Intern sone Sikker sone Versjon 01.03.2013 Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Aktivt arkiv Arkiv Arkiv- og saksbehandlingssystem Arkivbegrensning Arkivdel Arkivkode Arkivmateriale Arkivnøkkel Arkivperiode Arkivplan Arkivskaper Arkiv som er i daglig bruk hos arkivskaper. Kalles også dagligarkiv. Samling dokumenter som er blitt til som ledd i en virksomhets arbeid, og som samles som resultat av denne virksomheten. Begrepet benyttes også om oppbevaringssted for fysisk arkivmateriale, arkivtjeneste og/eller arkivdepot. System for arkivering og saksbehandling som benyttes for å registrere, produsere, administrere, oppbevare og gjenfinne dokumentene som inngår i et arkiv. Vanligvis brukt om elektroniske systemer. Statlige og kommunale virksomheter er pålagt å bruke NOARK-godkjente systemer. Bufetat benytter systemet ephorte. Arkivverdige dokumenter produsert i andre fagsystemer må overføres til ephorte. Å holde utenfor eller fjerne dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. En definert del av et arkiv hvor alle saker er ordnet etter ett og samme ordningsprinsipp. I Bufetat brukes arkivdelene sakarkiv, personalarkiv (intern sone), klient barnevern, klient fosterhjem, klient familievern, adopsjon og rettferdsvederlag (sikker sone). En kode ( verdi ) i en arkivnøkkel. En arkivkode kan være en emnekode eller en objektkode, og bestå av tall, bokstaver, tegn eller blanding av disse. Tildeling og påføring av arkivkode kalles klassering, og gjøres på selve saken for å lette gjenfinningen. Generell og kollektiv betegnelse på arkivdokumenter Kodesystem som er inndelt etter emne, og brukes for arkivering og gjenfinning av saker. Kalles også klassifikasjonssystem. Tidsdeling for inndeling av arkiv, som blant annet brukes i forbindelse med bortsetting. Samlet oversikt over arkiv og arkivarbeidet i et organ. Arkivplanen skal beskrive hva arkivet omfatter, hvordan det er organisert, hvor det er oppbevart samt hvilke bestemmelse og rutiner som benyttes for arbeidet. En organisatorisk enhet eller person som skaper arkiv som ledd i sin virksomhet.
Arkivuverdige dokumenter Arkivverdige dokumenter Autentisering Avlevering Avskrivning Bortsetting Bortsettingsarkiv Dagligarkiv Database Delarkiv Dokument Dokumenttype Dokumentasjonsverdi Dokumenter som har en midlertidig verdi for organet ved interne saksforberedelser, og som legges på saken uten journalføring/dokumentnummer (Dokumenttype Y og Z). Dette er dokumenter som ikke er arkivverdige. I ephorte kalles disse Mappe-dokumenter. Dokumenter som mottas eller produseres som ledd i den virksomheten et organ utøver, er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon, og som derfor skal arkiveres. Kalles også arkivdokument. Vurdering av ekthet eller opprinnelighet. Et autentisk dokument er et dokument som er hva det gir seg ut for å være. Overføring av eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot. Bufetat og Bufdir skal avlevere til henholdsvis stats- og riksarkivene. Registrering av opplysninger i journalen om når og hvordan behandlingen av et inngående dokument er blitt avsluttet/fulgt opp. I ephorte får saksbehandler opp et flagg på innkommende dokumenter (en restanse), og besvarer (med brev eller notat) eller avskriver direkte (ved å bruke kodene ME: avskrevet i møte, TE: tatt til etterretning, TLF: besvart pr. telefon eller e-post eller TO: tatt til orientering). At arkivmateriale etter en tid (vanligvis etter et bestemt antall år) tas ut av aktivt arkiv/dagligarkiv og settes på et dertil egnet sted (ihht arkivforskrifter). Brukes både om materialet som tas ut av dagligarkiv og om oppbevaringsstedet for dette materialet. Arkiv som er i daglig bruk hos arkivskaperen. Kalles også aktivt arkiv. Strukturert samling av søkbar informasjon, lagret på elektroniske medier. Enkeltarkiv skapt av en arkivskaper som en del av en større enhet. I Bufetat er skaper enhetene delarkiv i den regionen de tilhører. Logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium, for senere lesing, lytting, fremvisning eller overføring. I ephorte finnes følgende dokumenttyper: I Inngående dokument U Utgående dokument N Internt notat med oppfølging X Intern notat uten oppfølging Y Internt arbeidsdokument (arkivuverdig dokument som legges på saken uten journalføring/dokumentnummer) Den verdi et arkivmateriale (et eller flere dokumenter) har som dokumentasjon. I henhold til arkivloven er dette et viktig kriterium for å ta vare på arkiver, journalføre og drive arkivbegrensning.
Dokumentflyt Elektronisk arkiv Elektronisk saksbehandling Inngående dokument Intern sone Internt notat med oppfølging Internt notat uten oppfølging Journal Journalføring Journalpost Kassasjon Klassere Kopibok Trinn eller flyt for dokumenter i en behandlingsprosess. Eksempel: trinnene et dokument (utarbeidet av en saksbehandler) må gjennom før det kan presenteres for direktørmøtet. Se også Saksflyt. Arkiv hvor dokumenter primært er lagret elektronisk. Det mest av arkivet på papir er å anse som kopier (Kontrakter er typisk dokumenter som må oppbevares på papir pga fysisk signatur). Saksbehandlingen er basert på elektronisk dokumentflyt, saksflyt og annen IT-støtte i behandlingsprosessen. Dette innebærer at saksbehandler kun forholder seg til elektroniske dokumenter og dokumentsentrene ivaretar behovet for å bevare papirene. Dokument som virksomheten mottar fra en virksomhet eller privatperson. Arkiv- og saksbehandlingssystemet ephorte er delt i to soner, som gjenspeiles i pålogging i Citrix. Intern sone i ephorte inneholder administrative saker og personalsaker. Det er mulig å sende saker og dokumenter fra intern sone på e-post, og importere mottatte og sendte e-post fra Outlook til ephorte. Dokument (Dokumenttype N) som er utarbeidet for et forvaltningsorgans interne saksforberedelse, og krever oppfølging av mottaker. Interne notater skal journalføres. I Bufetat brukes internt notat i steden for brev internt i hele etaten (Bufetat, Bufdir og BSA), på intern og sikker sone i ephorte. Kalles N-notat. Dokument (Dokumenttype X) som er utarbeidet for et forvaltningsorgans interne saksforberedelse, og ikke krever oppfølging av mottaker. Interne dokumenter skal journalføres. Kalles X-notat. Register over saksdokumenter som behandles i en virksomhet. Se Registrering. Journalføring blir brukt som begrep t.o.m. Noark 4-systemer om systematisk og fortløpende loggføring/registrering av opplysninger i en journal. En enkel registrering (innførsel) i en journal, dvs. opplysningene om et saksdokument med eventuelle vedlegg. Fjerning/tilintetgjøring av arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon. Kassasjon i Bufetat skal skje i henhold til etatens retningslinjer når disse foreligger og er godkjent av Riksarkivet. Påføre saken en eller flere ordningsverdier, for eksempel arkivkoder, fødselsnr. eller organisasjonsnr. Systematisk, vanligvis kronologisk, oppstilling/samling av kopier av alle utgående dokumenter som er blitt produsert i virksomheten (lovpålagt). Vi har ikke kopibok i et fullelektronisk arkiv.
Lagringsmedium Noark Notat Objekt Objektordnet arkiv OEP Offentlig journal Offentlig versjon av dokument Ordningsprinsipp Ordningsverdi Partsinnsyn PDF Periodisering Proveniens Registrering Medium for lagring av informasjon. Det skal benyttes godkjent arkivbestandig lagringsmedium for all arkivinformasjon som skal bevares og avleveres. Norsk Arkivstandard Standard for elektronisk journal- og arkivsystem. Det er obligatorisk å benytte et Noark-godkjent system for elektronisk journalføring i offentlig forvaltning. I Bufetat benyttes journal- og arkivsystemet ephorte. Se internt dokument og internt notat. Fysisk eller logisk enhet som arkivmateriale kan omhandle, og som materialet dermed kan ordnes etter, for eksempel personer, eiendommer, gjenstander, administrative enheter etc. Arkiv, arkivdel eller arkivserie som er ordnet etter objekter. Kalles også objektarkiver. Objektarkiver i Bufetat er ordnet etter personer. Offentlig elektronisk postjournal, publisert under www.oep.no, der publikum har mulighet til å søke opp saker og journalposter for virksomheter i offentlig forvaltning, og be om innsyn i disse. Kun Bufdir, og ikke regionene, er pålagt å publisere sin offentlige journal på OEP. Bufdir begynt å publisere på OEP april 2011. En kopi av journalen som legges frem for allmennheten hvor opplysninger som er unntatt offentlighet er skjermet (strøket ut). En versjon av et dokument som er unntatt fra offentligheten, hvor alle sensitive opplysninger er skjermet/strøket ut slik at dokumentet kan offentliggjøres. Prinsipp for ordning av arkivmateriale. Kan være en arkivnøkkel, organisasjonsnummer eller fødselsnummer. De verdier som er tillatt innenfor et ordningsprinsipp. Det at den som er part i en sak får gjøre seg kjent med sakens dokumenter. Retten til partsinnsyn er regulert i forvaltningsloven 18. Portable Document Format - Godkjent arkivformat er PDF/A. Sette et tidsskille i arkivet for å bevare orden og oversikt i arkivene ved bortsetting. Alle saker med dokumenter som tilhøre samme arkivperiode (er registrert i dette tidsrommet) settes bort samtidig og oppbevares samlet. For elektroniske arkiv gjøres dette ved at deler av basen (perioden) overføres til en historisk base. Arkivmaterialets opphav, hvem som har skapt arkivet. Proveniensprinsippet innebærer at arkiv som er har samme arkivskaper skal holdes samlet. Systematisk og fortløpende registrering/loggføring av opplysninger i en journal. Alle inn- og utgående saksdokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon skal
Restanse Sak Saksansvarlig Saksbehandler Saksdokumenter Saksflyt Sakstittel Sikker sone Skanning Standardtittel Tilgangskode Tilgangsvurdering registreres. Virksomhetsinterne dokumenter registreres i den grad man finner det hensiktsmessig, men visse typer organinterne dokument skal likevel alltid registreres (jmf. Offentleglova). Dette gjelder for eksempel dokumenter som inneholder endelige avgjørelser i en sak og generelle retningslinjer for organets saksbehandling. Når saksbehandler mottar et dokument som krever oppfølging, kalles dette en restanse. Restansen oppheves ved å avskrive dokumentet. Se avskrivning. En sak omfatter de saksdokumenter, registreringer, påskrifter mm. som inngår i behandlingen av en henvendelse utenfra eller et initiativ fra virksomheten selv. Saksbehandler som er ansvarlig for behandling av saken som helhet. Den person som er ansvarlig for oppfølging og behandling av ett eller flere dokumenter i en sak. Det må være samme saksbehandler for alle dokumenter i én journalpost. Dokumenter som er utferdiget av, kommet inn til eller lagt frem for et forvaltningsorgan, jf.offentlighetsloven 2 og 3. Alle saksdokumenter som er gjenstand for saksbehandling og som har verdi som dokumentasjon skal journalføres og arkiveres. Kalles også saksgang. Behandlingsrekkefølge for en sak omfatter de trinn eller faser som inngår i rekkefølgen. Se også dokumentflyt. Tittel på en sak i arkivet. Sakstittelen registreres i journalen og føres på saksomslaget/arkivmappen som inneholder dokumentene i saken. Arkiv- og saksbehandlingssystemet ephorte er delt i to soner, som gjenspeiles i pålogging i Citrix. Sikker sone i ephorte inneholder sensitive saker (klient barnevern, klient fosterhjem, klient familievern, enslige mindreårige asylsøkere og flykninger, adopsjon og rettferdsvederlag). Den eneste muligheten for å ta ut dokumenter fra sikker sone er på utskrift. Omforming (konvertering) av et papirdokument til et digitalt (elektronisk) bildeformat. En fast tekst som brukes som tittel på sak og/eller dokument med likt/samsvarende innhold, for å bedre gjenfinning og lette rapportering. Kode som skjermer saks- og journalopplysninger og dokumenter mot innsyn fra uvedkommende i ephorte. Bare de som er klarert for den aktuelle tilgangskoden får se de opplysningene/dokumentene som er skjermet. Vurdere om et dokument skal skjermes mot innsyn, velge korrekt
Utgående dokument lovhjemmel og påføre tilgangskode. Dette gjelder både internt og eksternt innsyn. Dokument som virksomheten sender til en annen virksomhet eller privatperson.