Visma Business AutoCollect læringsverktøy 3.2.8 Hvordan komme i gang- opprette avtale på klient
Innmelding av ny klient 2 Oppsett Visma AutoCollect 2 Hvordan sette opp en ny klient i Visma Business 2 Oppsett av avtalekort Visma AutoCollect 4 Fane 1: Admin informasjon 4 Epost som går til konsulent dersom man haker av i avtalekortet 5 Fane 2: Regnskap konti 6 Fane 3: Ink.oppgjør- arter og serier 7 Fane 4: Innfordringstjenester 8 Purreservice / Inkassoservice 8 Fire alternativer for purreflyter 9 Tre alternativer for overføring fra purring til inkasso 10 Fane 5: Diverse 11 Kobling til annen aktør Utleveres Aktørnr. 11 Kundekategori for Skal ikke med på forslag Purring/Inkasso 11 Ekstra saksinfo fra Visma Business til Visma Collectors AS 11 Avdelingshenføring på klienter med Visma Autocollect 12 Alternativ 2 12 Endre informasjon i Avtalekortet 13 1
Innmelding av ny klient 2 Når dere aktiverer en ny klient i Visma Business, vil nødvendig informasjon bli tilsendt Visma Collectors. Send i tillegg signert avtale mellom Azets og kunden til autocollect.collectors@visma.com Oppsett Visma AutoCollect For å komme i gang med Visma AutoCollect må en del generelle parameteropplysninger i Visma Business registreres. Det er blant annet en forutsetning at man har AutoPay på klienter som skal benytte Purreservice. For klienter som har AutoPay 4 er det nødvendig at haker av for Automatisk oppdatering av innbetalingsbunter, og oppdaterer disse manuelt i Bilagsregistreringen. Disse settes i vindu 221. Kundereskontro, fane Oppsett AutoCollect som du som regel finner her; Regnskap - Kundereskontro - Visma AutoCollect Hvordan sette opp en ny klient i Visma Business 1. Sjekk at Orgnr og Bankkonto er korrekt 2. Sett inn riktig antall løpedager Dette feltet angir når posten skal sendes til purring. 3. Opprett Bilagsart 19, Inkassooppgjør og Bilagsart 199 Korrigering Visma Auto collect Disse bilagsarter er laget for at de IKKE skal rapporteres til Visma Collectors AS 4. Opprett hovedbokskontoer eller bruk eksisterende 1550 Mellomværende Visma Collectors 8055 Renteinntekt 8056 - Gebyrinntekt 7791 Purre-og Inkassokostnader 2710 Inngående Mva 5. Opprett Bilagsserie 198 Oppgjør Inkasso Visma Auto collect 6. Sett inn neste- og siste bilagsnr, samt bilagsart.
3 7. For klienter som purrer selv: Sett inn minste purrebeløp Sett inn antall purrebrev der siste må være gyldig Inkassovarsel Send kopi av inkassovarsel til Visma Collectors for godkjennelse autocollect.collectors@visma.com Åpne avtalebildet og registrer avtalen ved å trykke på knappen Start Visma AutoCollect. Du vil da få en melding om at avtalen ikke er aktiv, der skal du trykke OK, slik at et nytt vindu kommer opp der dere skal trykke på knappen Innfordringsavtale.
Oppsett av avtalekort Visma AutoCollect 4 Fane 1: Admin informasjon Legg inn all nødvendig informasjon Hak av for Aktiv når du er ferdig Fjern hake for Test-avtale Ansvarlig bruker: Regnskapsfører, den som fører i Visma Business Klient E-post: Epost til klienten Konsulent E-post: Epost til Regnskapsfører Epost dersom kreditposter finnes: Dette er en spesialtilpasning gjort for kunder med mange faktura og kreditnotaer mot samme kunde Dersom dere ønsker å ta i bruk denne, anbefaler vi at dere haker av for epost til konsulent for så å videresende eposten til kunden
Epost som går til konsulent dersom man haker av i avtalekortet 5 -----Opprinnelig melding----- Fra: june@kunde.no [mailto: june@kunde.no ] Sendt: 9. august 2016 15:02 Til: KUNDE purringer Emne: Purringer fra KUNDE AS Vi har i dag sendt purring på følgende faktura: Bilagsnr Tekst Bilagsdato Beløp Restbeløp Forfallsdato 1011110 Utgående faktura 25.04.2016 208 538,00 208 538,00 05.05.2016 Vi gjør oppmerksom på at betaling med befriende virkning kun kan skje i henhold utsendte purringer og med riktig beløp og KID. Fratrekk for eventuelle kreditposter må ikke finne sted med mindre dette er spesifikt avtalt med KUNDE AS. På det tidspunkt da ovenfor spesifiserte purringer ble generert var det registrert følgende kreditposter på aktuell konto: Bilagsnr Tekst Bilagsdato Beløp Restbeløp Forfallsdato 314122 Bankref: 975006913 10.12.2015-2 400,00-2 400,00 10.12.2015 Vi viser til teksten ovenfor men gjør allikevel oppmerksom på at kreditposter ikke må trekkes fra med mindre det er særskilt avtalt med KUNDE AS. Med vennlig hilsen KUNDE AS
Fane 2: Regnskap konti 6 Sett inn de hovedbokskonti du har opprettet eller ønsker å bruke: 1550 Mellomværende Visma Collectors 8055 Renteinntekt 8056 - Gebyrinntekt 7791 Purre-og Inkassokostnader 2710 Inngående Mva Dersom klienten ikke er mva pliktig sett opp en kostnadskonto i stedet for konto 2710. Hent fram de bilagsarter dere benytter til kreditnota, standard Visma Business er: 12 - utg. Kreditnota. Det finnes ingen logikk for fleksibel avdelingshenføring i Visma AutoCollect. Dersom klienten benytter avdelingsregnskap, og inntekter og kostnader rundt purring/inkasso skal henføres til riktig avdeling, må du angi et spesifikt avdelingsnummer i dette feltet. Ønsker du så å splitte dette videre på andre avdelinger, så må det gjøres manuelt i etterkant. * Se mer informasjon i eget avsnitt om avdelingshenføring, side 12.
7 Fane 3: Ink.oppgjør- arter og serier Her henter du fram de bilagsarter og serier som skal benyttes. Bilagsnummerserie: 198 Oppgjør Inkasso Bilagsart renter: 17 Renter Bilagsart manuell korr: 199 Korrigering AutoCollect Bilagsart inkassooppgjør: 198 Inkassooppgjør Bilagsart 198 og 199 er laget for at de IKKE skal gi beskjed til Visma Collectors. 198 benyttes på Inkassooppgjør 199 benyttes på tapsføringer og korrigeringer Hak av for Oppdater bilag automatisk dersom man ønsker at inkassooppgjøret skal oppdateres automatisk.
8 Fane 4: Innfordringstjenester Her henter du fram de bilagsarter for Utgående faktura som skal komme opp i Purre-/Inkasso forslaget. Standard Visma Business er 11 - Utg. faktura. Purreservice / Inkassoservice Ja = Visma Collectors purrer for klienten Nei = Klienten purrer selv og Visma Collectors tar hånd om inkassooppfølging av kravene Har du svart Ja på purreservice: Sett inn Minstebeløp, Løpedager, Purreflyt og Overføring fra purring til Inkasso *Se mer informasjon i egne avsnitt lengre bak vedrørende alternativer for Purreflyt og Overføring til inkasso. Har du svart Nei på purreservice: Sett inn Minstebeløp, Antall purringer før inkasso og Løpedager Gyldig inkassovarsel må være sendt ut til kunden
9 Fire alternativer for purreflyter Standard Inkassovarsel (Løpedager settes til 14) Inkassovarsel sendes tidligst 14 dager etter forfall med 14 dagers betalingsbetingelser og med beregning av forsinkelsesrenter og et purregebyr. Alle beregnede forsinkelsesrenter samt purregebyr går uavkortet til kreditor sin konto. Uteblir betaling er fordringen klar for inkasso 18 dager etter at inkassovarsel er sendt. Inkassovarsel uten gebyr (Løpedager settes til 3) Inkassovarsel sendes tidligst 4 dager etter forfall på faktura og med beregning av forsinkelsesrenter uten purregebyr. Alle beregnede forsinkelsesrenter går uavkortet til kreditor sin konto. Uteblir betaling er fordring klar for inkasso 18 dager etter at inkassovarsel er sendt. Betalingspåminnelse uten gebyr (Løpedager settes til 6) Betalingspåminnelse sendes tidligst 7 dager etter forfall på faktura uten purregebyr, med renteberegning og betalingsbetingelser på 7 dager. Dette brevet sendes pr epost dersom det ligger epost på kundekortet i Visma Business. Inkassovarsel sendes 7 dager etter at betalingspåminnelse ble sendt, med 14 dagers betalingsbetingelser og beregning av forsinkelsesrenter og purregebyr. Alle beregnede forsinkelsesrenter samt purregebyr går uavkortet til kreditor sin konto. Uteblir betaling er fordring klar for inkasso 18 dager etter at inkassovarsel er sendt. *Det er pt. ikke mulig å benytte denne flyten dersom man har haket av for Autooverføring Purring (Betalingspåminnelse med gebyr) (Løpedager settes til 14) Betalingspåminnelse sendes tidligst 14 dager etter forfall på faktura med 14 dagers betalingsbetingelser og med beregning av forsinkelsesrenter og et purregebyr. Inkassovarsel sendes 17 dager etter at betalingspåminnelse er sendt, med 14 dagers betalingsbetingelser og med beregning av forsinkelsesrenter og to purregebyr. Alle beregnede forsinkelsesrenter samt purregebyr går uavkortet til kreditor sin konto. Uteblir betaling er fordringen klar for inkasso 18 dager etter at inkassovarsel er sendt.
10 Tre alternativer for overføring fra purring til inkasso Automatisk Faktura overføres til inkasso 4 dager etter forfall på Inkassovarsel Vi sender ingen liste i forkant av overføringen. Vi sender oppdragsbekreftelse etter at inkassosaken er registrert Inkassoliste uten Automatikk Vi sender epost hver tirsdag (dersom det er fakturaer som er klare for inkasso) med beskjed om å besvare om faktura skal overføres eller ikke. Ingen faktura overføres før listen besvares. Regnskapsfører besvarer inkassolisten i Visma Business under fane Purre- og inkassostopp Endre PAI til PAO/PS (PAI= Purring Avventer Inkasso, PAO= Purring Avventer Oppheves, PS=PurreStopp) Klienter uten tilgang til Visma Business, må besvare på KreditorWeb Endre Overfør / Avvent eller Avslutt Inkassoliste med Automatikk Vi sender epost hver tirsdag (dersom det er fakturaer som er klare for inkasso) med beskjed om å besvare innen torsdag kl 11, dersom faktura ikke skal overføres. Faktura overføres til Inkasso torsdag ettermiddag, med mindre de er endret til PS eller Avslutt. Regnskapsfører må stoppe faktura som ikke skal til inkasso i Visma Business Stopp settes i fane Faktura til Autocollect, Aktive faktura til innfordring ved å endre fra P til PS. Klienter uten tilgang til Visma Business, svarer på KreditorWeb ved å velge Avvent eller Avslutt
Fane 5: Diverse 11 Her finner dere en del spesialløsninger som er laget for enkelte av våre kunder. Det er pt. ikke mulig å benytte disse feltene dersom man har haket av for Autooverføring. 1. Kobling til annen aktør Utleveres Aktørnr. a. Henter navn og adresse fra denne tabellen dersom den er i bruk 2. Kundekategori for Skal ikke med på forslag Purring/Inkasso a. Her kan man kategorisere kundene slik at det er mulig å unnlate disse fra purring b. Grupper kundene i Kundefelt Gr.1 - Gr.12 med unntak av Gr.2. 3. Ekstra saksinfo fra Visma Business til Visma Collectors AS a. Dette kan feks. være gårds- og bruksnummer, Bilregistreringsnr., Avdelingsnavn mm. b. Informasjonen må ligge under Kunde eller Ordre i en av tabellene: Opplysning 1 - Opplysning 6.
Avdelingshenføring på klienter med Visma Autocollect 12 Alternativ 1 Det må legges inn avdeling i avtalekortet for AutoCollect i Visma Business. I tillegg må kontoene for disse inntektene og kostnadene knyttes mot denne avdeling. Avdeling : Det finnes ingen logikk for fleksibel avdelingshenføring i Visma AutoCollect. Dersom klienten benytter avdelingsregnskap og inntekter og kostnader rundt purring/inkasso skal henføres til avdeling, så angir du et spesifikt avdelingsnummer i dette feltet. Dette blir da å oppfatte som en fellesavdeling. Ønsker du så å splitte dette videre på andre avdelinger, så må det gjøres manuelt i etterkant. Ansvarsenhetsnummer : I dette feltet angir du hvilken ansvarsenhet som er Avdeling hos aktuell klient. Se Visma Business Bedriftsparametre og forklaring på avdelingsbegrepet. Feltet skal kun fylles ut dersom klienten har avdelingsregnskap! Inntekter og inkassokostnader føres mot konto for Rente og gebyrinntekter og fordeles i etterkant med en fordelingsnøkkel. Avdeling satt i Avtalekortet får kostnadene og inntektene bokført på seg. Alternativ 2 Dersom de aktuelle kontiene i Visma Business er satt opp med å kreve avdeling, så vil ikke buntene bli oppdatert så lenge ikke avdeling er utfylt. Saksbehandler går derfor inn på bilagslinjene i bunten og påfører den avtalte avdeling 9901 manuelt og oppdaterer så bunten. Det vil med andre ord si at alle kunder må da få oppgjørene fra dere på avdeling 9901 slik at fordelingen blir riktig.
13 Endre informasjon i Avtalekortet Dersom man senere ønsker å endre informasjon i avtalekortet, gå inn på Regnskap - Kundereskontro - Visma AutoCollect og trykk på knappen Start Visma AutoCollect. Du kommer da inn i Purre-/Inkassoforslaget og fanen Nye poster klare for purring/inkasso og trykk på knappen Innfordringsavtale.