Protokoll fra ordinært styremøte Sted: Fotball/budbilkontoret Dag/dato: Torsdag 19.januar 2017 Varighet: 17.30 20.30 Tilstede styret: Fra administrasjonen: Forfall: Espen A. Johansen (EJ), Hanne Dahl Molden (HM), Terje Bråthen (TB), Kenneth Brørby (KB), og Tom Erik R. Frydenlund (TF). Tor Haug (TH) Ole Martin Lafton (OL) og Espen Hagen (EH) Dagsorden Sak 001 Godkjenning av innkalling og saksliste Styret godkjente innkallingen og saksliste. Sak 002 Signering av møteprotokoll fra styremøte 13.12.16 Styreprotokollen ble signert. De som ikke var tilstede signerer ved neste anledning. Sak 003 Treningstider kunstgress Grunnet ønsker lagene og diskusjon om treningstider på kunstgress har styret valgt å behandle denne saken med et vedtak. Styret diskuterte forslag til treningstider og vedtok at alle lag må gi og ta ift. gunstige tider og banestørrelse. Som grunnregel prioriteres a-lag og deretter årsklassene nedover. Styret vedtok treningstider for vinteren 2017 og ber om at administrasjonen sammen med web ansvarlig sender dette på en siste høring til 11er lagene og justerer ved behov. Sak 004 Status senior TB presenterte status senior hvor ny hovedtrener for a-laget er på plass og det jobbes med å bygge en konkurransedyktig stall. Det jobbes nå med å sette sammen resten av trenerteamet hvor assistenttrener og fysioterapeut mangler.
Sak 005 Status yngres TF gjennomgikk status yngres. Trenerkabalene for lagene 13 år til og med 16 år er ferdig, nå starter fokuset på å lande trenere og foreldregrupper for lagene i aldersklassene 6 år til og med 12 år. Hospitering er mer på stell nå enn tidligere, og med en ny rekrutteringsansvarlig/trenerkoordinator for 6 12 år vil dette bli enda bedre. Sak 006 Status anlegg KB orienterte om status anlegg med blant annet følgende saker: - Det er behov for å bytte ut en del som justerer trykk i dusjene på klubbhuset, en kostnad på ca 15 000,- - Møte ang. bom på stadion er 23.01.16, her må fotballen stille med representant. - Det er behov for å se på nye dusjer på klubbhuset, KB presenterte forslag. Styret tok orienteringen til etterretning og vedtok følgende som følges opp av KB: - 15 000,- brukes på vedlikehold klubbhus (dusj). - KB stiller på møte ang. bom på stadion. - Det kjøpes inn 4 dusjer som skal vurderes brukt på hele klubbhuset, de koster ca 600,- pr. stk. Sak 007 Status kontingenter og avgifter TF orienterte om samme status, ingen endringer siden sist styremøte. Sak 008 Administrasjonsoppgaver TH orienterte om arbeidsoppgaver som tar ekstra tid i tillegg til vanlig driftsoppgaver. Blant annet sluttføring av regnskap 2016, dommermøte med kretsen, møter med trenere i klubben. Sak 009 Oppfølging av vedtatte styreoppgaver Grunnet tid ble ikke denne saken gjennomgått. Utestående saker oppdateres i styreverktøyet Trello.
Sak 010 Damelag 2017 HM orienterte om at damelaget har ukentlige traininger. Grunnet få spillere er laget meldt på i 7er serie for 2017 sesongen. Roger Arnesen er ansvarlig for drift av laget. Sak 011 Budsjett 2017 Styret tok orienteringen til etterretning EJ presenterte oppdatert budsjettforslag. Hoveddiskusjonen gikk på fastsettelse av styrets forslag til treningsavgifter 2017. Styret justerte budsjettet og skal vedta endelig budsjett for 2017 på styremøte i februar som blir forslag til årsmøte. Styret vedtok foreløpig budsjett og at det skal synliggjøres for årsmøte hva de forskjellig lagene i klubben koster i drift og hva andre klubber vi kan sammenligne oss med tar i treningsavgift for de forskjellige lagene. Sak 012 Trenerteam seniorlagene EJ og TB orienterte om at juniorlaget har trenerteamet ferdig, a-laget mangler assistent og fysio. B-laget har ikke fått trener på plass. Styret tok orienteringen til etterretning og vedtok at EJ følger opp b-laget, EJ og TB følger opp assistent a-lag og KB følger opp fysio a-lag/junior. Sak 013 Status sponsorer EJ følger opp sponsorarbeidet og orienterte om at dette har blitt satt påvent grunnet arbeidet med å få på plass a-lags trener som kanskje også skulle arbeide med marked. Ny trener skal ikke jobbe med marked, derfor fortsetter EJ og intensiverer sponsorarbeidet i januar. EJ orienterte om at så å si alle avtaler må reforhandles for 2017 sesongen, dette er budsjettets største usikkerhetsmoment. Styret stilte spørsmål vedrørende salg av sponsorplass på kunstgressbanen. EJ orienterte om at ansvarlig for dette ikke har startet sitt arbeid utover å lage markedsføringsmateriell. Det er tegnet avtale med en ekstern aktør, samme firma som tok seg ta arbeidet når kunstgressbanen stod ny i 2005. Styret tok orienteringen til etterretning og vedtok at EJ følger opp den eksterne bedriften som skal selge sponsorplass på kunstgressbanen.
Sak 014 Medlemskontingenter og treningsavgifter Denne saken ble behandlet under budsjett 2017. Sak 015 Eventuelt Fire saker ble fremsatt til eventuelt: - 015-1 Inntektskilde hjemmekamper a-lag 2017-015-2 Revisjon av årsregnskap 2016-015-3 Betalingsløsninger på stadion og JIF arrangement - 015-4 Styremøte i februar Sak 015-1 Inntektskilde hjemmekamper a-lag 2017 TH har blitt kontaktet av en person som ønsker å presentere muligheter for å skape mer engasjement, tilskuere og inntekter på hjemmekampene til a-laget. Personen kjenner JIF Fotball og har vært i dialog med klubben om dette tidligere. Styret vedtok at personen inviteres til neste styremøte for en presentasjon. TH organiserer dette. Sak 015-2 Revisor av årsregnskap 2016 Revisor er ikke på plass enda, regnskap 2016 skal presenteres revidert på årsmøte 8.mars. Sakspapirene til årsmøte skal sendes ut senest 01.03.17. Styret diskuterte mulige løsninger for å få på plass en revisor i tide. Styret vedtok at alle må jobbe for å engasjere revisor, KB har en konkret person han skal snakke med. Sak 015-3 Betalingsløsning på stadion og JIF arrangement Styret diskuterte behovet for å kunne håndtere bankkort kjøp på stadion og på egne arrangement for å øke inntektene til klubben. Klubben har nå kontant betaling og mcash. Styret vedtok at KB jobber for å få på plass izettle før seriestart. Sak 015-4 Styremøte i februar Det er ikke satt opp styremøte for februar i styrets møteplan, men det er behov for dette. Styret vedtok ekstra styremøte 14.februar.
Signering: ------------------------------- ------------------------------- ----------------------------- Espen A. Johansen - leder Hanne Dahl Molden nestleder Tom Erik R. Frydenlund ------------------------------- ------------------------------- ----------------------------- Terje Bråthen Kenneth Brørby Ole M. Lafton (vara) ------------------------------- Espen Hagen (vara)