Kommunestyret. Roger Olstad (AP), Vidar Storeheier (Frp), Knut Ruud (H) Dawood Alkaysi (AP), Hans Jørgen Fagereng (Frp), Heidi Saxegaard Eriksen (H).

Transkript

1 Rakkestad kommune MØTEprotokoll Kommunestyret Sted: Kommunestyresalen, Rakkestad kulturhus Dato: Tid: 18:30 20:45 Til stede på møtet: Møteleder Ordfører Ellen Solbrække (AP) Forfall Varamedlemmer Roger Olstad (AP), Vidar Storeheier (Frp), Knut Ruud (H) Dawood Alkaysi (AP), Hans Jørgen Fagereng (Frp), Heidi Saxegaard Eriksen (H). Vararepresentant til sak 14/13 og sak 15/13: Anne Marie Bye Harlem (SP). Administrasjonen Rådmann Alf Thode Skog, kommunalsjef Anne Sofie Andersen, kommunalsjef Jon Ådalen, personalsjef Steffen Tjerbo, kontorsjef Laila Olsen Rode. Leder av kontrollutvalget Inger Kaatorp Homstvedt var til stede under behandlingen av sakene 11/13 og 12/13 (forvaltningsrevisjon). Behandlede saker F.o.m sak 11/13 - t.o.m. sak 18/13. Protokoll sendt til: Merknader Medlemmer, varamedlemmer, kontrollutvalget, revisjon, kommunalsjef og rådmann. Det var ingen bemerkninger til innkalling eller saksliste. Det var ikke innkommet spørsmål til folkets spørretime.

2 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 11/13 13/29 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - NAV 12/13 12/3037 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT - BYGGESAKSBEHANDLING 13/13 13/1012 RAKKESTAD UTVIKLING ÅRSMELDING 14/13 13/822 EIERSKAPSMELDING - RAKKESTAD ENERGI AS 15/13 13/823 EIERSKAPSMELDING - RAKKESTAD FLYPLASS AS 16/13 13/709 EVALUERING - REGLEMENT FOR GODTGJØRELSE TIL FOLKEVALGTE 17/13 13/402 REVIDERING AV STYRINGSDOKUMENTER - POLITISK NIVÅ 18/13 13/1073 DISPOSISJONSFOND Side 2 av 10

3 11-13 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - NAV Kontrollutvalgets innstilling 1. Vedlagte rapport om oppføling av rapport om «NAV» Rakkestad kommune, utarbeidet av Indre Østfold Kommunerevisjon IKS, tas til etterretning. 2. NAV redegjør skriftlig til kontrollutvalget om anbefalingene, som er gitt i Rapport om NAV, vedtak 51/11 i kommunestyret, er fulgt opp innen Behandling Følgende hadde ordet i saken: Leder av Kontrollutvalget Inger Kaatorp Homstvedt (SP), Villy Tjerbo (V), Peder Harlem (SP), rådmann Alf Thode Skog. Representanten Villy Tjerbo (V) foreslo å endre ordet «etterretning» i kontrollutvalgets innstilling punkt 1 til «orientering». Videre foreslo Tjerbo et nytt pkt 2: Kommunestyret forutsetter at nødvendig dokumentasjon blir innhentet, slik at konklusjoner på samtlige anbefalinger i rapporten kan bli foretatt. Kommunestyret ber om å bli informert om resultatet. Kontrollutvalgets innstilling pkt 1 med Tjerbos endringsforslag ble vedtatt med 23 mot 2 stemmer. Mindretallet besto av representantene Knut Magne Bjørnstad(AP) og John Thune (Krf). Tjerbos forslag til nytt punkt 2 ble enstemmig vedtatt. Vedtak 1. Vedlagte rapport om oppføling av rapport om «NAV» Rakkestad kommune, utarbeidet av Indre Østfold Kommunerevisjon IKS, tas til orientering. 2. Kommunestyret forutsetter at nødvendig dokumentasjon blir innhentet, slik at konklusjoner på samtlige anbefalinger i rapporten kan bli foretatt. Kommunestyret ber om å bli informert om resultatet. Melding om vedtak sendt: Kontrollutvalget v/indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat, NAV- Rakkestad v/leder, kommunalsjef Anne Sofie Andersen FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT - BYGGESAKSBEHANDLING Kontrollutvalgets innstilling 1. Forvaltningsrevisjonsrapport «Byggesaksbehandling i Rakkestad kommune» tas til etterretning. 2. Det bør sterkt vurderes om det er behov for å øke bemanningen i enheten for byggesak. 3. De 6 anbefalingene som fremkommer av forvaltningsrevisjonsrapporten vedtas. Side 3 av 10

4 Behandling: Følgende hadde ordet i saken: Jan Lie AP), Hanne Bull Fladstad (H), Villy Tjerbo (V), rådmann Alf Thode Skog, John Thune (Krf), Peder Harlem (SP). Representanten Hanne Bull Fladstad (H) fremmet forslag til følgende tillegg til kontrollutvalgets innstilling punkt 2:..for eksempel ved å ta tilbake den utlånte halve stillingen. Ved votering ble kontrollutvalgets innstilling pkt 1 enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets innstilling pkt 2 ble vedtatt med 19 mot 6 stemmer. Mindretallet som stemte for Hanne Bull Fladstads forslag besto av Venstres og Høyres representanter. Kontrollutvalgets innstilling pkt 3 ble enstemmig vedtatt. 1. Forvaltningsrevisjonsrapport «Byggesaksbehandling i Rakkestad kommune» tas til etterretning. 2. Det bør sterkt vurderes om det er behov for å øke bemanningen i enheten for byggesak. 3. De 6 anbefalingene som fremkommer av forvaltningsrevisjonsrapporten vedtas. Melding om vedtak sendt: Kontrollutvalget v/indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat, TML-seksjonen v/seksjonsleder, kommunalsjef Jon Ådalen RAKKESTAD UTVIKLING ÅRSMELDING Rakkestad kommunestyre tar «Rapport Rakkestad Utvikling (RUT) 2012» til orientering. Rakkestad kommunestyre gir formannskapet fullmakt til å iverksette en videreføring av Rakkestad Utvikling innen en ramme på kr pr. år ressurser som frigjøres når sentrumsplanen blir avsluttet Et nytt prosjekt kan være enten kommunalt eller «Rakkestad Næringsråd» kan stå i spissen for og gjennomføre det. Behandling: Følgende hadde ordet i saken: Hanne Bull Fladstad (H), Elin Gjerberg (V), Dagfinn Søtorp (SP), John Thune (Krf), ordfører Ellen Solbrække (AP), Espen Storeheier (V), Sølvi Brekklund Sæves (V), rådmann Alf Thode Skog. Representanten Hanne Bull Fladstad (H) foreslo å stryke punktene 2 og 3 i formannskapets innstilling. Ved votering ble formannskapets innstilling pkt 1 enstemmig vedtatt. Side 4 av 10

5 Punkt 2 i formannskapets innstilling ble satt opp mot Bull Fladstads forslag om å stryke punktet. Formannskapets innstilling ble vedtatt med 21 mot 4 stemmer. Mindretallet besto av Høyres og Fremskrittspartiets representanter. Punkt 3 ble satt opp mot Bull Fladstads forslag om å stryke punktet. Formannskapets innstilling ble vedtatt med 21 mot 4 stemmer. Mindretallet besto av Høyres og Fremskrittspartiets representanter. Punktene 4 og 5 ble enstemmig vedtatt. 1. Rakkestad kommunestyre tar «Rapport Rakkestad Utvikling (RUT) 2012» til orientering. 2. Rakkestad kommunestyre gir formannskapet fullmakt til å iverksette en videreføring av Rakkestad Utvikling innen en ramme på kr pr. år ressurser som frigjøres når sentrumsplanen blir avsluttet Omfang av prosjektet for 2014 og senere er et budsjettiltak for Et nytt prosjekt kan være enten kommunalt eller «Rakkestad Næringsråd» kan stå i spissen for og gjennomføre det. 4. Rakkestad kommunestyre gir ordfører fullmakt til å inngå avtale med Rakkestad Handelsstand SA om aktivitetsstøtte på inntil kroner for Handelsstanden avgir regnskap for tilskuddet. 5. Aktivitetsstøtten dekkes av disposisjonsfondet. Melding om vedtak sendt: Rådmann, ordfører, Rakkestad Næringsråd, Rakkestad Handelsstand EIERSKAPSMELDING - RAKKESTAD ENERGI AS 1. Rakkestad kommunestyre vedtar rådmannens utkast til eierskapsmelding med følgende endringer: Setningen Fremover bør det fortsatt vektlegges å rekruttere velkvalifiserte medlemmer til styret fra kommunal side erstatter setningen Framover bør det derfor vektlegges i større grad å rekruttere «profesjonelle» medlemmer til styret fra kommunal side. Side 5 av 10

6 Behandling: Representanten Karoline Fjeldstad (SP) ble erklært inhabil etter forvaltningslovens 6, første ledd bokstav e og deltok ikke i behandlingen av saken. Anne Marie Bye Harlem (SP) møtte som vararepresentant under behandlingen. Følgende hadde ordet i saken: John Thune (Krf) Formannskapets innstilling enstemmig vedtatt. 1. Rakkestad kommunestyre vedtar rådmannens utkast til eierskapsmelding med følgende endringer: Setningen Fremover bør det fortsatt vektlegges å rekruttere velkvalifiserte medlemmer til styret fra kommunal side erstatter setningen Framover bør det derfor vektlegges i større grad å rekruttere «profesjonelle» medlemmer til styret fra kommunal side. 2. I tillegg vedtas følgende: A. Valgkomité: Rakkestad kommune ønsker å etablere en valgkomité for Rakkestad Energi AS bestående av en representant for Rakkestad kommune og en representant for Hafslund ASA som forbereder valg av styre for generalforsamlingen i selskapet. B. Beredskap: Rakkestad kommune og Rakkestad Energi AS har på hver sine måter ansvar for liv, helse og andre viktige samfunnsfunksjoner i beredskaps- og krisesituasjoner, og kommunen vil av den grunn sammen med selskapet etablere et operativt opplegg for energisikkerhet og energiforsyning når aktuelle hendelser oppstår. Rakkestad kommune er innforstått med at det kan kreve investeringer også for energiverket, og at det som sådan kan ha konsekvenser for utbyttet. C. Godtgjørelser: Rakkestad kommune ønsker å utrede et regel- og rammeverk for godtgjørelse til styreleder og styremedlemmer i selskaper der kommunen har aksjemajoritet. Godtgjørelsene kan relateres mot selskapenes kompleksitet, størrelse og samfunnsmessige oppgaver. Melding om vedtak sendt: Rakkestad Energi AS, Hafslund ASA, rådmann, ordfører. Side 6 av 10

7 15-13 EIERSKAPSMELDING - RAKKESTAD FLYPLASS AS Rakkestad kommunestyre vedtar «Eierskapsmelding Rakkestad Flyplass AS». Behandling: Representanten Svein Iver Gjøby (SP) ble erklært inhabil etter forvaltningslovens 6, første ledd bokstav e og deltok ikke i behandlingen av saken. Anne Marie Bye Harlem (SP) møtte som vararepresentant under behandlingen. Følgende hadde ordet i saken: Sølvi Brekklund Sæves (V), ordfører Ellen Solbrække (AP). Formannskapets innstilling enstemmig vedtatt. Rakkestad kommunestyre vedtar «Eierskapsmelding Rakkestad Flyplass AS». Melding om vedtak sendt: Rakkestad Flyplass AS, rådmann, ordfører EVALUERING - REGLEMENT FOR GODTGJØRELSE TIL FOLKEVALGTE Rakkestad kommunestyre vedtar revidert reglement for godtgjørelse til folkevalgte med følgende endringer: 1. Kontrollutvalgets leder tilstås telefongodtgjørelse på kr ,- pr. år. 2. Møtegodtgjørelse for medlemmer i bruker- og interesseutvalg økes til kr. 800,-. Behandling: Følgende hadde ordet i saken: Sølvi Brekklund Sæves (V), Hanne Bull Fladstad (H), Villy Tjerbo (V), John Thune (Krf), Espen Storeheier (V), Peder Harlem (SP), John Thune (Krf), Jan Lie (AP). Peder Harlem (SP) fremmet følgende forslag som nytt punkt 3: I forbindelse med budsjett 2014 reduseres godtgjørelsen til de folkevalgte med inntil 20%. Votering: Det ble først votert over innstillingens punkt 1 og 2 som ble enstemmig vedtatt. Deretter ble det votert over Harlems forslag til nytt pkt 3. Forslaget ble vedtatt med 14 mot 11 stemmer. Mindretallet besto av Arbeiderpartiets og Kristelig Folkepartis representanter, samt Ronnie Havaas Markussen fra Fremskrittspartiet. Side 7 av 10

8 Rakkestad kommunestyre vedtar revidert reglement for godtgjørelse til folkevalgte med følgende endringer: 1. Kontrollutvalgets leder tilstås telefongodtgjørelse på kr ,- pr. år. 2. Møtegodtgjørelse for medlemmer i bruker- og interesseutvalg økes til kr. 800,-. 3. I forbindelse med budsjett 2014 reduseres godtgjørelsen til de folkevalgte med inntil 20%. Melding om vedtak sendt: Saksbehandler/politisk sekretariat, økonomisjef, rådmann REVIDERING AV STYRINGSDOKUMENTER - POLITISK NIVÅ Rakkestad kommunestyre vedtar endringer i A Politisk styringsstruktur, B Arbeidsdelings- og delegasjonsreglement, C Reglement for møter og saksbehandling, D Økonomireglementet, som foreslått av rådmannen og endringer foreslått av formannskapet jf. saksframlegg og vedlegg til saken. Endringene i styringsdokumentene gjelder fra Mindre vesentlige endringer og rettinger (feil, enkeltsaker) i reglementene kan gjøres av rådmannen. Det meldes til formannskapet straks de er foretatt. Politisk styringsstruktur og styringsdokumenter revideres i 2014 slik at de kan vedtas av kommunestyret senest i første kvartal Behandling: Følgende hadde ordet i saken: Sølvi Brekklund Sæves (V), Stein Bruland (Krf), Espen Storeheier (V), John Thune (Krf). John Thune (Krf) tok opp rådmannens innstilling ang. ordfører og utvalgslederes innstillingsrett i saker som fremmes til politisk organ. Side 8 av 10

9 Ved alternativ votering mellom rådmannens innstilling til formannskapet og formannskapets innstilling ang. ordfører og utvalgsleders innstillingsrett til møtene, ble formannskapets innstilling vedtatt med 13 mot 12 stemmer. Mindretallet besto av Fremskrittspartiets, Arbeiderpartiets og Kristelig Folkepartis representanter. For øvrig ble formannskapets innstilling enstemmig vedtatt. Rakkestad kommunestyre vedtar endringer i A Politisk styringsstruktur, B Arbeidsdelings- og delegasjonsreglement, C Reglement for møter og saksbehandling, D Økonomireglementet, som foreslått av rådmannen og endringer foreslått av formannskapet jf. saksframlegg og vedlegg til saken. Endringene i styringsdokumentene gjelder fra Mindre vesentlige endringer og rettinger (feil, enkeltsaker) i reglementene kan gjøres av rådmannen. Det meldes til formannskapet straks de er foretatt. Politisk styringsstruktur og styringsdokumenter revideres i 2014 slik at de kan vedtas av kommunestyret senest i første kvartal Melding om vedtak sendt: Kontorsjef for etterbehandling og utsendelse til seksjoner, avdelinger, ordfører og øvrig politisk nivå DISPOSISJONSFOND Rakkestad kommunestyre slår sammen disposisjonsfonds (balanse ) som følger: Side 9 av 10

10 Disposisjonsfondet ( ), kr Disposisjonsfond, Rakkestad Kulturhus ( ), " Disposisjonsfond, Rakkestad Utvikling ( ), " Sum, disposisjonsfond ( ), kr Behandling: Formannskapets innstilling enstemmig vedtatt. Rakkestad kommunestyre slår sammen disposisjonsfonds (balanse ) som følger: Disposisjonsfondet ( ), kr Disposisjonsfond, Rakkestad Kulturhus ( ), " Disposisjonsfond, Rakkestad Utvikling ( ), " Sum, disposisjonsfond ( ), kr Melding om vedtak sendt: Økonomisjef, rådmann, ordfører. Side 10 av 10