelige også i et 22.7 perspektiv.
Avsluttende kommentar: Det videre arbeidet i organisasjonen vil skje på alle plan. Konklusjonene etter arbeidet med risikovurderingen vil generere oppgaver innenfor ulike fagområder og ansvarsområder. Det vil være viktig å kvalitetssikre at totaliteten av dette arbeidet munner ut i nye og forbedrede rutiner og prosedyrer og at dette gjennom øvelse og praksis fører til en forbedring av Telemark politidistrikts krisehåndteringsevne. Med hilsen Rita Kilvær Fung. politimester i Telemark Saksbehandler: Pi Andreas Rødø Tlf: 35 90 64 21 Telemark politidistrikt