Nye Bø skole Løst inventar Konkurransegrunnlag Hå kommune Byggforvaltning 20. januar 2016
Innhold Innhold... 1 1 Generelt om oppdraget... 2 1.1 Innbydelse til konkurranse... 2 1.2 Kortfattet beskrivelse av oppdraget... 2 1.3 Fremdrift og tidsfrister... 2 2 Konkurransegrunnlaget... 3 2.1 Definisjoner... 3 2.2 Generelt... 3 2.3 Spørsmål til konkurransegrunnlaget... 3 3 Tilbudet... 4 3.1 Tilbudets struktur... 4 3.2 Tilbudsbrev... 4 3.3 Offentlighetsloven... 4 3.4 Språk, format og kopier... 4 3.5 Enhetspris... 5 3.6 Levering av tilbud og frist for innlevering... 5 3.7 Vedståelsesfrist... 5 3.8 Forbehold og avvik... 5 3.9 Alternativ tilbud... 6 3.10 Del tilbud... 6 3.11 Oppdragsgivers forbehold... 6 3.12 Utforming av kontrakten... 6 3.13 Spesielle kontraktsbestemmelser... 6 3.14 Tilleggsarbeider... 6 4 Kvalifikasjoner... 7 5 Tildelingskriterier... 10 5.1 Tildeling av kontrakt... 10 5.2 Evaluering av tilbudene... 11 5.3 Meddelelse om hvem skal tildeles kontrakt... 11 1
1 Generelt om oppdraget 1.1 Innbydelse til konkurranse Hå kommune inviterer leverandører til å inngi tilbud i en åpen anbudskonkurranse uten forhandling som gjelder følgende oppdrag: «Nye Bø skole Løst inventar» For denne anskaffelsen gjelder følgende regelverk: Lov om offentlige anskaffelser av 16. juni 1999 (LOA) i sin helhet Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA), Del I og Del III Hå kommune ønsker tilbud på løst inventar som sikrer at Hå kommunes krav ivaretas i nye Bø skole prosjektet. Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig for byggherre. 1.2 Kortfattet beskrivelse av oppdraget Hå kommune bygger nye Bø skole på Nærbø. Den nye skolen er planlagt for 550 elever og med stor flerbrukshall. Bygget er ca. 9000 m 2 BTA. Skolen skal være klar til bruk i august 2018. Oppdraget (Denne konkurransen) omfatter vareleveranse som skal lede til: 1) Løst inventar som er ferdig montert og klar til bruk den 4.8.2016 Finner byggherren at leveransen avviker på noen punkter fra det som er avtalt og/eller det er mangel på kvalitet, skal arbeidet utføres på nytt. 1.3 Fremdrift og tidsfrister Det er utarbeidet følgende hovedfremdriftsterminer: 1) Konkurranse legges ut på DOFFIN 20. januar 2016 2) Tilbudsbefaring/Informasjonsmøte Avholdes ikke 3) Tilbudsfrist 7. mars 2016 4) Evaluering 14. mars 2016 5) Klagefrist 28. mars 2016 6) Kontrakt 1. april 2016 7) Ferdigstillelse 4. august 2016 Leverandør plikter seg til å følge opp fremdrift og kontrollere at arbeider/leveranser følger oppsatt fremdriftsplan. Størrelsen av dagmulkt er følgende: 9) Ferdigstillelse - Skoletomt 5.000-, pr. hverdag eks. mva. 2
2 Konkurransegrunnlaget 2.1 Definisjoner Byggherre: Identisk med oppdragsgiver, altså Hå kommune. Leverandøren: Den av tilbyderne som på grunnlag av sitt tilbud blir valgt som leverandør. Tilbydere: De potensielle leverandørene som har bestemt seg for å levere tilbud på denne konkurransen. 2.2 Generelt Konkurransegrunnlaget for oppdraget «Nye Bø skole Løst inventar» er lagt ut på Doffin og alle dokumenter som er opplastet på Doffin vedrørende denne konkurransen betraktes som konkurransegrunnlaget. Tilbydere må registrere seg på Doffin og laste ned konkurransegrunnlaget. Det sendes ikke ut papirkopier av konkurransegrunnlaget til tilbydere. Byggherren vil bruke Doffin til å legge ut tilleggsinformasjon, til dømes svar på spørsmål fra tilbydere, ending av tidsfrist, mv. Tilbydere som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. Byggherre har rett til å supplere/endre konkurransegrunnlaget innen tilbudsfristens utløp såfremt endringene ikke er vesentlige. Endringer eller suppleringer skal forekomme innen rimelig tid før tilbudsfristens utløp. Utsettelse av tilbudsfristen gir såfremt endringen gjør det nødvendig jf. FOA 17-2. 2.3 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Dersom tilbyder finner konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon etc. skal tilbyder ta kontakt med byggherre, slik byggherre får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Spørsmål skal rettes til: Hå kommune, Byggforvaltning Att: Pétur Bragason E-post: petur.bragason@ha.kommune.no Spørsmål skal fremsettes i god tid før tilbudsfristens utløp, senest innen 24. februar 2016. Spørsmål svares ikke på telefon, de skal være skriftlige. Byggherre vil senest den 29. februar 2016 sende ut skriftlige medelelse til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnegrunnlaget. Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/informasjonsmøte. 3
3 Tilbudet 3.1 Tilbudets struktur Tilbyder skal ved utarbeidelsen av sitt tilbud organisere innholdet iht. følgende struktur: 1) Tilbudsbrev 2) Svardokument og tilbudsskjema (vedlegg til utfylling av tilbyder) 3) Kvalifikasjonsdokumenter (Se kapitel 4) 4) Tildelingsdokumenter (Se kapitel 5) 3.2 Tilbudsbrev Det skal leveres et eget, datert og underskrevet tilbudsbrev. I tilbudsbrevet skal det på eget skriv tydelig beskrives evt. avvik eller forbehold som gjelder for tilbudet. 3.3 Offentlighetsloven Iht. Offentliglova av 19. mai 2006 vil protokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandør er valgt. Deretter er disse dokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er noens personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f.eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhets-/time priser, påslagsprosenter etc. men som hovedregel ikke totalpris og kapitalsummer). Dersom det bes om innsyn i dokumenter som inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt, og denne plikten faller bort dersom det gis samtykke til at disse offentliggjøres, kan den som ønsker innsyn kreve at den offentlige aktøren skal legge frem en forespørsel til den som taushetsplikten skal beskytte. Tilbydere bes om å angi i tilbudsbrevet om tilbudet inneholder opplysninger som blir ansett som forretningshemmeligheter, og eventuelt å beskrive tydelig i tilbudsbrevet hvilke opplysninger dette er. Byggherre må likevel alltid foreta en selvstendig vurdering av hvilke opplysninger som skal unndras offentlighet, selv om tilbyder har gitt retningslinjer for hva de anser som ikke taushetsbelagt. Noen opplysninger kan derimot være taushetspliktig uavhengig av samtykke, og i slike tilfeller plikter byggherre å unnta disse offentlighet. Som hovedregel er det kun opplysninger som fyller kravene til å nekte innsyn som kan unntas, ikke hele dokumentet som inneholder slike opplysninger. 3.4 Språk, format og kopier Byggherren ber om at tilbudet og alle innleverte vedlegg utformes på norsk. Tilbudet skal innleveres slik: 1. Ett originaleksemplar i papir 2. En elektronisk versjon av hele tilbudet både sladdet og usladdet, levert på USB minnepinne i lesbart format (PDF eller tilsvarende). 4
Tilbydere har ansvar for at papirversjon og usladdet elektronisk versjon av tilbudet er identiske. Byggherre forbeholder seg muligheten til å velge hvilken versjon som legges til grunn ved evaluering av tilbudet. 3.5 Enhetspris Tilbudet gis som en enhetspris uten gjenstand for prisregulering (Se svardokument og tilbudsskjema). Eventuelle feilvurderinger eller uteglemmelser i forbindelse med tilbud er tilbyderens ansvar og gir ikke rett til tillegg. 3.6 Levering av tilbud og frist for innlevering Tilbudet skal bestå av følgende informasjon: Se kapitler 3.1 til 3.6. Tilbud som ikke oppfyller dokumentasjonskravene blir avvist. Dokumentasjon av tilbudet må være så entydig og klar at byggherre kan foreta evaluering uten å måtte innhente supplerende opplysninger. Alle kostnader ved å utarbeide og levere tilbud må bæres av tilbyder. Tilbudet skal leveres i lukket og merket konvolutt/pakke som merkes: Hå kommune Rådhusgata 8 Pb 24 4368 Varhaug Norge Tilbud: Nye Bø skole Løst inventar Navn på tilbyder: Frist for innlevering av tilbudet er den 7. mars 2016 kl. 13:00 Tilbydere kan ikke være tilstede ved tilbudsåpningen. Tilbud som må avvises som følge av overskridelse av tilbudsfristen vil bli returnert uåpnet. 3.7 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder inntil den 7. juni 2016 kl. 24:00. 3.8 Forbehold og avvik Dersom tilbyder tar forbehold eller gjør avvik mot konkurransegrunnlaget, skal det klart fremgå i eget skriv, ref. kapitel 3.2. I eget skriv skal det redegjøres presist og entydig for ethvert forbehold mot kontraktsvilkårene eller avvik fra kravspesifikasjonen, slik at byggherre kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Tilbyderens forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og skal prises i «Svardokument og tilbudsskjema». 5
Vesentlige forbehold eller avvik kan føre til avvisning av tilbudet. Det gjøres også oppmerksom på at summen av vesentlige forbehold eller avvik kan føre til at byggherre avviser tilbudet. 3.9 Alternativ tilbud Det aksepteres ikke alternative tilbud i denne konkurransen. 3.10 Del tilbud Det aksepteres ikke del tilbud i denne konkurransen. 3.11 Oppdragsgivers forbehold Byggherre forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger grunn for det. Herunder økonomiske og/eller politiske grunner. 3.12 Utforming av kontrakten Standard utkast til kontraktsdokument vil bli utlevert ved kontrahering. 3.13 Spesielle kontraktsbestemmelser All kommunikasjon, muntlig og skriftlig, mellom partnere skal foregå på norsk. 3.14 Tilleggsarbeider Dersom byggherre ber om og får utført endringer, skal pris (tillegg/fradrag) for endringen avtales, og skriftlig bestilling fra byggherren skal foreligge før endringen gjennomføres. Leverandøren vil ikke få dekket krav for tilleggsarbeider som på forhånd ikke er skriftlig bestilt av byggherre. Ved alle tilleggsarbeider legges kontraktens bestemmelser til grunn. Tilleggsarbeider faktureres separat med henvisning til bestillingsbrev. 6
4 Kvalifikasjoner For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil følgende legges til grunn: A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud Organisatorisk og juridisk stilling Foretaket skal være lovlig registrert Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Utenlandske firma må levere godtgjørelse på firmaet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert A.1 Foretaket skal være solvent og har økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget Norske firma: 3 års regnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring Kredittvurdering som viser at soliditeten er tilfredsstillende eller bedre A.2 Utenlandske firma: Utalandske firma skal fremlegge tilsvarende dokumentasjon som de norske Foretaket skal ha ordnende forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter Norske firma: Skatteattest for merverdiavgift om er ikke eldre enn 6 mnd. fra tilbudsfristens utløp A.3 Utenlandske firma: Utalandske firma skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske Norske firma: Skatteattest for skatt som er ikke eldre enn 6 mnd. fra tilbudsfristens utløp A.4 Utenlandske firma: Utalandske firma skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske Foretaket skal oppfylle lovbestemte krav i Norge Utfylt og undertegnet HMSegenerklæring i samsvar med forskrift A.5 7
innen helse, miljø og sikkerhet om offentlige anskaffelser Tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretaket skal ha kompetanse og erfaring innen aktuelle fagområder, og ha utført oppdrag av samme art og omfang (Skolebygg > 7500 m 2 ) En liste over de viktigste leveranser og utførte tjenester som er avsluttet i løpet av de siste 5 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, kort beskrivelse, samt navnet på den offentlige eller private mottaker A.6 Foretaket skal ha tilstrekkelig kapasitet og gjennomføringsevne En redegjørelse for foretakets gjennomsnittlige arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelsen i løpet av de siste tre år A.7 Foretaket skal ha systemer for kvalitetsstyring Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssystem. Redegjørelsen må som minimum inneholde: A.8 a. Attest for foretakets kvalitetssystem utstedt av uavhengig organer som bekrefter at leverandøren oppfyller visse kvalitetsstandarder, eksempelvis ISO 9001:2002. b. Byggherre godtar også annen dokumentasjon som viser at leverandøren har likeverdige kvalitetssikringstiltak. Her må det minimum gis en overordnet beskrivelse av innholdet i systemet herunder en oversikt over kontrollplaner og sjekklister som er relevant for denne kontrakten Minimumskrav til møbler Møblene skal ikke inneholde KFK/HFK (freoner) som blir benyttet under produksjon Skal dokumenteres A.9 Møblene skal ikke inneholde halogenerte/bromerte flammehemmende midler i sine produkter Skal dokumenteres A.10 Møblene skal ikke inneholde materialer som Skal dokumenteres A.11 8
avgir mer formaldehyd enn 0,6 mg/m 3 luft. Se Arbeidstilsynets best nr. 361 Møblene skal ikke inneholde tropiske treslag med unntak av virke som oppfyller FSCs krav om miljømerking Under produksjon etter i det ferdige produktet skal det ikke benyttes stoffer som er kreftfremkallende i kategoriene Kreft1 eller Kreft2, reproduksskadelige i kategoriene Rep1 eller Rep2, og/eller arvestoffskadelige i kategoriene Mut1 eller Mut2m iht. forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikaler. Skal dokumenteres A.12 Skal dokumenteres A.13 9
5 Tildelingskriterier 5.1 Tildeling av kontrakt Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud har som er økonomisk mest fordelaktige for byggherre ut fra kriterier som fremstår av nedstående regnemodell og kriterier. Informasjon i tilbudsbrevet og vedleggene utfyller hverandre. Dersom tilbudsbrev og vedlegg skulle inneholde opplysninger som strider mot hverandre, gjelder opplysninger i tilbudsbrevet foran opplysninger gitt til tilbudet. Når det gjelder pris, går likevel opplysninger i tilbudsbrevet foran opplysninger i tilbudsskjema, dersom det skulle være motstrid. ETP-modellen (Ekvivalent TilbudsPris-Modellen) brukes for evaluering av hvilket tilbud som er mest økonomisk fordelaktige for byggherre: M 2 + k ETP = P ( i v i m i ) 2 + k Der: ETP = Beregnet Ekvivalent tilbudspris P = Tilbyders pris (Tilbudssum eks. Mva) M = Maksimum score på valgt karakterskala (3) k = En valgt konstant som vekter kvalitet mod pris (25) v i = Vekting på det kvalitative kriteriet i ( v i = 1 = 100 %) m i = Karakterscore på det kvalitative kriteriet i (e.g. [1,3]) Oppdrag: Vekting på det kvalitative kriteriet: Kvalifikasjonsdokumenter: Leveres utfylt tilbudsskjema. B.1 Kvalitet på løst inventar Helhetsuttrykk på kvalitet v 1 = 1,00 Leveres informasjon om de produkter som tilbys. B.2 Det tilbud som har den laveste beregnet tilbudspris (ETP) er det tilbud som er økonomisk mest fordelaktige for byggherre. Eksempel på utregning av Beregnet Ekvivalent Tilbudspris (ETP): Tilbyder 1: Den tilbyr kr. 5 500 000 for å gjennomføre prosjektet, dvs. P = 5 500 000 Den får score (1) på karakterskalaen på kvalitetskriteriet, dvs. ( i v i m i ) 2 = 1 2 = 1 10
Det gir ETP = kr. 7 192 308, dvs.: 3 2 + 25 7 192 308 = 5 500 000 (1,0 1) 2 + 25 Tilbyder 2: Den tilbyr kr. 6 000 000 for å gjennomføre prosjektet, dvs. P = 6 000 000 Den får score (2) på karakterskalaen på kvalitetskriteriet, dvs. ( i v i m i ) 2 = 2 2 = 4 Det gir ETP = kr. 7 034 483, dvs.: 3 2 + 25 7 034 483 = 6 000 000 (1,0 2) 2 + 25 Tilbyder 3: Den tilbyr kr. 7 000 000 for å gjennomføre prosjektet, dvs. P = 7 000 000 Den får score (3) på karakterskalaen på kvalitetskriteriet, dvs. ( i v i m i ) 2 = 3 2 = 9 Det gir ETP = kr. 7 00 000, dvs.: 3 2 + 25 7 000 000 = 7 000 000 (1,0 3) 2 + 25 Det medfører at Tilbyder 3 har den laveste beregnede tilbudspris (ETP) og har dermed gitt det tilbud som er mest økonomisk fordelaktige for byggherre. 5.2 Evaluering av tilbudene Byggherre gjør oppmerksom på ved evaluering av tilbudene kun er tillatt å vurdere den innsendte dokumentasjon. Dersom tilbydere ikke har levert etterspurt dokumentasjon for ett eller flere tildelingskriterier, vil det ikke være mulig for byggherren å evaluere tilbudet. 5.3 Meddelelse om hvem skal tildeles kontrakt Byggherrens beslutning om hvem skal tildeles kontrakt vil skriftlig meddeles samtidig til alle deltagere før kontrakt inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget, samt frist for å klage på beslutningen. 11