Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalget Dato: 08.05.2014 Møtested: Storstua, Formannskapsrommet Tidspunkt: 13:00 Forfall meldes snarest på tlf. 48 88 30 36 til sekretariatet, som sørger for innkalling av vararepresentanter. Ved inhabilitet i enkeltsaker, må det meldes fra om dette til sekretariatet. Vararepresentanter møter kun etter særskilt innkalling. SAKSLISTE:
Saksnr Innhold Arkivsaksnr PS 14/12 Kontrollutvalgets uttalelse til KF Stor-Elvdal 2014/330 kommuneskogers regnskap for 2013 PS 14/13 Valg av prosjekt - forvaltningsrevisjon 2014 2012/111 PS 14/14 Kontrollutvalgets årsmelding og regnskap 2013 - ny 2014/248 behandling PS 14/15 Eventuelt 8. mai 2014 2014/20 PS 14/16 Referatsaker 28. april 2014 2014/21 Stor-Elvdal kommune, 30.04.2014 Kjell Øverby Utvalgets leder Kristin Moe Sekretær
Saksframlegg Dato: 28.03.2014 Referanse: 2014/330-2897/2014 Arkiv: 210 Vår saksbehandler: Kristin Moe Direkte tlf. 62434490 Kontrollutvalgets uttalelse til KF Stor-Elvdal kommuneskogers regnskap for 2013 Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 14/12 Kontrollutvalget 08.05.2014 Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Revisjonsberetning KF Stor-Elvdal kommuneskoger 2013 2 Undertegnet regnskap og årsberetning 2013 for KF Stor-Elvdal kommuneskoger Sekretærens forslag til uttalelse: Kontrollutvalget har i møte 8. mai 2014 behandlet KF Stor-Elvdal kommuneskogers regnskap for 2013. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte regnskap og revisjonsberetning datert 13.03.2013. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne KF Stor-Elvdal kommuneskogers regnskap for 2013. Bakgrunn Styret for Stor-Elvdal kommuneskoger har godkjent regnskapet og årsberetning for 2013. I henhold til forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak, skal regnskapet være avlagt innen 15. februar og årsberetningen senest 31. mars. Regnskapet og årsberetningen skal fastsettes av kommunestyret senest 6 måneder etter regnskapsårets slutt. Vurdering Regnskapet er avlagt med et årsoverskudd på kr 3 828 790,-, dette er ca 2,6 millioner høyere enn i 2012. Overskuddet i 2013 var kr 245 210,- lavere enn budsjett, og de samlede inntekter ble 4 % lavere enn budsjett. Det ble i 2012 vedtatt at Kommuneskogen i 2013 skulle overføre 4 millioner til Stor-Elvdal kommune (av dette kr 171 210,- fra annen egenkapital) mot 1,25 millioner i 2012. Dette ble en utfordring da det ble satt i gang flere store investeringsprosjekter i 2012 som fortsatte inn i 2013 med høye kostnader. Kr 1,25 million ble overført til kommunekassa i juli 2013 og det ble i desember overført kr 2,5 millioner. Kommuneskogen skylder derfor kommunekassa kr 1,5 million fra driftsåret 2013, dette vil bli overført første halvår i 2014 når pengene er opptjent. Foretaket har en egenkapitalandel pr 31.12.13 på 90 %. Egenkapitalandel er et mål for hvor mye egenkapital det er i driften (egenkapital/totalkapital).
Kommunestyret vedtok i 2012 at det skulle settes i gang en utredning om salg av hele eller deler av Kommuneskogen. Samtidig ble det vedtatt å utrede Kommuneskogens framtidige organisering enten lagt inn under teknisk avdeling eller om det fortsatt skulle være et kommunalt foretak. I mai 2013 vedtok kommunestyret at det ikke var aktuelt med salg av skog og i august samme år ble det vedtatt at Kommuneskogen fortsatt skal drives som et kommunalt foretak. Konklusjon Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne KF Stor-Elvdal kommuneskogers regnskap for 2013.
Saksframlegg Dato: 28.04.2014 Referanse: 2012/111-3773/2014 Arkiv: 216 Vår saksbehandler: Kristin Moe Direkte tlf. 62434490 Valg av prosjekt - forvaltningsrevisjon 2014 Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 14/13 Kontrollutvalget 08.05.2014 Saksdokumenter vedlagt: Plan for forvaltningsrevisjon 2015 2015 Stor-Elvdal kommune ble sendt ut med sakspapirene til møte den 26.03.2012. Sekretærens forslag til vedtak: Saken legges frem uten forslag til vedtak Bakgrunn Kommunens virksomhet skal med hjemmel i kommuneloven være gjenstand for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunens vedtak og forutsetninger. Formålet med forvaltningsrevisjonen er å utføre systematiske undersøkelser av kommunens tjenesteproduksjon, myndighetsutøvelse og økonomiske forvaltning, samt å avdekke eventuelle svakheter, mangler og muligheter for forbedring. Vurdering Kontrollutvalget i Stor-Elvdal behandlet i møte den 26.03.2012 «Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015», utarbeidet av Hedmark Revisjon IKS. Planen var basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret var som følger: 1. Følgende prosjekter prioriteres i en ikke prioritert rekkefølge fra «Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015» Koordinering av kommunale tjenester overfor brukere med psykiske helseproblemer Kommunens ivaretakelse av opplæringslovens krav om tilpasset opplæring Implementering av samhandlingsreformen Etterlevelse av lovverk og rutiner vedrørende habilitet Prosjekter som velges ut i fra overordnet analyse er: Oppfølging av politiske vedtak
Tilskudd til næringsformål I tillegg ser kontrollutvalget at det kan være ønskelig med et prosjekt om oppbyggingen av fjernvarmeanlegget på Koppang. 2. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta eventuelle endringer i perioden. Kommunestyret hadde tilleggsforslag: 3. Barnevern fase 2 tas inn på prioritert liste for 2012 2015. Det ble i 2011 gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekt «Barneverntjenesten i Stor-Elvdal kommune». Endelig rapport ble behandlet i kontrollutvalget 10.10.2011. Kontrollutvalget hadde følgende innstilling til kommunestyret: Stor-Elvdal kommune bør vurdere følgende: Problemstilling 1: 1. Barneverntjenesten bør vurdere å innarbeide egne mål for forbedringsarbeidet i kvalitetssystemet. 2. Barneverntjenesten bør gjennomføre medarbeiderundersøkelser. På grunn av ny bemanning vil vi anbefale at denne gjennomføres tidlig i 2012. 3. Dersom det ikke anses som mulig å gjennomføre brukerundersøkelser blant barn og foreldre bør temaet hvordan gjøre bruk av erfaringer fra barn og foreldre til forbedring av barneverntjenesten innarbeides i kvalitetssystemet. Problemstilling 2: 1. Barneverntjenesten bør vurdere om det er hensiktsmessig å innarbeide, i mal for vedtak, en huskeliste over lovens minimumskrav til begrunnelse for vedtak. 2. Maler kan bli til hinder for individuell behandling og begrunnelse. Vi anbefaler derfor at prosedyrene instruerer saksbehandlerne til alltid å beskrive individuelle behov i for eksempel vedtak. 3. Barneverntjenesten bør positivt bekrefte i saksmappene at barnas rettigheter i forhold til informasjon er ivaretatt i tillegg til retten til å uttale seg i saken. 4. Barneverntjenesten bør vurdere om dokumenter og opplysninger i forsystemet løpende bør skrives ut og oppbevares i klientmappene. Dokumenter og opplysninger kan lagres på forskjellige steder, men det anbefales at det utarbeides en oversikt i den enkelte mappe som til enhver tid viser det totale bildet. 5. Barneverntjenesten bør vurdere om kvalitetssystemet klargjør kravene i forvaltningsloven om saksbehandlingsreglene tilstrekkelig. Det gjelder spesielt rett til bistand og retten til å gjøre seg kjent med saksdokumentene. Problemstilling 3: 1. Vi anbefaler at det innføres sluttdato for alle vedtak, og tilhørende tiltak. Det vil i større grad sikre jevnlig vurdering og begrunnelse for at tiltak videreføres. 2. Barneverntjenesten bør vurdere å inkludere omtale av regelverket knyttet til refusjon og egenbetaling i kvalitetssystemet. Lederen fremmet følgende tilleggsforslag: Kontrollutvalget ber kommunestyret vedta at rådmann/virksomhetsleder framlegger en evaluering av anbefalingene innen utløpet av juni 2013.
Det ble i 2012 og 2013 gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekt «Koordinering av kommunale tjenester for barn og unge med psykiske vansker og lidelser». Prosjektet var oppe til behandling i kontrollutvalget 18.11.2013. Kontrollutvalget har hatt «Fjernvarmeanlegget Stor-Elvdal» oppe til behandling flere ganger, senest 18.11.2013 med vedtak: Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til etterretning. Saken utsettes og blir diskutert ved prioritering av forvaltningsrevisjon for 2014. I samtlige samarbeidskommuner, Engerdal, Elverum, Stor-Elvdal, Trysil og Åmot lå «Implementering av samhandlingsreformen» inne i «Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015» På bakgrunn av dette ble det den 03.07.13 holdt et felles styremøte der en så på muligheten for å samarbeide om et felles prosjekt innen samhandlingsreformen. Det ble der besluttet at de ønsket en redegjørelse fra Roy Heine Olsen, prosjektleder av samhandlingsreformen i ovenstående kommuner. Denne redegjørelsen ble gitt til kontrollutvalget i Elverum kommune den 18.10.2013. Hedmark Revisjon IKS skrev et resyme fra redegjørelsen som i etterkant ble sendt ut til alle kontrollutvalgsmedlemmene. På bakgrunn av innholdet i referatet utarbeidet Hedmark Revisjon IKS en anbefaling/forslag til aktuelle prosjekt. Samtlige 5 kontrollutvalget ba om en ny redegjørelse av Roy Heine Olsen. Denne ble gitt i styremøte den 11. mars 2014. Vedtaket ble som følger: Styret er enige om at de avventer til høsten om de ønsker å gå inn i et felles forvaltningsrevisjonsprosjekt om samhandlingsreformen». Konklusjon En bør på dagens møte ta standpunkt til hvilke prosjekt en ønsker slik at det etter dagens møte kan bestilles en prosjektplan for forvaltningsrevisjon.
Saksframlegg Dato: 31.03.2014 Referanse: 2014/248-2938/2014 Arkiv: 210 Vår saksbehandler: Kristin Moe Direkte tlf. 62434490 Kontrollutvalgets årsmelding og regnskap 2013 - ny behandling Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 14/14 Kontrollutvalget 08.05.2014 Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Regnskap 2013 2 Felles avregning til kommunene 2013 3 Årsmelding 2013 Sekretæren tilrår kontrollutvalget å fremme følgende innstilling overfor kommunestyret: Kontrollutvalgets årsmelding og regnskap for 2013 godkjennes. Bakgrunn Kontrollutvalget behandlet samme sak i møte den 17. mars men valgte å utsette saken til dagens møte da det er et overforbruk på revisjonstjenester for 2013. Daglig leder i Hedmark Revisjon IKS, Morten A. Birkelid, vil redegjøre for dette. Vurdering Årsmeldingen omfatter tidsrommet 01.01.2013 til 31.12.2013. Meldingen gir oversikt over medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget, møter, opplysning om antall saker, og utvalgets arbeid. Rammene for kontrollutvalgets arbeid er fastsatt i forskrift om revisjon og kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner fastsatt av kommunal- og regionaldepartementet 15. juni 2004 med virkning fra 1. juli samme år. Kommunestyret har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget er et sentralt hjelpeorgan for kommunestyret, og skal utøve sitt arbeide iht. kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget rapporterer om sin virksomhet til kommunestyret.
Kontrollutvalget er ikke forpliktet til å behandle andre enn de saker som det får seg forelagt fra kommunestyret, eller der det fremgår av revisjonsforskriften. Når det gjelder henvendelser fra andre enn kommunestyret eller revisjonen, må kontrollutvalget selv vurdere om saken hører under utvalgets kompetanseområde, og om det vil prioritere saken. Utvalget har ikke mottatt henvendelser fra andre i 2013. Konklusjon Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne kontrollutvalgets årsmelding og regnskap for 2013.
Saksframlegg Dato: 28.04.2014 Referanse: 2014/20-3771/2014 Arkiv: 210 Vår saksbehandler: Kristin Moe Direkte tlf. 62434490 Eventuelt 8. mai 2014 Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 14/15 Kontrollutvalget 08.05.2014
Saksframlegg Dato: 27.03.2014 Referanse: 2014/21-2860/2014 Arkiv: 033 Vår saksbehandler: Kristin Moe Direkte tlf. 62434490 Referatsaker 28. april 2014 Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 14/16 Kontrollutvalget 08.05.2014 Sekretærens forslag til vedtak: Referatsaker tas til orientering. 16. FIAS AS protokoll fra styremøte 24. januar 2014 17. FIAS AS utkast til protokoll fra styremøte 5. mars 2014 18. FIAS AS varsel om generalforsamling 30. april 2014 19. MHBR IKS innkalling til styremøte 17. mars 2014 20. MHBR IKS protokoll fra styremøte 9. desember 2013 21. einfo 14/3 regnskapsprinsipp for IKS 22. FIAS AS innkalling ekstraordinært styremøte 1. april 2014 23. einfo 14/4 KU sekretær og revisor har adgang til lukkede møter 24. Hedmark Revisjon IKS protokoll representantskapsmøte 4. april 25. Hedmark Revisjon IKS forslag til årsbudsjett 2015 og økonomiplan 2015 2018 26. FIAS AS innkalling generalforsamling 30. april 2014 27. einfo 14/5 ny forskrift om disponering av kontantytelser fra folketrygden