OU-prosessen, administrativ organisering Statusoppdatering til rektormøtet, 30.01.2017. Kristiane Lindland, IRIS University of Stavanger uis.no 1
Agenda: Mandatet og føringene for arbeidsgruppens arbeid Hva har skjedd siden sist oppdatering i rektormøtet Aktiviteter Utfordringer Presisering av mandatet Overordnet modell Hva modellen løser Videre arbeid Konkretisere ny organisering i forhold til oppgaver gitt i anbefalingene og mandatet Fremdriftsplan 2
Arbeidsgruppens mandat 1) Kartlegge og foreslå overordnet administrativ struktur med oppgavedeling mellom nivåene 2) Kartlegge og foreslå overordnet organisering som styrker samvirke mellom funksjoner og nivåer 3) Kartlegge og foreslå tiltak som sikrer gode prosessar og god arbeidsflyt horisontalt og vertikalt 4) Foreslå tiltak som sikrer kvalitet på det enkelte fagfelt innen de administrative spesialiseringene, så som for eksempel lønn, regnskap, opptak og ansettelsesprosedyrer 5) Vurdere tiltak for sterkere studentfokus- og service 3
Rammene for fremtidige løsninger: Det som er vedtatt for faglig organisering: Mod. 2a: Fra 3 fakulteter og et museum til 6 fakulteter og et museum Anbefalinger fra foregående OU-gruppe: Organisatorisk spredning av ressurene for en oppgave begrenses til maks to nivåer. Alle nivåer skal sikres dedikerte, identifiserbare ressurser som utplasseres på instituttene I den grad det er mulig og hensiktsmessig Faglig ledelse forankres på høyeste involverte organisatoriske nivå Prosesseieransvar, særlig for tverrgående prosesser forankres tydelig i den sentrale enheten der de mest naturlig hører hjemme. 4
Prinsipper for ny administrativ organisering Resultatorientering Likebehandling/standardisering Samhandling Brukerorientering 5
Hva har skjedd siden sist oppdatering? Aktiviteter Kartlegging av administrative oppgaver Innspill på kartleggingene Workshop med en del administrativt ansatte Kartlegging og vurdering av overordnede administrative modeller Utfordringer Ulike fortolkninger av hvor mye vekt som skal legges på anbefalinger fra forrige rapport Ulik forståelse av hvor spesifikke vi skal være i forhold til konkrete oppgaver Ulike vurderinger av fakultetenes nåværende organisering Presisering av mandat Lik modell for all administrativ organisering Med to forvaltningsnivåer menes nivå 1 og 2 Dagens organisering er ikke et alternativ når vi går fra 3 (4) til 6 (7) fakulteter når ressursbruken ikke skal økes 6
Overordnet modell: 7
Overordnet organisasjonskart: 8
Overordnet modell: Hva modellen løser: Lik tjenestetilgang for alle fakulteter, uavhengig av fakultetenes størrelse Ingen fakulteter får administrative tjenester gjennom andre fakulteter Lik organisering på alle fakulteter bidrar til at likebehandling forenkles og det er lettere å administrativt samarbeide på tvers av fakulteter. Man får mer standardisering av tjenester Større mulighet for effektivisering av en del tjenester Mer fleksibilitet ift ressursutnyttelse på fakultetsnivå Større mulighet for mer administrasjons-faglig ledelse 9
Videre arbeid: Oppgavenes organisatoriske innplassering og lokalisering av ressursene. Definere fagansvar for langsgående prosesser. Klargjøring av prosesseieransvar for tverrgående og langsgående prosesser, så som for eksempel utvikling av internasjonale forskningssamarbeid på oppfordring fra NFR og EU Utvikle tiltak som forenkler og forbedrer samarbeid vertikalt og horisontalt. Utrede homogen lederstøtte på instituttnivå. Utvikle bedre løsninger på bedre samhandling på tvers av organisatoriske grenser. Enklere saksflyt og prosessflyt ved hjelp av digitalisering og omorganisering av arbeidsoppgaver. Hva kan digitaliseres, og hvordan? Utrede tiltak for bedre studentservice. Bedre samordnede prosesser rundt internasjonalisering, både når det gjelder utreisende. studenter, og når det gjelder å utvikle forskningssamarbeid og utvekslingsavtaler med utenlandske universiteter som er innlemmet i studieprogrammene. 10
Videre fremdriftsplan 19. januar: Underveisrapportering/førsteutkast 30. januar: RM styringsgruppe 30. januar: møte i Sentralt hovedavtaleutvalg 01. februar: møte med budsjettmodellgruppen og adm-org.gruppen 08. februar: AMU-møte 9. februar: Styreseminar 11
Videre fremdriftsplan, forts. 15. februar: utsendelse av foreløpig rapport for innspill fra ansatte 21. februar: allmøte OU- adminsitrativ organisering 01. mars: frist for innspill på foreløpig rapport 13. mars: RM styringsgruppe 22. mars: utsendelse høringsrapport i organisasjonen 05. april: frist for høringsuttalelser på rapport 30. april: Rapport arbeids-gruppe 4. mai (tentativ dato): Orientering styret 12
Takk for oppmerksomheten 13