Møteinnkalling Telemark kontrollutval Dato: 23.03.2017 kl. 12:00-13:00 Møtested: Fylkeshuset, Nisser Arkivsak: 17/00121 Arkivkode: 033 Forfall meldes til line.bosnes@temark.no. Sakskart Side Møteinnkalling 2/17 17/00121-7 Godkjenning av innkalling 2 Møteprotokoll 2/17 17/00121-8 Godkjenning av protokoll 23.02.17 3 Saker til behandling 7/17 17/04088-3 Journalføring og offentlegheit i fylkeskommunen 4 8/17 17/04093-2 Orientering om handtering av varslingssaker i fylkeskommunen og konkret varslingssak 6 9/17 16/04685-6 NDLA Rapport II - økonomisk bidrag til rapporten 7 10/17 17/03044-3 Orientering fra revisor 23.03. 8 11/17 17/03042-3 Eventuelt 23.03.17 9 Sakene legges også ut på www.temark.no 16.03.2017 For kontrollutvalgsleder Per Lykke, Line Bosnes Hegna, sekretær 1
Møteinnkalling 2/17 Godkjenning av innkalling Arkivsak-dok. 17/00121-7 Arkivkode. 033 1 Telemark kontrollutval 23.03.2017 2/17 Innkallinga er godkjent. 2
Møteprotokoll 2/17 Godkjenning av protokoll 23.02.17 Arkivsak-dok. 17/00121-8 Arkivkode. 033 1 Telemark kontrollutval 23.03.2017 2/17 Protokoll 23.02.17 er godkjent. Vedlegg: Protokoll 23.02.17 Vedlegg til sak 3
Saker til behandling 7/17 Journalføring og offentlegheit i fylkeskommunen Arkivsak-dok. 17/04088-3 Arkivkode. 041 1 Telemark kontrollutval 23.03.2017 7/17 Saka leggast fram utan tilråding Bakgrunn for saka: I ein epost frå Fredrik Nordahl og Lars Løkkebø, journalister og medlemmer i Norsk Journalistlag, skriv dei følgande: «Et av medias viktigste verktøy er Offentleglova. Men det er da en forutsetning at forvaltningen som kommer inn under den faktisk følger dens betingelser og retningslinjer. Den siste tiden opplever vi journalister at TFK ikke følger lova slik de bør. Eksempler er blant annet treg journalføring, at man unnlater å føre dokumenter i journalen og at man unntar dokumenter for offentligheten uten å ha hjemmel for det. Vi spør derfor om TFK kjenner til Offentleglova. Om svaret er "ja", spør vi igjen hvorfor TFK ikke følger den. Det kan kanskje, om enn ikke i like stor grad, være på sin plass å ha en gjennomgang slik Fredrikstad kommune setter i gang. https://touch.f-b.no/nyheter/innsyn-og-offentlighet/kontrollutvalget/skal-granske-journalforing-ogoffentlighet-i-fredrikstad-kommune/s/5-59-672094.» Kontrollutvalet fatta følgjande vedtak under eventuelt i møte 23.02.17, sak 6/17: «KU viser til klagen frå journalistane. KU ber rådmannen undersøke om det føreligg manglar ved føring av postlister og ber om ei skriftleg tilbakemelding. Ku vil sjå nærmare på saken i neste møte.» Saksopplysningar: Fylkesrådmannen er bedt om å svare kontrollutvalet på om det er manglar ved føring av postlister i fylkeskommunen, slik journalistane hevdar. I brev frå fylkesrådmannen beskriv ein rutinar og praksis, peikar på risiko for feil, og kva tiltak som er sett i verk for å betre etterleving av rutinane. Vedlagt følger brev frå fylkesrådmannen. 4
Vurdering frå sekretariatet: Kontrollutvalet har mange måtar å følgje opp saker på. I denne saken er det viktig med ei rask tilbakemelding på om det journalistane hevdar kan skje. På bakgrunn av den tilbakemeldinga utvalet får, kan utvalet velje å seie seg nøgd med svaret. Eit anna utfall kan være at utvalet ønskjer å sjå nærare på temaet. Det mest naturlege vil då være ein forvaltningsrevisjon på arkiv og journalføring. Eit slikt prosjekt er allereie inne i plan for forvaltningsrevisjon for fylkeskommunen i perioden. Dersom kontrollutvalet ønskjer å gjennomføre ein forvaltningsrevisjon, vil sekretariatet legge opp ein sak om rullering av planen for forvaltningsrevisjon i møte i mai/juni. Dette fordi eit slikt prosjekt må vurderast og prioriterast opp mot dei andre vedtekne prosjekta som ligg foran på liste med omsyn til når tid dei skal gjennomførast og dei ressursane som ein har tilgjengeleg. Vedlegg: Brev frå fylkesrådmann svar: offentlighet i forvaltningen 15.03.17. Vedlegg til sak 5
8/17 Orientering om handtering av varslingssaker i fylkeskommunen og konkret varslingssak Arkivsak-dok. 17/04093-2 Arkivkode. 440 1 Telemark kontrollutval 23.03.2017 8/17 Kontrollutvalet tek saka til orientering. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet har bedt fylkesrådmannen og fylkesordførar, på bakgrunn av varsel som blei handsama i fylkesutvalet 15. februar 2017, gjere greie for den konkrete varslinga og korleis fylkeskommunen handterer varslarsaker generelt. Saksopplysningar: Fylkesrådmann, personalsjef og fylkesadvokat møter i kontrollutvalet for å orientere om generell håndtering av rutiner for varsling i Telemark fylkeskommune og om oppfølging av det mottatte varsel. Skriftleg tilbakemelding vil bli ettersendt. Vurdering frå sekretariatet: Når det gjeld den konkrete varlsingssaka, som var opp i fylkesutvalet 15.2.17, har ikkje kontrollutvalet noko rolle no. Den er under handsaming og er ikkje avslutta. Kontrollutvalet ønskjer likevel å vere orientert om saka også for å sjå om fylkeskommunen sine rutinar for handsaming av slike saker vert fulgt. Vedlegg: Ettersendast 6
9/17 NDLA Rapport II - økonomisk bidrag til rapporten Arkivsak-dok. 16/04685-6 Arkivkode. 217 1 Telemark kontrollutval 23.03.2017 9/17 Kontrollutvalet i Telemark stiller seg positiv til å vere med på å dekke utgifter til forvaltningsrevisjon nr. 2 av NDLA i samsvar med forslaget frå Hordaland og prosjektplanen frå Deloitte datert 04.03.16. Kontrollutvalet i Telemark har for føresetnad at kostanden er kl 25.000,- eks. mva og at ferdig rapport vert oversendt så snart som den er klar. Saksopplysningar: Forvaltningsrevisjonsrapport nr 1 av Norsk digital læringsarena (NDLA) vart lagt fram for kontrollutvalet til orientering våren 2016. På bakgrunn av denne rapporten, som avdekka ein rekke avvik knytt til offentleg innkjøp, bestilte kontrollutvalet i Hordaland ein rapport nr 2. Prosjektplanen blei også lagt fram for kontrollutvalet i Telemark våren 2016. Hordaland har bedt om at alle eigarfylkene blir med på å betale for denne rapporten med kr 25.000. Vurdering frå sekretariatet: NDLA er eit interkommunalt samarbeid etter kommunelova 27, som er definert i vedtektene som IKKJE eget juridisk subjekt. Det betyr at det juridisk per i dag, ligg under Hordaland fylkeskommune. I praksis betyr det at det er kun Hordaland fylkeskommune som kan gjennomføre forvaltningsrevisjon av NDLA noko som dei også har gjort. NDLA er eigd av alle fylkeskommunane med unntak av Oslo. Og det ser ikkje ut som at kostnader til kontroll og tilsyn er tatt høgde for ved berekning av driftstilskot. Det er på bakgrunn av dette at eigarkommunar blir bedt om å bli med å dekke kostander. 7
10/17 Orientering fra revisor 23.03. Arkivsak-dok. 17/03044-3 Arkivkode. 210 1 Telemark kontrollutval 23.03.2017 10/17 Forslag fra sekretariatet: Saka vert teken til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalet har eit ansvar for å sjå til at det blir gjennomført revisjon i fylkeskommunen. For å holde seg orientert om det pågåande revisjonsarbeidet i fylkeskommunen, orienterer revisor kontrollutvalet gjennom året. Saksopplysninger: Revisor Birgitte Holmberg vil i møtet orientere om revisjonsarbeidet, knytta opp mot kontrollhandlingar som er planlagt gjennom revisjonsåret. 8
11/17 Eventuelt 23.03.17 Arkivsak-dok. 17/03042-3 Arkivkode. 033 1 Telemark kontrollutval 23.03.2017 11/17 9