Rev. Nov 2016 Tilgang til informasjon fra tidligere sak- og arkivsystem ephorte - Hvordan bruke historisk database Saker og dokumenter fra arkivperioden 2007-2014 (ephorte) er blitt konvertert til en historisk base i et Public 360 grensesnitt. Denne er tilgjengelig for brukere av P360. Under finner du informasjon om tilgang og søk i historisk base. Innhold Hvordan få tilgang til historisk database... 2 Tilgangsrettigheter i historisk database... 2 Roller i Historisk database Hvordan søke frem saker... 3 Søk på saksbehandler... 3 Søk på tittel og saksnummer... 3 Register over personalmapper opprettet i ephorte (for HR- konsulenter)... 4 Koble personalmappe (historisk base) til kontaktkort i Produksjonsbase Public360 gjennom hyperkobling... 4 1
Hvordan få tilgang til historisk database Tilgang til historisk database får du ved å logge deg inn på Uninett/ Agora https://agora.uninett.no/ Velg deretter applikasjonen Public 360- historisk Alternativt Windows- alle programmer UIS applikasjoner Public360 Historisk database. Tilgang krever feidepålogging Det vil ikke finnes sidepanel til historisk base i Outlook. Historisk base vil ha gule fargetoninger i motsetning til produksjonsbasen som har blå farger. Tilgangsrettigheter i historisk database Tilgangen til saker og dokumenter i historisk base gjenspeiler i stor grad de rettigheter man hadde i ephorte da det ble avsluttet. Endringer i ansvarsområde eller arbeidsområde etter overgang til nytt system vil derfor ikke reflekteres i historisk base. En del dokumenter på saksdokumentnivå er på grunn av tilgangsoverføring, bare blitt tilgjengelige for arkivarer. Hvis du finner saker innenfor ditt ansvarsområde hvor du ikke kan se filene eller saksdokumentene, kan det tyde på at disse er skjermet i overføringen. Ta kontakt med Dokumentsenteret for hjelp til tilgang. Ønsker man tilgang til saker man ikke har autorisasjon for, må det sendes en intern innsynsforespørsel til den saksbehandler som var ansvarlig for saken. Dokumentsenteret er behjelpelige her. 2
Roller i Historisk database Hvordan søke frem saker Brukere vil se at de har en aktiv og en deaktivert rolle i historisk database. Den rollen man har hatt som saksbehandler i ephorte vil stå som deaktivert, altså med strek over personnavnet. Hvis man skal søke frem saker hvor en person har vært saksansvarlig er det derfor viktig at man søker på deaktivert kontakt. Den aktive rollen forteller at man er lagt til med brukerrettigheter i den historiske databasen. Søk på saksbehandler Ønsker du å søke frem saker hvor en person har vært ansvarlig saksbehandler er det viktig å søke på deaktivert kontakt. Velg da Søk- kontakt utvidet søk nei; for aktiv kontaktvelg begynner med - skriv inn søkerens fornavn. Søk på tittel og saksnummer Hvis man kjenner sakens tittel eller saksnummer anbefales det å bruke fritekstfeltet øverst til høyre når du skal søke frem saker. Man kan ikke opprette nye saker eller foreta saksbehandling i historisk database. 3
På grunn av saksnummertelleren i P360 har saksnummer fra ephorte fått tillagt ekstra nuller. Det er viktig å legge til ekstra nuller om man skal søke opp ett saksnummer fra ephorte. Eksempel: Saksnummer 08/34 (ephorte) har saksnummer 08/00034 (Public360). Eksempel: Saksnummer 08/2345 (ephorte) har saksnummer 08/02345 (Public360). Register over personalmapper opprettet i ephorte Saksbehandlere som jobber med HR dokumentasjon har ofte behov for å få tilgang til avsluttede personalmapper i ephorte perioden. For å gjøre tilgangen til personalmappene enklere har Dokumentsenteret utformet et navneregister med hyperkobling til personalmapper opprettet i arkivperioden 2007-2014. Tilgang til personalmappene i historisk base krever innlogging gjennom feide og tilhørighet til gjeldende tilgangsgruppe. Koble personalmappe (historisk base) til kontaktkort i Produksjonsbase Public360 gjennom hyperkobling Saksbehandler kan selv lage lenke mellom personalmappe i historisk base og privatpersonkort i Produksjonsbasen ved å kopiere hyperkobling i historisk sak. Denne limes deretter inn i privatpersonkortets Web kobling. Du har nå opprettet en lenke til historisk personalmappe. 1. Rediger saken i historisk base velg kopier hyperkobling 4
5 2. Søk frem den ansattes privatpersonkort rediger lim inn hyperkobling under Kommunikasjon - Web. Du har nå opprettet en lenke til historisk personalmappe.