KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse med forhandling i ett trinn etter forskriftens del I og del II (under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester) Avtale om Kjøp av helsevikarer for ARKIVID: 14/4606
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING 3 1.1 OPPDRAGSGIVER 3 1.2 ETISKE RETNINGSLINJER FOR HORTEN KOMMUNE 3 1.3 KORT OM ANSKAFFELSEN 3 1.4 AVTALENS VARIGHET OG ANTALL LEVERANDØRER 3 1.5 KUNNGJØRING/ANSKAFFELSESPROSEDYRE 3 1.6 KONTAKTPERSON FOR ANSKAFFELSESPROSESSEN 4 2 FRISTER 4 2.1 TIDSFRISTER 4 2.2 VEDSTÅELSESFRIST 4 2.3 TILBUDSKONFERANSE 4 2.4 TENTATIV FREMDRIFTSPLAN 4 3 GENERELT OM TILBUDET 5 3.1 TILBUDSINNLEVERING 5 3.2 SPRÅK 5 3.3 FORBEHOLD 5 3.4 ALTERNATIVE TILBUD 5 3.5 TILBUDSÅPNING 5 3.6 TILBUDSINNHOLD 5 4 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 6 4.1 ENDRINGER I KONKURRANSEGRUNNLAGET 6 4.2 ENDRING OG TILBAKEKALLING AV TILBUD 6 4.3 OPPLYSNINGSPLIKT 6 4.4 TILLEGGSOPPLYSNINGER 6 4.5 OFFENTLIGHET 6 4.6 TAUSHETSPLIKT 6 4.7 FORBUD MOT AT OPPDRAGSGIVERS ANSATTE DELTAR I KONKURRANSEN 6 4.8 HABILITET 6 4.9 RETUR AV TILBUD 6 4.10 AVVISNINGSGRUNNER OG FORKASTING 7 4.11 TILDELING AV KONTRAKT OG BEGRUNNELSE FOR VALG 7 VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Tilbudsmappe Prisskjema Alminnelige kontraktsvilkår Etiske retningslinjer Side 2 av 7
1 INNLEDNING 1.1 Oppdragsgiver Horten kommune ligger i Vestfold fylke og har ca. 26.300 innbyggere fordelt på 5 tettsteder: Horten, Borre, Nykirke, Skoppum og Åsgårdstrand. For nærmere informasjon om kommunen vises det til www.horten.kommune.no. 1.2 Etiske retningslinjer for Horten kommune Horten kommune har utarbeidet etiske retningslinjer for ansatte og folkevalgte. Retningslinjene har sitt utspring i allmenngyldige etiske verdier og normer som for eksempel rettferdighet, lojalitet, ærlighet, pålitelighet, sannferdighet og at man skal behandle andre slik man selv ønsker å bli behandlet. Horten kommune forventer at tilbyder og dens ansatte bidrar til at kommunens ansatte og folkevalgte ikke utsettes for handling som utfordrer etterlevelse av nevnte etiske retningslinjer. Se vedlegg 4. 1.3 Kort om anskaffelsen Horten kommune skal etablere rammeavtale på leie av vikarer innen helsetjenester. Avtalen skal omfatte alle enheter i kommunen hvor det er behov for innleie av slike tjenester. Avtalen gjelder for alle i Horten kommune som har behov for helsevikarer. Kommunalområdet Helse og velferd er hovedbrukeren av avtalen. Kommunalområdet består av bl.a enhet for sykehjem og enhet for hjemmetjenester. Enhet for sykehjem har fire tjenestesteder: Braarudåsen senter, Indre havn sykehjem, Borre sykehjem og Åsgårdstrand sykehjem. Enhet for sykehjem og enhet for hjemmetjenester har den største bruken av vikarer innen helsevikarer. Det må imidlertid også påregnes at andre enheter i kommunen kan ha større eller mindre behov for vikartjenester i perioder. Dette kan være enhet for rus og psykiatri, enhet for voksen habilitering, bolig for mindreårige flyktninger, TUA avlastningssenter, forsterkede enheter ved barnehager og skoler, helsestasjonen, etc. Behovet for vikartjenester kan variere mye over tid. Erfaringsmessig kan det være behov for å kjøpe tjenester for ca. kr. 3-4 mill. i gjennomsnitt pr. år. Horten kommune kan imidlertid ikke garantere at det vil bli behov for vikarer, og heller ikke i hvilket omfang. Horten kommune garanterer dermed ikke for omsetningen på avtalen. For nærmere informasjon om oppdraget vises det til vedlegg 1 Tilbudsmappe. 1.4 Avtalens varighet, antall leverandører og opsjoner Varighet Kontraktsperioden er 3 år med opsjon på et år. Antall leverandører Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Det skal om mulig inngås parallelle rammeavtaler med 3 (tre) leverandører. Oppdrag vil bli tildelt leverandørene ut fra følgende kriterier/fremgangsmåte: Først forespørres leverandør a, dersom de ikke kan levere i hht bestillingen får forespørselen til leverandør b og til slutt evt. leverandør c. Rangeringen av leverandørene (a, b og c) avgjøres under evalueringen av tildelingskriteriene. Ved akuttoppdrag (dvs kort varsel) sendes bestillinga parallelt til alle tre leverandørene. Opsjon Tjøme kommune og Lardal kommune har opsjon på å delta på avtalen. 1.5 Kunngjøring/anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen er omfattet av Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. Denne loven med forskrifter finnes på http://www.lovdata.no/. Anskaffelsen er kunngjort i kunngjøringsdatabasen Doffin Side 3 av 7
Anskaffelsesprosedyren som er valgt er konkurranse med forhandling i ett trinn. Konkurransen tillater forhandlinger ved behov og det kan forhandles ved alle sider ved de innleverte tilbudene. Oppdragsgiver vil kun forhandle med de tilbydere som tilfredsstiller kravene for deltakelse i konkurransen (kvalifikasjonskravene). Forhandlinger vil ved behov gjennomføres som møter, telefon eller e-post. Gjennomføring av forhandlingene vil foregå som følger Det vil forhandles med minst tre men maksimalt fem tilbydere, men kun med tilbydere som har reell mulighet til å nå opp i konkurransen. Dersom det mottas flere tilbud de tilbydere som inviteres til forhandlinger, vil innkomne tilbud vurderes og rangeres i hht tildelingskriteriene. 1.6 Kontaktperson for anskaffelsesprosessen Kontaktperson for anskaffelsesprosessen er: Navn: E-post: Karianne Haldorsen karianne.haldorsen@horten.kommune.no med kopi til gry.tallhaug@horten.kommune.no 2 FRISTER 2.1 Tidsfrister Frist for å stille spørsmål Frist for å stille spørsmål til konkurransen er 08.09.2015, kl. 1200. Spørsmål vedrørende konkurransen skal sendes pr. e-post til kontaktpersonen. Alle spørsmål vil bli anonymisert og besvart via www.doffin.no. Frist for å levere tilbudet Frist for å levere tilbud 18.09.2015 klokken 1200 2.2 Vedståelsesfrist Tilbyder må minimum vedstå seg tilbudet i 4 måneder regnet fra tilbudsfristen. 2.3 Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse. 2.4 Tentativ fremdriftsplan Aktivitet: Dato: Kunngjøring 21.08.2015 Spørsmålsfrist 08.09.2015 Tilbudsfrist 18.09.2015 Tilbudsevaluering, inkl forhandlinger Uke 39-42 Kontraktstildeling, tentativt Uke 43 Kontraktsinngåelse/signering, tentativt Uke 45 Oppstart av avtale Etter avtale med leverandør Side 4 av 7
3 GENERELT OM TILBUDET 3.1 Tilbudsinnlevering Tilbudet leveres inn i ett - 1- eksemplarer i lukket og merket forsendelse samt en minnepinne som inneholder tilbudet. Minnepennen skal også inneholde en sladdet versjon jf pkt 4.6. Merking av tilbud Forsendelsen merkes: Tilbud helsevikarer arkiv id 14/4606 Tilbudet sendes til: Oppdragsgiver: Horten kommune Avd./Kontaktperson: Økonomi Besøksadresse: Rådhustorget, apotekergata 12 Postadresse: PB 10 Postnummer og sted: 3191 Horten Dersom tilbudet leveres ved personlig oppmøte, gjøres dette i rådhustorget En representant for oppdragsgiver vil utstede en kvittering for mottatt tilbud, der det påføres dato og klokkeslett for innlevering og gjennom dette bekrefter leveringstidspunktet. Resepsjonen er åpen hver dag fra 08:00 til 15:00. Dersom forsendelsen ikke er oppdragsgiver i hende seinest innen den angitte tilbudsfristen, vil tilbudet bli avvist i sin helhet. Oppdragsgiver gjør spesielt oppmerksom på forskriftens bestemmelse om at tilbudet skal være skriftlig og avgis i lukket og merket forsendelse, enten direkte eller per post. 3.2 Språk Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk. 3.3 Forbehold Det er adgang til å ta forbehold dersom de ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Forbehold(ene) skal klart fremgå i vedlegg 1 Tilbudsmappen under kapittelet om forbehold. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Dersom forbeholdet ikke lar seg kostnadsberegne vil det kunne føre til at tilbudet anses ufullstendig og blir avvist. 3.4 Alternative tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke. 3.5 Tilbudsåpning Det vil ikke være offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli åpnet og protokollført med minst to representanter fra oppdragsgiver til stede. 3.6 Tilbudsinnhold Tilbyder forutsettes å utarbeide et tilbud i henhold til kravene i denne tilbudsforespørsel. Den vedlagte tilbudsmappen (vedlegg 1) SKAL benyttes. Tilbydere som ikke leverer tilbud ihht denne, vil bli avvist. Alle kostnader forbundet med hele tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. Side 5 av 7
4 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 4.1 Endringer i konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransedokumentene som ikke er vesentlige. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN. 4.2 Endring og tilbakekalling av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. Endring av tilbud er å anse som et nytt tilbud. 4.3 Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbudet avvises, oppdragsgiver beslutter å forkaste samtlige tilbud eller beslutter å avlyse konkurransen. 4.4 Tilleggsopplysninger Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. 4.5 Offentlighet I henhold til Offentleglova (heretter benevnt Offl. ) 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger, unntatt fra offentligheten, ref. FOA 3-6, Offl 13 og Forvaltningsloven 13. Tilbyderne skal levere en elektronisk utgave av tilbudet på minnepinnen hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 4.6 Taushetsplikt Oppdragsgivers og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 4.7 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjon hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte. 4.8 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr. 3. 4.9 Retur av tilbud Tilbudene vil ikke bli returnert. Side 6 av 7
4.10 Avvisningsgrunner og forkasting Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste tilbud som ikke er i samsvar med vilkårene i tilbudsgrunnlaget eller senere endringer på dette. Tilbud som er levert inn etter frist for innlevering av tilbud vil bli forkastet. Se også avvisningsgrunner i Forskrift om offenlige anskaffelser. 4.11 Tildeling av kontrakt og begrunnelse for valg Før det inngås kontrakt, vil alle tilbyderene få informasjon om hvem som er innstilt. Denne informasjonen vil også inneholde en begrunnelse for det valget som er gjort, herunder det valgte tilbudets relative fordeler, samt en frist for tilbyder til å komme med innsigelser til beslutningen. Side 7 av 7