Rørvik helsesenter YTELSESBESKRIVELSE FOR BYGGELEDER () Prosjekt Helse for framtida Rørvik helsesenter Dato: 31.05.2017 RØRVIK HELSESENTER Side 1 av 11
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning... 3 2 Anbud og kontroll av anbudsgrunnlag... 3 2.1 Kvalitetssikring... 3 3 Byggefasen... 3 3.1 Generelle ytelser... 3 3.1.1 Dagbok... 3 3.1.2 Møter... 3 3.1.3 Rapportering... 4 3.1.4 Dokumenthåndtering... 5 3.2 Utførelseskontroll... 5 3.3 Kvalitetssikring... 6 3.4 Fremdrift... 6 3.4.1 Generelt... 6 3.5 Endringer, varsler og krav... 6 3.6 Økonomi / fakturabehandling... 7 3.7 Ytre miljø... 8 3.7.1 Tropisk tømmer... 8 3.7.2 Farlige stoffer... 8 3.7.3 Avfall... 8 3.8 Ferdigstillelse, prøvedrift og overtakelse... 9 3.8.1 Generelt... 9 3.8.2 Ferdigbefaring... 9 3.8.3 Prøvedriftsperioden... 9 3.8.4 Overtakelse... 9 3.8.5 Innflytting... 9 4 Reklamasjonsfasen... 10 5 Tekniske byggeledelse... 10 6 Rettslige konflikter... 11 RØRVIK HELSESENTER Side 2 av 11
1 Innledning For oppdraget gjelder NS 8403 Alminnelige kontraktsbestemmelser for byggelederoppdrag. Denne ytelsesbeskrivelse for byggeleder () spesifiserer hvilke ytelser BL skal levere i forbindelse med dette byggelederoppdraget. Hvis ikke annet er angitt i de prosjektspesifikke endringer/utfyllende bestemmelser i denne ytelsesbeskrivelsen, skal alle ytelser nevnt i dette dokumentet medtas. Det henvises til NS 8403 pkt 3.2.1 og konkurransegrunnlaget for en orientering om prosjektet og oppdraget. 2 Anbud og kontroll av anbudsgrunnlag 2.1 Kvalitetssikring 1. gjennomgå konkurransegrunnlaget for alle fag og gjøre seg godt kjent med tegningsgrunnlaget, beskrivelsene, bok 0, eventuelle fremdriftsplaner, riggplaner og resten av prosjektgrunnlaget. 2. påpeke eventuelle feil, mangler og eventuelle forbedringsmuligheter i konkurransegrunnlaget. 3. delta ved tilbudsbefaringer. 4. bistå BH ved nødvendige avklaringer i fasen frem til oppstart byggearbeider. 3 Byggefasen 3.1 Generelle ytelser 3.1.1 Dagbok BL skal 3.1.2 Møter 1. føre dagbok som dokumenterer hendelser og forhold på byggeplassen. Dagboken skal være egnet til å rekonstruere hendelsesforløp og å avklare årsakssammenhenger i byggeprosessen. 1. utarbeide og vedlikeholde en felles møteplan for byggeplassen. 2. innkalle til, lede og referere fra oppstartsmøter med alle entreprenører før arbeidet igangsettes 3. innkalle til, lede og referere fra byggemøter. 4. delta på alle fremdriftsmøter og påse at sideentrepriser blir tilstrekkelig ivaretatt 5. innkalle til, lede og referere fra felles KS-møter. 6. delta på KS-møter for enkelte fag ved behov og etter innkalling fra RI RØRVIK HELSESENTER Side 3 av 11
7. lede og referere gjennomsnittlig 1 særmøte i måneden med brukere, naboer, offentlige myndigheter og andre berørte parter. 8. gjennomføre eller delta i møter med entreprenøren om varsler og krav når det er påkrevd. 9. møte med prosjektleder (PL) hver måned for gjennomgang av økonomien i prosjektet. Møtereferater skal sendes ut senest 5 arbeidsdager etter møtet. Ved behov eller ønske fra PL, skal BL konferere med PL før referater sendes ut. 3.1.3 Rapportering BL skal hver måned frem til og med prøvedriftsperioden er ferdig oversende en månedsrapport for prosjektet til PL. Rapporten skal oversendes senest 5 dager etter månedsslutt og inneholde følgende punkter: 1. Økonomi: Oversikt over faktiske disponeringer (kontraktssum, justeringsbestillinger, tilleggsbestillinger og rekvisisjoner) per entreprise, anslått beløp for planlagte endringer/tilleggsarbeider (PIB er) og anslått beløp for foreliggende eller antatte tilleggskrav fra entreprenører. Anslåtte beløp skal konfereres med de prosjekterende. Rapporten skal også inneholde en oversikt over likviditeten som angir hvor mye som er utbetalt og anslag for resterende utbetaling inneværende år. Det skal tas hensyn til normale betalingsfrister. BL skal gjøre månedlige anslag og vurderinger over hvor mye som er påløpt/produsert per entreprise. 2. Endringer, varsler og krav: Komplett oversikt over status på alle forventede og godkjente endringer, varsler og krav på alle entrepriser (ref. pukt Endringer, varsler og krav om endringer, varsler og krav). 3. Rent-tørt-bygg: En redegjørelse og vurdering av status i forhold til entreprenørenes overholdelse av krav til rent, tørt bygg. 4. Fremdrift: Status for fremdriften. Fremtidige forhold som kan være kritiske for fremdriften skal påpekes og tiltak skal foreslås. Ved forsinkelser skal ansvars- og årsakssammenhenger angis. 5. Kontroller: Vurdering av kvaliteten på entreprisearbeidene. De kontroller som BL har utført i perioden, skal dokumenteres ved at utfylte kontrollskjema vedlegges månedsrapporten. Planlagte kontroller for neste periode iht. godkjent kontrollplan skal oppgis. 6. Forhold på byggeplassen: Oversikt over bemanning på byggeplassen i siste periode, brutt ned på hvert enkelt firma. Rapporten skal også omfatte utstyr, maskiner og klimatiske forhold. 7. Korrespondanseoversikt: Opplysninger om viktig korrespondanse, meldinger og informasjon i siste periode. 8. Andre kritiske forhold: Andre forhold som kan påvirke prosjektet skal redegjøres for. Den siste rapporten skal være en sluttrapport og inneholde alle ovennevnte forhold, samt en redegjørelse for status og gjenstående tiltak. Når det gjelder erfaringer gjort i prosjektet som kan benyttes i fremtidige prosjekter, vil Vikna kommune utarbeide en RØRVIK HELSESENTER Side 4 av 11
erfaringsrapport for prosjektet basert på resultatene av et intervju av BL som vil bli foretatt av Vikna kommune i siste del av byggefasen. 9. delta i et intervju. 10. lese gjennom erfaringsrapporten, komme med innspill og godkjenne rapporten. 3.1.4 Dokumenthåndtering 1. registrere, kontrollere og fordele prosjektdokumenter, inklusive tegninger som sendes byggeplass iht. avtalte rutiner i prosjektet. 2. behandle all korrespondanse som sendes fra entreprenørene til Vikna kommune og innstille overfor PL i de saker som går utover BLs fullmakter. 3. holde et oppdatert dokument- og tegningsarkiv på byggeplassen som dokumenterer saks- og handlingsforløp gjennom hele oppdragsperioden. 4. kontrollere at leveranseplan fra PG er i henhold til gjeldende fremdriftsplan. Sørge for at reviderte leveranseplaner godkjennes av entreprenørene (fremdrift og omfang). 5. kontrollere at faktiske leveranser av tegninger og beskrivelser er iht. gjeldende leveranseplan. BL skal straks det foreligger avvik fra leveranseplanen varsle til PRL/PG med kopi til PL. 3.2 Utførelseskontroll BL skal gjennomføre systematisk og dokumentert stikkprøvekontroll av entreprenørers og leverandørers kontraktsarbeider. Dersom ikke annet er avtalt, omfatter utførelseskontrollen både bygningsmessige arbeider og tekniske installasjoner. Nærmere spesifisert skal BL: 1. utarbeide en kontrollplan og sjekklister for eget kontrollarbeid som sier noe om hvilke bygningsdeler som skal kontrolleres, type kontroll, hyppighet/tidspunkt for kontroll. BLs kontrollplan skal fremlegges for og godkjennes av PL. 2. dokumentere utført kontroll med utfylte kontrollskjema, supplert med bilder osv. I kontrollskjema skal minimum følgende fremgå: bygningsdel, sted, måleresultat, avvik, kontrollgrunnlag og dato. 3. kontrollere at leveranser til byggeplassen er i hht. kontrakt med tanke på håndverksmessig utførelse og toleranser. 4. kontrollere alt som bygges inn, lukkes inn eller på annen måte gjøres utilgjengelig for senere kontroll. BL skal påse at entreprenørene varsler BL og eventuelt TBL før slik lukking /innbygging. 5. kontrollere at det holdes orden på byggeplassen, at det er ryddig og oversiktlig og at beskrevet nivå i bok 0 for rent-tørt-bygg følges. 6. kontrollere at prøver/tester blir utført i henhold til kontrakt og Norske Standarder. RØRVIK HELSESENTER Side 5 av 11
7. kontrollere at produkter for byggverk oppfyller kravene til dokumentasjon iht. TEK kap. V Produkter til byggverk. 8. innkalle RI ved behov for å samordne kontroller opp mot prosjektering og utførelse. 3.3 Kvalitetssikring 1. gjennomgå kontraktene med alle entreprenører og leverandører og gjøre seg godt kjent med tegninger, beskrivelser, Bok 0, riggplaner osv. 2. følge opp at alle entreprenørene gjennomfører egenkontroll som UTF/KUT iht. plan- og bygningsloven. 3. gjennomgå avvik umiddelbart og kontrollere at nødvendige korrektive tiltak blir planlagt, iverksatt og fulgt opp av entreprenøren. 4. føre avvikslogg og tilhørende tiltak inn i et arkiv/database. Sørge for at avvik lukkes. 5. delta i kvalitetsrevisjoner i byggeperioden. Prosjektspesifikke endringer/utfyllende bestemmelser: BL skal delta i tilbudsevaluering, avklaringsmøter og kontraktsmøter med tilbyderne. 3.4 Fremdrift 3.4.1 Generelt 1. påse at fremdriften på byggeplassen følger forutsetningene i de enkelte kontraktene og omforent hovedfremdriftsplan. 2. påse at alle aktører i prosjektet godkjenner den koordinerte fremdriftsplanen og de vilkår som er satt i den. Dette gjelder også reviderte fremdriftsplaner. 3. henge opp gjeldende hovedfremdriftsplan på oppslagstavle(ne) på byggeplass. 4. vurdere i hvilken grad bemanningen til hver enkelt entreprenør er tilpasset fremdriftsplanen. 5. følge opp at entreprenører er i forkant med å varsle sine behov for tegninger og annen dokumentasjon fra de prosjekterende. 6. varsle PRL/PG med kopi til PL hvis PG ikke arbeider iht. en godkjent leveranseplan som samsvarer med omforent hovedfremdriftsplan. 3.5 Endringer, varsler og krav 1. ha oversikt over og styre prosessen rundt behandling av endringslister, varsler og krav. 2. håndtere endringer etter avtalte rutiner. RØRVIK HELSESENTER Side 6 av 11
3. føre utfyllende oversikt over alle endringer, rekvisisjoner og tilleggskrav/varsler med status for disse for hver kontrakt, hvor i systemet de befinner seg og kostnad/forventet kostnad. 4. ta stilling til prisnivået i tilbudene fra entreprenørene. Utarbeide nødvendig dokumentasjon som støtte i forhandlinger om endringsarbeider og delta aktivt i disse. 5. kontrollere at alle arbeider som utføres på byggeplassen er skriftlig avtalt. 6. rekvirere mindre arbeider som er nødvendige og som ikke kan følge vanlig rutine for endrings- og tilleggsarbeid.. 7. behandle mottatt tilleggskrav fra entreprenør og uten ugrunnet opphold, dog senest innen en uke, gi sin anbefaling til PL. Dersom det er behov for lengre behandlingstid, avklares dette med PL under hensyntagen til svarfrister i entreprisekontraktene. For tilleggskrav som uten tvil skal avvises, sender BL begrunnet avslag til entreprenør med kopi til PL. Begrunnelse for å akseptere eller avvise tilleggskrav skal angis med henvisning til aktuell(e) bestemmelser i kontrakt, Norsk Standard osv. 8. støtte byggherren aktivt med dokumentasjon, utarbeide innspill til svarbrev, delta i forhandlinger med entreprenører når uenigheter eller konflikter gjør dette påkrevd, se for øvrig pkt. 6 om ytelser hvis en sak utvikler seg til en rettslig konflikt. 9. vurdere berettigelsen av krav om fristforlengelse fra entreprenør. Avklare årsakssammenhenger, vurdere konsekvenser herunder kritiske/ikke kritisk aktivitet/linje, gi PL kvalifiserte vurderinger og anbefalinger. Utarbeide skriftlige innspill til svarbrev til entreprenør, se for øvrig pkt. 6 om ytelser hvis en sak utvikler seg til rettslig konflikt. 3.6 Økonomi / fakturabehandling Vikna kommune behandler alle fakturaer elektronisk. Alle fakturaer skal sendes til PL. BL vil få tilsendt kopi av faktura. BL skal gjennomgå fakturaer og gi en skriftlig anbefaling på godkjennelse eller avvisning med tilstrekkelig grunnlag. 1. kontrollere alle fakturaer mot bestillinger og produksjon. BLs fakturakontroll skal skje innen 1 uke etter mottak. Vikna kommune kan kreve refundert rentebelastning som skyldes at BL har attestert og videresendt fakturaer senere enn 1 uke etter mottak. 2. BL må ikke holde tilbake fakturaer fordi beløpet er omstridt, delvis opparbeidet eller liknende. BL har tre valg: 1) Godkjenne hele fakturaen for utbetaling 2) Godkjenne deler av fakturaen for utbetaling 3) Avslå fakturaen. Dersom BL avslår eller kun godkjenner deler av beløpet må BL begrunne dette i eget kommentarfelt. Etter avtale med PL, sender BL brev til entreprenøren med begrunnelse for delvis utbetaling eller avslag. Ved delvis utbetaling må det angis om fakturabeløpet er avkortet (entreprenøren må sende kredittfaktura) eller om restbeløpet vil bli utbetalt senere (entreprenøren må sende RØRVIK HELSESENTER Side 7 av 11
utbetalingsanmodning). Fakturaer som avslås er dem som ikke er i samsvar med utført arbeid eller bestilling, og dem som ikke formelt er i orden iht. kontrakt og forretningsrutiner. Ved avslag sørger PL for at faktura returneres til entreprenør. 3. føre fortløpende attestasjonsregnskap. 4. kontrollere at alle entreprisenes regulerbare poster blir avregnet innen rimelig tid etter utført arbeid. 5. kontrollere sluttoppgjørene for entreprisene og leveransene. BLs behandlingstid fastsettes i samråd med PL, men Vikna kommune skal ha sluttfaktura attestert senest 2 uker før forfall. Ved dissens mellom byggherre og entreprenør omkring sluttoppgjøret, skal BL aktivt delta i prosessen med å komme til enighet. 3.7 Ytre miljø BL skal 1. gjøre seg kjent med konkrete miljømål og krav for prosjektet, og følge opp at entreprenører kjenner til målene og følger kravene, herunder krav til avfallsregnskap. Eventuelle miljømål er angitt i bok 0. Miljøkrav er angitt direkte i entreprisebeskrivelsene, i bok 0, i plan for SHA og ytre miljø. 3.7.1 Tropisk tømmer 1. kontrollere at det ikke blir benyttet eller forefinnes tropisk tømmer eller trevirke fra fredet skog i kontraktsarbeidet eller på byggeplass. 2. etterspørre dokumentasjon på alt trevirke som han får mistanke om kan være tropisk tømmer eller fredet skog. 3. straks underrette Vikna kommune om alle forekomster av tropisk tømmer eller fredet skog som planlegges benyttet eller er benyttet i kontraktsarbeidet eller på byggeplass. Slik underretning skal også gis ved mistanke om det samme. 3.7.2 Farlige stoffer 3.7.3 Avfall 1. sette seg inn i stoffer og materialer på myndighetenes Prioritetsliste B og OBSlisten. 2. følge opp at entreprenørene rapporterer om ev. bruk av slike stoffer og er bevisste på å benytte disse stoffene i minst mulig grad. BL skal 1. følge opp at avfall behandles på en forsvarlig måte og at kildesortering gjennomføres iht. Vikna kommunes anvisninger. 2. følge opp at hovedbedrift kvartalsvis rapporterer om avfallsmengder og kildesortering på byggeplassen. RØRVIK HELSESENTER Side 8 av 11
3.8 Ferdigstillelse, prøvedrift og overtakelse 3.8.1 Generelt 1. i god tid planlegge og organisere gjennomføringen av sluttfasen med blant annet alle nødvendige tester, ferdigbefaringer, prøvedriftsperiode og overtakelser, i henhold til kontraktsbestemmelsene for de enkelte entreprisene. 2. koordinere opplæringen av driftspersonale og brukere for alle entrepriser 3.8.2 Ferdigbefaring 1. kontrollere og ev. purre opp at alle entreprenører leverer egenkontrollskjemaer. 2. sjekke skjemaene og gå forhåndsbefaringer for å se om kontraktsarbeidene er klare til ferdigbefaringer. 3. innkalle til, lede og referere fra alle ferdigbefaringer. 3.8.3 Prøvedriftsperioden For entrepriser der det er avtalt en prøvedriftsperiode etter ferdigbefaringene, skal BL: 1. innkalle til, lede og føre protokoll fra formelt oppstartsmøte for prøvedriftsperioden for hver entreprise. 2. innkalle til og delta i felles oppstartsmøte for prøvedriftsperioden. BL skal skrive referat fra møtet og sørge for at dette godkjennes av alle kontraktspartene. 3. i prøvedriftsperioden følge opp at feil fra ferdigbefaringen, entreprenørens egenkontrolltester, byggherrestyrte tester/tverrfaglige tester samt feil og mangler avdekket i prøvedriftsperioden, snarest blir utbedret. BL skal gjennomgå utkvitterte feillister fra entreprenør og foreta kontrollbefaringer. 4. samle sluttrapporter fra prøvedriftsperioden fra PG og oversende PL før overtakelsen. 5. organisere og styre system for rapportering/oppfølging av feil i prøvedriftsperioden. BL skal følge opp at alle feil utbedres snarest mulig. 6. kontrollere eventuelle etterarbeider og feilrettinger i samråd med de prosjekterende. 3.8.4 Overtakelse 1. innkalle til og delta i overtakelsesforretninger med tilhørende befaringer. PL leder overtakelsesforretningene. 2. sørge for at protokoll fra overtakelsesforretningene blir utarbeidet og signert av kontraktspartene. 3.8.5 Innflytting RØRVIK HELSESENTER Side 9 av 11
1. følge opp at brukstillatelse mot ansvarlig søk slik at den foreligger før innflytting. 2. koordinere entreprenørenes utbedring av mangler i forhold til brukerens innflytting. 4 Reklamasjonsfasen 1. følge opp at alle mangler fra overtakelsesprotokollen blir utbedret innen nærmere avtalte frister. 2. organisere og styre system for rapportering/oppfølging av reklamasjoner i reklamasjonsperioden. BL skal følge opp at alle reklamasjonsarbeider utbedres snarest mulig. 3. kontrollere eventuelle etterarbeider og reklamasjonsarbeider i samråd med de prosjekterende. 4. i samråd med PL innkalle til, lede og referere nødvendige befaringer i reklamasjonsfasen. Det skal holdes ett-, to- og treårsbefaringer i samarbeid med de prosjekterende. 5. vurdere behovet for å benytte andre mangelsanksjoner enn utbedring, jf. kontraktsbestemmelsene. 6. melde fra til prosjektleder i Vikna kommune om reduksjon og frigivelse av garantier kan gjennomføres. 5 Tekniske byggeledelse Normalt vil teknisk byggeledelse (TBL) inngå i BLs ytelser. I tillegg skal TBL: 1. gjennomgå prosjektdokumenter for de tekniske entrepriser/leveranser, for å danne et grunnlag for forståelse av innhold og omfang av nødvendig teknisk oppfølging. Gjennomgangen skal også gjøres med henblikk på å oppdage og avverge kollisjoner mellom ulike tekniske anlegg, samt å oppdage eventuelle mangler i grensesnittene mellom de ulike entreprisene. 2. bistå BL på byggeplass med teknisk forståelse av prosjekt- og tilbudsdokumenter, spesielle fakturaer, ved utforming av rekvisisjoner, prisforespørsler etc. 3. delta i utarbeidelse av fremdriftsplaner, for å ivareta en teknisk og faglig forsvarlig produksjon for de aktuelle entreprisene/leveransene. 4. delta på oppstartsmøter, byggemøter og fremdriftsmøter, samt planlegge, lede og referere andre faglige møter og kvalitetssikringsmøter (KS-møter) gjennom hele byggefasen. Det skal minimum holdes ett KS-møte per 14. dag. Dette er fagvise møter hvor entreprenør, rådgiver og byggherre deltar. 5. utarbeide en kontrollplan for eget kontrollarbeid som sier noe om hvilke bygningsdeler som skal kontrolleres, type kontroll, hyppighet/tidspunkt for kontroll. TBLs kontrollplan skal fremlegges for og godkjennes av BL og PL. 6. dokumentere utført stikkprøvekontroll med utfylte kontrollskjema, supplert med bilder osv. I kontrollskjema skal minimum følgende fremgå: bygningsdel, sted, (måle)resultat, avvik, kontrollgrunnlag. RØRVIK HELSESENTER Side 10 av 11
7. kontrollere alle tekniske installasjoner som bygges inn, lukkes inn eller på annen måte gjøres utilgjengelig for senere kontroll. 8. følge opp at de tekniske entreprenører/leverandører utfører nødvendig egenkontroll/tester iht. godkjent kontrollplan og følge opp at dokumentasjon utarbeides. Varsle byggeleder hvis entreprenører/leverandører ikke følger godkjent kontrollplan eller ikke utarbeider dokumentasjon. 9. kontrollere at produkter for byggverk oppfyller kravene til dokumentasjon iht. TEK kap. V. 10. kontrollere oppstart og utvikling på byggeplass for de aktuelle entreprisene, rapportere eventuelle avvik, og foreslå utbedringer/oppfølging. 11. lede og referere fra ferdigbefaringer, overtakelsesforretninger og spesifiserte tester. 12. delta på og følge opp teknisk/faglig ved prøveperiode, sluttoppgjør, etterarbeid, garanti-/reklamasjonsbefaringer og garanti-/reklamasjonsarbeider. Prosjektspesifikke endringer/utfyllende bestemmelser: BL vil ha det overordnede byggelederansvaret. TBL skal rapportere til PL og følge de prosjektadministrative rutiner som BL utarbeider for prosjektet. 6 Rettslige konflikter Byggelederen skal kunne stille nødvendig kapasitet i forbindelse med eventuelle rettslige konflikter med entreprenører og leverandører. Dette gjelder også etter at den opprinnelige avtalte kontraktsperioden er over. Slike ytelser avregnes etter medgått tid med de timesatser som fremgår av kontrakten. RØRVIK HELSESENTER Side 11 av 11