Nye Lindesnes Arbeidsutvalget INNKALLING/SAKSLISTE Styre/organ: Arbeidsutvalget Sted: Lindesnes rådhus, kommunestyresalen Dato: Torsdag 19.10.2017 Tidsrom: 9:00-12:00. Enkel lunsj serveres mot slutten av møtet. Arbeidsutvalget: Fra Mandal kommune: Alf Erik Andersen Utvalgsleder Even Tronstad Sagebakken Fra Marnardal kommune: Helge Sandåker Utvalgsnestleder Vidar Tjelland Fra Lindesnes kommune: Janne Fardal Kristoffersen Tor Magne Risdal I tillegg: Hans S. Stusvik Prosjektleder Dagfinn Lauvsland Prosjektkoordinator Inviteres: Rune Stokke Rådmann Lindesnes kommune Irene Lunde Kst. rådmann i Mandal kommune Kjell Rune Olsen Kst. rådmann i Marnardal kommune SAKSLISTE: AU-32/2017 Referatsaker...2 AU-33/2017 Referat fra møte i arbeidsutvalget 6.10.17...2 AU-34/2017 Nye Lindesnes Styringsdokumenter...2 AU-35/2017 Valg av prosjektgruppe delprosjekt 1: Politisk organisering...3 AU-36/2017 Valg av styringsgruppe delprosjekt 2: Kommuneplanens samfunnsdel...4 AU-37/2017 Saker til behandling i arbeidsutvalg og fellesnemnd...5 AU-38/2017 Eventuelt...5 Side 1 av 5
AU-32/2017 REFERATSAKER Oversikt politiske møter 1. halvår 2018 nye Lindesnes (utkast) AU-33/2017 REFERAT FRA MØTE I ARBEIDSUTVALGET 6.10.17 Referat fra møte i arbeidsutvalget 6.10.17. Forslag til vedtak Saken legges fram for arbeidsutvalget med følgende forslag til vedtak: Referat fra møte i arbeidsutvalget 6.10.17 godkjennes. AU-34/2017 NYE LINDESNES STYRINGSDOKUMENTER Prosjektleders forslag til innstilling Styringsdokumentet, fremdriftsplan og budsjett vedtas. Påfølgende politisk behandling Saken fremmes i AU og videre i Fellesnemnd : Styringsdokument Budsjett Fremdriftsplan Bakgrunn Etablering av ny kommune har i startfasen fokusert på kartlegging gjennom involvering av dagens overordnede ledelse, tillitsvalgte og i noen grad fagspesialister. Vi er kommet i en fase der vi skal organisere planleggingsfasen i enkelte prosjekt. De viktigste dokumentet i videreføringen av prosjektet er Intensjonsavtalen. Styringsdokumentet er derfor på et overordnet dokument i forhold til den administrative gjennomføringen av prosjektet. Det er et viktig styringssignal fra Prosjekteier det som nedfelles i dokumentet. Styringsdokumentet er avtalen mellom Prosjektleder og Prosjekteier (Fellesnemnd) om gjennomføring av prosjektet. Drøfting Frem til i dag har Intensjonsavtalen vært førende for alt arbeid. Det vil det også være i fortsettelsen. Det er et viktig signal til de som involveres i det videre arbeidet i delprosjekter at dette stadfestes i Styringsdokumentet som her foreslås vedtatt. I tillegg er fremdriftsplanen et viktig element for å synliggjøre forventningene til fremdrift hos Fellesnemnd. I en ideell verden ville kommuneplanen vært det førende i et slikt prosjekt. Hva som burde prioriteres og hva som skulle avvikles ville der kommet frem. Det ligger likevel mye godt arbeid i kommuneplanprogrammet og intensjonsavtalen som grunnlag for arbeidet. Kommuneplanarbeidet er igangsatt og ville kunne føre til noe kursendring som må ivaretas i det videre arbeidet. Dette ser Prosjektleder som en dobbelsikring av hva de folkevalgte ønsker å få til i den nye kommunen. Side 2 av 5
Styringsdokumentet vil derfor utvikle seg etter fremdriften i prosjektet. Budsjettet vil også «sikres» ved etablering av delprosjekter med klare økonomiske rammer og fremdrift. Føringer i Intensjonsavtalen Innholdet i intensjonsavtalen vil ivaretas gjennom disse dokumentene. AU-35/2017 VALG AV PROSJEKTGRUPPE DELPROSJEKT 1: POLITISK ORGANISERING Prosjektleders forslag til innstilling: Følgende 2 representanter fra hver kommune velges til prosjektgruppe til delprosjekt Politisk organisering. Som leder velges: fra Lindesnes fra Mandal Fra Marnardal Prosjektleder deltar med forslags- og talerett. Sak behandlet i fellesnemnda 6.10.17: FN-55/2017 Delprosjekt 1: Politisk organisering. Oppnevning fra Marnardal kommunestyre 26.9.2017 Oppnevning fra Mandal bystyre 12.10.2017 Oppnevning fra Lindesnes epost fra ordfører Bakgrunn/saken Fellesnemnda vedtok i sak 55/2017: Organisering: Styringsgruppe Politisk hovedstruktur 1 leder 5 arbeidsgruppeledere Politikerinvolvering Nærdemokrati Brukermedvirkning innbyggerinvolvering Unges representasjon Delprosjekt 1: Politisk organisering skal vurdere og sikre: Politisk styring og kontroll Delegering av myndighet fra kommunestyret Vilkår for demokratisk deltakelse, og forskjellige demokratiske deltakelsesformer Muligheter for Demokratiutvikling, herunder også nærdemokratiske ordninger, barn- og unges representasjon/medvirkning, brukermedvirkning og innbyggerinvolvering. Folkevalgts arbeidsvilkår, herunder reglement for godtgjøring og det skal videre vurderes evt frikjøp av hele eller deler av enkelte politiske posisjoner. Politisk behandling etter plan og bygningsloven skal vies særskilt oppmerksomhet Side 3 av 5
Prosjektgruppas sammensetning skal være: 6 politiske representanter 2 fra hver av kommunene: o Leder av delprosjektet o o Prosjektleder/rådmann deltar i prosjektet med forslags-/og talerett. Prosjektleder/rådmann sørger for nødvendig sekretærhjelp. Fremdrift: Beslutningssak til fellesnemnda innen 1. kvartal 2018. Prosjektbudsjett legges frem av styringsgruppa innen 1. desember. Fellesnemnda holdes orientert om prosjektarbeidet bl.a. gjennom underveisrapporter. Styringsgruppa engasjerer prosessveiledere. Politiske medlemmer i prosjektet skal ha godtgjort for tapt arbeidsfortjeneste, samt møtegodtgjørelse. Det delegeres fra fellesnemnda til arbeidsutvalget å velge styringsgruppe ut fra innmeldte kandidater fra kommunene. Valg gjennomføres i møte i arbeidsutvalget 19.10. Slik det framgår av vedtaket er det delegert til arbeidsutvalget å velge prosjektgruppe ut fra innmeldte kandidater fra kommunene. Det er det denne saken gjelder. (Vær obs på at i vedtaket fra fellesnemnda benyttes begrepene «styringsgruppe» og «prosjektgruppe» om hver andre.) AU-36/2017 VALG AV STYRINGSGRUPPE DELPROSJEKT 2: KOMMUNEPLANENS SAMFUNNSDEL Prosjektleders forslag til innstilling: Følgende 2 representanter fra hver kommune velges til styringsgruppe for delprosjekt Kommuneplanens samfunnsdel. Som leder velges: fra Lindesnes fra Mandal Fra Marnardal Administrativ arbeidsgruppe oppnevnes av rådmann/prosjektleder. Sak behandlet i fellesnemnda 6.10.17: FN-56/2017 Delprosjekt 2: Kommuneplanens samfunnsdel. Oppnevning fra Marnardal kommunestyre 26.9.2017 Oppnevning fra Mandal bystyre 12.10.2017 Oppnevning fra Lindesnes epost fra ordfører Bakgrunn/saken Fellesnemnda vedtok i sak 56/2017: Delprosjekt 2: Kommuneplanens samfunnsdel har følgende føringer: Side 4 av 5
Planprogram fra 2015 kompletteres, slik at planprosessen kan videreføres. Komplettert planprogram fremmes for de tre kommunene for endelig fastsettelse. Planprosessen videre tar utgangspunkt i intensjonsavtalens innhold. Prosjektets organisering/sammensetning skal være: Politisk styringsgruppe bestående av 2 fra hver kommune: o Fra Lindesnes kommune.... o Fra Marnardal kommune.... o Fra Mandal kommune.... Det delegeres fra fellesnemnda til arbeidsutvalget å velge styringsgruppe ut fra innmeldte kandidater fra kommunene. Valg gjennomføres i møte i arbeidsutvalget 19.10. Det oppnevnes varamedlemmer fra hver av kommunene i nummerert rekkefølge. Administrativ arbeidsgruppe oppnevnes av rådmann/prosjektleder. Bemanningen tilpasses løpende arbeides behov/art. Det forutsettes at alle kommunene er representert og bidrar gjennom hele prosjektet. Prosjektbudsjett: inntil kr. 850.000,-. Fremdrift: Fase1: Komplettert planprogram fremmes til behandling i fellesnemda innen 1. kvartal 2018. (Fellesnemndas innstilling overfor kommunestyrene). Fase2: Kommuneplanens samfunnsdel for den nye kommunen fremmes til behandling i fellesnemda innen 3. kvartal 2019. (Fellesnemndas innstilling overfor nytt by- /kommunestyre). Slik det framgår av vedtaket er det delegert til arbeidsutvalget å velge styringsgruppe ut fra innmeldte kandidater fra kommunene. Det er det denne saken gjelder. AU-37/2017 SAKER TIL BEHANDLING I ARBEIDSUTVALG OG FELLESNEMND Det drøftes saker for behandling i kommende møter. AU-38/2017 EVENTUELT Side 5 av 5