15/2527-5 Endret Konkurransegrunnlag ANSKAFFELSE AV VIKARTJENESTE SYKEPLEIERE 2016-2017 (Endringer er markert ved at gammel informasjon er gjennomstreket, og ny informasjon er uthevet i rødt. Endringen gjelder tilbudsfrist) Desember 2015 Vedlegg: - Tilbudsskjema - HMS egenerklæring - Utkast til rammeavtale
1.1 Oppdragsgiver Hemne kommune v/rådmannen. Kommunen ligger i Sør-Trøndelag på grensen til Møre og Romsdal fylke, og har ca 4.200 innbyggere. Administrasjonsstedet er Kyrksæterøra med ca 2.700 innbyggere. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Hemne kommune ønsker å inngå rammeavtale med flere leverandører (parallelle rammeavtaler) om sykepleiervikarer til Hemne kommune i tidsrommet 01.02.2016-30.06.2017. Dersom det er tilstrekkelig antall egnede tilbydere og tilbud, vil oppdragsgiver inngå avtale med 2 leverandører. Vinneren av anbudskonkurransen får førsteretten til oppdragene. Dersom ikke vinneren kan levere innen angitte frister, skal leverandør nr 2 tilbys oppdragene. Anskaffelsen har en anslått verdi på NOK 1,4 mill eks mva for avtaleperioden. Det anslåtte behovet er på ca 2500 timer i avtaleperioden. Behov er kun veiledende, og ikke forpliktende for oppdragsgiver. Nærmere beskrivelse av leveransen følger av vedlagte kravspesifikasjon. 1.3 Gjennomføring av konkurransen Konkurransen gjennomføres iht Forskrift om offentlige anskaffelser Del I og II som åpen anbudskonkurranse. Konkurransen kunngjøres i DOFFIN. 1.4 Leverandørens kontaktperson Tilbyder skal oppgi navn, adresse, telefon og e-postadresse til tilbyderens primære kontaktperson. 1.5 Oppdragsgivers kontaktperson Enhetsleder Teknisk, Landbruk og Miljø Magne Jøran Belsvik. Hemne kommune Epost: magne.belsvik@hemne.kommune.no Telefon: 72460324 Mobil: 413 33 353 1.6 Tilleggsopplysninger Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon, oppfordres tilbyder til å rette en skriftlig forespørsel per epost til oppdragsgivers kontaktperson. Slik forespørsel kan rettes til oppdragsgiver inntil 5 dager før leveringsfristens utløp. Alle som har meddelt sin interesse i å delta i konkurransen på Doffin, vil få tilsendt informasjon på lik linje.
1.7 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget. Innen leveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Disse skal umiddelbart sendes alle kontaktpersoner. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene kommer så sent at det er vanskelig for tilbydere å ta hensyn til dette i tilbudet, vil det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av leveringsfristen. 1.8 Spesielle bestemmelser Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i off. kontrakter gjelder og det vises spesielt til 5 som omtaler krav til kontraktsklausul om lønns- og arbeidsvilkår. Egenerklæring vil bli krevd av den valgte leverandør 2 KRAV TIL TILBUDET 2.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudsbrev skal være signert av ansvarlig representant for leverandøren, Tilbudet skal inneholde all etterspurt dokumentasjon. Tilbyder må nøye gjennomgå konkurransegrunnlaget med tilhørende vedlegg og redegjøre for, og besvare de spørsmål som er stilt. 2. Tilbudet skal primært sendes pr. e-post til anbud@hemne.kommune.no 3. Alternativt kan tilbudet sendes pr post/leveres til: Hemne kommune, Postmottak, Trondheimsveien 1, 7200 Kyrksæterøra 4. E-posten/konvolutt merkes «Tilbud Vikartjeneste Sykepleiere Hemne kommune» 5. Tilbudet med tilhørende dokumentasjon skal leveres på norsk. Korrespondanse i avtaleperioden skal foregå på norsk. 2.2 Tilbudsfrist Tilbud skal være mottatt av oppdragsgiver innen: 17.12.2015 kl 1200 07.01.2016 kl 1200 For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Alternative tilbud/deltilbud Alternative tilbud eller tilbud på deler av oppdraget vil ikke bli akseptert. 2.4 Forbehold Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av det samlede konkurransegrunnlaget, skal dette klart framgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 11-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser.
2.5 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder Lov om rett til innsyn i dokumenter i offentlig virksomhet (Offentleglova). Protokollen og innkommende tilbud vil være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelig, med unntak for opplysninger iht Offentleglova 23, jfr. Forvaltningsloven 19b. Dersom tilbyder mener tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, skal det leveres ytterligere en kopi som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette, vurdere hvorvidt opplysninger er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unndra dem for offentlighet. 2.6 Offentlighet Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.7 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 01.03.2016 3 KONKURRANSEGRUNNLAGET 3.1 Tilbudsmateriell Konkurransegrunnlag med oppgitte vedlegg Utlysning i Doffinbasen 3.2 Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav 1 Leverandøren skal ha økonomisk soliditet til å gjennomføre konkurransen 2 Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak 3 Leverandøren skal ha god gjennomføringsevne 4 Leverandøren skal ha ordnede forhold mht skatt og merverdiavgift 5 Leverandører som skal utføre arbeider i Norge, må oppfylle de krav til helse, miljø og sikkerhet som norske myndigheter til enhver tid fastsetter 6 Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag Dokumentasjonskrav Foretakets siste årsregnskap Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år som baserer seg på siste kjente regnskapstall Firmaattest skal levers sammen med tilbudet Leverandøren skal redegjøre for sin gjennomsnittlige arbeidsstyrke innenfor fagområdet sykepleie i løpet av de siste tre år Skatteattest (ikke eldre enn 6 mnd) Merverdiavgift attest (ikke eldre enn 6 mnd) HMS egenerklæring Leverandøren skal levere en liste over minst 3 oppdrag som er
7 Leverandøren skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for tjenestene som skal leveres sammenlignbare med skisserte oppdrag fra Hemne kommune fra de siste 3 år inkludert dets verdi, tidspunkt og oppdragsgiver Det skal oppgis navn, telefonnr og e- postadresse til referanseperson hos oppdragsgiver for hver av disse. Oppdragsgiver tar forbehold om å kontakte referansepersoner. Leverandøren skal beskrive virksomhetens organisering, med særlig vekt på ledelse, planlegging, gjennomføring og sluttføring av oppdrag. 3.3 Underleverandører Dersom leverandøren ønsker å benytte seg av underleverandører for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal leverandøren fremlegge en forpliktelseserklæring fra denne underleverandøren, hvor det fremgår hvilke ressurser og tjenester denne underleverandøren skal bistå med i utførelsen av oppdraget. Leverandøren skal dokumentere underleverandørens kvalifikasjoner opp mot de kvalifikasjonskravene som fremmes over. 3.4 Manglende dokumentasjon Foreligger ikke den etterspurte dokumentasjon kan tilbudet bli avvist. 3.5 Avtaleperiodens lengde Avtaleperioden er 17 måneder 01.02.2016-30.06.2017 3.6 Prisjustering Tilbudsprisen skal være fast per 1. januar 2016. Deretter justeres tilbudsprisen årlig med basis i konsumprisindeksen pr 1. januar 2016. Første justering pr 1. januar 2017. 3.7 Forhandlinger Det er ikke tillatt med forhandlinger. 4 TILDELINGSKRITERIER 4.1 Generelt Kommunen vil inngå rammeavtale med de 2 leverandørene som inngir lavest pris.
5 FRAMDRIFT (KAN BLI ENDRET) Kunngjøring i DOFFIN 07 desember 2015 Tilbudsfrist 17. desember kl 1200 07. januar 2016 kl 12:00 Evaluering og tildeling Uke 52 Uke 2 2016 Karensperiode 14 dager 10 dager Kontraktsinngåelse Uke 1 eller uke 2 Etter utløp av karensperiode Start leveranse 2. februar 2016 6 KRAVSPESIFIKASJON 1. Generelle krav: Alle tjenester som leveres innenfor avtalen skal være i samsvar med de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter på området og av ansatte som har den nødvendige faglige kompetanse og kvalifikasjoner for å utføre tjenesten. 2. Pris- skal oppgis som timespris i NOK eks mva per netto time levert sykepleiervikar ved Hemne helsesenter. Alle indirekte kostnader som administrasjon, opplæring, transport, kost og lignende, skal være regnet inn i denne netto timeprisen. Oppgitt pris skal være per 01.02.2016 3. Krav til bestilling og leveranse: Ved bestilling før kl 1200, må leverandør må kunne levere etterspurt tjeneste innen 2 dager etter bestilling. Tilbyder skal bekrefte mottatt bestilling umiddelbart, og senest innen 30 minutter. Hvis oppdragsgiver ikke mottar slik bekreftelse, kan oppdragsgiver henvende seg til neste leverandør. Tilbyder skal sende navn og CV på vikar til oppdragsgiver innen 3 timer der det er behov for leveranse 2 til 4 dager etter bestilling, og innen 24 timer der det er behov for leveranse mer enn 4 dager etter bestilling. Bestilling skal kunne skje via én e-postadresse og ett telefonnummer. Respons til oppdragsgiver skal gis både på e-post og sms, alternativt fasttelefon dersom oppdragsgiver krever det.
4. Krav om opplæringsvakter: Med opplæringsvakt menes at vikaren får opplæring av oppdragsgiver, som inneholder ett eller flere av følgende element: Opplæring i sikkerhetsrutiner, spesielle arbeidsoppgaver, spesielt utstyr eller særlige forhold, som er nødvendige for å være i stand til å utføre vikariatet tilfredsstillende. På opplæringsvaktene skal vikaren komme i tillegg til ordinær bemanning. Oppdragsgiver definerer opplæringsbehovet, og gir opplysninger om dette ved bestilling. Tilbyder skal dekke utgifter for inntil to opplæringsvakter pr oppdrag, avhengig av oppdragets lengde og kompleksitet: For oppdrag av minimum én ukes varighet kan oppdragsgiver kreve inntil én opplæringsvakt. For oppdrag av to ukers varighet kan oppdragsgiver kreve inntil to opplæringsvakter. Oppdragsgiver og tilbyder kan avtale kortere opplæringstid, dersom oppdragsgiver finner dette hensiktsmessig. 5. Utbytting av personell: Tilbyder kan ikke bytte ut vikaren i oppdragsperioden, med mindre det foreligger særskilte forhold som sykdom hos vikaren eller lignende. Ved slikt fravær hos formidlet vikar, forplikter leverandøren å skaffe ny vikar til oppdraget. Hvis ny vikar har behov for opplæring, skal tilbyder betale dette. 6. 7. 8. 9. Krav om overholdelse av arbeidsmiljøloven: Oppdragsgiver forutsetter at tilbyder overholder arbeidsmiljøloven, og legger særlig vekt på at kapittel 10, arbeidstid, overholdes. Tilbyder skal rapportere om status for hvordan kapittel 10 overholdes i avtaleperioden. Oppdragsgiver skal få tilgang til nødvendige data for å kontrollere disse opplysningene. Krav om tarifflønn: Timelønna til vikarene skal være minimum KS tarifflønn. Lørdags- og søndagstillegg, helge- og høytidstillegg, kvelds- og nattillegg og overtidsarbeid skal tilsvare KS tarifflønn. Autorisasjon: Alle vikarer skal være autoriserte sykepleiere i Norge i henhold til norske lover og regler. Språk: Alle vikarer skal beherske det norsk, skriftlig og muntlig, tilsvarende norskprøve B2. Oppdragsgiver skal gis anledning til å ringe vikarer for å kontrollere deres språkferdigheter. Vikarer som etter oppdragsgivers vurdering ikke oppfyller kravene til språkkunnskaper kan avvises gjennom dialog med leverandør. Politiattest: 10. Alle vikarer skal kunne legge fram politiattest av nyere dato. Kontraktsansvarlig: 11. Leverandørens skal utpeke én kontraktsansvarlig for avtalen i avtaleperioden.