STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen Møteinnkalling DATO: FREDAG 11. FEBRUAR 2011 TID: KL. 09:00 STED: MØTEROM VÆRNES STJØRDAL RÅDHUS Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste 001/11 Referatsaker 002/11 Orientering fra administrasjonen 003/11 Statusrapport for revisjonsarbeidet 004/11 Orientering fra sekretær - oppsummering etter møte med revisor 005/11 Rapporter etter ekstern kvalitetskontroll vedrørende KomRev Trøndelag IKS 006/11 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår 2010 007/11 Oppfølging av kontrollkomiteens sak 021/10 008/11 Kontrollkomiteens budsjett for 2011 009/11 Kontrollkomiteens årsrapport 2010 Stjørdal/Steinkjer, 01.02.11 Ole Meier Kjerkol leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 78 Mob. 90 95 04 40
SAK 001/11 REFERATSAKER Kontrollkomiteen 11.02.11 Paul Stenstuen 001/11 415-1714-5.3 Referat 1 KomRev Trøndelag IKS Regnskapsavslutningen for 2010 Vedlagt einfo 11/01- Forvaltningsrevisjonsrapporter Ikke 2 NKRF og opphavsrett Vedlagt Referatene tas til orientering. SAK 002/11 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN Kontrollkomiteen 11.02.11 Paul Stenstuen 002/11 415-1714-5.3 Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering. Ingen 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kontrollkomiteen ønsker å holde seg orientert om viktige sider ved kommunens virksomhet og har anmodet rådmannen om en orientering om prosjektet Innføring av felles elektronisk kvalitetssystem. Administrasjonen vil som anmodet gi en orientering i møte.
SAK 003/11 STATUSRAPPORT FOR REVISJONSARBEIDET Kontrollkomiteen 11.02.11 Paul Stenstuen 003/11 415-1714-5.3 Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering Ingen 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kontrollkomiteen skal påse at det føres betryggende revisjon med kommunens regnskaper. Kontrollkomiteen skal også påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Revisor vil gi en statusrapport for revisjonsarbeidet i møte. SAK 004/11 ORIENTERING FRA SEKRETÆR - OPPSUMMERING ETTER MØTE MED REVISOR Kontrollkomiteen 11.02.11 Paul Stenstuen 004/11 415-1714-5.3 Kontrollkomiteen tar den gitte informasjonen til orientering. Ingen Kommuneloven med forskrifter
I henhold til kontrollutvalgsforskriften heter det: 4) Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning 5) Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Kontrollkomiteen påser gjennom behandling av revisjonsstrategier og statusrapporter fra revisor at revisjonsarbeidet er à jour og foregår i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. I tillegg har sekretariatet på vegne av kontrollkomiteen avtalefestede møter med revisor der sekretariatet mottar muntlig rapportering om fremdriften i revisjonsarbeidet, samt at sekretær i disse møtene gis mulighet til innsyn i revisors arbeidspapirer. Det ble gjennomført et møte mellom sekretær og revisor den 13. januar. Da revisor nettopp har vært gjenstand for ekstern kvalitetskontroll, se annen sak, ble det ikke vurdert som nødvendig å gå igjennom revisors arbeidspapirer. Det er skrevet et internt notat som en oppsummering fra møte. Notatet er unntatt offentlighet, og kontrollkomiteen må vurdere å lukke møtet dersom de ønsker innsyn i dette notatet. SAK 005/11 RAPPORTER ETTER EKSTERN KVALITETSKONTROLL VEDRØRENDE KOMREV TRØNDELAG IKS Kontrollkomiteen 11.02.11 Paul Stenstuen 005/11 415-1714-5.3 Kontrollkomiteen tar rapportene etter ekstern kvalitetskontroll vedrørende KomRev Trøndelag IKS til orientering. Brev datert 14.01.2011 m/vedlegg fra KomRev Trøndelag IKS. 1. Reglement for kvalitetskontrollen (Fastsatt av NKRFs styre 14. oktober 2009) 2. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) med forskrifter KomRev Trøndelag IKS (KomRev) var gjenstand for ekstern kvalitetskontroll fra Norges kommunerevisorforbund (NKRF) i 2010. Forrige gang selskapet var gjenstand for slik kontroll var i 2007.
Formålet med NKRFs kvalitetskontroll er å sikre at bedriftsmedlemmene holder en høy revisjonsfaglig standard. Gjennom denne kontrollen påser NKRF at bedriftsmedlemmene utfører regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon i overensstemmelse med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk. I forbindelse med kontrollen gis for øvrig den kontrollerte ved behov også faglig rettledning. Kvalitetskontrollkomiteens behandling av kontrollrapporten kan få følgende utfall iht. reglementet: 1. Dersom revisjonen er utført iht. 1-2 a) og det ikke er avdekket vesentlige avvik, gis den kontrollerte vedtaket Godkjent. 2. Dersom revisjonen i det vesentligste er utført iht. 1-2 a) og kun mindre, ikke vesentlige avvik er avdekket, gis den kontrollerte vedtaket Godkjent, men må iverksette enkelte forbedringstiltak. 3. Dersom revisjonen delvis er utført iht. 1-2 a) og det er avdekket få vesentlige avvik, gis den kontrollerte vedtaket Delvis godkjent. Må bekrefte skriftlig at det iverksettes forbedringstiltak på områder med avdekkede avvik. Resultatet av tiltakene kan vurderes ved ny kvalitetskontroll. 4. Dersom revisjonen delvis er utført iht. 1-2 a) og det er avdekket et visst omfang av vesentlige avvik, gis den kontrollerte vedtaket Ikke godkjent. Ny fullstendig kvalitetskontroll gjennomføres. 5. Dersom revisjonen ved ny fullstendig kontroll etter vedtak pkt 4 foran fremdeles ikke er utført iht. 1-2 a), gis den kontrollerte vedtaket Ikke godkjent og saken oversendes til disiplinærkomitéen med forslag til videre behandling.
Rapport etter utført kvalitetskontroll - regnskapsrevisjon Rapporten viser enkelte forbedringspunkter, men kontrollørens totalkonklusjon er Revisjonsenheten har gode systemer og er etter kvalitetskontrollens oppfatning godt innenfor rammen av god kommunal revisjonsskikk. Rapport etter utført kvalitetskontroll - forvaltningsrevisjon Rapporten viser enkelte forbedringspunkter, men kontrollørens totalkonklusjon er Etter min vurdering gjennomfører enheten forvaltningsrevisjon i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk. Kvalitetskontrollkomiteens vedtak Kvalitetskontrollkomiteens vedtak er for begge områder, Godkjent, men enheten må iverksette de tiltak som fremgår av kontrollørens rapport, jf reglementet for kvalitetskontroll 5.1 punkt 2. Kvalitetskontrollkomiteens vedtak er påklaget av KomRev, da selskapet mener at rapportenes totalkonklusjoner skulle tilsi vedtaket Godkjent- (iht. kategori 1). Denne klagen er foreløpig ikke behandlet. KomRev har forøvrig opplyst at de respektive fag er i stadig utvikling, og at selskapet har et sterkt fokus på kvalitetssikring og kvalitetsutvikling. Den oppdragsansvarlige revisor vil være tilstede i møte for å kunne svare på eventuelle spørsmål. Vurdering Den eksterne kvalitetskontrollen viser at KomRev utfører sin revisjon i overensstemmelse med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk. Selv om det fremkommer enkelte forbedringspunkter, viser rapportene allikevel først og fremst at KomRev holder en høy revisjonsfaglig standard uavhengig av eventuelle språklige nyanser og utfallet av KomRev sin klage. På denne bakgrunn anbefales kontrollkomiteen å ta rapportene etter ekstern kvalitetskontroll til orientering. SAK 006/11 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 2. HALVÅR 2010 Kontrollkomiteen 11.02.11 Paul Stenstuen 006/11 415-1714-5.3 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår 2010 tas til orientering. Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår 2010.
Ingen Rapporten omfatter forvaltningsrevisjon fra avholdte møter 2. halvår 2010 for komité omsorg, formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. Revisor finner etter en helhetsvurdering at saksbehandlingen fungerer bra, og at politikerne har tilstrekkelig grunnlag for å fatte sine beslutninger. Det vises for øvrig til rapporten i sin helhet. Vurdering Rapporten kan tas til orientering. SAK 007/11 OPPFØLGING AV KONTROLLKOMITEENS SAK 021/10 Kontrollkomiteen 11.02.11 Paul Stenstuen 007/11 415-1714-5.3 Kontrollkomiteen tar saken til orientering 1. Notat datert 16.11.10 fra Wikborg Rein til Rica Hotels AS 2. Notat datert 25.01.11 fra rådmannen 1. Kontrollkomiteens sak 027/10 Oppfølging av kontrollkomiteens sak 021/10 2. Kontrollkomiteens sak 021/10 - Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2010 3. Kommunestyrets sak 30/10 - Etablering av storsal knytta til Rica Hell Hotell Kommunens engasjement 4. Veileder - EØS-avtalens regler om offentlig støtte 5. Lov om offentlig støtte 6. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 7. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner
Bakgrunn for saken Kontrollkomiteen behandlet sak 021/10 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår i møte den 10.09.10. Rapporten omfattet en gjennomgang av saker og vedtak fra avholdte møter 1. halvår 2010 for komité omsorg, formannskapet og kommunestyret. Under behandlingen av saken gjorde kontrollkomiteen slikt vedtak: 1. Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2010 tas til orientering. 2. Kontrollkomiteen ber seg forelagt en mer detaljert analyse av kommunestyrets sak 30/10 i neste møte. Kommunestyrets sak 30/10 Etablering av storsal knytta til Rica Hell Hotell - Kommunens engasjement omhandlet kommunens engasjement. Vedlagt saken fulgte utkast til avtale om leie av Storsalen ved Rica Hell hotell. I avtalen forpliktet kommunen seg til å anskaffe teknisk utstyr mv. for kr. 12,5 mill. til bruk i salen. Rica Hell hotell forplikter seg i avtalen til drift av utstyret som skal overdras vederlagsfritt til Rica Hell hotell etter 15 år. Som motytelse vil kommunen få retten til og fritt å kunne disponere storsalen i inntil 15 dager årlig, samt i ytterligere 20 dager årlig med 50 % rabatt. Kontrollkomiteen behandlet sak 027/10 Oppfølging av kontrollkomiteens sak 021/10 i møte den 12.11.10 og gjorde slikt vedtak: 1. Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering 2. Kontrollkomiteen avventer en uhildet juridisk vurdering til neste møte Som svar på kontrollkomiteens vedtak i sak 27/10 oversendte rådmannen et notat datert 16.11.10 fra advokatfirmaet Wikborg Rein til Rica Hotels AS. Se vedlegg. På bakgrunn av dette hadde sekretær en samtale med rådmannen den 13.01.11 hvor ble det redegjort for kontrollkomiteens syn. I tillegg ble det redegjort for at det i første rekke er to regelsett som synes å ha relevans for vurderingene av saken, samt for hovedtrekkene i disse. Dette er henholdsvis EØS reglene vedrørende statsstøtte og lov om offentlige anskaffelser. Da det ikke er ført anskaffelsesprotokoll for avtaleinngåelsen vedrørende leie av Storsalen, ble det enighet om at rådmannen skulle sende et notat på saken. Se vedlegg. Vurdering Ut fra de foreliggende opplysninger har kommunen trolig hjemmel for å gjennomføre denne anskaffelsen uten forutgående anbudskonkurranse, jf. forskriftens 2-1. Notatet fra Wikborg Rein synes å gi en grei redegjørelse for et avgrenset område innenfor EØS reglene vedrørende statsstøtte. Det springende punktet er allikevel verdivurderinger knyttet til partenes respektive ytelser i avtalen. Wikborg Rein legger imidlertid partenes oppfatning til grunn, uten at det gjøres noen selvstendige verdivurderinger eller gis noen begrunnelser for dette.
Ved vurderinger knyttet til eventuell ulovlig støtte vil det bli lagt vekt på hvorvidt anskaffelsen er gjennomført i samsvar med reglene i lov om offentlige anskaffelser eller ikke. Men også i de tilfellene hvor anskaffelsen gjøres uten forutgående anbudskonkurranse er det viktig at det sikres at det offentlige ikke betaler overpris. Det vises her til regjeringens nettsider hvor det bl.a. heter: Der det offentlige ønsker å foreta kjøp av varer eller tjenester vil dette ofte måtte gjøres etter de prosedyrer som følger av regelverket for offentlige anskaffelser. Der innkjøpet er foretatt i henhold til disse prosedyrene, foreligger det en presumsjon for at det er betalt riktig pris for varen eller tjenesten, og det vil dermed ikke oppstå problemer i forhold til statsstøtteregelverket. I anskaffelsesregleverket er det imidlertid oppstilt en rekke unntakshjemler som innebærer at varer og tjenester kan kjøpes uten noen anskaffelsesprosedyre. Også her må det sikres at det offentlige unngår å betale overpris for varene/tjenestene, slik at det ikke ytes statsstøtte til selgeren. Vi ser altså at markedsinvestortesten gir seg utslag også når staten foretar innkjøp av varer og tjenester. http://www.regjeringen.no/nb/dep/fad/tema/konkurransepolitikk/regler-omoffentlig-stotte/list/offentlig-stotte-markedsinvestortesten.html?id=430126 Selv om det ikke fremkommer direkte av rådmannens notat, forstod en rådmannen slik at kommunen har lagt avgjørende vekt på at avtalen ville gi en vesentlig rimeligere løsning enn det å skulle bygge selv. Videre synes det ikke å eksistere et lokalt marked for denne type tjenester, slik at direkte prissammenligninger ville være mindre relevante.
SAK 008/11 KONTROLLKOMITEENS BUDSJETT FOR 2011 Kontrollkomiteen 11.02.11 Paul Stenstuen 008/11 415-1714-5.3 1. Kontrollutvalget vedtar følgende detaljbudsjett for kontroll og tilsyn for 2011: Art Beskrivelse 2011 1080 Godtgjørelse folkevalgte 123 000 1083 Møtegodtgjørelse folkevalgte 15 000 1099 Arbeidsgiveravgift 19 500 1103 Faglitteratur/tidsskrifter 3 000 1116 Bevertning 3 000 1150 Kursavgifter og oppholdsutgifter 25 000 1160 Kjøregodtgjørelse 4 200 1170 Reiseutgifter (inkl. parkeringsavgifter/bomavgifter) 5 200 1375 Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS 190 000 1375 Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS 1 140 000 Sum ramme - kontroll og tilsyn (funksjon 110) 1 527 900 2. Kontrollutvalget ber rådmannen foreta de nødvendige budsjettekniske registreringer. Ingen 1. Kommunestyrets sak 112/10 Økonomiplan 2011-2014 og budsjett 2011 2. Kontrollkomiteens sak 022/10 Kontroll og tilsyn - Forslag til driftsbudsjett 2011 3. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 4. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 5. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kontrollkomiteen behandlet forslag til budsjettramme for 2011 den 10/9-2010 under sak 022/10. Budsjettrammen omfatter kontrollkomiteens samlede virksomhet, herunder kjøp av revisjonstjenester og kjøp av sekretariatstjenester. Budsjettforslaget fra kontrollkomiteen hadde en total ramme på kr 1 527 900 kr, se nedenstående tabell.
Budsjett og økonomiplan Forslag Forslag Anslag 2011-2014 2010 2011 2012 2013 2014 Kontrollkomiteen: Utgifter mht. møteavvikling, faglig oppdatering mv. 196 100 197 900 197 900 197 900 197 900 Kjøp av sekretariatstjenester 190 000 190 000 190 000 190 000 190 000 Kjøp av revisjonstjenester 1 102 000 1 140 000 1 140 000 1 140 000 1 140 000 Total ramme kontroll og tilsyn 1 488 100 1 527 900 1 527 900 1 527 900 1 527 900 Det ble ikke foreslått eller vedtatt endringer i forhold til den rammen som ble foreslått fra kontrollkomiteen ved kommunestyrets behandling av budsjett. Ut fra dette foreslås slik fordeling av den samlede ramme: Art Beskrivelse 2011 1080 Godtgjørelse folkevalgte 123 000 1083 Møtegodtgjørelse folkevalgte 15 000 1099 Arbeidsgiveravgift 19 500 1103 Faglitteratur/tidsskrifter 3 000 1116 Bevertning 3 000 1150 Kursavgifter og oppholdsutgifter 25 000 1160 Kjøregodtgjørelse 4 200 1170 Reiseutgifter (inkl. parkeringsavgifter/bomavgifter) 5 200 1375 Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS 190 000 1375 Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS 1 140 000 Sum ramme - kontroll og tilsyn (funksjon 110) 1 527 900 Vurdering En tilrår kontrollkomiteen å vedta en spesifisering av det samlede budsjett for 2011 for kontroll og tilsyn som fremgår av forslaget til vedtak. SAK 009/11 KONTROLLKOMITEENS ÅRSRAPPORT 2010 Kontrollkomiteen 11.02.11 Paul Stenstuen 009/11 415-1714-5.3
1. Det fremlagte forslag til Kontrollkomiteens årsrapport for 2010 vedtas som kontrollkomiteens årsrapport for 2010. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret Kommunestyret tar Kontrollkomiteens årsrapport for 2010 til orientering. Forslag til kontrollkomiteens årsrapport for 2010. 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kontrollkomiteen er kommunestyrets organ til å føre det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen. Det er derfor viktig at kommunestyret blir holdt tilstrekkelig orientert om komiteens arbeid. I merknadene til 4 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner heter det at Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Dette er det for enkeltsaker over tid etablert fast praksis på. For øvrig blir alle møteinnkallinger med saksdokumenter sendt ordføreren da denne har møteog talerett i kontrollkomiteens møter. Dette fungerer som en informasjon til det politiske miljøet. Møteinnkallinger med saksdokumenter sendes for øvrig også til rådmannen. I tillegg har komiteen funnet det formålstjenlig å sende møteprotokollene etter hvert møte til både ordfører og rådmannen. Dette i den hensikt å gi løpende orientering om alle saker som har vært til behandling i komiteen. Ut fra tidligere praksis er det også for 2010 naturlig å avgi en årsrapport om kontrollkomiteens virksomhet til kommunestyret. Vurdering Kontrollkomiteen anbefales å vedta det fremlagte forslag som kontrollkomiteens årsrapport for 2010. Steinkjer 01.02.11 Paul Stenstuen Kontrollsekretær