Rutinehåndbok for barnehageopptak med IST Hypernet November 2014

Rutinehåndbok for barnehageopptak med IST Hypernet November 2014 Innhold TIDSPLAN FOR HOVEDOPPTAKET 2015... 2 KONTAKTPERSONER VED SPØRSMÅL:... 2 FORELDRE SOM HAR SPØRSMÅL OM BARNEHAGEOPPTAK SKAL HENVENDE SEG TIL:... 2 BARNEHAGER SOM HAR SPØRSMÅL OM OPPTAK ELLER BRUK AV OPPTAKSSYSTEMET SKAL KONTAKTE:... 2 NETTADRESSE IST BARNEHAGE... 2 NETTADRESSE FORESATTPORTALEN... 2 MOTTA E-POST VED VIKTIGE HENDELSER I FORELDREPORTALEN... 3 REDIGERE INFORMASJON OM BARNEHAGEN PÅ FORELDREPORTALEN... 3 REGISTRERE LEDIGE PLASSER PÅ FORELDREPORTALEN... 4 LEDIGE PLASSER - KAPASITET... 4 SJEKKE OPPSIGELSER OG SØKNAD OM ENDRING AV OPPHOLDSTID... 5 GODKJENNE OPPSIGELSE... 5 GODKJENNE SØKNAD OM ENDRING AV OPPHOLDSTID... 5 OPPTAK... 6 VENTELISTE... 6 LISTER... 6 LAGE EGNE LISTER... 7 EKSPORTERE LISTE TIL EXCEL.... 8 REGISTRERE PRIORITETSKODE... 8 PRIORITETSKODER... 9 TILBUD OM PLASS... 9 INNHOLD I E-POST MED TILBUDSBREV... 10 TILBUD OM PLASS I BARNEHAGE... 10 INNHOLD I SMS-VARSEL... 11 SKRIVE UT KOPI AV TILBUDSBREV... 11 UTSKRIFT AV BREV... 12 SENDE TILLEGGSINFORMASJON TIL SØKERE SOM FÅR TILBUD OM PLASS... 13 SVAR PÅ TILBUD... 14 PLASSERTE BARN... 15 ENDRE START ELLER STOPPDATO.... 15 ENDRE TYPE PLASS ELLER AVDELING... 16 SENDE E-POST TIL FORESATTE... 16 TELEFON/E-POSTLISTE... 16 1

Tidsplan for hovedopptaket 2015 Dato Sak 2. januar Melding om oppdatering av søknad sendes alle søkere, frist for oppdatering er 01.03.2015. 1. mars Søknadsfrist for hovedopptaket 4. mars Frist for å kode søkere med søskenprioritet (kode 40), og søkere som tilhører barnehagens opptakskrets (kode 25). 5. og 6. mars Lister for bruk i hovedopptaket gjøres klare. 9.- 12. mars Opptaksmøter Alle møtene er i Bystyresalen. Opptak barn over 3 år fra kl. 09.00. Opptak barn under 3 år fra kl. 11.00 Man. 9. mars: Slettheia, Vågsbygd, Flekkerøya Tirs. 10. mars: Hånes, Tveit, Søm, Randesund Ons. 11. mars: Lund, Gimlekollen, Justvik Tors 12. mars: Sentrum, Grim, Tinnheia, Hellemyr, Strai, Mosby 16.-17. mars Tilbud opprettes 18. mars 1. runde av hovedopptaket er offentlig. Tilbudene publiseres kl. 08.00. 25. mars Svarfrist på tilbudsbrev 1. runde 7. april Frist for å kode nye søsken. Barnehagene melder inn antall ledige plasser som skal fordeles i runde 2. 8. april Lister for runde 2 i hovedopptaket klargjøres. 9. og 10 april Opptak runde 2. Opptaket gjennomføres sentralt. 11.og 12. april Barnehagene får lister på mail over hvilke barn de skal sende tilbud til. 13. april Tilbud opprettes 14. april 2. runde av hovedopptaket er offentlig, tilbudene publiseres kl. 08.00. 21. april Svarfrist runde 2 Kontaktpersoner ved spørsmål: Foreldre som har spørsmål om barnehageopptak skal henvende seg til: Servicetorvet, tlf. 38075000, e-post: post.oppvekst@kristiansand.kommune.no. Barnehager som har spørsmål om opptak eller bruk av opptakssystemet skal kontakte: Mariann Stephansen, tlf. 38 24 36 06 e-post: mariann.stephansen@kristiansand.kommune.no Nettadresse IST Barnehage https://kristiansand.ist-asp.com/kristiansandadm Nettadresse foresattportalen https://kristiansand.ist-asp.com/kristiansandpub Foresatte finner link til portalen på www.kristiansand.kommune.no Tjenester Barn og familie. 2

Motta e-post ved viktige hendelser i Foreldreportalen Motta e-post når foreldre i Foredreportalen Takker ja til plass Takker nei til plass Søker om endring av type plass Sier opp plass For at du skal motta e-post må det være registrert en e-post på din bruker. Logg på Foreldreportalen for å registrere eller rette e-post adresse. Informasjon om barnehagen tilbud Redigere informasjon om barnehagen på Foreldreportalen For å registrere informasjon som vises om barnehagen på nettportalen, velg Tilbud, Endre tilbud, Barnehage, Administrere tilbudet, og klikk på Endre (blyanten) Endre det som er aktuelt, og klikk Lagre når du er ferdig. 3

Registrere ledige plasser på Foreldreportalen Ledige plasser - Kapasitet Velg Kapasitet Kapasitet legg til: Legg inn riktig år, og klikk på Fortsett. For aktuell måned, registrer det antallet plasser barnehagen har for det aktuelle alderstrinnet. Dette feltet må være registrert for at ledige plasser skal vises på Foreldreportalen. Registrer antall ledige plasser for det aktuelle alderstrinnet. Husk å lagre. 4

Sjekke oppsigelser og søknad om endring av oppholdstid Foreldre kan si opp plass via foreldreportalen. De kan også søke om endring av oppholdstid. Velg Barnehage/SFO og Godkjenne. Velg aktuell fane, og klikk godkjenn. Godkjenne oppsigelse Huk av oppsigelsen som skal godkjennes, og klikk Godkjenn. Registrer dato for Plasseringsstopp (siste dato plassen kan benyttes) og betalingsstopp. Klikk så Lagre. Godkjenne søknad om endring av oppholdstid Huk av for søknaden, og velg Godkjenn/Avslå markerte. Fyll så ut dato for oppstart av ny oppholdstid, og timer per uke. Fyll ned. Velg Godkjenn i kolonnen handling. Lagre. Dersom ønsket ikke kan innfris så lar du være å gjøre noe med søknaden. 5

OPPTAK Hent fram ventelisten (Barnehage/SFO > Venteliste) Venteliste Det er laget felles lister til hovedopptaket. For å få velge søkerliste, klikk på figuren som i bildet nedenfor er markert med rød ring. Velg Global og aktuell liste. Lister Rett til plass 13 Listen er filtrert slik at den inneholder alle barn med rett til plass etter barnehageloven 13. Hovedopptak rett til plass over 3 år Listen er sortert etter prioritet og alder. Den er filtrert slik at den kun inneholder barn som har rett til plass. Hovedopptak rett til plass under 3 år. Listen er sortert etter prioritet og alder. Den er filtrert slik at den kun inneholder barn som har rett til plass. Sjekkliste søsken og opptakskrets Listen benyttes til å finne barn som skal kodes med søskenprioritet (40) eller private barnehagers opptakskrets (25) Alle søkere Denne listen inneholder ingen filtre, alle søkere vises uavhengig av barnets alder eller søknadsdato. Det er nå mulig å se hvor et barn har plass fra søkerlisten. Hold musepekeren over ett-tallet i kolonnen Plassering. 6

Lage egne lister Kolonner Velge kolonner Klikk på nedtrekkspilen i en av kolonneoverskriftene. Velg kolonner, og huk av kolonnene du ønsker å ha med. Fjern huket på kolonner du ikke vil ha med. Sortere Lister i IST Barnehage kan enkelt sorteres ved å klikke i tittelfeltet. Det kan være du må klikke to ganger for å få listen sortert i riktig rekkefølge, avhengig av om du vil ha laveste eller høyeste verdi øverst. Du må begynne sortering bakfra: den siste kolonnen du sorterer vil være dominant. For overblikk på ventelisten kan det være greit å sortere på fødselsdato, men ved opptak og innstilling er trekningsnumrene og prioritet viktige. Listen får dermed alle med prioritet først, laveste trekningsnr. først innen hver prioritet Filter Filter benyttes når du ønsker å se et utvalg av barn på søkerlisten eller plasserte barn. Det kan for eksempel benyttes når du ønsker en liste over barn på en avdeling, eller barn født i et årskull. Funksjonen benyttes også til å søke opp ett barn. 7

Klikk på Filter. Klikk på pluss-tegn for å få opp et nytt felt. Klikk på nedtrekkspil for å velge felt, registrer kriteriet i feltene du får opp. Lagre liste. For å lagre listen du har laget, klikk på figuren på den blå linjen. Klikk på legg til, og gi listen et navn. Listen vil la bli lagret under Personlig. Eksportere liste til excel. For å bearbeide listen videre i excel, klikk på arket med grønn pil. Velg så xls. Registrere prioritetskode Klikk på blyanten igjen. på ventelisten. Bla deg nederst på søknaden, og klikk på blyanten 8

I feltet Prioritet registrerer du riktig kode, 25 (opptakskrets private barnehager) eller 40 (søsken). Husk å Lagre til slutt. Velg OK. Prioritetskoder Kodene betyr følgende: 10 alvorlig sykdom eller funksjonshemming hos barnet 20 forebyggende barnevern 25 opptakskrets private barnehager 30 alvorlig sykdom eller funksjonshemming hos barnets foreldre eller søsken 40 søsken 50 ung enslig forsørger Kode 10 og 20 har rett til plass etter barnehageloven 13. Dette gjelder også barn som fyller ett år etter 1. september. Barnehagene registrerer prioritetskode 25 og 40. Alle andre koder registreres av oppvekst. Tilbud om plass E-post er nå obligatorisk felt ved søknad om barnehageplass. De aller fleste tilbudene sendes på e-post, med varsling på sms. 9

Fra e-post som følger med tilbudsbrevet lenkes det til side på kommunens portal. http://www.kristiansand.kommune.no/barnehage Sms og e-post sendes automatisk kl. 08.00 den dato opptaket er offentlig. Innhold i e-post med tilbudsbrev Vedlagt følger tilbud om plass i enhet.navn for barn.navn født. barn.fødselsdato. Vennligst besvar tilbudet som pålogget bruker på Foreldreportalen innen svarfrist. Tilbudet må besvares innen fristen uavhengig av om du takker ja eller nei til tilbudet. Ved å akseptere tilbudet bekrefter du å ha lest og forstått barnehagens vedtekter. På nettsiden www.kristiansand.kommune.no/barnehage finner du: -Lenke til vedtekter for alle barnehager -Informasjon om redusert foreldrebetaling -Informasjon om klageadgang Søkere med rett til plass har rett til en plass i Kristiansand kommune. Dersom du har fått tilbud om plass i en barnehage du ikke har søkt skyldes dette at det ikke var ledig plass i søkt barnehage. Søkere som ikke har fått sitt 1. ønske oppfylt har rett til å bli satt på venteliste til denne barnehagen. Øvrige ønsker slettes når plass er tildelt. Hvis du ønsker å stå på venteliste til flere barnehager enn ditt 1. ønske kan du redigere søknaden i Foreldreportalen når dette plasstilbudet er besvart. Ved spørsmål kan du kontakte enhet.navn, tlf. enhet.telefon, e-post enhet.epost. Du kan også kontakte Kristiansand kommunes Servicetorg tlf. 38075000, e-post post.oppvekst@kristiansand.kommune.no. Med hilsen enhet.ansvarligforvirksomheten.navn enhet.navn enhet.hjemmeside Innhold i tilbudsbrev, sendes som pdf-vedlegg i e-posten: Tilbud om plass i barnehage Navn: barn.navn Født: barn.fødselsdato Deres barn tilbys herved plass i enhet.navn, tlf.:enhet.telefon Type plass: typeplass Oppholdstid per uke: timerpruke Avdeling: plassering.avdeling Plassen disponeres fra: plasseringsstart 10

Vennligst logg på Foreldreportalen og bevar tilbudet innen svarfrist. Tilbudet må besvares uavhengig av om man takker ja eller nei til tilbudet. På nettsiden www.kristiansand.kommune.no/barnehage finner du: - Lenke til barnehagenes vedtekter - Informasjon om redusert foreldrebetaling for familier med inntekt lavere enn kr. 200 000 per år - Informasjon om klageadgang for søkere som ikke får tildelt sitt 1. eller 2. ønske. Ved å takke ja til tilbudet bekrefter du å ha lest barnehagenes vedtekter. Plassen tildeles under forutsetning av at foresatte ikke har betalingsrestanse. Begge foresatte er solidarisk ansvarlige for eventuell utestående betaling, selv om det normalt faktureres en av de foresatte. Dersom tilbudet gjelder delt plass vil du få informasjon fra barnehagen om hvilke dager som er tildelt. Det betales fra tilbudt startdato uavhengig av om plassen benyttes eller ikke. Med hilsen enhet.ansvarligforvirksomheten.navn Styrer/Leder Innhold i sms-varsel Tilbud om barnehageplass blir sendt i dag per e-post eller brev. Du kan se tilbudet ved å logge på Foreldreportalen. Svarfrist er svarfrist. Skrive ut kopi av tilbudsbrev Velg Verktøy E-arkiv enhetsadministrator Søk opp personen du skal skrive ut brev for, og klikk Vise. Alle brev lagres her, uavhengig av om de er sendt per brev eller e-post. 11

Klikk så på linjen med barnets navn: Klikk på Vise så får du opp sms og e-poster som er sendt vedr. dette barnet. Klikk på linjen for det aktuelle dokumentet: E-post SMS Klikk på den blå linjen øverst på siden. I tabellen finnes informasjon om når tilbudet er sendt, og til hvilken e-post eller mobilnummer. Utskrift av brev E-post er nå obligatorisk felt i søknaden, de aller fleste tilbud sendes derfor på e-post. Dersom e-post ikke er registrert kommer brevet i utskriftskøen. Velg utskriftskø utskriftskø enheter. 12

Velg din enhet, og klikk på Vise. Huk av dokumentet som skal skrives ut, og velg Skriv ut markerte. Sende tilleggsinformasjon til søkere som får tilbud om plass For å sende «Vedlegg» til plasstilbudet til søkere som får tilbud om plass, sett filter på feltet Status valg, en av Tilbud og Tilbud ikke publisert. Klikk vise. Listen vil da inneholde barn som får tilbud om plass. Huk av alle, og klikk på send e-post. Husk at e-posten ikke må sendes før opptaket er publisert. Det lenkes til barnehagens hjemmeside i e-posten med tilbudsbrevet. Informasjon som er viktig for søkerne bør være tilgjengelig på barnehagens hjemmeside. 13

Svar på tilbud Svarfristen er nå 7 dager. Foreldre skal normalt svare elektronisk på Foreldreportalen. Hvis du mottar svaret på papir registreres det slik: Fra menyen Barnehage/SFO Venteliste velges fanen Tilbud. Her ligger alle tilbud som er opprettet og som det ikke er lagt inn svar på. Når et barn har fått et tilbud finner du det igjen under fanen tilbud. Klikk her for å redigere svaret. Merk barnet/barna det skal legges inn svar på ved å klikke i boksen helt til venstre. Klikk Endre svar på markerte. Velg fanen plassere. Klikk på ikonet for å plassere. Da får du opp et blide som er mye mer oversiktlig enn det du får ved å huke av og velge Plassere markerte. 14

Registrer barnet med riktig avdeling, timer per uke, plasseringstart, betalingsstart (=plasseringsstart) plasseringsstopp, og betalingsstopp (=plasseringsstopp) Plasseringsstopp og betalingsstopp må fylles ut Foresatte kan ikke endre søknaden når de har et ubesvart tilbud. Svaret må registreres før søknaden blir tilgjengelig for redigering. Rutiner ved manglende svar på tilbud Foreldre som ikke besvarer tilbudet vil få varsel på sms 2 dager før fristen går ut. Barnehager som har ubesvarte tilbud oppfordres til å ta kontakt med de aktuelle foreldrene. Plasserte barn For å endre opplysninger om plasserte barn, velg Barnehage SFO og Plasserte barn. Endre start eller stoppdato. Klikk på Endre plasseringsdatoer Fyll inn riktig dato for plasseringsstopp og betalingsstopp, evt. plasseringsstopp og betalingsstopp, og klikk Fyll ned. Husk å Lagre. 15

Endre type plass eller avdeling Huk av for barnet eller barna du skal endre, og klikk på Endre type plass nederst til høyre i skjermbildet. Hvis du jobber med et barn så endrer du opplysningene i linjen med opplysningene om barnet. Hvis du jobber med flere barn. Registrere du de endringene i den øverste linjen, og klikk på Fyll ned. Lagre. Sende e-post til foresatte I bildet Plasserte barn, huk av barn der du skal sende e-post til foreldrene. Klikk på knappen Send e-post nederst til høyre i bildet. I neste bilde, huk av for å sende e-post til foresatte. IST åpner nå Outlook, e-post adressene er nå overført til blindkopifeltet. Foresatte kan derfor ikke se de andre foreldrenes e-post adresse. Tast inn egen e-postadresse i til-feltet. En grei måte å sjekke om foreldrene har registrert e-post adresse er å sjekke Rapporten Adresseliste. Funksjonen er tilgjengelig fra skjermbildene Plasserte barn og Ventelisten. Telefon/e-postliste Gå inn på Plasserte barn. Huk av barna som skal være med på listen, og klikk på Jobbe med utvalg. Listen du får opp kan eksporteres til Excel. 16