MØTEPROTOKOLL i Rendalen kommune Møtested: Kommunehuset i Rendalen Møtedato: Torsdag 18. desember 2014 Tid: Kl. 12.30 16.00 Saknr 27/2014 34/2014 Til stede på møtet: Medlemmer: - Ann Kristin Moen (leder) - Oddveig O. Otnes (nestleder) - Tor Ove Midtun Andre: - Audun Holte, Vingelen Utvikling AS (sekretariat), Vingelen 19.12.2014 For Ann Kristin Moen, leder i kontrollutvalget Audun Holte (sign.) Møtesekretær... Ann Kristin Moen Oddveig O. Otnes Tor Ove Midtun Leder Nestleder Medlem
Sakliste Sak nr.: Innhold 27/2014 sakliste og 28/2014 fra kontrollutvalgsmøte 07.11.2014 29/2014 Behandling av rapport, forvaltningsrevisjon (Utsatt sak 24/2014) 30/2014 Regnskapsrapport for kontrollutvalget 31/2014 Årsrapport 2014, 32/2014 Møteplan 2015 33/2014 Behandling av rapport, selskapsrevisjon 34/2014 Eventuelt Kopi: Ordfører Økonomikontoret Revisjon KPMG
Sak 27/2014 sakliste og Sakliste og til møte 18.12.2014 godkjennes. Ingen kommentarer. Sakliste og til møte 18.12.2014 godkjennes. Sak 28/2014 fra kontrollutvalgsmøte 07.11.2014 Vedlagte fra møte 07.11.2014 godkjennes og signeres. Ingen kommentarer. Møteprotokoll fra møte 07.11.2014 godkjennes og signeres. Sak 29/2014 Behandling av rapport, Forvaltningsrevisjon (Utsatt sak 24/2014) 1. Rendalen kommune, kommunestyret, tar rapporten fra forvaltningsrevisjon for Rendalen kommune 2014, «Sykefravær og arbeidsmiljø», til etterretning og det settes i verk tiltak for å imøtekomme de anbefalinger som framkommer i rapporten. 2. Rådmannen bes om å rapportere til kontrollutvalget om iverksatte tiltak innen 1. mai 2015.
Gikk inn på enkeltpunkter i rapporten og ser av rådmannens høringsuttalelse at det vil settes i verk tiltak. 1. Rendalen kommune, kommunestyret, tar rapporten fra forvaltningsrevisjon for Rendalen kommune 2014, «Sykefravær og arbeidsmiljø», til etterretning og det settes i verk tiltak for å imøtekomme de anbefalinger som framkommer i rapporten. 2. Rådmannen bes om å rapportere til kontrollutvalget og kommunestyret om iverksatte tiltak innen 1. mai 2015. Sak 30/2014 Regnskapsrapport for kontrollutvalget Saken legges fram uten forslag til vedtak. Saken trekkes. Sak 31/2014 Årsrapport 2014, Behandling av Årsrapport for kontrollutvalget utsettes til første utvalgsmøte på nyåret. Årsrapporten legges fram for behandling på første møte i det nye året, dette for å tilpasse seg den øvrige rapporteringen i kommunen. Behandling av Årsrapport for kontrollutvalget utsettes til første utvalgsmøte på nyåret 2015.
32/2014 Møteplan 2015 Saken legges fra uten forslag til vedtak. Utvalget foretok en gjennomgang av møteplan for 2015. Den årlige årsrapporten fra kontrollutvalget behandles på første møte året etter istedenfor siste møte i inneværende år. Dette for å tilpasse seg øvrig rapportering i kommunen. Følgende møteplan for 2015, for kontrollutvalget i Rendalen kommune ble vedtatt: Møteplan 2015, Rendalen kommune. Torsdag 12. februar Kl. 12.00 Torsdag 7. mai Kl. 12.00 Torsdag 17. september Kl. 12.00 Torsdag 17. desember Kl. 12.30 Revidert budsjett 2015 for Årsrapport 2014 for Forvaltningsrevisjon, anbud Avtale, sekretariat for ett år Avtale revisor, for ett år Regnskap 2014 for kontrollutvalget Regnskap og årsmelding 2014 for Rendalen kommune Regnskap og årsmelding 2014 for Rendalen Kommuneskoger KF Valg av leverandør forvaltningsrevisjon Regnskapsrapport for Regnskapsrapport for Behandling av rapport, forvaltningsrevisjon Regnskapsrapport for Møteplan 2016 33/2014 Behandling av rapport, Selskapsrevisjon 1. Rapporten «Selskapskontroll Stor-Elvdal Rendalen Produkter AS» tas til etterretning. 2. Rendalen kommune følger revisors anbefalinger i de tre problemstillingene. 3. Rådmannen bes om å rapportere til kontrollutvalget om iverksatte tiltak.
Under gjennomgangen av rapporten og behandlingen av saken velger utvalget å presisere anbefalingene som blir gitt i rapporten ved å ta dem med i vedtaket. 1. Rendalen kommune, kommunestyret tar rapporten «Selskapskontroll Stor-Elvdal Rendalen Produkter AS» til etterretning. 2. Rendalen kommune, kommunestyret, oppfordres til, i samarbeid med Stor-Elvdal kommune, å følge revisors anbefalinger i de tre problemstillingene: Problemstilling 1. Har Rendalen og Stor-Elvdal kommune etablert eierstrategi for SR-Produkter AS. Anbefaling: «Rendalen kommune bør utarbeide eiermelding som omhandler kommunens eierskap i ulike selskaper. Videre bør Rendalen kommune sørge for å etablere eierstrategi for SR-Produkter AS (og øvrige selskaper).» Problemstilling 2. Utøver generalforsamlingen i SR-Produkter sin myndighet i hht. lover og regler? Anbefaling: 1. Selskapets vedtekter bør gjennomgås og om nødvendig revideres. 2. Rendalen kommune bør etablere rutine for kommunikasjon mellom kommunestyret og eierrepresentant i forkant av generalforsamling og rapportering tilbake fra eierrepresentant til kommunestyret etter generalforsamling. 3. Rendalen kommune kommune bør vurdere om politikere i kommunestyret, skal opptre både som eierrepresentant og som styremedlem i selskapet. Forholdet er i strid med KS sine anbefalinger. 4. Behovet for etiske retningslinjer i selskapet bør vurderes. 5. Styret består av menn, noe som ikke er i samsvar med lovens krav om at begge kjønn skal være representert i styret. Styrets kjønnssammensetning bør endres slik at det er i samsvar med lovens krav og KS sine anbefalinger. Problemstilling 3. Sørger styret i SR-Produkter AS for forsvarlig forvaltning av selskapet? Anbefaling: Styret bør vurdere å etablere årlig evaluering av styrets arbeid. Videre bør styret vurdere om det skal utarbeides styreinstruks. 3. Iverksatte anbefalinger rapporteres til kontrollutvalget.
34/2014 Eventuelt Ingen meldte saker.