Møteprotokoll Kristiansand kontrollutvalg Dato: 24.09.2015 kl. 15:00 Sted: Rådhuskvartalet, møterom Anna Jacobsen Arkivsak: 15/10170 Til stede: Vidar Kleppe (DEM), Birte Simonsen (MDG), Stian Hamre (AP) og Ronny Sæbø (H) Møtende varamedlemmer: Tore Leif Nilsen (FRP) Forfall: Andre: Tommy Tolfsen (FRP) Revisjonssjef Tor Ole Holbek Ass. revisjonssjef Monica Harsvik Smith-Tønnessen Forvaltningsrevisor Anne-Marie Varen Revisor Anne Helene Grunni (Sak 37/15) Teknisk direktør Ragnar Evensen (Sak 35/15-39/15) Prosjektleder Kristiansand Eiendom Arne Birkeland (Sak 35/15-39/15) Advokat Siri Helen Egeland (Sak 38/15) Org. direktør Eva Berglund Åsland (Sak 35/15) Helse- og sosial direktør Wenche P. Dehli (Sak 36/15) Avd. leder Kristiansand legevakt Rolf Jarnes (Sak 36/15) Rådgiver Øyvind Haarr (Sak 36/15) Styreleder Nye Kristiansand bompengeselskap Tore Vestbakke (Sak 37/15) Styreleder Nye Kristiansand bompengeselskap Gunnar Haddeland (Sak 37/15) Leder Vest-Agder SV Alf Holmelid (Sak 38/15) Protokollfører: Alexander Etsy Jensen (sekretær) 1
Sakskart Side Møteinnkalling 1/15 15/13455-1 Godkjenning av møteinnkalling 24.09.15 3 Møteprotokoll 1/15 15/13454-1 Godkjenning av protokoll fra sist møte 11.06.15 4 Saker til behandling 35/15 15/13469-1 36/15 15/13481-1 Rutiner og retningslinjer knyttet til lukking av politiske møter og pålegg om taushetsplikt til folkevalgte Rapport fra tilsyn med Kristiansand legevakt - Fylkesmannen i Vest- Agder 5 6 37/15 15/13784-1 Selskapskontroll Nye Kristiansand Bompengeselskap AS 7 38/15 15/13466-1 Torvparkering AS 8 39/15 15/13788-1 Rapport - Byggeprosjekt "Rådhuskvartalet" 9 40/15 15/12586-1 Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 - Kristiansand kommune 10 41/15 15/10620-1 Innspill til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 11 42/15 15/13492-1 Andre orienteringer i møte 24.09.15 12 43/15 15/13497-1 Referat- og drøftingssaker i møte 24.09.15 14 Kristiansand, 24.09.2015 Vidar Kleppe Kontrollutvalgsleder Alexander Etsy Jensen Sekretær 2
Møteinnkalling 1/15 Godkjenning av møteinnkalling 24.09.15 1 Kristiansand kontrollutvalg 2 Kristiansand kontrollutvalg 24.09.2015 1/15 Møteinnkalling 24.09.15 godkjennes. Det ble kommentert at sakspapirene ikke var å finne på kommunens nettside (politisk agenda) denne gangen. Sekretæren sjekker hva som er årsaken til det. Enstemmig for forslag til vedtak. Møteinnkalling 24.09.15 godkjennes. 3
Møteprotokoll 1/15 Godkjenning av protokoll fra sist møte 11.06.15 1 Kristiansand kontrollutvalg 24.09.2015 1/15 Protokollen fra møte 11.06.15 godkjennes. Enstemmig for forslag til vedtak. Protokoll fra møte 11.06.2015 godkjennes. 4
Saker til behandling 35/15 Rutiner og retningslinjer knyttet til lukking av politiske møter og pålegg om taushetsplikt til folkevalgte 1 Kristiansand kontrollutvalg 24.09.2015 35/15 Saken legges frem uten innstilling. Organisasjonsdirektør Eva Berglund Åsland orienterte om kommunens rutiner og retningslinjer knyttet til lukking av politiske møter og pålegg om taushetsplikt til folkevalgte i den forbindelse. Organisasjonsdirektøren redegjorde videre for hvor langt kommunen har kommet i arbeidet med å revidere retningslinjene, og hva som må til for at kommunens retningslinjer bringes i samsvar med departementets lovforståelse. Leder fremsatte slikt forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Enstemmig for leders forslag til vedtak. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 5
36/15 Rapport fra tilsyn med Kristiansand legevakt - Fylkesmannen i Vest- Agder 1 Kristiansand kontrollutvalg 24.09.2015 36/15 Kontrollutvalget tar tilsynsrapporten fra Fylkesmannen i Vest-Agder, samt rådmannens redegjørelse til orientering. Helse- og sosialdirektør Wenche P Dehli, avdelingsleder ved Kristiansand legevakt Rolf Jarnes og rådgiver Øyvind Haarr redegjorde for hva kommunen vil gjøre for å følge opp Fylkesmannens avvik. I tillegg redegjorde de for hvor langt kommunen har kommet i arbeidet med å sikrer at de som bor eller oppholder seg i kommunen, og innbyggere fra kommuner som Legevakten har avtale med, skal få forsvarlige legevakttjenester. Enstemmig for forslag til vedtak. Kontrollutvalget tar tilsynsrapporten fra Fylkesmannen i Vest-Agder, samt rådmannens redegjørelse til orientering. 6
37/15 Selskapskontroll Nye Kristiansand Bompengeselskap AS 1 Kristiansand kontrollutvalg 24.09.2015 37/15 Innstilling til bystyret: Bystyret tar selskapskontrollrapporten Nye Kristiansand Bompengeselskap AS til orientering. Rådmannen bes om å følge opp rapportens anbefalinger og rapportere tilbake til kontrollutvalget innen 31.03.16. Rapporten oversendes Nye Kristiansand Bompengeselskap AS med anbefaling å følge opp rapportens merknader og anbefalinger til selskapet. Selskapskontrollrapport Nye Kristiansand Bompengeselskap AS ble ettersendt direkte fra revisjonen til utvalgets medlemmer. Revisjonssjef Tor Ole Holbek gjennomgikk selskapskontrollrapporten og svarte på spørsmål. Styreleder Tore Vestbakke og dagligleder Gunnar Haddeland var tilstede under behandlingen av saken. Saken oversendes bystyret for videre behandling. Enstemmig for forslag til vedtak. Innstilling til bystyret: Bystyret tar selskapskontrollrapporten Nye Kristiansand Bompengeselskap AS til orientering. Rådmannen bes om å følge opp rapportens anbefalinger og rapportere tilbake til kontrollutvalget innen 31.03.16. Rapporten oversendes Nye Kristiansand Bompengeselskap AS med anbefaling å følge opp rapportens merknader og anbefalinger til selskapet. 7
38/15 Torvparkering AS 1 Kristiansand kontrollutvalg 24.09.2015 38/15 Kontrollutvalget avventer videre behandling av saken frem til avgjørelse foreligger fra ESA. Sekretær Alexander Etsy Jensen redegjorde for saken og presenterte sekretariatets saksfremstilling og forslag til vedtak. Kristiansand kommune ved teknisk direktør Ragnar Evensen, prosjektleder i Kristiansand Eiendom Arne Birkeland og advokat Siri Helen Egeland (Visma) redegjorde for administrasjonens behandling av saken. Kristiansand kommune ved Visma advokater AS har utarbeidet et svarbrev til Nærings og fiskeridepartementet datert 22.09.15. To versjoner av brevet ble utdelt i møtet, en versjon på engelsk og en versjon på norsk. Brevet er ment å svare på spørsmål som reises av EFTAs overvåkingsorgan (ESA). Motstandsgruppen «Torvets venner» ved leder av Vest-Agder SV Alf Holmelid fikk anledning til å redegjøre for deres syn på saken, med bakgrunn i sin henvendelse til kontrollutvalget datert 12.07.15. Alternativt forslag fremsatt av leder i møte: Kontrollutvalget oversender saken vedrørende Torvparkering AS og parkeringsanlegget under torvet, for behandling i Kristiansand bystyre. Sekretariatets forslag til vedtak vedtatt mot en stemme (Vidar Kleppe). Kontrollutvalget avventer videre behandling av saken frem til avgjørelse foreligger fra ESA. 8
39/15 Rapport - Byggeprosjekt "Rådhuskvartalet" 1 Kristiansand kontrollutvalg 24.09.2015 39/15 Kontrollutvalget tar rapport Byggeprosjekt «Rådhuskvartalet» til etterretning. Kontrollutvalget innstiller bystyret til å gjøre følgende vedtak: Bystyret tar rapport Byggeprosjekt «Rådhuskvartalet» til etterretning. Bystyret ber rådmann følge opp revisjonens anbefalinger og rapportere tilbake til kontrollutvalget innen 31.03.16 hvordan anbefalingene blir fulgt opp. Rapport Byggeprosjekt «Rådhuskvartalet» ble sendt ut direkte fra revisjonen til utvalgets medlemmer. Forvaltningsrevisor Anne-Marie Varen gjennomgikk rapporten og svarte på spørsmål. Teknisk direktør Ragnar Evensen og prosjektleder fra Kristiansand eiendom Arne Birkeland redegjorde for prosessen knyttet til byggeprosjekt rådhuskvartalet. Saken oversendes bystyret for videre behandling. Enstemmig for forslag til vedtak. Kontrollutvalget tar rapport Byggeprosjekt «Rådhuskvartalet» til etterretning. Kontrollutvalget innstiller bystyret til å gjøre følgende vedtak: Bystyret tar rapport Byggeprosjekt «Rådhuskvartalet» til etterretning. Bystyret ber rådmann følge opp revisjonens punkter til forbedring og rapportere tilbake til kontrollutvalget innen 31.03.16 hvordan anbefalingene blir fulgt opp. 9
40/15 Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 - Kristiansand kommune 1 Kristiansand kontrollutvalg 24.09.2015 40/15 Kontrollutvalget innstiller følgende til bystyret: Bystyret vedtar framlegg til budsjett for 2015 for kontroll og tilsynsvirksomheten i Kristiansand kommune med en ramme på kr. 8 066 000,- Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til bystyret via formannskapet. Sekretær Alexander Etsy Jensen la frem budsjett for kontroll og tilsyn 2016 i Kristiansand kommune. Revisjonen knyttet noen kommentarer til deres delbudsjett. Enstemmig for forslag til vedtak. Kontrollutvalget innstiller følgende til bystyret: Bystyret vedtar framlegg til budsjett for 2015 for kontroll og tilsynsvirksomheten i Kristiansand kommune med en ramme på kr. 8 066 000,- Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til bystyret via formannskapet. 10
41/15 Innspill til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 1 Kristiansand kontrollutvalg 24.09.2015 41/15 Saken legges frem uten innstilling. Revisjonen har utarbeidet en oversikt over utført forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for valgperioden 2011-2015. Oversikten ble presentert i møtet. Kontrollutvalgets har ingen konkrete innspill til planarbeidet med forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll, og sluttet seg til revisjonens oppsummering. Forslag fremkommet i møte enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets har ingen konkrete innspill til planarbeidet med forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll, og sluttet seg til revisjonens oppsummering. 11
42/15 Andre orienteringer i møte 24.09.15 1 Kristiansand kontrollutvalg 24.09.2015 42/15 Saken tas til orientering. 1. Orienteringer fra revisjonen a. Løpende revisjon: Ass. revisjonssjef orienterte om løpende revisjonsoppgaver. b. Pågående prosjekter: Revisjonen orienterte kort om status. c. Returkraft AS: Revisor orienterte om senere tids utvikling. Ny forskrift 01.01.15. Kontrollutvalget, rådmannen og kommunerevisor har et særlig ansvar for å følge opp at avfallsforskriften følges. Gjennomført møte i økonominettverket i Knutepunkt Sørlandet. Positive prognoser for selskapet, mindre underskudd på næringsdelen enn først antatt, men fortsatt et betydelig underskudd knyttet til næringsdelen. Likviditetsmessig utfordring for selskapet. d. Uttalelser byggeregnskap Kristiansand kommune: Ass. revisjonssjef gjennomgikk uttalelsene. e. Sivilombudsmannen Gebyrforskrift for 2015: Ass. revisjonssjef orienterte. f. Narviga 15 Rekkefølgekrav/støyskjerm: Revisjonssjefen orienterte om svar fra plan og bygningssjefen vedr. saken. g. Gislemyrveien 2-4 brl. Klage på byggesak: Vedr. denne saken opplyste revisjonssjefen at det har skjedd en kommunikasjonssvikt. Revisjonen følger opp saken og ser til at saken kviteres ut. h. Utvidelse av Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS: Revisjonssjefen orienterte om prosess som er i gang: Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS blir mest sannsynlig utvidet fra 1.1.2016. Vest-Agder fylkeskommune og kommunene innen dagens Setesdal Revisjonsdistrikt IKS går inn som nye medlemmer/eiere. Saken legges sannsynligvis frem til behandling i bystyret før årsskiftet. i. Momskrav fra Skatt Sør Kilden: Revisjonen orienterte om utviklingen i saken. 2. Orientering fra sekretariatet a. Nytt saks og arkivsystem b. Opplæring av nytt kontrollutvalg 3. Orientering fra leder Ingen Saker. Enstemmig for forslag til vedtak 12
Saken tas til orientering. 13
43/15 Referat- og drøftingssaker i møte 24.09.15 1 Kristiansand kontrollutvalg 24.09.2015 43/15 Saken tas til orientering. 1. Innkommen post a. Miljøledelse/forvaltningsrevisjon henvendelse fra Miljøfyrtårn: Sekretæren orienterte om henvendelsen. 2. Neste møte 29.10.15 kl. 15:00: Grunnet opplæring av nytt kontrollutvalg 10.11.15 vurderes møtet utsatt. 3. Eventuelt: Ingen saker. Enstemmig for forslag til vedtak Saken tas til orientering. 14