Open anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og del III RAMMEAVTALE FOR KONSULENTTENESTER HELSE OG OMSORG fleire fagområde Oppsummering Voss kommune har som intensjon å tildela éin rammeavtale for ulike tenester som det kan bli behov for i avtaleperioden. Behovet for tenester er for ulike leiarfunksjonar, oppgåver innan strategi og analyse, IKT-tenester, økonomi, beredskapsplan og tenesteutvikling, alle knytt til helsefag. Behovet vil variera over tid og oppdrag vert gitt gjennom einskilde bestillingar. Anskaffingsnummer: Viktige fristar Tilbodsfrist 30.12.2014 kl 12.00 Vedståelsesfrist 3 månadar frå tilbodsfrist 1.1 Innkjøpet gjeld Voss kommune ønskjer å innhente tilbod på Denne anskaffinga som gjeld rammeavtale for dei skildra tenestene i pkt. 1.6 med ei kostnadsramme på mellom MNOK 0,1 og MNOK 2,0 per år. Oppdragsgivar tek atterhald om å kunna gi separat kunngjøring av enkeltoppdrag som forventas å ha eit antatt omfang over kr 400.000 ekskl. mva., og som soleis kan bli gjenstand for ein eigen konkurranse. Det vil bli inngått rammeavtale med fortrinnsvis éin leverandør, og rammeavtalen som skal inngås vil gjelda oppdragsgivar nemnt under pkt. 1.5. Oppdragsgivar forbeheld seg retten til å dela oppdraget på to leverandører. 1.2 Kontraktens omfang Verdien av kontrakten for dei skildra tenesteområda er estimert til mellom MNOK 0,1 og MNOK 2,0 pr år ekskl. mva. Total kontraktsverdi inkludert opsjonar er dermed estimert til mellom MNOK 0,4 og MNOK 6,0 ekskl. mva. Estimert omfang er ikkje kjøpsforpliktande og vil avhenga av behov for tenester. Det er ikkje høve til å gi tilbod på delar av oppdraget. 1.3 Varigheit på kontrakten Kontrakten skal ha ei varigheit på 2 år, med opsjon for oppdragsgivar til å forlenga kontrakten i inntil ytterligare 1 + 1 år, totalt maksimalt 4 år.
1.4 Atterhald frå oppdragsgivar Det oppgitte omfang er basert på estimat. Det tas atterhald om endringar i volum, bl.a. ut frå eventuell konkurranseutsetting av tenester og kommunalavdelinga sine aktivitetar. Det kan bli aktuelt å gjera avrop på denne rammeavtalen for andre kommunalavdelingar i Voss kommune til same vilkår. 1.5 Oppdragsgivar Oppdragsgivar er Voss Kommune, Kommunalavdeling for helse og omsorg. Det kan bli aktuelt for andre kommunalavdelingar i Voss Kommune å gjera avrop på denne rammeavtalen. Helse og omsorg Kommunalavdeling helse og omsorg skal levera tenester av god kvalitet gjennom kompetente medarbeidarar og brukardeltaking All tenesteyting skal ta utgangspunkt i den enkeltes ressursar og mogelegheiter for aktiv deltaking, og føra til at brukaren opprettheld eller får igjen størst mogeleg grad av eigenmestring. Våre tenesteytarar skal bidra til stimulering av eigen læring, motivasjon, auka funksjons- og meistringsevne, likeverd og deltaking for våre tenestemottakarar. Kommunalavdeling helse og omsorg yter tenester til ca. 1300 innbyggjarar i alle aldersgrupper Våre prioriteringar og vårt utviklingsarbeid baserar seg på dei generelle utviklingstrendane innan denne sektoren, samt intensjonane i samhandlingsreforma. Viktige fokusområder er: Utvikling av heilskaplege tenester på tvers av tenesteområde Tidlig innsats og tverrfagleg samarbeid Brukartilpassa tenester i skjeringspunktet mellom samordna og spesialiserte einingar Førebyggande helsetiltak i samarbeid med andre offentlige og private aktørar samt frivillige lag og organisasjonar. Omsorgstrappa skildra i Omsorgsplanen er med på å definera dei ulike tenestetilboda i Voss kommune:
1.6 Føremål og omfang med anskaffinga Oppdragsgivar ønskjer tilbod på følgjande tenester: Strategi IKT tenester Økonomi Beredskapsplan Tenesteutviklar Fyll inn i spesifikasjonen på dei aktuelle tenestene leverandøren kan levera i felta for kvart område under, 1.6.1-1.6.6. Tilbydde ressursar må tilfredsstilla kompetansekrav som skildra i punkt 6. Eventuelle CV-ar kan leggas som vedlegg og merkas i dette dokument som f.eks vedlegg 1. 1.6.2 Strategi God erfaring med utarbeiding av strategi for større organisasjonar. Leverandør bør også ha god erfaring med endringsleiing og implementering av strategiprosessar. Oppgi kva for ressursar tilbydar kan stilla til rådigheit og relevante prosjekt med skildring av innhald, tilnærming og omfang, samt referanseperson(ar) på gjennomførte prosjekt.
1.6.3 IKT tenester Satsinga på IKT i kommunehelsetenesta vil i åra framover krevje spesialkompetanse som Voss kommune ikkje nødvendigvis har til ei kvar tid. Utfordringar som kommunehelsetenesta står ovanfor kjem blant anna til utrykk i St.meld.nr 29 "Morgendagens omsorg", og St.meld.nr. 47 "Samhandlingsreformen", (St. meld. nr. 16 Nasjonal helse- og omsorgsplan og Helsedirektoratets Handlingsplan for e-helse (2013-2016).) IKT skal understøtta kommunehelsesektorens behov, ifht pasientar og pårørande, kliniske, administrative og leiingsfunksjonar. IKT har blitt en stadig meir integrert del av helsetenestene, og alle delar av dagens helseteneste utnyttar og blir påvirka av ulike IKTløysingar og -system. Denne utviklinga vil bare akselerere i tida som kjem, og framtidas helsevesen vil i langt større grad tilpassa behandling og pleie til kvar enkelt pasient enn tidligare. Beskriv kva for ressursar tilbydar kan stilla til rådigheit, og kva for ressursområder innan IKT tilbydar har erfaring frå, samt oppgi referansar: 1.6.4 Beredskapsplan Voss Kommune kan ha behov for å hente inne kompetanse ifbm utarbeiding av beredskapsplaner innan kommunehelsetenesta. Beskriv kva for ressursar tilbydar kan stilla til rådigheit og kva for erfaring leverandør har med beredskapsplaner innan kommunehelsesektoren:
1.6.6 Tenesteutvikling Det kan bli aktuelt å søka ekstern kompetanse innan ulike tenesteområde til å gjennomføra enkelte prosessar og endringsprosessar i Voss kommune. Område Tilgjengelige ressursar og erfaring Endringsprosess For å gjennomføre endringsprosessar er fylgjande eigenskaper viktige: gode prosesseigenskaper lojalitet mot etablerte retningslinjer være resultatorientert jobba effektivt god struktur Erfaring med endringsprosesser og implementering av endringar i organisasjonar Fasilitering Prosessfasilitering samt leveranse innan avtalt frist. Framstilling/presentasjon Veldig god skriftlig og munnleg framstillingsevne. Kommunikasjon og samarbeid Det er viktig at ein person i ein slik funksjon har gode samarbeid- og kommunikasjonseigenskaper. Beskriv Prosessforståing Evne til raskt å sette seg inn i oppdraget og samhandla godt med andre aktørar i kommunen. Beskriv.
1.7 Kvalitet kompetanse og erfaring Leverandøren skal presentere kva for av kategoriane i pkt 1.6 de kan levere kompetanse i, samt kva for erfaring ein har med liknande avtaler. Det kan bli aktuelt å inngå parallelle rammeavtaler for å sikre at Voss Kommune får dekket sine framtidige behov Kategoriar Sett kryss i dei kategoriar leverandør ønskjer levere tilbod i Strategi IKT tenester Økonomi Beredskapsplan Tenesteutviklar Fyll inn oversikten under med minimum tre av dei mest aktuelle referansar (namn, tlf og e- postadresse) som kan kontaktas. Namn på referanse/oppdragsgivar Kontaktinformasjon for referanse (namn, tlf og e-post) Beskrivelse av utført arbeid (oppgåver og tidsrom) 2 Oppdraget 2.1 Oppdragsgivar Oppdragsgivar for denne anskaffinga er Voss kommune ved kommunalsjef for helse og omsorg Radina Trengereid. 2.2 Kunngjøring /annonsering Konkurransen er kunngjort i DOFFIN (www.doffin.no), der de også finn konkurransedokumenta saman med kunngjøringane.
3 Gjennomføring av konkurransen 3.1 Regelverk Anskaffinga er omfatta av Lov om offentlige anskaffelser (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA). Denne anskaffinga gjelder ein uprioritert teneste og FOA del I og II, samt 17-3 og 18-4 i del III kjem til bruk. Lov og forskrift er tilgjengelig på lovdata.no: LOA og FOA 3.2 Konkurranseform Konkurranseform er open anbodskonkurranse i henhold til FOA 5-1 og 4-2, bokstav a. Dette inneberer at alle interesserte leverandørar kan gi tilbod. Leverandørene må innlevere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert, samtidig som de innleverer tilbodet. 3.3 Endring av konkurransegrunnlaget Innan tilbodsfristens utløp har oppdragsgivar rett til å foreta retting, supplering og endring av konkurransegrunnlaget. 3.4 Endring og tilbakekall av tilbod Tilbod kan kallast tilbake eller endras fram til tilbodsfristens utløp. Tilbakekallinga skal skje skriftleg. Endring av tilbodet er å anse som et nytt tilbod, jf. FOA 11-5. 3.5 Atterhald Det er mogelegheit til å ta atterhald dersom dei ikkje er vesentlige. Tilbod som inneheld vesentlige atterhald vil bli avvist. Atterhald skal både vera formidla på forsida og koma fram nøyaktig og detaljert av tilbodsbrevet for å vera gyldig. Eventuelle atterhald til kontraktsteksten skal tilbyder også føre inn i eige bilag til kontrakten. Atterhald skal være presise og eintydige slik at oppdragsgivar kan vurdere desse utan kontakt med tilbydaren. Dersom atterhaldet ikkje lar seg kostnadsberekna vil det kunne føra til at tilbodet blir avvist. Det vert anbefalt at tilbydarane stiller spørsmål i steden for å ta atterhald. 3.6 Avklaringar I ein open anbodskonkurranse er det ikkje godkjend å endre tilboda eller forsøka å endra tilboda gjennom forhandlingar. Det er likevel godkjend med avklaringar av tilboda for å klarlegga uklarheiter, så lenge uklarheitene ikkje er av ein slik art at tilbodet skulle vore avvist, jf. FOA 12-1 (1) og (2).
3.7 Avvising av leverandør og tilbod Oppdragsgivar plikt og tilgang til å avvisa leverandør eller tilbodet av grunnar som angitt i FOA 11-10 og 11-11. 3.8 Avlysing av konkurransen Oppdragsgivar kan avlysa konkurransen eller forkasta alle tilbod, dersom det finst sakleg grunn, jf. FOA 13-1. 3.9 Språk Tilbodet skal skrivast på norsk. 3.10 Informasjonsformidling og kommunikasjon Dersom oppdragsgivar gjer rettingar, suppleringar eller endringar av konkurransegrunnlaget vil orientering bli sendt til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Oppdragsgivar vil nytta www.doffin.no for å administrera konkurransen frem til innlevering av tilbod. All kontakt skal skje skriftlig til kontaktpersonen for denne anskaffinga. Leverandører som hentar konkurransegrunnlaget frå andre kjelder enn Doffin, er sjølv ansvarleg for å skaffa seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. Eventuelle spørsmål knytt til konkurransedokumenta skal stillast så tidlig som muleg. Siste frist for innsending av spørsmål er 16.12.2014 kl 12.00. Fristen er fastsett på bakgrunn av at oppdragsgivar skal ha tilstrekkelig tid å utarbeida svar og senda dette svaret ut til alle tilbydarane som tidligare har mottatt konkurransegrunnlaget. Tilleggsinformasjon skal vidare leveras tilbydarane i tilstrekkelig tid før tilbodsfristens utløp, jf. FOA 10-1. 3.11 Kontaktperson for denne anskaffinga Kontaktperson vedr. konkurransegrunnlaget: E-post: Kontaktperson vedr. produktet/tenesten: E-post: Kristian Østrem Kristian.ostrem@voss.kommune.no Radina Trengereid Radina.H.Trengereid@voss.kommune.no 3.12 Kostnader ved deltaking i konkurransen Leverandør må sjølv bera alle utgifter til deltaking i konkurransen. 3.13 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivar si innstilling på kontraktstildeling skal formidlas i rimelig tid før kontrakt vert inngått, jf. FOA 13-3. Kunngjeringa vil vera skriftleg og gis samtidig til deltakarane.
3.14 Offentlig innsyn i konkurransedokument I samsvar med Offl. 23 (3) vil oppdragsgivar holda anskaffingsprotokollen og tilboda i konkurransen skjerma for offentlig innsyn fram til valet av leverandør er gjort. Deretter er berre opplysingar i tilboda som er vurdert som forretningshemmeligheiter eller teiepliktige personopplysingar unntatt frå offentlegheita, jf. FOA 3-6, Offl. 13 og Fvl. 13. Oppdragsgivar vil gjera ei sjølvstendig vurdering av foreliggende dokument i behandling av innsynskravet. Offl. krever ikkje at det skal hentas inn samtykke for innsyn. Når oppdragsgivar har skjerma opplysingar, kan den som har skal ha innsyn anmoda oppdragsgivar til å innhenta samtykke for innsyn i disse opplysingane, jf. Offl. 13, tredje ledd. 4 Krav til leverandørens kvalifikasjonar 4.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som er knytt til om leverandøren eigna til å levere den aktuelle anskaffinga. Leverandøren må dokumentera at dei oppfyller kvalifikasjonskrava ved å levera inn den dokumentasjon som er gitt for dei enkelte krav. Dokumentasjonen skal leveras saman med tilbodet. Det kan leveras kopi av attestar og sertifikat, men originaldokumentet må kunne visas etter førespurnad frå oppdragsgivar. 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav: Leverandør skal ha ordna forhold med hensyn til betaling av skatt. Dokumentasjon: Skatteattesten skal ikkje være utstedt meir enn 6 månader før tilbodsfristen går ut. Utanlandske leverandører skal legga fram attest frå tilsvarande myndigheiter i det land dei er registrert avgiftspliktige. Dersom myndigheitene i aktuelle land ikkje utsteder slike attester, må leverandøren legga fram ein signert eigenerklæring om evt restanse på skatt og evt. størrelsen på denne. Krav: Leverandør skal ha ordna forhold med hensyn til betaling av merverdiavgift. Dokumentasjon: Merverdiavgiftattest skal ikkje vera eldre enn 6 månader før tilbodsfristen går ut. Utanlandske leverandører skal legga fram attest frå tilsvarande myndigheiter i det land dei er registrert avgiftspliktige. Dersom myndigheitene i aktuelle land ikkje utsteder slike attester, må leverandøren legga fram ein signert eigenerklæring om evt restanse på meirverdiavgift og evt. størrelsen på denne.
Krav: Leverandør skal være eit lovleg etablert føretak. Dokumentasjon: Firmaattest skal ikkje vera eldre enn 6 månader før tilbodsfristen går ut. Utanlandske leverandørar skal stadfesta at selskapet er registrert i bransjeregister eller føretaksregister som er ihht loven i det land der leverandøren er etablert. Krav: Oppfylling av HMS-regelverk. Leverandører som skal utføre arbeid i Norge må oppfylle dei krav til helse, miljø og sikkerhet som norske myndigheiter til ei kvar tid fastset. Dokumentasjon: Vedlegg III HMS-Eigenerklæring fylles ut. Erklæringa skal ikkje vera utstedt meir enn 6 månader før tilbodsfristen går ut. Dokumentasjon: 5 Kravspesifikasjon 5.1 Generelt om kravspesifikasjon Kravspesifikasjonen er dei nærare definerte krav som oppdragsgivar stiller til dei varer/tenester som skal anskaffas. Dersom den tilbydde teneste ikkje tilfredsstiller enkelte av oppdragsgivars krav må dette presiseras i tilbodsbrevet, jf. pkt. 6.1, tilbodets utforming og levering tilbodsbrevet. Avvika skal vera presise og eintydige, og skal vera skildra slik at oppdragsgivar kan vurdera avvika utan kontakt med leverandør. 5.2 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjonar Relevant kompetanse for dei spesifikke fagområda: Rollar Formalkompetanse Andre kompetansekrav Strategi Master økonomi og adm. / Siviløkonom Min. 1 års erfaring i helsesektor Erfaring frå strategiarbeid i større organisasjonar (min.2 prosjekt) Erfaring med endringsleiing og implementering (min. 2 prosjekt) IKT tenester Bachelor IKT-fag Erfaring frå min. 2 IKT prosjekt innan helsesektoren Økonomi Master økonomi og adm. / Siviløkonom Minimum 1 års erfaring i helsesektor Beredskapsplan Bachelor/master i relevant fagområde Erfaring frå etablering av min. 2 beredskapsplanar
Tenesteutviklar Bachelor/master i relevant fagområde Erfaring med endringsprosessar og implementering (min. 2 prosjekt) Referanse til min. 2 prosjekt som visar gode resultat, handlekraft og samarbeidsevner 6 Kapasitet - Gjennomføringsevne og kapasitet Det vert krevja at leverandøren viser god evne til å gjennomføre oppdraget i tråd med oppdragsgivars behov. Leverandør må derfor ha tilstrekkelig kapasitet til å kunna gjennomføra oppdraget. Leverandør må spesifisera tilgjengelig kapasitet for leveranse i avtalen i tabellen under: Aktuelle tenester/funksjon Antal tilgjengelege årsverk Leveringstid (i dagar) Evt bruk av underleverandørar Leverandør må spesifisera om delar av arbeidsomfanget vil leveras av underleverandør. Dersom underleverandør skal nyttast, skal følgjande spesifiseras: Namn på underleverandør Aktuelle tenester/funksjon Estimert andel av leveransen i kontrakten
Dokumentasjon: Oversikt over tal årsverk hos leverandøren, med kompetanse innan relevante fagområder for gjennomføring av denne leveransen, jf. omtale i pkt.1.6 relevante fagområder. I forbindelse med kvalifikasjonskravet «Gjennomføringsevne personell» er det ikkje nødvendig å levere CV/kompetanseoversikt for alle personer som er aktuelle for oppdrag innafor rammeavtalen. Ei slik oversikt vert likevel krevja ifht tildelingskriteriet «Kompetanse og erfaring». Kapasitet til å utføra oppdraget ihht. oppdragsgivars behov må omtalas særskilt. Bruk tabell over unper punkt 6. Krav: Erfaring frå liknande oppdrag Det vert krevja at leverandør har god erfaring frå liknande oppdrag. Dokumentasjon: Leverandør må fylla ut referanseskjema over dei viktigaste relevante leveransar dei siste 3 åra, inkludert deira omfang, verdi, tidspunkt og oppdragsgivar eller mottakar. Leverandøren må dokumentere erfaring frå større oppdrag og oppdragsgivarar innafor bransjane og rettsområda omtalt i kontraktens bilag 1, kap. 1. Det skal framkoma fagområde for kvar enkelt referanse. Dette kan f eks løysas ved å skildra oppdraget kort i skjemaet. 7 Tildelingskriterier Tildelingskriterier er dei kriterier som oppdragsgivar skal legga vekt på ved val av tilbod. Ei samla vurdering av tildelingskriteriene vil avgjøre kven av dei kvalifiserte tilbydarane som blir tildelt kontrakt. I denne konkurransen har oppdragsgivar valt fylgjande kriterium for val av leverandør: Det økonomisk mest fordelaktige tilbodet for oppdragsgivar. I vurderinga av det økonomisk mest fordelaktige tilbodet vil fylgjande underkriterier bli vurdert: Pris - Timepris Partner - Timepris Manager - Timepris Timeprisen skal inkludere kontorutgifter, porto, telefon, sekretariat og andre biutgifter. Utlegg vert berre dekka i den grad det er avtalt. Reise- og diettkostnader vert dekka etter Statens gjeldande satsar, dersom ikkje anna er avtalt som ein del av kontakten. Reisetid skal ikkje faktureras, dersom det ikkje er særskilt avtalt i kontrakten.
Dokumentasjonskrav: Prisene skal oppgis ekskl. mva. i kontraktens bilag 4. Kompetanse og erfaring Oppdragsgivar vil her vektlegge leverandørens kompetanse og erfaring innanfor dei områder som denne anskaffinga omfattar. Dokumentasjonskrav: Oversikt og utgreiing over tilbydde personars kompetanse, inndelt etter fagområder. For den enkelte person som vert tilbydd må utgreiinga relatera seg til de 5 siste åra, og den bør omfatta dei 3 viktigaste sakene innafor det aktuelle rettsområdet. Dersom ein person vert tilbydd innafor fleire fagområder, må dette forklaras for kvart fagområde. CV for tilbydd personell må også leggas ved. Kapasitet og gjennomføringsevne Oppdragsgivar vil her vektlegga leverandørens evne til å gjennomføra oppdraget i tråd med oppdragsgivars behov. Det vert krevja at leverandør har tilstrekkelig kapasitet til å kunne gjennomføre oppdraget. Dokumentasjonskrav: Oversikt over tal årsverk hos leverandøren, med kompetanse innan relevante fagområder for gjennomføring av denne leveransen, jf. omtale i pkt.1.6 relevante fagområder. I forbindelse med kvalifikasjonskravet «Gjennomføringsevne personell» er det ikkje nødvendig å levere CV/kompetanseoversikt for alle personer som er aktuelle for oppdrag innanfor rammeavtalen. Ein slik oversikt vert likevel krevja ifbm tildelingskriteriet «Kompetanse og erfaring». Kapasitet til å utføre oppdraget ihht. oppdragsgivars behov må omtalas særskilt. Den relative vektinga av kriteriene er angitt fylgjande tabell: Tildelingskriterier Vekting Pris 40 % Kompetanse og erfaring 40 % Kapasitet og gjennomføringsevene 20% TOTALSUM 100 %
Tilbydaren har ansvar for at hans tilbod inneheld relevant dokumentasjon knytt til dei fastsette tildelingskriteriene.