Enalyzer Survey Solution PROSESSGUIDE 1
1 Introduksjon...............3 2 Før du går i gang............4 2.1 Hvem skal undersøkelsen sendes til og hva vet du om dem på forhånd?...4 2.2 Hvilke spørsmål vil du gjerne ha svar på?...4 2.3 Hvilken type resultater vil du gjerne sitte med når undersøkelsen er slutt?...5 3 Når du oppretter spørreskjemaet ditt.........6 3.1 Valg av spørsmålstype...6 3.2 Design... 10 3.3 Design av hele skjemaet... 12 3.4 Design av de enkelte spørsmål... 14 3.5 Ytterligere designmuligheter med HTML-koder... 15 4 Når du vil arbeide med dynamisk innhold......... 16 4.1 Hopp... 16 4.2 Bakgrunnsopplysninger... 17 4.3 Betingelser... 17 4.4 Skjulte spørsmål... 19 4.5 Flettefelter... 19 4.6 Noe som ikke kan gjøres med flettefelter... 20 5 Når du vil opprette en kontaktgruppe...... 21 6 Når du skal lansere............ 22 6.1 Spørreskjemaet låser ved lansering... 22 6.2 Valg av metode og anonymitetsgrad... 23 6.3 Bruk av lanseringer over tid og til sammenligning... 23 7 Når du oppdager en feil i lanseringen......... 24 7.1 Slik retter du eventuelle feil i den kontaktgruppen du har lansert til... 24 7.2 Slik sender du en invitasjon ut igjen, hvis en respondent ikke har mottatt mailen eller er kommet til å slette den... 25 7.3 Slik endrer du status til ikke svart, hvis en respondent har kommet til å trykke på refuse-linken ved en feil... 26 7.4 Slik sender du ut flere invitasjoner, hvis du har glemt noen respondenter i lanseringen26 8. Når du skal lage analysen............ 27 8.1 Prinsippet ved å arbeide med brukerdefinerte variable... 27 8.2 Prinsippet ved å arbeide med filtre... 28 8.3 Prinsippet ved å sammenligne forskjellige enheter med hverandre... 29 8.4 En enkelt enhet målt opp mot totalen i faktiske tall og prosenter... 31 2
1 Introduksjon Denne guiden er laget for å gi deg som bruker noen gode råd og idéer om hvordan du får mest mulig ut av arbeidet med ESS. Det er flere aspekter ved prosessen omkring arbeidet med webbaserte spørreskjemaer, som det er viktig å ha tenkt gjennom før man går i gang. Samtidig kan det underveis være en stor hjelp å kjenne prinsippene bak funksjonaliteten i ESS. Denne guiden er derfor et redskap som skiller seg fra den klassiske manualen ved at den handler mer om arbeidsprosesser og sammenhenger mellom de forskjellige deler i systemet og mindre om de helt konkrete tekniske spørsmål. Denne guiden er ment som et supplement til manualen for ESS, som fortsatt er det sted hvor man finner detaljert veiledning og hjelp til de tekniske skritt i prosessen. I tillegg vil denne guiden gjøre det lettere å finne fram til akkurat det du leter etter i manualen. 3
2 Før du går i gang Før du starter med undersøkelsen, bør du tenke gjennom hele prosessen. Du bør tenke på hvilke spørsmål man stiller og hvordan dette henger sammen med hvor stor forskjell det er mellom hva du allerede vet om de som besvarer, og hva du gjerne vil vite. Det betyr også noe hvilken type av lansering du skal velge og sist, men ikke minst, så har dine forventninger til rapportene og analysemuligheter også mye å si for hvilken spørsmålstype du skal velge når du setter opp skjemaet ditt. 2.1 Hvem skal undersøkelsen sendes til og hva vet du om dem på forhånd? Skal du sende en undersøkelse til medarbeidere, kunder, interessenter, tilfeldig besøkende på en hjemmeside? Lag en form for segmentering av målgruppen din, der du definerer hvilken rolle de har i forhold til deg og din virksomhet, og skaff deg deretter en oversikt over hvilke informasjoner du har om målgruppen din. Kjenner du deres e-mail adresser? Kjenner du deres fulle navn? Hvis det er medarbeidere, har du opplysninger om avdeling, ansiennitet, ledernivå, nærmeste leder etc.? Hvis det er kunder, har du opplysninger om siste salg, plassering i kundens organisasjon, er vedkommende beslutningstaker osv.? Eller er det anonyme respondenter som skal svare på en undersøkelse på en webside? 2.2 Hvilke spørsmål vil du gjerne ha svar på? Før du går i gang med å sette opp skjemaet i ESS, er det en meget god idé å lage et utkast til et skjema i enten Excel eller Word. På den måten skaper du en oversikt over dine intensjoner med skjemaet, og det er lettere å slette, rette, flytte og omformulere i det. En god ting å fokusere på, er å minimere antall spørsmål hvor respondenten selv skal skrive inn svaret. Det kan være eksakte tallverdier og fritekst. Jo flere spørsmål hvor du kan definere svaralternativer for respondenten, jo større er dine muligheter for å sammenligne besvarelsene i analysen. F.eks. kan et spørsmål om alder godt formuleres som en predefinert skala, fremfor å be respondentene taste inn deres nøyaktige alder. Det samme gjelder spørsmål som skal vurderes på en skala. Hvis du i stede for å sette opp 4 forskjellige enkeltspørsmål, 4
men kan samle dem i en matrise, skaper du bedre betingelser for både den grafiske framstilling i rapportene samt mulighetene for å beregne eksempelvis tilfredshetsnivået i tall. Et eksempel: Du vil gjerne stille følgende to spørsmål: 1) I hvilken grad opplevde du innholdet i kurset som relevant? A) Meget irrelevant, B) Irrelevant, C) Relevant, D) Meget relevant 2) Hvor god var kursholderen til å formidle budskapet sitt på kurset? A) Meget dårlig, B) Dårlig, C) God, D) Meget god I stede for å lage to spørsmål, som jo i prinsippet vurderes på den samme skala, omformuleres de og samles som to underspørsmål: Angi vennligst i hvilken grad følgende utsagn er korrekte/ukorrekte: 1) Kurset var relevant 2) Kursholderen var god til å formidle sitt budskap Begge spørsmål vurderes på skalaen: A) Meget ukorrekt, B) Ukorrekt, C) Korrekt, D) Meget korrekt Det kan likeledes være gunstig å tenke over strukturen i skjemaet f.eks. ved å gruppere spørsmål om de samme emner og starte med eventuelle innledende spørsmål om respondenten er det f.eks. noen betingelser som må være oppfylt før det overhode er relevant å bruke svarene? Hvis du starter med disse spørsmålene, unngår du å misbruke respondentens tid ved å la han svare på unødige spørsmål. 2.3 Hvilken type resultater vil du gjerne sitte med når undersøkelsen er slutt? Når du har tatt stilling til hvem du vil sende undersøkelsen til, hva du vet om dem og hvilke spørsmål du gjerne vil stille dem, kan du sammenholde denne informasjonen med de rapporter og analyser du forestiller deg å lage når du har samlet inn data. Hvilke faktorer vil du gjerne sortere resultatene dine etter? F.eks. alder, kjønn, postnummer, avdeling, leder etc. Lag en dobbeltsjekk med kontaktgruppefilen din og skjemaet ditt. Ved å legge inn de informasjoner du allerede har om dine respondenter sammen med de spørsmål du stiller dem, får du da dekket alle de ønskede faktorer? 5
3 Når du oppretter spørreskjemaet ditt Når du starter et nytt prosjekt i ESS, er første skritt å opprette selve skjemaet. Hvis du har forberedt deg som foreslått ovenfor, har du sannsynligvis et utkast til skjemaet ditt i enten Excel eller Word, og herfra skal du opprettet det i ESS. Det kan også være en god hjelp å tenke gjennom hvordan du vil bruke svaret på spørsmålet i analysen. Derfor følger det her en gjennomgang av hvilke fordeler og begrensninger de forskjellige spørsmålstyper har. 3.1 Valg av spørsmålstype Singel Single-spørsmål betyr at respondenten kun kan svare på ett av de spesifiserte svaralternativene. Det kan være praktisk hvis du vil ha en eksakt verdi uten at respondenten selv skal taste den inn, eller hvis du vil sikre deg at respondenten tvinges til å prioritere mellom flere muligheter. F.eks.: Hvor mange kurs har du deltatt på i år? A) 0, B) 1, C) 2, D) 3 Det viktigste for et godt kurs er: A) En god lokasjon, B) Interessante opplegg, C) Det sosiale samvær med kollegaer, D) Høy faglighet, E) Direkte anvendelig i hverdagen. Du har mulighet i singel-spørsmål å angi at siste svaralternativ skal være fritekst. F.eks. hvis man gjerne vil gi respondentene mulighet til å skrive noe under annet hvis de predefinerte svaralternativer ikke er utfyllende nok. Hvis man velger å tilføye denne muligheten, gir det de samme begrensninger som et alminnelig fritekstspørsmål. Hvis du i stede for å tvinge respondenten til å velge en favoritt blant ovenstående muligheter, heller vil gi vedkommende mulighet til å velge alle de faktorer han eller hun synes er relevante, skal du velge å opprette det samme spørsmålet som et multippelt spørsmål. 6
Multippel Et multippelt spørsmål betyr at respondenten kan velge flere av de listede svaralternativer. Det kan være praktisk hvis det er flere forhold omkring den samme sak som kan være relevante, og du ikke vil miste informasjon ved å utelukke respondenten fra å velge mer enn én mulighet. Til gjengjeld skal du være oppmerksom på at det kan være en tendens til å vurdere flere ting som viktige når man har ubegrensede valgmuligheter. Hvis man tar samme eksempel som ovenfor og omformulerer det til et multippelt spørsmål, vil det se slik ut: Hva er viktig for et godt kurs?: A) En god lokasjon, B) Interessante opplegg, C) Det sosiale samvær med kollegaer, D) Høy faglighet, E) Direkte anvendelig i hverdagen Her har respondenten mulighet til å velge alle faktorer. Etterpå kan du selv lage en beregning av hvilke svaralternativer som er valgt flest ganger, og fremdeles få en prioritert liste over den innbyrdes viktigheten mellom svaralternativene. Likesom i et enkeltspørsmål er det mulig å angi at siste svaralternativ skal være fritekst. F.eks. hvis man gjerne vil gi respondentene mulighet til å skrive under annet, hvis de predefinerte svaralternativene ikke er utfyllende nok. Hvis man velger å tilføye denne muligheten, gir den de samme begrensninger som et alminnelig fritekstspørsmål. Matrise Ved å bruke en matrise, har du mulighet til å samle flere spørsmål som kan besvares med de samme svaralternativer. Det gjør det mer oversiktlig for respondenten å svare på spørsmålene, og det utvider også mulighetene dine for den grafiske framstillingen i analysen, idet du har mulighet for å lage statistikk på de enkelte underspørsmål, som om de var et standard enkeltspørsmål, samtidig som du også kan lage statistikk på hele den samlede matrise. Ofte kan spørsmål om tilfredshet med forskjellige produkter eller faktorer settes opp i en matrise. F.eks.: Spørsmålstekst: Angi vennligst, hvor tilfreds/utilfreds du var med følgende forhold på kurset: Underspørsmål: 1) Lokasjonen 2) Oppleggene 3) Det sosiale samvær med kollegaer 4) Fagligheten 5) Anvendeligheten Svaralternativer: A) Meget utilfreds, B) Utilfreds, C) Tilfreds, D) Meget tilfreds 7
3D-matrise Hvis du gjerne vil stille de samme spørsmålene to ganger, men med forskjellige svaralternativer, kan du sette dem opp i en 3D-matrise. Her tilføres en dimensjon til den alminnelige matrise. Ofte vil det dreie seg om at den vanlige dimensjon tilfredshet suppleres av et spørsmål om viktighet. Man stiller altså et spørsmål, og ber respondenten angi hvor tilfreds han eller hun har vært med denne faktor og i hvor høy grad vedkommende mener at det er en viktig faktor. F.eks.: Hvis ovenstående eksempel brukes igjen, kommer det til å se slik ut: Spørsmålstekst: Angi vennligst, hvor tilfreds/utilfreds du var med følgende forhold på kurset, samt hvor viktig/uviktig du anser faktoren for å være: Underspørsmål: 1) Lokasjonen 2) Oppleggene 3) Det sosiale samvær med kollegaer 4) Fagligheten 5) Anvendeligheten Dimensjonene: A) Tilfredshet og B) Viktighet Svaralternativer - Tilfredshet: A) Meget utilfreds, B) Utilfreds, C) Tilfreds, D) Meget tilfreds Svaralternativer Viktighet: A) Meget uviktig, B) Uviktig, C) Viktig, D) Meget viktig En 3-D matrise vil i analysen bli vist på samme måte, som om du hadde opprettet to alminnelige matriser. Du vil altså få en framstilling av tilfredsheten for seg og viktigheten for seg. 8
Numerisk Når du velger et numerisk spørsmål, skal respondenten selv angi en eksakt tallverdi. Det kan f.eks. være et svar på alder, postnummer, antall timer brukt på en bestemt oppgave etc. Numeriske spørsmål kan derfor ikke direkte brukes i ESS' analysemodul, så ønsker du å kunne sortere etter verdien eller krysse den med andre spørsmål, skal du etterfølgende opprette en brukerdefinert variabel på bakgrunn av ditt numeriske spørsmål. Brukerdefinerte variable beskrives nedenfor under analyse. Er datamengden stor, f.eks. hvis respondentene har tastet inn mange forskjellige svar (som f.eks. postnummer) er det risiko for at systemet ikke kan håndtere mengden av informasjon. Skal du derfor bruke opplysningene i analysen din, er det ofte en fordel (med litt større undersøkelser) å omformulere spørsmålet ditt til et enkelt spørsmål (se ovenfor) Uttrekk av tallene kan lett bearbeides i flere andre program. Det er mulig å eksportere de eksakte verdier fra ESS til en Excel-fil eller en CSV-fil som er kompatibel med programmer som f.eks. SPSS eller SAS Matrise numerisk En numerisk matrise har de samme begrensninger som et standard numerisk spørsmål, og her gjelder det ytterligere at du ikke har mulighet til å opprette en brukerdefinert variabel etterpå. Hvis du ønsker å bruke denne funksjonen, skal du derfor forberede deg på at tallene skal behandles i et annet program. På samme måte som med et numerisk spørsmål, er det mulig å eksportere de eksakte verdier til en Excel eller CSV-fil. I stede for å sette opp en matrise som vist ovenfor, skal respondentene selv taste inn eksakte tallverdier utenfor de forskjellige underspørsmål og svaralternativer. F.eks.: Spørsmålstekst Angi hvor mange timer du har brukt på følgende: Underspørsmål: 1) Mandag 2) Tirsdag 3) Onsdag 4) Torsdag 5) Fredag Svaralternativer: A) Møter, B) Administrativt arbeid, C) Prosjektledelse, D) Pauser Dette er en spørsmålstype som ikke er en standard valgmulighet. Hvis du ønsker å anvende denne spørsmålstypen, skal du derfor ringe til support og be om å få den aktivert. 9
Tekstfelt Tekstfelt bør anvendes til å la respondenten angi bakgrunnsdata som eksempelvis: Navn, adresse, by, e-mail, etc. Et tekstfelt kan bare være på en linje og har samme analysemessige begrensninger som de to variasjonene av numeriske spørsmål beskrevet ovenfor. Altså forstått på den måten at du ikke kan lage statistikk, sortere eller krysstabulere med disse variable før du har opprettet en brukerdefinert variabel med informasjonen. Fritekst Du skal velge fritekst hvis respondenten skal kunne gi en lengre, fri forklaring av en problemstilling. På samme måte som de numeriske spørsmål samt tekstfeltet, gjelder det at man ikke kan sortere på eller krysse med disse spørsmålene i analysen. Hva fritekst angår, gjelder det ytterligere at du ikke kan opprette en brukerdefinert variabel på bakgrunn av besvarelsene. De skal derfor hentes ut i Word. Ønsker man å kunne se kommentarene i forhold til resten av besvarelsene fra den enkelte respondent, kan man hente det hele ut som rådata i et Excel-ark. 3.2 Design Når du oppretter skjemaet ditt, har du en bred vifte av designmuligheter. Som standard er designet innstilt til å passe på den minst mulige skjermstørrelse, og fargene er holdt i Enalyzers fargeskala. Alt det kan du selvfølgelig lage om på, og ofte kan det vise seg å være nødvendig å regulere på bredde, forhold mellom tekst og spørsmål mm., avhengig av de spørsmål du stiller. Eksempelvis er et 3D-matrise spørsmål ofte bredere enn standarden, hvilket resulterer i et skjevt skjema hvis man ikke retter litt på formene. Når det kommer til design av et spørreskjema, kan det godt virke litt uoversiktlig å begynne å skru på alle de forskjellige parametre, som er tilgjengelige for både de enkelte spørsmål og for hele skjemaet. Men det kan virkelig godt lønne seg å sette seg litt inn i det. Prøv gjerne å lage et skjema og skift farger og skrifttyper ut en av gangen, og se hvordan du endrer på noe ved å taste akkurat den knappen. Etter litt øvelse faller det mye mer naturlig, og et skjema som passer til din arbeidsplass "corporate" identitet, har langt større verdi enn et som ikke gjør det. 10
Eksempel, ingen design: Her kan man se et utsnitt av et skjema som ikke på noen måte er blitt rettet på hverken i bredde, form eller farge: Eksempel, tilpasset design: Her kan man se et utsnitt fra forsiden på kundens hjemmeside: 11
Ved å sette inn en logo, endre på fargene og justere bredden på rammene i skjemaet, får man et skjema som ligger meget nær hjemmesidens design: 3.3 Design av hele skjemaet I det ovenstående er det endret på fargene, det er satt inn en logo, rammene i skjemaet er gjort mindre og bredden på skjemaet er tilpasset spørsmålene. Det er alt sammen ting, som kan gjøres for hele skjemaet på én gang. Når du endrer på designet for hele skjemaet, har du en rekke muligheter for å gjøre spørreskjemaet ditt mer ensartet og i overensstemmelse med din virksomhets "corporate" design. I starten krever det litt tålmodighet å få alt til å passe sammen, men her følger i første omgang en gjennomgang av de forskjellige funksjoner for å få en oversikt over mulighetene: Valg av farger Sidebakgrunnsfarge: Her kan du velge bakgrunnsfargen bak skjemaet. Skjemabakgrunnsfarge: Denne fargen er bakgrunnsfargen for skjemaet ikke inne i skjemaet, men i bjelken hvor overskriften vises, og i den litt smalere bjelken under det hele. Indre bakgrunnsfarge: Dette er bakgrunnsfargen inne i selve skjemaet. Font farge overskrift: Her velger du farge på overskriften. Font farge brødtekst: Her velger du farge på brødteksten altså dine spørsmål og svaralternativer. Statusbar farge: Her velger du fargen på statusbaren over skjemaet 12
Spørreskjemaets bredde Her kan du angi hvor bredt skjemaet ditt skal være i pixels. Hvis man vil være sikker på at alle respondenter kan se hele skjemaet på sin skjerm når det åpnes, bør det ikke være bredere enn 750 pixels, da den minste vanlige skjermtype er 800 pixels bred. Det kan likevel være en fordel å regulere litt mere på bredden især hvis man har et bredt spørsmål som en 3D-matrise. Det ser betydelig penere ut hvis skjemaets bredde svarer til spørsmålet slik at rammene ikke blir skjeve (se evt. eksempelet nedenfor). Fonttype og størrelse Du kan velge hvilken fonttype du ønsker, hvor stor skriften skal være, samt om det skal stå med fet eller kursiv. Velg knapper og spørreskjemaelementer Du kan velge de knappene du ønsker å få vist på skjemaet ditt. Knappene har stor relevans for respondentens muligheter underveis i skjemaet: Tilpass knapper og spørreskjema- elementer Når du har valgt alle de knappene du ønsker å ha med i skjemaet ditt, kan du også endre på deres design. Du kan endre fonttype, størrelse og farge, høyden på knappene og bakgrunnsfarge. Tilpass rammer Her har du mulighet til å endre farge og bredde på de indre og ytre rammer i skjemaet. Grafikk Her kan du velge å sette inn logo og bakgrunnsbilde, og du kan regulere på plasseringen mellom logoen og elementene i spørreskjemaet. 13
3.4 Design av de enkelte spørsmål Det er en designknapp for hver av de forskjellige spørsmålstyper. En gjennomgang av hvilke muligheter det er for hvert spørsmål, finner du i onlinemanualen under beskrivelsen av de forskjellige spørsmålstyper. Med unntagelse av matriser og 3-D matriser, har designet av de enkelte spørsmål ikke noen direkte innflytelse på forholdene i hele skjemaet. Men nettopp disse to spørsmålstyper fyller ofte betydelig mer enn de andre spørsmålene og kan derfor komme til å bryte rammen for skjemaet. Dette kan man oftest rette ved å endre på forholdet mellom plassen til underspørsmål og svaralternativer (se eksempelet nedenfor). Her kan du se hvordan rammene blir feil når spørsmålet er for stort for skjemaet. 14
Figur: Her kan du se hvordan rammene blir når bredden tilpasses skjemaet. 3.5 Ytterligere designmuligheter med HTML-koder Alle de stedene i skjemaet ditt hvor du kan skrive tekst det vil si i overskrifter, tekst, svaralternativer, underspørsmål mm. kan du også endre design ved hjelp av HTMLkoder. Du kan framheve enkelte ord med fet, kursiv eller understreket. Du kan rykke inn tekst, sette inn bilder, endre fontfargen for enkelte deler av teksten, sette inn links etc. Hvis du mangler kunnskap om selve kodene, kan du hente inspirasjon her: www.w3schools.com Arbeidet med HTML-koder omfattes ikke av Enalyzers hotline support. 15
4 Når du vil arbeide med dynamisk innhold Det er tre former for dynamisk innhold som man kan arbeide med i skjemaet og i undersøkelsen: Det ene er hopp (fra et spørsmål til et annet). Det andre er betingelser (visning av et spørsmål avhenger av tidligere avgitte svar). Det siste er flettefelt (bakgrunnsopplysninger eller avgitte svar vises som tekst i enten skjemaet eller e- mails). Ved å arbeide med dynamisk innhold, har du mulighet til å tilpasse undersøkelsen til de enkelte respondenter. Respondenten kan altså få vist de opplysninger som gjør seg gjeldende for nettopp han eller henne, og dermed unngå å svare på spørsmål som ikke er relevante. Du kan også oppsummere informasjoner ved å flette svarene inn lenger framme i skjemaet, eller holde styr på innbyrdes relasjoner mellom respondentene. Noe som f.eks. er svært anvendelig i lederevalueringer og lignende. 4.1 Hopp Den enkleste form for dynamisk innhold er hopp. Dette er en funksjon hvor du kan la en respondent hoppe over irrelevante spørsmål, hvis han eller hun avgir et bestemt svar. Et eksempel: Spørsmålstekst Vennligst angi, hvor tilfreds/utilfreds du var med følgende forhold på kurset: Underspørsmål: 1) Lokasjonen 2) Oppleggene 3) Det sosiale samvær med kollegaer 4) Fagligheten 5) Anvendeligheten Svaralternativer: A) Meget utilfreds, B) Utilfreds, C) Tilfreds, D) Meget tilfreds Spørsmålet er kun relevant for de medarbeidere som har deltatt på det gjeldende kurset. Men hvis undersøkelsen skal sendes ut til hele organisasjonen, og du ikke har informasjoner om hvem som har deltatt på hvilke kurs og når, så kan man velge å sette inn et spørsmål til, hvor man spør om den enkelte medarbeider har deltatt på kurset: Har du deltatt på kurs om bruk av webbaserte spørreskjemaanalyser? A) Ja, B) Nei. Hvis medarbeideren svarer B) Nei, innsettes et hopp, som sender han eller henne videre i skjemaet forbi de spørsmål som omhandler innholdet av det avholdte kurset 16
4.2 Bakgrunnsopplysninger Hvis du allerede kjenner respondentene dine, kan du bruke noen av de informasjoner du har om dem, til å guide dem ubemerket utenom de elementer av skjemaet, som ikke er relevante for dem. Eller du kan bruke informasjonene til å sette inn opplysninger i skjemaet, som passer på nettopp dem. For å arbeide med bakgrunnsopplysninger, krever det at undersøkelsen din skal lanseres via e-mail, og at du setter kontaktgruppen din opp med alle informasjoner. Mer om dette senere. For å gjenta eksempelet ovenfor, kunne en av de informasjoner man hadde på forhånd, være hvilke kurs medarbeideren hadde deltatt på. 4.3 Betingelser En betingelse er i prinsippet et omvendt hopp og forklares lettest med et eksempel: Ovennevnte spørsmål: Vennligst angi hvor tilfreds/utilfreds du var med følgende forhold på kurset: Underspørsmål: 1) Lokasjonen 2) Oppleggene 3) Det sosiale samvær med kollegaer 4) Fagligheten 5) Anvendeligheten Skal kun stilles til dem som har deltatt på et bestemt kurs. Kurs A. Derfor stilles forut for dette spørsmålet, et spørsmål om hvilke kurs medarbeideren har deltatt i: Hvilke kurs har du deltatt på?: A) Kurs A, B) Kurs B, C) Kurs C Spørsmålet om hvor tilfreds eller utilfreds medarbeideren var med nettopp Kurs A, skal bare stilles til dem som har svart Kurs A. Derfor setter man en betingelse på spørsmålet som angir at nettopp dette spørsmålet BARE skal vises, hvis man på spørsmålet foran har svart Kurs A. En betingelse viser altså tilbake i spørreskjemaet. Enda et eksempel: For å få et konstruktivt utbytte av skjemaet, kan det være relevant å stille et utdypende spørsmål til dem som svarer noe bestemt: Angi vennligst, hvor tilfreds/utilfreds du var med følgende forhold på Kurs A: Underspørsmål: 1) Lokasjonen 2) Oppleggene 3) Det sosiale samvær med kollegaer 4) Fagligheten 5) Anvendeligheten Svaralternativer: A) Meget utilfreds, B) Utilfreds, C) Tilfreds, D) Meget tilfreds 17
Svarer medarbeideren Utilfreds eller Meget utilfreds, kan du med fordel spørre videre hvorfor vedkommende ikke var tilfreds med forholdene. På den måten får du mye mer informasjon og kunnskap, som du kan bruke til å bli bedre. Et utdypende spørsmål kunne være: For å kunne tilby en bedre tjeneste i framtiden, vil vi svært gjerne høre hvilke tiltak vi kan iverksette for å gi deg en bedre opplevelse av forholdene Spørsmålet stilles som et fritekst spørsmål. Da det bare skal stilles til dem som har svart Utilfreds eller Meget utilfreds i et eller flere av spørsmålene ovenfor, settes det en betingelse hvor du angir at det kun skal stilles hvis man har svart Utilfreds eller Meget utilfreds i det foregående spørsmålet. En mer teknisk gjennomgang av hvordan du setter opp betingelsene, finnes i onlinemanualen. Begge eksemplene ovenfor beskriver en situasjon hvor betingelsen henviser til det umiddelbart foregående spørsmålet. Dette er ikke en forutsetning for at betingelsene virker. Man kan alltid henvise fra det siste spørsmålet i skjemaet til det første. Det kan i arbeidet med betingelser være en god idé å tenke over rekkefølgen på både spørsmålene som skal betinges og de spørsmål som betinger dem. Et eksempel: I en kundetilfredshetsundersøkelse skal det stilles noen spørsmål omkring tilfredsheten med virksomhetens leveranser. Virksomheten omfatter 15 forskjellige divisjoner. To av disse divisjonene adskiller seg fra de andre idet de leverer en særlig ytelse, som krever at spørsmålene skal formuleres annerledes enn de andre. Det skal derfor formuleres i alt 3 forskjellige spørsmål om tilfredshet med leveransen. Et til den første av de særlige divisjoner (Formulering A), et til den neste (Formulering B) og et til de resterende 13 (Formulering C). Den mest oversiktlige måten å sette det opp på, er ved først å stille et spørsmål om hvilken av de 15 divisjonene man handler med. Her bør svaralternativene stilles opp slik at de første 13 svaralternativer er de 13 som skal ha Formulering C. Deretter kommer de to siste divisjonene. På den måten kan man nemlig på betingelsen til de i alt 13, lage en betingelse som heter mindre enn eller lik med 13. Det er nemlig ikke mulig å sette en betingelse opp med mer enn i alt syv eller -betingelser. 18
4.4 Skjulte spørsmål Skjulte spørsmål er en funksjon som kan brukes når du gjerne vil lage betingelser på bakgrunnsopplysninger. Det fungerer på den måten at du stiller et spørsmål som bakgrunnsopplysningene så går inn og svarer på på vegne av respondenten. Så hvis vi gjentar eksempelet ovenfor med Kurs A, så kan du opprette et skjult spørsmål som spør om hvilket kurs man har deltatt på. På den måten slipper respondenten altså å svare på ting som du allerede godt vet, og du får samtidig mulighet til å bruke opplysningene til å dirigere respondenten rundt i resten av skjemaet. Når man oppretter skjulte spørsmål, skal man sørge for å stave spørsmålsteksten på akkurat samme måte som kolonnen i kontaktgruppefilen. Du må bruke tekstfelt som valg av type spørsmål, da det er den eneste måten hvor man alltid kan tilføye flere verdier uten problemer. Du skal være oppmerksom på at når man bruker skjulte spørsmål, så konverteres bakgrunnsvariablene til spørsmål. Dvs. at de fungerer på samme måte som et alminnelig spørsmål når du skal bruke dem i analysen din. Det eneste sted hvor det har betydning, er hvis du også vil flette inn informasjonene annet sted i skjemaet ditt. Mer om dette nedenfor under Flettefelter. 4.5 Flettefelter Flettefelter er en måte å sette inn informasjoner i spørreskjemaet på, men med forskjellig og dynamisk innhold. F.eks. har du kanskje i bakgrunnsopplysningene en kolonne som heter Sjef. Respondenten skal så svare på hva vedkommende synes om sin sjef. Men for å unngå forvirring, kan du sette inn et flettefelt i spørsmålet: Hvor tilfreds er du generelt sett med sjefen din (Sjef). Her erstattes (Sjef) med navnet på sjefen fra kolonnen i kontaktgruppefilen din. Du kan også sette inn besvarelser fra tidligere spørsmål. F.eks. har du kanskje i spørsmål nr. 1 spurt hvilken by bor du i? Senere stiller du et spørsmål om hvor tilfreds vedkommende er med den byen han eller hun bor i: Hvor tilfreds er du med å bo i (Q1)? Her erstattes (Q1) så av det svaret som ble gitt i det første spørsmålet. For en mer detaljert gjennomgang av oppsetting av flettefelter, kan du med fordel lese avsnittet Spørsmål med dynamisk innhold i manualen. 19
4.6 Noe som ikke kan gjøres med flettefelter Eksempel 1: Du har tre grupper respondenter, gruppe 1, gruppe 2 og gruppe 3. Gruppe 1 skal stilles spørsmål 1A, gruppe 2 skal stilles spørsmål 1B og gruppe 3 skal stilles spørsmål 1C. Spørsmål 2 skal stilles til alle, og der vil du gjerne flette inn svarene fra spørsmål 1. Du prøver derfor å sette flettefeltene (Q1A), (Q1B) og (Q1C) inn i spørsmål nr. 2. Når du så tester skjemaet ditt, kan du se at gruppe 1 riktig nok får erstattet (Q1A) med deres svar, men etterfølgende står det stadig (Q1B) (Q1C) i teksten. Det er fordi man ikke kan flette inn tomme verdier. Det er altså bare mulig å lage felter som vises til alle som har gitt en verdi til spørsmålet enten gjennom bakgrunnsopplysninger eller ved besvarelse av et tidligere spørsmål. Eksempel 2: Du vil gjerne flette fornavnet til respondenten inn i introteksten til spørreskjemaet. Du skriver derfor (Fornavn). Men når du åpner skjemaet etter å ha laget en lansering, står det stadig bare (Fornavn). Dette skyldes at kolonnene Fornavn, Etternavn og Email fungerer som systemvariable og dermed blir konvertert ved lanseringen på samme måte som bakgrunnsvariable gjør det, når man anvender skjulte spørsmål. Så hvis du gjerne vil flette fornavn, etternavn eller e-mail inn et sted i skjemaet, skal du opprette en ekstra kolonne i kontaktgruppefilen din, hvor du kopierer data fra systemkolonnene. Du skal bare huske å gi den et annet navn enn Fornavn, Etternavn og Email. Eksempelvis sette inn et tall eller en bokstav ekstra. Eksempel 3: Du har en bakgrunnsvariabel som heter kurs. Denne kolonnen angir tittelen på de kurs medarbeideren har deltatt på. Du har satt opp skjemaet ditt slik at man får stilt noen bestemte spørsmål avhengig av hvilke kurs man har deltatt på. Du har derfor opprettet et skjult spørsmål i skjemaet ditt, hvor du bruker kolonnen kurs til å svare på det skjulte spørsmålet, og dermed betinge de spørsmålene man får stilt senere. For å gjøre det ytterligere enkelt for respondenten å forstå hvilket kurs det er tale om, vil du også gjerne flette tittelen på kurset inn i spørsmålsformuleringen. Du skriver derfor [kurs]. Men når du har laget en lansering av prosjektet og tester spørsmålet, står det stadig bare [kurs] og det er ikke flettet inn noen informasjoner. Dette skyldes at du har opprettet et skjult spørsmål som stjeler kolonnens verdier og konverterer dem om til et spørsmål fram for en bakgrunnsvariabel. Så hvis du skal flette inn informasjonene fra kolonnen, skal du ikke henvise til kontaktgruppefilen, men til det skjulte spørsmålet. Altså [Qx] (hvor x er nummeret på det skjulte spørsmålet) fram for [kurs]. 20
5 Når du vil opprette en kontaktgruppe Kontaktgruppene er en av de viktigste faktorer når det gjelder å oppnå en suksessfull lansering av spørreskjemaet ditt. Hvis du oppretter en kontaktgruppe systematisk og med alle de informasjoner du allerede kjenner om din målgruppe, kan du spare deg selv for en masse tid med å rette feil senere i prosessen. VIKTIG! Som minimum krever systemet 3 kolonner i følgende rekkefølge: Fornavn, Etternavn, E-mail. E Deretter kan du opprette akkurat så mange kolonner, som du skal bruke til å flette med i spørreskjemaet eller i analysen. De eneste to begrensninger du skal være oppmerksom på, er at det i hver celle er en begrensning på 150 tegn, og at det samlede antall kolonner i Microsoft Excel ikke bør overstige 250, hvis du vil hente rapporter ut i Excel-format. Det betyr at dine bakgrunnsopplysninger lagt sammen med antall spørsmål (inkl. alle underspørsmål i matriser) ikke må overstige 250 i alt. Det andre er at du ikke kan flette med de tre systemopplysningene. Det betyr at hvis du gjerne vil flette fornavn, etternavn eller e-mail inn i teksten i spørreskjemaet, skal du opprette informasjonene igjen i en ny kolonne. F.eks. fornavn_1 og så bruke det i flettekoden din. Når du skal importere kontaktgruppen din, skal du være oppmerksom på dette skjermbildet: Til figur: Det er meget viktig at du husker å markere den venstre siden og føye dem til den høyre. Ellers vil de kolonnene du har opprettet utover de tre systemkolonner, IKKE bli lagt til. 21