MØTEPROTOKOLL Formannskapet Sted Rakkestad kulturhus, Formannskapssalen Dato 01.02.2017 Tid 09:00 12:05 Til stede på møtet Funksjon Navn Forfall Møtt for Ordfører Ellen Solbrække Varaordfører Lars-Kristian Holøs Pettersen Knut-Magne Bjørnstad Tina Ødegård Holt Undis Bærby Holt Inhabil i sak 3/17 Peder Harlem Karoline Fjeldstad Dagfinn Søtorp Varamedlem Knut Ruud Karl Gunnar Westad Undis Bærby Holt i sak 3/17 Administrasjonen Rådmann Alf Thode Skog, kommunalsjef Anne Sofie Andersen, kommunalsjef Jon Ådalen, møtesekretær May-Britt Lunde Nordli Behandlede saker F.o.m sak 1/17 - t.o.m. sak 11/17 Protokoll Merknader Er publisert på Rakkestad kommunes nettside og godkjennes i neste møte i Formannskapet. Peder Harlem (Sp) viste til at flere kommuner vil klage på avgjørelsen om ny politireform og oppfordret ordføreren å vurdere å gjøre det samme. Ordføreren opplyste at 5 ordførere i felleskap hadde sendt en uttalelse til justisdepartementet med bekymringer i forbindelse med ny politireform knyttet til grensekontrollen. Hele uttalelsen ble refererte. Rådmannen orienterte om at Fylkesmannen i Østfold nå har avvist klagene som var fremmet på kommunens vedtak på reguleringsplan for Rakkestad Sentrum. Reguleringsplanen er dermed endelig. «Kjør for livet» prosjekt gjennomført i 2016 og evaluering viser gode resultater. Rakkestad kommune utvider fra 2 til 3 plasser for 2017 for å sikre at klubb igangsettes. Kostnader for en plass er kr. 260 000,-. Skal dekkes med primært ekstern finanisiering og sekundært egenfinansiering.
Det skal utarbeides en helhetlig strategi for helse- og omsorgtjenester. Rådmannen ønsker bistand av ekstern kompetanse. Gruppelederne for Ap, Krf og Sp deltar i arbeidet med planen i samabeid med sentrale personer i administrasjon og tillitsvalgte. Rudskogen Motorpark ble gitt 5 års utsettelse, til 9.4.2017, på å gjennomføre arkeologiske registreringer på Rudskogen. Registreringene er kostnadsberegnet til 1,6 mill., og det jobbes med å få til en finansiering delt mellom stat, fylke og kommune. I møte med Fylkeskonservatoren ble det enighet om at arbeidet starter i 2018. Rakkestad flyplass søker Rakkestad kommune om midler til nytt dekke. Formannskapet drar på befaring på flyplassen før saken behandles. Ordføreren ba om tilbakemelding på 2 representanter til 17. mai komiteen for 2017 og 2018. Det skal velges stemmestyrer for Stortingsvalget 2017 i neste møte i formannskapet 8.3.17. Ordfører oppfordret formannskapet/ valgstyret til å begynne sine forberedelser til valg av stemmestyrer. Ordfører opplyste om at Rakkestad kommune har mottatt varsel om at privat aktør vil utarbeide en privat reguleringsplan ved Televeien, Bergenhusområdet. Karoline Fjeldstad (Sp) ba om at formannskapets møteinnkalling med sakspapirer også sendes elektronisk til kommunestyrets representanter. Ordfører lukket møte jf kommuneloven 31 og offentlighetsloven 14. Rådmannen orienterte om mottatt henvendelse fra privat aktør på Rakkestad kulturskole. Formannskapet ga rådmannen i oppgave å gjøre avklaringer i forhold til henvendelsen i løpet av våren 2017. Side 2 av 10
SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/17 16/4421 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FORMANNSKAPET DEN 14.12.2016 2/17 17/223 GARANTI FOR LÅN - RAKKESTAD SOGN 3/17 17/222 OVERTAKELSE AV AKSJE I RAKKESTAD FLYPLASS AS 4/17 17/221 AUTOMATISKE BRANNALARMER I BEDRIFTER M.M. - KOSTNADER FOR KOMMUNEN OG FINANSIERING AV TILTAKENE 5/17 16/3736 INNKJØPSSTRATEGI 6/17 17/107 EIENDOMSSKATT FRITAK ETTER EIENDOMSSKATTELOVEN 7 7/17 16/1804 126/1 - MASSEUTTAK MURTNES - ORIENTERING 8/17 16/3884 NASJONAL TILSKUDDSORDNING MOT BARNEFATTIGDOM 2017 9/17 16/4406 ARBEIDSDELINGS- OG DELEGASJONSREGLEMENTET FOR POLITISK NIVÅ - ENDRINGER FOR BRUKER- OG INTERESSERÅD 10/17 16/4549 KOMMUNEAVTALE OM SEKRETARIATFUNKSJON I ADMINISTRATIVT SAMARBEIDSUTVALG MED SYKEHUSET ØSTFOLD (ADMS) - ORIENTERING 11/17 16/2167 KOMMUNEREFORMEN I ØSTFOLD - FYLKESMANNENS TILLEGGSTILRÅDING -ORIENTERING Side 3 av 10
1/17 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FORMANNSKAPET DEN 14.12.2016 Protokollen fra møte i Formannskapet den 14.12.2016 godkjennes. Ordfører orienterte kort om status i arbeidet med Østre linjes evt. tilkopling til Folloringen. Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Formannskapets vedtak Protokollen fra møte i Formannskapet den 14.12.2016 godkjennes. 2/17 GARANTI FOR LÅN - RAKKESTAD SOGN Rakkestad kommune stiller i medhold av kommunelovens 51 nr. 2 garanti for Rakkestad Sogn sine lån i Kommunal Landspensjonskasse som følger: Lån nr. 8317.5055897 kr. 1 388 361 Lån nr. 8317.5282672 kr. 5 300 000 Garantiene gis som selvskyldnerkausjon. For lån nr. 8317.5055897 gjelder garantien i 24 år og 4 måneder. For lån nr. 8317.5282672 gjelder garantien i 26 år og 5 måneder. Garantiansvaret omfatter også renter, morarenter, provisjon og mulige kostnader til å drive inn lån som måtte følge av at Rakkestad Sogn misligholder sine låneforpliktelser i Kommunal Landspensjonskasse. Garantiansvaret består fullt og helt til Rakkestad Sogn har innfridd de forpliktelser som nevnt ovenfor. Rådmannens forslag enstemmig vedtatt.
Formannskapets innstilling til Kommunestyret Rakkestad kommune stiller i medhold av kommunelovens 51 nr. 2 garanti for Rakkestad Sogn sine lån i Kommunal Landspensjonskasse som følger: Lån nr. 8317.5055897 kr. 1 388 361 Lån nr. 8317.5282672 kr. 5 300 000 Garantiene gis som selvskyldnerkausjon. For lån nr. 8317.5055897 gjelder garantien i 24 år og 4 måneder. For lån nr. 8317.5282672 gjelder garantien i 26 år og 5 måneder. Garantiansvaret omfatter også renter, morarenter, provisjon og mulige kostnader til å drive inn lån som måtte følge av at Rakkestad Sogn misligholder sine låneforpliktelser i Kommunal Landspensjonskasse. Garantiansvaret består fullt og helt til Rakkestad Sogn har innfridd de forpliktelser som nevnt ovenfor. 3/17 OVERTAKELSE AV AKSJE I RAKKESTAD FLYPLASS AS Rakkestad kommune tar over en aksje i Rakkestad Flyplass AS pålydende kr. 10 000 fra Rakkestad Energi AS vederlagsfritt. Representanten Undis Holt (Krf) ble erklært inhabil etter fvl 6, 1. ledd pkt. e fordi hun er styremedlem i Rakkestad Flyplass AS. Karl Gunnar Westad (Krf) var innkalt som vararepresentant. Representanten Karoline Fjeldstad (Sp) ble erklærit inhabil etter fvl 6, 1. ledd pkt. e fordi hun er styreleder i Rakkestad Energi AS. Det var ikke innkalt vararepresentant. Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til Kommunestyret Rakkestad kommune tar over en aksje i Rakkestad Flyplass AS pålydende kr. 10 000 fra Rakkestad Energi AS vederlagsfritt. 4/17
AUTOMATISKE BRANNALARMER I BEDRIFTER M.M. - KOSTNADER FOR KOMMUNEN OG FINANSIERING AV TILTAKENE Rakkestad kommune etablerer rådmannen sitt forslag til gebyrordning for utrykninger av Rakkestad Brann- og redningsvesen som skyldes at automatiske brannalarmer unødvendig blir løst ut. Ordningen trer i kraft fra 1.1.2017. Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til Kommunestyret Rakkestad kommune etablerer rådmannen sitt forslag til gebyrordning for utrykninger av Rakkestad Brann- og redningsvesen som skyldes at automatiske brannalarmer unødvendig blir løst ut. Ordningen trer i kraft fra 1.1.2017. 5/17 INNKJØPSSTRATEGI Rakkestad kommunestyre vedtar «Innkjøpsstrategi for Rakkestad kommune 2017 2020». Deltakelse i Innkjøpskontoret for Indre Østfold opphører 31.12.2017. Rakkestad kommune styrker egen innkjøpsfunksjon med frigjorte midler på innkjøpsområdet og budsjettmessige tiltak med minst et årsverk i løpet av 2017. Representanten Peder Harlem (Sp) foreslo å stryke følgende setning på side 2 i strategidokumentet; «også som et ledd i å oppfylle politikernes tanker om retningsvalg i kommunereformsaken.» Rådmannens forslag med Harlems endringsforslag ble enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til Kommunestyret Rakkestad kommunestyre vedtar «Innkjøpsstrategi for Rakkestad kommune 2017 2020».
Deltakelse i Innkjøpskontoret for Indre Østfold opphører 31.12.2017. Rakkestad kommune styrker egen innkjøpsfunksjon med frigjorte midler på innkjøpsområdet og budsjettmessige tiltak med minst et årsverk i løpet av 2017. Setning på side 2 i strategidokumentet strykes; «også som et ledd i å oppfylle politikernes tanker om retningsvalg i kommunereformsaken.» 6/17 EIENDOMSSKATT FRITAK ETTER EIENDOMSSKATTELOVEN 7 1. I medhold av eiendomsskatteloven 7 bokstav a, gir kommunestyret - for skatteåret 2017 helt fritak for eiendomsskatt for de eiendommene som er listet opp i nedenstående «Tabell 2017 Fritak». 2. Eiendom tilhørende andre stiftelser/organisasjoner vil bli vurdert fritatt for eiendomsskatt av kommunestyret på grunnlag av søknad. Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til Kommunestyret 1. I medhold av eiendomsskatteloven 7 bokstav a, gir kommunestyret - for skatteåret 2017 helt fritak for eiendomsskatt for de eiendommene som er listet opp i nedenstående «Tabell 2017 Fritak». 2. Eiendom tilhørende andre stiftelser/organisasjoner vil bli vurdert fritatt for eiendomsskatt av kommunestyret på grunnlag av søknad. 7/17 126/1 - MASSEUTTAK MURTNES - ORIENTERING Rakkestad formannskap tar saken til orientering.
enstemmig vedtatt. Formannskapets vedtak Rakkestad formannskap tar saken til orientering. Melding om vedtak sendt: Saksbehandler for videre oppfølging. 8/17 NASJONAL TILSKUDDSORDNING MOT BARNEFATTIGDOM 2017 Rakkestad formannskap anbefaler ovenfor Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet at søknadene om tilskudd mot barnefattigdom i 2017 innvilges i slik prioritert rekkefølge: 1. Rakkestad Røde Kors, Ungdom. Det søkes om kr 150 000 til tiltaket «Rakkestad Røde Kors, Ungdom» som bidrar til at barn og ungdom som er berørt av fattigdomsproblemer og deres familier kan delta i kultur- og fritidsaktviteter. 2. Rakkestad kommune, Frivillig Sentral. Det søkes om kr 60 000 til oppbygging av utstyrslager av fritidsutstyr og gjennomføring av kurs i skigåing og skøyter. enstemmig vedtatt. Formannskapets vedtak Rakkestad formannskap anbefaler ovenfor Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet at søknadene om tilskudd mot barnefattigdom i 2017 innvilges i slik prioritert rekkefølge: 1. Rakkestad Røde Kors, Ungdom. Det søkes om kr 150 000 til tiltaket «Rakkestad Røde Kors, Ungdom» som bidrar til at barn og ungdom som er berørt av fattigdomsproblemer og deres familier kan delta i kultur- og fritidsaktviteter. 2. Rakkestad kommune, Frivillig Sentral. Det søkes om kr 60 000 til oppbygging av utstyrslager av fritidsutstyr og gjennomføring av kurs i skigåing og skøyter. Melding om vedtak sendt: Saksbehandler for videre oppfølging mot søkerne og Bufdir.
9/17 ARBEIDSDELINGS- OG DELEGASJONSREGLEMENTET FOR POLITISK NIVÅ - ENDRINGER FOR BRUKER- OG INTERESSERÅD 1. Arbeidsdelings- og delegasjonsregelementet revideres med nytt felles reglement for Bruker- og interesseråd. 2. Nytt reglement for Bruker- og interesseråd har følgende implikasjoner: a. Integreringsrådet innlemmes som et ordinært bruker- og interesseråd i Arbeidsdelings- og delegasjonsreglementet for politisk nivå. b. Rådene fristilles hovedutvalgene. c. Rådsledere eller nestledere har møte- og talerett i de 3 hovedutvalgene. d. Ungdomsrådet får et tilleggsmandat som rådgivende og deltagende organ i aktivitetskalender rettet mot barn og unge. 3. Rådmannen legger frem i egen sak forslag til endringer i «Reglement for godtgjørelse til folkevalgte» Representanten Karoline Fjeldstad (Sp) foreslo at det til ungdomsrådet i tillegg velges en folkevalgt representant blant kommunestyrets representanter som velges for 4 år pkt e. Et omforent formannskap fremmet forslag om at alle rådene konstituerer seg selv pkt. f. Rådmannens forslag med tilleggsforslagene ble enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til Kommunestyret Arbeidsdelings- og delegasjonsregelementet revideres med nytt felles reglement for Brukerog interesseråd. 1. Nytt reglement for Bruker- og interesseråd har følgende implikasjoner: a. Integreringsrådet innlemmes som et ordinært bruker- og interesseråd i Arbeidsdelings- og delegasjonsreglementet for politisk nivå. b. Rådene fristilles hovedutvalgene. c. Rådsledere eller nestledere har møte- og talerett i de 3 hovedutvalgene. d. Ungdomsrådet får et tilleggsmandat som rådgivende og deltagende organ i aktivitetskalender rettet mot barn og unge. e. Det velges i tillegg en folkevalgt representant blant kommunestyrets representanter for 4 år til Ungdomsrådet. f. Alle rådene konstituerer seg selv. 2. Rådmannen legger frem i egen sak forslag til endringer i «Reglement for godtgjørelse til folkevalgte»
10/17 KOMMUNEAVTALE OM SEKRETARIATFUNKSJON I ADMINISTRATIVT SAMARBEIDSUTVALG MED SYKEHUSET ØSTFOLD (ADMS) - ORIENTERING Rakkestad formannskap tar inngåelse av kommuneavtale om kommunal sekretariatsfunksjon i Administrativt samarbeidsutvalg i Østfold (ADMS) til orientering. enstemmig vedtatt. Formannskapets vedtak Rakkestad formannskap tar inngåelse av kommuneavtale om kommunal sekretariatsfunksjon i Administrativt samarbeidsutvalg i Østfold (ADMS) til orientering. 11/17 KOMMUNEREFORMEN I ØSTFOLD - FYLKESMANNENS TILLEGGSTILRÅDING - ORIENTERING Rakkestad formannskap tar Fylkesmannens tilleggstilråding om kommunereformen i Østfold til orientering. enstemmig vedtatt. Formannskapets vedtak Rakkestad formannskap tar Fylkesmannens tilleggstilråding om kommunereformen i Østfold til orientering.