KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE ETTER FORSKRIFTENS DEL I OG DEL II FOR KJØP AV REISEBYRÅTJENESTER (uprioriterte tjenester CPV-kode: 63510000) FOR LEVERING TIL GÁLDU KOMPETANSESENTERET FOR URFOLKS RETTIGHETER
Om Gáldu Gáldu - Kompetansesenteret for urfolks rettigheter er opprettet som et ledd i norske myndigheters menneskerettighetspolitikk og samepolitikk. Senteret skal øke kunnskapen om og forståelsen for samers og andre urfolks rettigheter. Gáldu er et forvaltningsorgan med særskilte fullmakter. Gáldu er faglig uavhengig, men administrativt underlagt Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD). Gáldu har fem stillingshjemler med kontorsted i Kautokeino. Gáldus virksomhet går ut på å samle inn og formidle dokumentasjon og informasjon, og gjennom dette bidra til en kunnskapsøkning i befolkningen om urfolks rettigheter Mer om Gáldu finnes her: www.galdu.org Kontaktperson Alle spørsmål og henvendelser angående dette konkurransegrunnlaget skal rettes til: Direktør Laila Susanne Vars Telefon: 97754102 e-post: laila@galdu.org Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. Anskaffelsens formål : Rammeavtale for reisebyråtjeneste Vi ber om tilbud på rammeavtale for reisebyråtjenester for Gáldus reisevirksomhet. Formålet med avtalen er å optimalisere Gáldus bestilling av reiser, kostnadsmessig og tidsmessig. For reiser skal bestilling gå via konsulenter hos valgt leverandør av reisebyråtjenester, enten pr. telefon eller mail. Bruk av elektronisk selvbookingsverktøy ønskes benyttet i den utstrekning det er hensiktsmessig og for de reiser hvor dette er formålstjenlig. Avtalen skal omfatte bestillinger på tjenestereiser og arrangement som kurs, seminarer, work-shops og konferanser m.m. Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og Se www.doffin.no Fremdriftsplan Kunngjøring av konkurransen: 5 februar 2014 2
Frist for innlevering av spørsmål: 14 februar 2014 Frist for innlevering av tilbud 17. mars 2014 kl. 12.00 Åpning av tilbudene 18. mars 2014. Frist for vurdering av tilbudene 31. mars 2014 Frist for meddelelse om vedtak til tilbydere 7.april 2014 Frist for innlevering av klage: 28. april 2014 Frist for inngåelse av rammeavtale 30. april 2014 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del II (uprioriterte tjenester CPV-kode: 63510000). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 11-11(1) f. Tilbydere oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. Offentlighet Den nye offentleglova som trådte i kraft 1. januar 2009 innebærer en endring for åpenhet om offentlige anskaffelser. Utgangspunktet om at anskaffelsesprotokollen og tilbudene i en anskaffelse kan unntas offentligheten er endret. Det er fortsatt slik at protokollene og tilbudene i en anskaffelse kan unntas frem til valg av leverandør er gjort, men fra det tidspunktet tildelingsbeslutningen er meddelt deltakerne i konkurransen, blir protokollen og tilbudene offentlig. Gáldu - kompetansesenteret for urfolks rettigheter, som offentlig oppdragsgiver har likevel plikt til å påse at det ikke 3
gis innsyn i forretningshemmeligheter. På den bakgrunn må derfor tilbyderne sende inn to versjoner av tilbudet. I den andre versjonen av tilbudet skal alle forretningshemmeligheter være sladdet. Den sladdede versjonen blir brukt ved eventuelle innsynsbegjæringer. Forbehold og avvik Dersom tilbyderen tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyderen, jfr. FOA 11-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1). Tilbyderens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Vedståelsesfrist Tilbyderen må vedstå seg sitt tilbud frem til 30. april 2014 kl. 12.00. Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle tilbydere som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. Tilleggsopplysninger Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, reisebyråtjenester og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav 4
Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dette skal dokumenteres med skatteattest og merverdiavgiftsattest. En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: (http://www.skatteetaten.no/no/alt-om/skatteattest/) Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Dette skal dokumenteres med en HMS-egenerklæring Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leveandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dette skal dokumenteres med en firmaattest. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten. Dette skal dokumenteres med årsregnskap for 2011 og 2012, inkludert noter, samt styrets og revisors beretning. Det skal også leveres en kredittvurdering med nøkkeltall fra et anerkjent kredittvurderingsselskap. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandøren skal ha erfaring fra minimun 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de 3 siste årene. Dette skal dokumenteres med beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e- post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Dette skal dokumenteres med redegjørelse for leverandørens gjennomsnittelige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år og en redegjørelse for elektroniske programmer, avtaler el. som leverandøren har for å gjennomføre avtalen Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Det skal dokumenteres ved en redegjørelse for leverandørens kvalitetssikringssystem. Leverandøren skal ha tilstrekkelig miljøkompetanse. Det skal dokumenteres ved å beskrive hvilke tiltak selskapet har gjort for å oppnå mindre forurensning, og eventuelt de sertifikater/godkjenninger som foreligger. Beskrivelse av oppdraget - kravspesifikasjon Gáldus omsetning og reisemønster 5
Gáldu kjøpte reisetjenester for 240 000 kr inkl. mva i 2012 og for 470.000 kroner inkl mva i 2013. Av dette utgjør flyreiser om lag 50 %. Det resterende fordeler seg på hotell, leiebiler, tog, buss og lignende. Omfang av tjenesten Tilbudet skal gjelde alle typer reisetjenester med vekt på flytransport og hotell. Tilbudet skal også gjelde bistand i forbindelse med større arrangementer som Gáldu arrangerer. Gáldus behov for reisetjenester pr. kalenderår konkretiseres slik: Gáldus styre avvikler vanligvis fire styremøter, møtested varierer, i løpet av et kalenderår. Styremøtene omfatter om lag 10 personer. Reisene til Gáldus ansatte kan stipuleres slik: o Om lag 30-40 innenriksreiser, fortrinnvis til destinasjoner som Oslo og Tromsø. o Om lag 10-12 utenriksreiser. Gáldu arrangerer også ulike kurs, seminarer, work-shops og konferanser. Vi ønsker å bruke leverandøren av reiselivstjenester som fasilitator for ulike arrangement som kurs, seminarer, work-shops og konferanser m.m. Dette behovet er vanskelig å estimere, fordi arrangementene varierer mht antall deltakere og hyppighet. Kunnskaper i engelsk og nordsamisk blant kontaktpersoner i forbindelse med bestilling av reiser og arrangering av større arrangementer vil være positivt. Avtaleperiode Gáldu ønsker å inngå en rammeavtale for 3 år med opsjon på ytterligere ett år. Avtaleperioden er 3 år fra 01.05.2014 til 30.04.2017. Avtalen kan gjensidig sies opp med 3 tre måneders varsel i kontraktsperioden. Oppsigelsen vil være gjeldende fra den 1. i påfølgende måned. Kontaktpersoner hos leverandør Gáldu ønsker dedikerte personer i reisebyrået for den daglige kontakt. Vi ønsker oss fast(e) kontaktperson(er) evt. et serviceteam hos leverandøren. I tilbudet skal det leveres CV og en kompetanseprofil for kontaktpersonene. I tillegg skal leverandøren ha en backup ordning i tilfelle fravær av kontaktpersonene. Leverandøren må kunne tilby nye kontaktpersoner med omtrent samme kompetanse som de faste kontaktpersonene. Bestillingsrutiner Den enkelte ansatte eller styremedlem skal primært selv bestille sin reise via reisebyråets konsulenter pr. telefon eller e-post, eller ved elektronisk 6
selvbookingssystem. Tilbyder bes gi en orientering om hvordan bestillinger er tenkt gjennomført, og en demo av hvordan man kan bestille elektronisk. Gáldu ønsker også å kunne bruke reisebyrået til å bistå oss i forbindelse med seminarer som Gáldu arrangerer, både før og under arrangementer. Det innebærer påmelding til seminarer, bestilling av reise og overnatting Vi ber tilbydere redegjøre for hvordan de kan bistå i forbindelse med større arrangementer og kostnader for dette. Opplæring i bruk av elektronisk selvbookingssystem Reisebyrået skal sørge for opplæring av elektronisk selvbookingssystem (i oppstartfasen og senere etter behov) av kontaktpersoner, reisebestillere eller reisende direkte dersom det er behov for dette. En eventuell kostnad for slike tjenester skal oppgis i anbudet. I oppstartfasen av en ny avtale må det settes av ressurser for: Oppbygging og tilpasning av rutiner/prosedyrer Informasjon Opplæring Annet 24 timers hjelp under reise Gáldu ønsker en 24 timers service for våre ansatte under reise, og ønsker en beskrivelse om hva tilbyder kan tilby samt pris for denne. Kontraktsforhandlinger Gáldu kan inngå avtaler med flyselskaper, hoteller osv. Reisebyrået må kunne bistå i slike forhandlinger. Kostnad for slike tjenester bes oppgitt. Lønnsomhet Det skal bevisst søkes å utnytte de rabattmuligheter som til enhver tid finnes i markedet. Tilbyder må beskrive rutiner for bestilling av rimeligste alternativ. Tilbyder må også beskrive byråets tilgang/mulighet for å bestille tilbud som kun ligger på flyselskapenes nettsider. Visumbehandling I forbindelse med reiser til land hvor visum er nødvendig så ønsker Gáldu bistand fra reisebyrået til visumsøknader. Vi ber tilbydere redegjøre for byråets tilgang/mulighet for å bistå med visumsøknader. Kostnad for slike tjenester bes oppgitt. Oppfølgingsmøter Gáldu ønsker oppfølgingsmøter hvert halvår hvor statistikk blir gjennomgått og forslag til forbedring av rutiner som kan redusere kostnadene blir presentert. 7
Betalingsbetingelser Hovedsakelig legges det opp til at oppgjør skjer ved fakturering, men det skal også være mulig at ansatte benytter kredittkort for betaling av reiser. Oppgjør for kjøp av reiser og annen service, dersom kredittkort ikke belastes, skal skje innen 30 dager fra faktura dato. Det er ønskelig at det utstedes en faktura pr. reise. Hovedregelen er at det på hver faktura skal skrives et bestillernummer som identifiserer hvem skal ha fakturaen til behandling. Dersom annet bestillernavn ønskes benyttet skal denne oppgis særskilt. Leverandøren må kunne levere elektronisk faktura til DFØs fakturamottak i Elektronisk handels-format" (EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Leveranse av elektroniske fakturaer skal skje på den av DFØs til enhver tid valgte kommunikasjonsmetode. Ved endring av kommunikasjonsmetode vil leverandøren bli varslet seks måneder før nødvendig endring finner sted. Leverandøren må selv bære eventuelle kostnader leveranse av elektronisk faktura måtte medføre for denne. E-post adresse: efb-hamar@dfo.no. Adressen ved utsendelse av fakturaene er Gáldu - Kompetansesenteret for urfolks rettigheter, Fakturamottak DFØ, Postboks 4104, 2307 Hamar. Gáldu aksepterer ikke fakturagebyr, ekspedisjonsgebyr etc. Gáldu forbeholder seg retten til å avvise og returnere faktura uten tilstrekkelige opplysninger (for eksempel at bestillerreferanse ikke er oppgitt). Gebyr Alle gebyr i forbindelse med utstedelse av billetter og alle andre typer bestillinger i forbindelse med reisebestilling skal oppgis. Dette gjelder også gebyr ved refusjoner, levering av billetter samt eventuelle andre gebyrer som reisebyrået benytter. Reiseforsikring Gáldus ansatte er forsikret i.h.t. prinsippet om staten som selvassurandør, eller har egne personlige reiseforsikringsordninger. Reiseregulativ Gáldu følger statens reiseregulativ. Taushetsplikt 8
Tilbyder skal oppgi hvilke regler man har for taushetsplikt om de opplysninger man får kjennskap til om den enkelte reisende og Gáldu. Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt skal skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige ut ifra følgende kriterier: Tilbyders service og kvalitet (vektlegges 40%) o CV og kompetanseprofil for kontaktperson(er) og vikarer for kontaktpersoner o Beskrivelse av bestillingsrutiner for reiser, både via telefon og elektronisk (e-post og selvbookingsverktør) o Beskrivelse av rutiner for 24 timers hjelp under reise o Mulighet for visumbehandling via reisebyrået o Beskrivelse av bestillingsverktøy for større arrangementer o Rutiner for bistand i forbindelse med arrangering av større arrangementer o Rapporteringsrutiner og statistikker Tekniske løsninger for reisebestillinger (vektlegges 10%) o Teknisk løsning og brukergrensesnitt ved elektronisk bestilling o Brukervennlighet på elektronisk selvbestillingsverktøy o Rutiner for opplæring og oppfølging i bruk av elektronisk selvbestillingsverktøy Lønnsomhet, utnyttelse av rabatter (vektlegges 20%) o Rutiner for bestilling av rimeligste alternativ o Beskrivelse av evt. avtaler med hoteller o Beskrivelse av evt. avtaler med leiebil selskaper o Bistand ved eventuelle kontraktforhandlinger Pris (vektlegges 30%) o Pris enkelttjenester og totalt, direkte og indirekte kostnader for Gáldu Tilbudet Tilbudet skal være på norsk. Tilbyder er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet skal inneholde: - tilbudsbrev som er datert og underskrevet av en person med nødvendig fullmakt til å binde tilbyderen. - Tilbyderens løsningsspesifikasjon - Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. - MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. - HMS-egenerklæring. - Firmaattest. 9
- Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetningen de siste årene. - Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. - Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene. - Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år og for de redegjørelse for elektroniske programmer, avtaler el. som leverandøren har for å gjennomføre kontrakten. - Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem - Redegjørelse for leverandørens miljøkompetanse Det skal leveres/sendes i lukket, nøytral konvolutt og merket Tilbud på reisebyråtjenester. Åpnes kun av adressat Adresse for forsendelse av tilbudet er: Gáldu - Kompetansesenteret for urfolks rettigheter, Hánnoluohkká 45, 9520 Kautokeino. Tilbud skal utarbeides uten omkostninger for Gáldu. Tilbud sendt pr. e-post eller telefaks godtas ikke. For sent innkommet tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart. Innsendte tilbud vil ikke bli returnert. Tilbudsåpning Tilbudene vil bli åpnet første virkedag etter fristdato. Tilbydere har ikke anledning til å være tilstede under tilbudsåpningen. Valg av tilbud Gáldu har fri adgang til å velge hele eller deler av hvilket som helst tilbud. Alle tilbud kan forkastes og dette vil eventuelt medføre ny utlysning. Tildeling av kontrakt og begrunnelse Alle tilbydere som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget. Vedlegg: 1. Prisutfyllingsskjema 2. HMS - erklæring 10
Vedlegg 1 Prisutfyllingsskjema reisebyråtjenester PRISUTFYLLINGSSKJEMA REISEBYRÅTJENESTER Bestilling per person Reise bestående av flere elementer (fly, hotell, leiebil o.l) Fly Norge Fly Skandinavia Fly Europa Fly Interkontinentalt Hotell Leiebil Båt Tog Annen transport Diverse tjenester: Avbestilling (ikke utstedt billett) Endring (tid, dato, reiserute) Refusjon (utstedt/aktivert billett) Kursarrangement Gruppebestillinger Statistikker Konsulenttimepris On-line portal: Bruksavgift Etableringskostnader Pris - elektronisk per bestilling Pris - manuell per bestilling Prisene oppgis eks mva. Med manuell bestilling menes bestilling per telefon, faks og e-post Alle ansatte og styremedlemmer hos Gáldu - kompetansesenteret for urfolks rettigheter skal ha tilgang til online bestillingssystem 11
Vedlegg 2: HMS-EGENERKLÆRING Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Poststed Organisasjonsnr. Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Dato Representant for de ansatte 12