Underveisevalueringen Ledersamling 29.04.2014 05.05.2014
Kyrre Lekve, assisterende direktør NIFU Bjørn Stensaker, Professor UiO, Professor II NIFU April 2014 Styring og ledelse i høyere utdanning: Utviklingstrekk og utfordringer Hovedfunn fra fase 1: HiOA Ekstern underveisevaluering av styring og ledelse, faglig og administrativ organisering: «HiOA underveis mot strategiske mål» NIFU rapport 14/2014 (Lekve, Kyvik, Stensaker, Vabø, Elken, Røsdal og Gleinsvik)
Internasjonale utviklingstrekk Høyere utdanning ikke lenger regnet som spesiell sektor del av næringspolitikk, innovasjonspolitikk, arbeidslivspolitikk etc. Universiteter og høyskoler ikke lenger spesielle organisasjoner de trenger modernisering Økte forventninger til sektoren: entreprenørskap, innovasjon, formidling, samfunnsoppdraget fremheves HiOA - Underveisevaluering fase 1 April 2014 3
Hvordan er bildet i Norge? Normalisering også her, men tydelig særpreg likevel beholdt Statlig styring mer fragmentert enn før: - Mektigere og mer autonome statlige organ - Mye av ressursfordelingen nasjonalt styres i henhold til konkurranse og effektivitet Men innflytelsen til lærestedsnivået er styrket: ser vi mer integrerte læresteder? HiOA - Underveisevaluering fase 1 April 2014 4
Kvalitetsreformen hva skjedde på lærestedsnivå? Full frihet i intern organisering av lærestedene, men er dette utnyttet? Mange nye studieprogrammer (tverrfaglighet, modulisering, eksamensfokus) Nytt finansieringssystem tellekantfokus Mange hybridløsninger i styring og ledelse: mange ansatte ledere, færre beslutningsorgan Nye former for kontroll av sektoren: NOKUT, Riksrevisjon, arbeidsmiljø HiOA - Underveisevaluering fase 1 April 2014 5
Styring og ledelse av utdanning Modulering skapte større koordineringsbehov enn tidligere, men er dette ansvaret tatt? Tverrfaglighet skapte uklarheter i hvem som egentlig bestemte/skulle koordinere Nye lederoppgaver oppsto: - Kvalitetssystem - Formalisering av studiesituasjonen ( kontrakter, veiledning, K- rammeverk) - Administrativ mer enn faglig styrking? HiOA - Underveisevaluering fase 1 April 2014 6
Styring og ledelse av forskning Ny ledelsesrolle for mange siden ledelse tradisjonelt var forbundet med utdanning - de «nye» instituttlederne kanskje ikke så forskjellige fra de «gamle»? Forskningsstrategier er ofte dekoplet fra utdanning, og fra finansieringssystemet Tellekantsystemet et redskap for endring og synliggjøring, men også for maktkamp og maktutøvelse - både hos ledere og ansatte HiOA - Underveisevaluering fase 1 April 2014 7
Styring, ledelse og administrasjon Administrativt: Nedbygging av førstelinjetjenester, og oppbygging av spesialistkompetanse Ledelsen må forholde seg til/kan trekke på en mer profesjonell og spesialisert organisasjon Friheten til å organisere seg har ført til mer komplekse styringsstrukturer (blanding av ansatt/valgt ledelse, kollegiale organ, matriseorganisering, prosjektorganisering, etc.) HiOA - Underveisevaluering fase 1 April 2014 8
De samlede styrings- og ledelsesutfordringene Økt antall ledelsesoppgaver i utdanning og forskning Økt kompleksitet innen utdanning og forskning Økt kompleksitet i organisasjonen Økte krav om ekstern synlighet Økte forventninger til hva ledelse kan utrette HiOA - Underveisevaluering fase 1 April 2014 9
HIOA kanskje heller ikke spesielle? HIOA i dag er organisasjon preget av historiske avleiringer Stor kompleksitet i organisasjonen som følge av ambisjoner om integrasjon og strategisk utvikling Tendenser til standardisering samtidig som lærestedet søker å finne egen profil HiOA - Underveisevaluering fase 1 April 2014 10
Helt siden Bologna i 1088 HiOA - Underveisevaluering fase 1 April 2014 11
To styringslogikker: Historisk: Kollegial ledelse Klassisk organisasjonsteori: en samordningsmekanisme (Barnard 1968) Fragmenterte kunnskapsorganisasjoner Desentraliserte Fagstyrte Svake administrative strukturer begrensete oppgaver og myndighet for organisasjonens toppledelse Prosess: diskusjoner og forhandlinger Verdi: profesjonell autoritet og legitimitet (Clark 1986) Nedenfra og opp HiOA - Underveisevaluering fase 1 April 2014 12
To styringslogikker: Dagens situasjon: Management-ledelse? Ledelsesform med vekt på gjennomføring Økt kompleksitet, økte eksterne krav til innsyn Kvalitetsreformen Strategisk ledelse Verdier: effektivitet og effekt Ovenfra og ned => Vi er i en brytningstid: HiOA opplever det samme HiOA - Underveisevaluering fase 1 April 2014 13
Eksternevaluering av HiOA: Styring og ledelse, faglig og administrativ organisering Fase 1: Februar-april 2014 Intervjuer (over 80, stort sett personlige), dokumentanalyse, komparative analyser Rapport publisert 11. april 2014 Hensikt: Beskrive situasjonen, plukke ut områder for analyse i fase 2. Fase 1: Problembeskrivelse http://www.nifu.no/publications/1128397/ HiOA - Underveisevaluering fase 1 April 2014 14
Evaluering av Strategi 2020 God strategi Måler ikke delmålene Metodologiske utfordring: Fra måloppnåelse til organisasjonsdesign Anbefaling: Måle delmålene HiOA - Underveisevaluering fase 1 April 2014 15
Styring og ledelse: Hemmere og fremmere HiOA - Underveisevaluering fase 1 April 2014 16
Styring og ledelse: Styringsmodell To styringslinjer: «Rektorlinjen» og «Høgskoledirektørlinjen» «Mer todelt» enn andre steder En del «gnisninger» mellom de to styringslinjene: Ulike logikker Profesjonalisering Uklarhet Enhetlig ledelse på institusjonsnivå kan bidra til å klargjøre Delt ledelse Enhetlig ledelse HiOA - Underveisevaluering fase 1 April 2014 17
Styring og ledelse: Styringslinjer FUNN: Lang tjenestevei, Høgskoledirektør 3 Formelle og uformelle styringslinjer 5 2 4 Studiedirektør Dekan 1 6 Fakultetsdirektør HiOA - Underveisevaluering fase 1 April 2014 18
Styring og ledelse: beslutningsstruktur Er styrene råd? Reflekterer utvalgsstrukturen strategien? Mandater og fullmakter????? HiOA - Underveisevaluering fase 1 April 2014 19
Faglig organisering: Funn Ok ved tre av fakultetene (SAM, LUI, TKD) HF: Uløste strukturelle utfordringer Store forskjeller i måloppnåelse mellom fakultetene Er utdanningene tydelige nok? Svarer HiOA godt nok på samfunnsoppdraget sitt? HiOA - Underveisevaluering fase 1 April 2014 20
Administrativ organisering: Hvor ble det av sekretærene? HiOA - Underveisevaluering fase 1 April 2014 21
Administrasjon, oppgavefordeling og rolleforståelse Organisering av administrative støttetjenester: funksjonsfordeling på ulike nivåer Starte på instituttnivået, og kartlegge behov nedenfra Faglig-administrativt samspill Post-fusjonen: bedre koordinering Administrasjon som støttefunksjon vs. administrasjon som utviklingsaktør Beslutningsstruktur: Vertikal og horisontal oppgavefordeling HiOA - Underveisevaluering fase 1 April 2014 23
Hvordan realisere universitetsambisjonen? Ideen om «profesjonsuniversitet» Hvordan er utfordringene taklet andre steder? Sentrenes plass Politiske rammebetingelser og samfunnsmessige kontekst => Hensiktsmessige tiltak for å nå fram HiOA - Underveisevaluering fase 1 April 2014 24
Anbefaling dyptgående evaluering i fase 2: Oppsummering Anbefalinger om faglig organisering Struktur: bare HF Studieprogrammer: Profilen og samfunnsoppdraget Fakultets- og instituttspesifikk måloppnåelse Anbefalinger om styringslinjer og beslutningsstruktur Mer rasjonelle styringslinjer og mindre komplisert beslutningsstruktur Mandater og fullmakter: Informasjon og reelle utfordringer Utvalgsstruktur: Balanse mellom effektivitet og forankring Enhetlig ledelse med ekstern styreleder eller todelt ledelse? Anbefalinger om å realisere universitetsambisjonen NOKUT-kravene: Resultat av «resten» Nasjonal og internasjonal bench-marking (Politisk prosess) HiOA - Underveisevaluering fase 1 April 2014 25
Mulig delprosjekt, fase 2: Strategisk utvikling av studieporteføljen Utgangspunkt: Samfunnsoppdraget Hvordan synliggjøre hvordan/at HiOA svarer på utdanningsbehov nå og i fremtiden Hvordan sikrer HiOA sammenheng mellom forskning, utdanning og relevans Hvordan sikre intern sammenheng i studieporteføljen: BA-MA-ph.d. Problemstillinger Hvordan organisere det strategiske ansvaret for utvikling av studieporteføljen: Beslutningsstruktur, stryringslinjer, fagligadministrativt samspill, utvalgsstruktur Hva er dagens studentflyt (overganger, frafall) transaksjonsanalyse Hva er de økonomiske kostnadene ved dagens organisering (tap på frafall, suboptimal organisering, administrativ tidsbruk) Hvilke endringer er nødvendig for å sikre strategisk utvikling: Faglig organisering (i hovedtrekk innenfor dagens fakultetsstruktur) Hva kan man tjene på å organisere seg annerledes (UH-institusjoner med bedre organisering som referansepunkt) Hvordan foregår strategisk utvikling av studieporteføljen i andre land? HiOA - Underveisevaluering fase 1 April 2014 26
Mulig delprosjekt, fase 2: Fra strategi til organisasjonsdesign Utgangspunkt: Strategi 2020 og universitetsstrategien Hva slags organisasjonsdesign vil være nødvendig for å oppnå målene/gjennomføre strategien Balanse mellom effektivitet og forankring Problemstillinger Styringslinjer og beslutningsstruktur/mandater og fullmakter: Hvordan gjøre denne mer strømlinjeformet og i tråd med strategiske behov Hva er de økonomiske konsekvensene av bedre måloppnåelse (f.eks. konsekvensene av økt førstestillingsandel for publisering) Hvordan har andre «høyskoler» foretatt transisjoner: «NTH-delen» av NTNU: fra høyskole til universitet Maastrich University: fra akademisk orientering til relevans Faglig organisering: Er den i tråd med strategien? Administrativ organisering: Samspiller den med strategien? Er enhetlig eller delt ledelse mest i tråd med strategien? HiOA - Underveisevaluering fase 1 April 2014 27
HiOA - Underveisevaluering fase 1 April 2014 28
Videre fremdrift og møteplasser 05.05.2014
Underveisevaluering - 2014 Tidsplan: Vedtak: Prosess: Valg av ekstern evaluator Uke 5-6 S1 Evalueringens fase 1 6. mai S2 Evalueringens Fase 2 2. sep. S3 03.sep - 13.nov kl 12 Høringsperiode Behandle høringsinnspill 18-19. des. 2014 S4 Forberede implementering Beslutningsunderlag: Styresak om fase 2 dyptgående evaluering Vedlegg: NiFU fase 1 Forslag til høringsspørsmål Styresak: beslutning om organisasjon Vedlegg: NIFU rapport Innspill og medvirkning: Intervjuer Referansegruppe Arbeidsutvalg Møter og samlinger: IDF Løpende ledermøter Ledersamlinger Personalmøter Nett/blogg-side Høringsinnspill S = vedtak på styremøte til HiOA S1= valg av ekstern evaluator, S2= vedtak om områder som er gjenstand 30 for mer dyptgående evaluering, S3= vedtak høringsspørsmål, S4= vedtak om organisasjonsdesign.
Underveisevaluering - prosjektfaser Fase 1 fram til styremøte 6/5 Fase 2 fram til styremøte 2/9 Høringsperiode 3/9-13/11 kl 12 Behandle høringsinnspill Styrebehandling 18/12 Gjennomføring av intervjuer Evaluering av valgt område Høring av forslag fra Fase 2 Sekretariatet behandler høringssvar fra alle enheter Et utvalg av ledere, tillitsvalgte, medarbeidere, studenter og eksterne Tilsatte, studenter, HVO og tjenestemannsrepr. Prosjektsekretariat Styrevedtak 6/5: områder som er gjenstand for en mer dyptgående evaluering Styret vedtar høringsforslag på styremøtet 2/9 Høringssvar oversendes sekretariatet Sekretariatet utarbeider styresak med forslag til evt endring av organisering styring/ledelse Styrevedtak om organisasjonsdesign Blogg Informasjon på nett Presentasjon i ledergrupper og personalmøter Fast pkt IDF,stud., RLM og FA Presentasjon av funn i fase 1 og 2 i ulike fora Tema for FørFredag Ledersamling Fast pkt IDF, stud., RLM og FA Samle innspill fra blogg, evt andre steder i tillegg til høringsinnspill Faglig seminar Tema for Før Fredag Fast pkt IDF. stud. RLM og FA Nærmere punkter defineres senere avhengig av størrelse på endringene Tidsplan Hva skjer Hvem involveres Hva besluttes Hvor får jeg informasjon
Fremdriftsplan Styret fastsetter følgende hovedmilepæler for arbeidet: Evalueringen gjennomføres i perioden 24.02.14 07.08.14 Fase 1 gjennomføres i perioden: 24.02.14 11.04.14 Fase 2 gjennomføres i perioden: 26.05.14 07.08.14 Høringsperioden fastsettes til 03.09.14 13.11.14 kl 12 Vedtak om framtidig organisasjonsdesign fattes i styremøte 18.12.14 Implementering av eventuelle endringer skjer med virkning fra 01.08.15
Refleksjonsoppgaver ved bordene 05.05.2014
Oppgave 1 Bearbeiding av NIFU s presentasjon, funn og anbefalinger Hva «snakkes det om» og hva er erfaringer så langt Hovedinntrykk rundt rapport og prosess Var noe overraskende Er det noe som er uklart Er det noe som skaper uro i organisasjonen Evt. råd til det videre arbeid
Oppgave 2 Ledernes rolle i prosessen videre Hvordan ta dette videre i egen enhet Hvordan sikre konsistens i arbeidet ute i organisasjonen