Dato: 20. juli 2004 Fullmaktssak /04 Bergen Bygg og Eiendom KF Skoler - Diverse ombygginger 2003. Valg av entreprenør for generalentreprise. PEAD BBE-1632-200401143-14 Hva saken gjelder: Bergen Kommune v/ BBE KF skal i samarbeid med byrådsavdeling for oppvekst foreta en rekke mindre tilpassinger og ombygginger av eksisterende skolebygg. For år 2003 er det i økonomiplanen for 2003 2006 avsatt samlet 6,0 mill til dette formål. Midlene fordeler seg for 2003 som følger: 1. Diverse ombygginger og tilpasninger til ny pedagogikk 3,0 mill 2. SFO, tilrettelegging ( toaletter, garderober og baseareal) 3,0 mill I tillegger det avsatt til Tilrettelegging av utearealer 3,5 mill for år 2003. Investeringsmidler merket Diverse ombygginger er primært ment benyttet i skoler som ikke er tilgodesett med egne midler i investeringsprogrammet. Midlene skal både brukes til generelle ombyggingsarbeider for å tilpasse skoleanleggene til nye reformer, og til standardhevende tiltak. Disposisjon av disse midlene foretas i samarbeid mellom BBE KF og BOPP på grunnlag av de ombyggingsbehov de enkelte barne- og ungdomsskoler har innsendt og fått godkjent av BOPP. Bergen Bygg og Eiendom KF utbyggingsavdelingen ønsker å engasjere entreprenør for gjennomføringen av generalentreprise av de ulike ombyggingstiltak for barne- og ungdomsskoler. På grunnlag av ønske om å inngå kontrakt med det firmaet som har levert tilbud som er det økonomiske mest fordelaktig for Bergen Kommune, har BBE KF foretatt et valg, og det er det denne saken gjelder.
Vedtakskompetanse fullmaktssak: Styresak 95/01: Forslag til vedtak: 1 Forutsatt at byrådet fatter vedtak i tråd med innstilling i denne sak, delegerer styret i BBE KF fullmakt til direktør til å slutte kontrakter innenfor bevilgning men uavhengig av prosjektkostnad. Forslag til innstilling til byrådet: 1 Med henvisning til vedtak med vedlegg i byrådssak 434/01, utgår begrensning på 5,0 mill. i prosjektkostnad når det gjelder anledning for styret i BBE KF til å videredelegere fullmakt til direktør til å slutte kontrakter. Byrådet viser til sitt vedtak av 05.09.01 sak 0434/01: budsjettfullmakter for kommunale bedrifter og foretak i Bergen kommune og vedtar nytt punkt III.B.1 i trykt vedlegg som får slik ordlyd: Investeringer i fast eiendom Styrene i BBE KF og BBB kan - uten beløpsbegrensning treffe gjennomføringsvedtak med bevilgning for investeringsprosjekter, samt slutte de nødvendige kontrakter, innenfor rammen av det investeringsbudsjettet som bystyret har vedtatt for bedriften/ foretaket. Fullmakt til å treffe gjennomføringsvedtak med bevilgning, kan delegeres til bedriftens /foretakets administrative leder når kostnadene for det enkelte prosjekt ikke overstiger 5 mill. Videre kan styret uten beløpsbegrensning delegere til bedriftens / foretakets administrative leder fullmakt til å slutte nødvendige kontrakter når bevilgning foreligger. I den grad administrativ leder utøver delegert myndighet som medfører beslutninger av prinsipiell art, forutsettes at avgjørelsen legges frem for styret. Vedtak av 05.09.01 sak 0434/01 i trykt vedlegg pkt. III.B.1 utgår.
Fullmakstvedtak: Direktøren ved Bergen Bygg og Eiendom KF har i medhold av fullmakt sitert ovenfor gjort følgende vedtak: 1. De inngås kontrakt med firma ABORA PROSJEKT A/S som generalentreprenør ved gjennomføring av diverse ombyggingstiltak ved 14 barne- og ungdomsskoler. 2. Dersom det ikke oppnås enighet med nevnte firma, gis administrasjonen tillatelse til å opprette kontrakt med nest beste tilbyder iht. vedlagte innstilling ( vedlegg 1) Bergen den 21.07.04 Bergen Bygg og Eiendom KF Dagfinn Øvrebotten Direktør Olav Ytre-Arne utbyggingssjef
Saksutredning: 1.0 Tidligere politiske vedtak: 1.1 Bystyret behandlet Byrådets forslag til økonomiplan for 2003-2006 den 16.12.02. Diverse ombygginger 2003 av barne og ungdomsskoler samt ombygging av SFO-baser inngår i denne økonomiplanen 2.0 Bakgrunn for saken Investeringsmidler merket Diverse ombygginger er primært ment benyttet i skoler som ikke er tilgodesett med egne midler i investeringsprogrammet. Midlene skal både brukes til generelle ombyggingsarbeider for å tilpasse skoleanleggene til nye reformer, og til standardhevende tiltak. Midlene fordeler seg for 2003 som følger: 1. Diverse ombygginger og tilpasninger til ny pedagogikk 3,0 mill 2. SFO, tilrettelegging ( toaletter, garderober og baseareal) 3,0 mill I tillegger det avsatt til Tilrettelegging av utearealer 3,5 mill for år 2003. Disposisjon av disse midlene foretas i samarbeid mellom BBE KF og BOPP på grunnlag av de ombyggingsbehov de enkelte barn og ungdomsskoler har innsendt og fått godkjent av BOPP. 3.0 Gjennomføringsfasen Før arbeidene kan gjennomføres må det utarbeides nødvendig beskrivelse og tegninger, og det må innhentes offentlig tillatelse for de arbeidene som krever dette. Hovedparten av tiltakene er imidlertid av en slik karakter at det ikke kreves byggesaksbehandling. Arbeidene vil deretter bli gjennomført så raskt som mulig. De arbeider som er beskrevet i gjennomføringsfasen er hovedoppgaven til det firma som engasjeres i denne sak. Ombyggingsarbeidene er planlagt gjennomført i løpet av høsten 2003. Entreprenør for generalentreprise: BBE KF har utlyst tilbudskonkurranse med forhandlinger om gjeldende oppdrag gjennom Norsk Lysingsblad, DOFFIN-basen den 01.06.04, og i dagspressen, kommunetorget den 07.06.04, Det meldte seg 5 entreprenører som ønsket å gi pristilbud på oppdraget. Ved tilbudsfristens utløp den 08.07.04 leverte 3 av interessentene tilbud. BBE KF har gjennomført forhandlinger med alle 3 tilbyderne basert på at disse har tilfredstilt våre krav til kvalifikasjon. Evalueringen av tilbudene framgår av vedlegg 1, unntatt offentligheten
4.0 KOSTNADER, ØKONOMISTYRING. I brev fra Fylkesmannen i Hordaland datert den 03.02.2004 vedrørende avklaringer i forhold til Bergen kommunes investeringsbudsjett for 2004 heter det bl. a. følgende i strekpunkt 4: Kommunen kan fortsette byggearbeidet med investeringer der kommunen har inngått kontrakter ( avtale med entreprenør og lignende). Kommunen må ikke starte opp nye investeringsprosjekter inntil videre. Byrådsavdeling for finans har i brev av 18.03.04 til Fylkesmannen i Hordaland redegjort for Investeringer det bør søkes om å få gjennomføre (kontrahere) 1. halvår 2004. Blant disse tiltakene er: Tilpasning til ny pedagogikk (6 mill hvorav 3 mill fra 2003) Dette er en viktig post for å kunne fremme kvalitetsheving og ny pedagogikk i bergensskolen. Midlene nyttes særlig til utbedring av areal for å gi plass til flere elever. Dette vil være aktuelt på skoler med forventet kapasitetsproblem til høsten. Det er derfor viktig å gjennomføre disse tiltakene før skolestart. Administrasjonen tolker dette dit hen at Byrådsavdeling for finans har i brev av 18.03.04 søkt om dispensasjon for å kunne ta opp lån til tiltak i forbindelse med Tilpassing til ny pedagogikk, og at nevnte tiltak kan iverksettes. 5