Universitetet i Stavanger uis.no Lederforum 21.11.2016 OU-prosjektet administrativ organisering HR sin rolle og bidrag Halfdan Hagen HR-direktør
Utgangspunkt for ou-prosessen Overordnet mål: Bedre resultater innenfor utdanning, forskning, innovasjon og formidling. Den administrative ou-prosessen: Utvikle støttefunksjonene slik at de bidrar til større måloppnåelse innenfor utdanning, forskning, innovasjon og formidling.
Utvikling av HR-funksjonen (HRtransformasjon) Overordnet mål: HR skal gi et større bidrag til å forbedre universitetets resultater Prosess startet høsten 2014 (stoppet opp pga fusjonsprosessen i 2015 og påfølgende ou-prosess) arbeidsgruppe oppnevnt Arbeidet igangsettes igjen samordnet med den adm. ouprosessen Arbeidsgruppen har fått utvidet mandat til å foreslå organisering av HR-funksjonen slik at det inngår i vurderingen av den adm. organiseringen som skal vedtas i juni 2017
Mål for HR-transformasjon Bidra til å bedre universitetets resultater gjennom god støtte til ledere Legge til rette for ledernes utnyttelse av beslutningsmyndighet og handlingsrom (mulighetsrealisering) Avlaste ledere for administrative oppgaver slik at de får med tid til faglig ledelse
Føringer for HR-transformasjon HR skal gi et større bidrag til å forbedre universitetets resultater HR skal organiseres på en måte som gir en god og effektiv utnyttelse av de tilgjengelige ressurser og som fører til bedre støtte og mer relevante tjenester til linjelederne HR skal utvikle og forbedre systemer og IT-støtte slik av vi kan flytte ressurser fra typiske personaladministrative oppgaver til operative og strategiske HR-oppgaver HR-medarbeiderne skal bli aktive og nære samarbeidspartnere til linjelederne HR-transformasjon skal ta utgangspunkt i nåværende bemanning HR-transformasjon skal gjennomføres i tett samarbeid med linjelederne
Hva kan vi oppnå? Noen eksempler: Fra: Manuelle og papirbaserte prosesser (datafangst, rapportering, søknads- /søkerhåndtering etc.) «Knotting» og papirflytting Administrasjon «HR-sekretariat» (jf. HR-medarbeidernes rolle i fakultetene) Utlysning av ledige stillinger (passiv rekruttering) Tradisjonelle trivselsfremmende tiltak Fokus på ad hoc oppgaver, enkeltfunksjoner og -prosesser «Magefølelse» og synsing Erstatning av tidligere medarbeidere Mottak av nyansatte Å gjøre tingene riktig Personalmedarbeidere/generalister Spredning av ressurser og kompetanse Arbeidsplanlegging Til: Automatiserte prosesser og selvbetjening, støttet av IT-verktøy Rådgiving og veiledning til ledere Strategi resultatforbedring for UiS «Strategisk businesspartner» for linjelederne markedsføring og «branding» av UiS, samt aktiv søking etter kandidater (headhunting) Bygging av «employee value proposition», felles verdier, stolthet og lojalitet intern og ekstern konsistens og helhetlig syn på HR-funksjonen ut fra universitetsstrategien Analyse av HR-data og måling av effekter Strategisk kompetanseplanlegging/-styring «Onboarding» Å gjøre de riktige tingene HR-spesialister Samling av ressurser/kompetanse Strategisk ressursfordeling
Målsettinger for ou-prosessen Større dynamikk og fleksibilitet Bedre ressurstilgang og utnyttelse Styrket ledelse og koordinering
Prinsipper for administrativ organisering Likebehandling/standardisering Brukerorientering Resultatorientering Samhandling
Sammenfallende mål og føringer Målsettinger og føringer for ou-prosessen og HR-transformasjon er langt på vei sammenfallende, for eksempel: Resultatforbedring/resultatorientering Ressursutnyttelse Koordinering Brukerorientering Samarbeidet/samhandling Styrket ledelse
Hovedutfordring for den adm. ou-prosessen Overføre ressursbruk fra typiske administrative og transaksjonelle oppgaver til oppgaver som bidrar til større verdiskapning for universitetet.