Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Møtedato/tid: 18.12.2012 kl. 12:00 15:45 Møtested: Møtende medlemmer: Forfall: Møtende varamedlemmer: Andre møtende: Fylkeshuset, Thulitt Siri Holm Lønseth (møteleder) Eivind Stende Hans Bøe Sigrid Angen Gunnar Hynne Saker til behandling: 065/12-074/12 Arkivsak: 12/166 Sverre B. Midthjell, Konsek (møtesekretær) Jan-Åge Gundersen, Konsek Ann Katharine Gardner, Revisjon Midt-Norge (sak 67) Hanne Bakken Tangen, Revisjon Midt-Norge (sak 67) Anna Ølnes, Revisjon Midt-Norge (sak 68-70) Saksliste 065/12 Referatsaker 066/12 Orientering om oppfølging av fylkesmannens tilsyn med gratis videregående opplæring 067/12 Status for regnskapsrevisjon og enhetsbesøk 2012 068/12 Bestilling av forvaltningsrevisjon - virkemidler i regional utvikling 069/12 Forvaltningsrevisjon saksbehandling og dokumenthåndtering - Tilbakemelding fra fylkesrådmannen 070/12 Avtaler om gjennomføring av forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon 2013 071/12 Møteplan for kontrollutvalget 2013 072/12 Studietur for kontrollutvalget 2013 073/12 Timeforbruk Konsek 2012 074/12 Eventuelt Sakene ble behandlet i rekkefølge: 67 65 68 66 69 70 71 72 73 74
Sak 065/12 - Referatsaker Referatsakene tas til orientering Følgende referatsak ble presentert: 1. Høring om forslag til endringer i kommuneloven og offentleglova. Referatsakene tas til orientering Sak 066/12 - Orientering om oppfølging av fylkesmannens tilsyn med gratis videregående opplæring Fylkesrådmannens redegjørelse tas til orientering. Fylkesrådmannen møtte ikke. Saken ble utsatt. Saken utsettes. Sak 067/12 - Status for regnskapsrevisjon og enhetsbesøk 2012 Rapport fra enhetsbesøk 2012 og revisors redegjørelse tas til orientering. Ann Katharine Gardner og Hanne Bakken Tangen fra Revisjon Midt-Norge orienterte.
Rapport fra enhetsbesøk 2012 og revisors redegjørelse tas til orientering. Sak 068/12 - Bestilling av forvaltningsrevisjon - virkemidler i regional utvikling Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på næring og innovasjon innenfor regional utvikling, i tråd med opplegg skissert i saksfremlegget. Prosjektet bes gjennomført innen en ramme på 500 timer, med levering innen 15. september 2013. Revisjonen bes presentere et nærmere forslag til innretning overfor kontrollutvalget. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på næring og innovasjon innenfor regional utvikling, i tråd med opplegg skissert i saksfremlegget. Prosjektet bes gjennomført innen en ramme på 500 timer, med levering innen 15. september 2013. Revisjonen bes presentere et nærmere forslag til innretning overfor kontrollutvalget. Sak 069/12 - Forvaltningsrevisjon saksbehandling og dokumenthåndtering - Tilbakemelding fra fylkesrådmannen Kontrollutvalget tar rådmannens tilbakemelding til orientering. Utvalget ber om en orientering om ny arkivplan og arbeidet ved arkivtjenesten til møte i september 2013. Kontrollutvalget tar rådmannens tilbakemelding til orientering.
Utvalget ber om en orientering om ny arkivplan og arbeidet ved arkivtjenesten til møte i september 2013. Sak 070/12 - Avtaler om gjennomføring av forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon 2013 Saken fremmes uten innstilling. Revidert avtaleforslag ble lagt frem i møtet. Følgende omforente forslag til vedtak ble fremmet: «Kontrollutvalget slutter seg til revidert forslag til avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon for 2013, og gir kontrollutvalgets leder fullmakt til å signere avtalene.» Omforent forslag ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget slutter seg til revidert forslag til avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon for 2013, og gir kontrollutvalgets leder fullmakt til å signere avtalene. Sak 071/12 - Møteplan for kontrollutvalget 2013 Kontrollutvalget vedtar følgende møtedatoer for 2013: 28. januar 4. mars 8. april 29. mai 18. juni 11. september 10. oktober 28. november 9. desember Møtene avholdes normalt kl 11:00.
Kontrollutvalget vedtar følgende møtedatoer for 2013: 28. januar 4. mars 8. april 29. mai 18. juni 11. september 10. oktober 28. november 9. desember Møtene avholdes normalt kl 11:00. Sak 072/12 - Studietur for kontrollutvalget 2013 Kontrollutvalget ønsker å gjennomføre en studietur til Stockholm mellom 17. og 19. april 2013. Sekretariatet bes ferdigstille et program etter nærmere dialog med virksomhetene i Sverige og presentere for utvalget i god tid før avreise. Kontrollutvalget ønsker å invitere kontrollutvalgene for Nord-Trøndelag fylkeskommune, Møre og Romsdal kommune og Trondheim kommune til å delta. Kontrollutvalget ønsker å gjennomføre en studietur til Stockholm mellom 17. og 19. april 2013. Sekretariatet bes ferdigstille et program etter nærmere dialog med virksomhetene i Sverige og presentere for utvalget i god tid før avreise. Kontrollutvalget ønsker å invitere kontrollutvalgene for Nord-Trøndelag fylkeskommune, Møre og Romsdal kommune og Trondheim kommune til å delta. Sak 073/12 - Timeforbruk Konsek 2012 Kontrollutvalget er orientert timeforbruk for sekretariatet og registrerer at det for 2012 vil bli et vesentlig mindreforbruk.
Kontrollutvalget er orientert timeforbruk for sekretariatet og registrerer at det for 2012 vil bli et vesentlig mindreforbruk. Sak 074/12 - Eventuelt Saken legges fram uten innstilling. Sekretariatet ba om innspill til arrangement for felles samling for kontrollutvalg i Midt-Norge. Det ble fremmet forslag om uke 39 som tidspunkt. Orkanger og Oppdal ble foreslått som mulige steder. Uke 39 foreslås som tidspunkt for felles samling for kontrollutvalg.
en ble gjennomlest og godkjent i møtet.