Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget Undervisningsbygg Undervisningsbygg er et kommunalt foretak i Oslo kommune, som har til oppgave å utvikle, bygge, drifte og forvalte skolebyggene i Oslo. Vår visjon er: Et skolebygg å være stolt av! Foretaket er Oslos største eiendomsforvalter med ca. 1,3 millioner m 2 fordelt på 177 skoler og 750 bygninger. Cirka 83 000 elever og 13 000 ansatte bruker daglig Undervisningsbyggs lokaler. Årlig bygger Undervisningsbygg for ca tre milliarder kroner, og investeringene gjelder både nybygg og rehabilitering av eksisterende bygningsmasse. Les mer om Undervisningsbygg på våre hjemmesider: http://www.undervisningsbygg.oslo.kommune.no/ Avtalen punkt 1.1 Avtalens omfang/kravspesifikasjon Det papirbaserte periodiserte arkivet i Undervisningsbygg skal forberedes for bortsetting og fremtidig avlevering. Dette innebærer at den som får oppdraget skal gjennomføre rydding, ordning og listeføring av arkivmateriale i henhold til gjeldende lover og forskrifter som regulerer arkivdanning i Oslo kommune. Kopibøker skal bindes inn på forskriftsmessig måte. Listeføring skal gjøres elektronisk og det skal brukes arkivlister som gir god oversikt over innholdet i arkivet, oversikt og kontroll med plassering av arkivmateriale samt at det er arkivlister som er godkjent som avleveringslister. Listene skal leveres til Undervisningsbygg på et elektronisk medium og det skal være mulig å søke i dem. Arbeidet skal utføres i Undervisningsbyggs lokaler. Undervisningsbygg sørger for egnede kontorplasser med nettilgang. Papirarkivet til Undervisningsbygg er ordnet i to arkivrom og gjelder perioden januar 2002 februar 2009. Kontrakter, avtaler og lignende er skilt ut og ordnet i et eget rom, det andre rommet inneholder det resterende arkivmaterialet. Personalarkivet holdes adskilt. Materialet er ordnet etter Oslo kommunes arkivnøkkel, og er oppstilt kronologisk etter denne. Unntaket er kode 174, som er skilt ut og oppstilt alfabetisk på forvaltningsenhet. Denne koden dekker byggeprosjektene i Undervisningsbygg. Papirarkivet utgjør totalt ca 160 hyllemeter og består av dokumenter i A4 format og en liten mengde brettede tegninger i forskjellige format. Dokumentene er arkivert i godkjente arkivbokser og det er til sammen 1 559 bokser. I tillegg finnes det 78 brede permer med kopier. Arkivdokumentene er registrert i elektronisk postjournal. I dag benytter Undervisningsbygg systemet Acos WebSak. Det er også noe dokumentasjon som ikke er journalført. Grunnlagsmateriale/resultat av Oppdraget Følgende grunnlagsmateriale skal utarbeides og overleveres Kunden ved oppdragets avslutning: Det papirbaserte periodiserte arkivet i Undervisningsbygg skal være klargjort for bortsetting og avlevering. Arkivet skal være ryddet, ordnet og listeført av arkivmateriale i henhold til gjeldende lover og forskrifter som regulerer arkivdanning i Oslo kommune. Kopibøker skal være bundet inn på forskriftsmessig måte. Side 1 av 8
Listeføring skal være gjort elektronisk og det skal være brukt arkivlister som gir god oversikt over innholdet i arkivet, oversikt og kontroll med plassering av arkivmateriale samt at arkivlister som er godkjent som avleveringslister. Listene skal være levert til Undervisningsbygg på et elektronisk medium og listene skal være søkbare. Side 2 av 8
Bilag 2 Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget Konsulenten skal spesifisere gjennomføringen av Oppdraget som svar på bilag 1. Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget: (Denne skal svare på Kundens beskrivelse og krav som følger av bilag 1) Side 3 av 8
Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan Her inntas prosjekt- og fremdriftsplanen for Oppdraget. Nedenfor følger bestemmelser som henviser frister eller endringer til dette bilaget. Fremdriftsplan for Oppdraget: Oppstart: Avtales nærmere, men ikke senere enn 01.06.2103 Frist for ferdigstillelse: Avtales nærmere, men ikke senere enn 01.10.2103 Avtalen punkt 8.5.2 Dagbot ved forsinkelse Frister som utløser dagbot ved forsinkelse: Oversittelse av frist for ferdigstillelse utløser dagbot. Side 4 av 8
Bilag 4 Administrative bestemmelser Bilaget brukes til å samle administrative rutiner for avtaleforholdet og samarbeidet mellom partene. Avtalen punkt 1.5 Partenes representanter, Bemyndiget representant for partene: For Kunden: Navn Anne Tveter Knoop Tittel Leder dokumentasjon- og kundesenter Adresse Fredrik Selmersvei 2, 0663 OSLO Telefon 23 06 09 70 E-post postmottak@ubf.oslo.kommune.no For Konsulenten: Navn Tittel Adresse Telefon E-post Dersom bemyndiget representant for en part skiftes ut, skal den andre part bli varslet om dette 4 uker i forkant. Avtalen punkt 1.6 Nøkkelpersonell Konsulentens nøkkelpersonell: Navn Stilling Kompetanseområde Avtalen punkt 3.3 Bruk av underleverandør Konsulentens godkjente underleverandører: Navn Org. nr Leveranseområde Side 5 av 8
Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser Alle priser og nærmere betingelser for det vederlaget Kunden skal betale for Konsulentens ytelser skal fremgå av bilag 7. De samlede prisene og samlet sluttvederlag skal fremkomme her. Som en del av grunnlaget for totalprisen skal eventuelle spesielle betalingsordninger, rabatter, forskudd, delbetaling og avvikende betalingstidspunkt også fremgå Dersom partene avtaler annet enn det som følger av avtalen vedrørende vederlag, skal det spesifiseres i dette bilaget. Avtalen punkt 6.1 Vederlag Vederlag for Oppdraget er avtalt som følger: Fastpris Tjeneste Pris Pris for systematisering av papirarkiv Mva % Kontraktssum Kr eks. mva Kr Kr inkl. mva Utlegg I tillegg til avtalt vederlag, skal Kunden refundere Konsulentens dokumenterte utlegg til: Det er ikke avtalt at Kunden dekker utlegg. Avtalen punkt 6.2 Fakturering Korrekt faktura sendes til: Oslo kommune, Fakturasentralen Postboks 6532, Etterstad 0606 OSLO Fakturaen skal merkes med Oppdragsgiverens navn (Undervisningsbygg Oslo KF) og inneholde følgende opplysninger Kontraktens navn og eventuelt kontraktsnummer Ressursnummer (A4 ) Prosjektets navn og/eller prosjektnummer Fakturatype Kontaktperson i Undervisningsbygg Nødvendig fakturagrunnlag slik som timelister mv skal medfølge og være attestert iht. avtalt prosedyre. Avtalen punkt 6.5 Prisendringer Prisen er ikke gjenstand for regulering. Side 6 av 8
Forsikring For oppdraget stilles følgende forsikringer: Forbehold (Kryss av) Det tas ingen forbehold. Det tas forbehold som er nærmere listet opp i tilbudsbrevet. Se nærmere tilbudsinvitasjonen om forbehold. Vedlegg til tilbudsskjema (Kryss av) Har levert all dokumentasjon som fremgår av punkt 17 tilbudsinvitasjonen. Forpliktende underskrift Firmanavn og org. nr. Firmaadresse Telefon E-post Sted og dato Stempel og underskrift Side 7 av 8
Bilag 7 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen skal følge prosedyrene i punkt 2.1, og gjøres skriftlig. Konsulenten skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget. Nr Dato Endringen gjelder Side 8 av 8