Word 2010 Lange dokumenter Mastergradsstudenter Magnus Haug Avdeling for IT
Microsoft Word 2010 Officeproduktene har felles utforming grensesnitt Begreper Bånd, kategorier, grupper og dialogboksvelger Kategori Båndet Dialogboksvelger Gruppe Bånd Båndet erstatter Menyer og Verltøylinjer fra tidligere versjoner Kategorier Båndet er delt inn i kategorier. I Word vises som standard kategoriene Hjem, Sett inn, Sideoppsett, Referanser, Masseutsendelser, Se gjennom og Visning. I tillegg er mange kategorier skjult. For eksempel vil du få nye kategorier i båndet når du merker en tabell, et blide, et utklipp, setter inn en topptekst osv. Se illustrasjon under (Et SmartArtobjekt legger til kategoriene Utforming og Format). Grupper Kategoriene er delt inn i grupper, for eksempel så er Utklippstavle, Skrift, Avsnitt osv grupper i Hjemkategorien. Dialogboksvelger De fleste gruppene har en dialogboksvelger. Om du klikker på dialogboksvelgeren til skrift vil du få tilgang til en dialogboks som vist i illustrasjonen til høyre.. Her finner du alle valgene i gruppen skrift pluss mange valg som i utgangspunktet er skjult. I enkelte tilfeller har du bruk for noen av kommandoene som er skjult. Side 2 av 8
Verktøylinja for hurtigtilgang Tilpass verktøylinja for hurtigtilgang Verktøylinja for hurtigtilgang kan tilpasses og du kan legge til kommandoer som du bruker ofte. Dette kan gjøres på flere måter. Du kan klikke på Tilpass verktøylinja for hurtigtilgang Du kan høyreklikke på hvilken som helst kommando i båndet og velge Legg til på verktøylinje for hurtigtilgang. Du kan velge kategorien Fil + Alternativer + Verktøylinje for hurtigtilgang Eksempel på hvordan Verktøylinja for hurtigtilgang kan se ut etter at den er tilpasset brukers behov. Visninger Du finner knapperaden for visninger nederst til høyre i Wordvinduet. Følgende visninger er tilgjengelig: Utskriftsoppsett, Fullskjermslesning, Weboppsett, Disposisjon og Kladdevisning. Vanligvis jobber vi i Utskriftsoppsettsvisning. I tillegg har du Zoomknappene som er nyttig og kan erstatte forhåndsvisning i tidligere versjoner av Word. Linjal Vis /Skjul Linjal Du kan vise og skjule linjalen etter behov. Når du jobber med lengre dokumenter, for eksempel innleveringsoppgaver, er det nyttig at linjalen vises. Det blir da lettere å plassere tekst og illustrasjoner nøyaktig der du vil ha dem. Om du har behov for å kontrollere innrykk og tabulatorer er det enklest å bruke linjalen. Side 3 av 8
Lange dokumenter Om du skriver en rapport, en masteroppgave, en teknisk manual eller ei historie, kan du gjøre oppgaven enklere for deg selv ved å utnytte Words avanserte funksjoner. Om du formaterer riktig kan du ved hjelp av enkle kommandoer generere automatisk innholdsfortegnelse, figuroversikt, tabelloversikt, stikkordregister osv. Du kan kontrollere avansert sidenummerering og topp/bunntekster på en effektiv måte. Begreper du bør kjenne: Navigasjonsrute, Stiler, Forside, Innholdsfortegnelse, Topp- og bunntekst, Sidenummerering, Liste med flere nivåer, Fotnoter, Kryssreferanse, Bildetekst, Inndeling Hva er Stiler En stil er et sett med formateringsegenskaper, for eksempel skriftnavn, størrelse, farge, avsnittsjustering og avstand. Du kan bruke stiler i stedet for direkte formatering til å formatere dokumentet. Du kan raskt og enkelt bruke et sett med formateringsvalg som er konsekvent gjennom hele dokumentet. Hva oppnår du ved å benytte Stiler Effektiv formatering Effektiv navigering i dokumentet Automatisk Innholdsfortegnelse Automatisk Kapittelnummerering Stiler NB! Alle overskrifter i dokumentene dine MÅ formateres ved hjelp av stilene Overskrift 1, Overskrift 2, Overskrift 3 osv. Hvor mange nivåer du skal nytte i overskriften er avhengig av hvor mange nivåer du skal ha i innholdsfortegnelsen. Word benytter Overskriftsstilene til å generere innholdsfortegnelse automatisk. Eks på innholdsfortegnelse med tre nivåer: Side 4 av 8
Navigasjonsrute Vis alltid navigasjonsruta når du jobber med lengre dokumenter. Valget for å slå på Navigasjonsrute er i gruppa Vis i kategorien Visning. Illustrasjonen til høyre viser et kart over dokumentet. Kartet genereres av avsnittene hvor du har benyttet Overskfitsstilene i Word. Du kan navigere mellom kapitlene ved å klikke på overskriftene i navigasjonsruta. Du kan endre rekkefølgen på avsnittene i dokumentet ved å klikke og dra i overskriftene i navigasjonsruta. Navigasjonsruten kan hjelpe deg å finne tekst, tabeller, grafikk, kommentarer, fotnoter, sluttnoter og formler. Forside Vent med å sette inn forside til etter at du er ferdig med oppgaven. Valget Forside finner i kategorien Sett inn. Du kan velge blant mange maler og du kan tilpasse forsidea til ditt behov. Side 5 av 8
Innholdsfortegnelse Velg innholdsfortegnelse i kategorien Referanser. Word generer innholdsfortegnelse ved hjelp av alle avsnitt hvor Overskriftsstiler er benyttet. Om du setter inn nye avsnitt i dokumentet kan du oppdatere innholdsfortegnelsen. Fotnoter Velg Fotnoter i kategorien Referanser for å sette inn fotnotene. Fotnotene nummereres automatisk. Topp- og bunntekst Velg kategorien Sett inn for å sette inn topp og bunntekst. Du kan enten velge å benytte innebygde topp og bunntekster, eller du kan velge egne oppsett. Om du vil lage eget oppsett velger du Rediger topptekst. Nå du velger å sette inn topp eller bunntekst vil en ny kategori komme til syne i båndet. Her er verdt å merke seg at om du ikke ønsker å ha med topp og bunntekst på første side så kan du sette en hake i boksen Spesiell førsteside. Du kan og velge Ulike odde- og partallsider. Kryssreferanse En kryssreferanse refererer til et objekt et annet sted i et dokument, for eksempel "Se Figur 5". Du kan lage kryssreferanser til overskrifter, fotnoter, bokmerker, bildetekster og nummererte avsnitt. Bildetekst Bildetekst er en nummerert etikett, for eksempel Figur 1. Du kan legge til etiketter til figurer, tabeller og andre objekt. Side 6 av 8
Liste med flere nivåer Du kan nummerer overskriftene i dokumentet ved hjelp av kommandoen Lister med flere nivåer. Da kan du nummerere overskrifter slik at overskrifter på øverste nivå (Overskrift 1) er nummerert 1, 2, 3, overskrifter på andre nivå (Overskrift 2) er nummerert 1.1, 1.2, 1.3 og så videre. Se illustrasjon under. Inndeling Inndelingsskift setter du inn ved å velge Skift i kategorien sideoppsett. Med inndelingsskift kan du endre oppsettet eller formateringen for en eller flere sider i dokumentet. Du kan for eksempel velge at en del av ei side skal være to spalter. Ved hjelp av inndeling kan du for eksempel velge at de første 10 sidene i et dokument skal nummereres med romertall, mens resten av dokumentet skal nummereres med vanlige tall. Du kan skille kapitlene i dokumentet slik at sidenummereringen for hvert kapittel begynner på 1. Du kan også opprette egne topp- eller bunntekst for en inndeling i dokumentet. Om du ønsker at de første 4 sidene i dokumentet ikke skal nummereres, mens resten av dokumentet skal ha sidenummer, kan du ordne dette med inndelingsskift etter side 4. Side 7 av 8
Sideskift/Inndelinger Sideskift (CTRL+Enter) Inndelingssskift o Kontinuerlig o Neste side o Partallsside o Oddetallsside Formatere inndelinger Hver inndeling kan ha: Egen sidenummerering Egen Topp og bunntekst Automatisk topp- og bunntekst ved hjelp av feltkoder (f.eks kapitteloveskriftene) Tips! Om du er usikker på om alle referanser er oppdatert i dokumentet klikk CTRL+A og trykk på funsksjonstats F9. Velg Oppdater hele tabellen og klikk OK Innholdsfortegnelse Fotnoter Kryssreferanser Bilde- tabelltekst for å generere bildetekstliste Indeks Bokmerker Hyperlinker Arbeide med figurer Sette inn og formatere figurer/bilder/tabeller Sette inn bildetekst/figurtekst/tabelltekst Sette inn bildetekstliste (figur-, tabelliste) Fotnoter og sluttnoter Automatisk nummerering av fot- og sluttnoter Side 8 av 8