Om tildelingsbrev Nettverk virksomhetsstyring 02.03.2011 Ellisiv Taraldset 28.03.2011 Senter for statlig økonomistyring Side 1
Instruks og tildelingsbrev SSØ ønsker å oppnå: Økt faglig fellesskap i staten på de sentrale styrende dokumentene - instruks og tildelingsbrev Understøtte god praksis for etatsstyring Prosess for utarbeidelse og oppfølging Innhold og struktur Side 2
Innhold Formålet med instruks og tildelingsbrev Nærmere om tildelingsbrev Prosess for utarbeiding og oppfølging Struktur og innhold i tildelingsbrev Side 3
Instruksens formål er å utdype ØR ut fra virksomhetens egenart Instruksen skal gi de nødvendige utdypninger og presiseringer av Økonomiregelverket (ØR) ut fra virksomhetens egenart Dette innebærer at instruksen skal angi virksomhetens myndighet og ansvar angi departementets forutsetninger og krav til systemer, rutiner og styringsprosesser Kravene skal baseres på at det skal være et tillitsforhold mellom departement og virksomhet. Side 4
Tildelingsbrevets formål er å følge opp Stortingets vedtak og departementets krav til virksomheten i budsjettåret Tildelingsbrevet skal: følge opp Stortingets vedtak og forutsetninger og de krav departementet utleder av dette Hovedkanal for formidling av forutsetninger og krav til virksomheten for det aktuelle budsjettåret men innenfor et langsiktig perspektiv Oppmerksomheten skal særlig rettes mot mål og krav til resultater Side 5
Instruksen: Myndighet, ansvar og varige krav Tildelingsbrev: Resultatkrav for budsjettåret med tilhørende budsjettildeling 1 2 Videreutvikling eller utvikling av av nye styringssystemer Side 6
Nærmere om tildelingsbrev 28.03.2011 Senter for statlig økonomistyring Side 7
Prosess for utarbeiding og oppfølging av tildelingsbrev Kontrollspørsmål Er alle prioriteringer, mål, styringsparametre, oppdrag osv. som er sentrale for departementets styring av virksomheten tatt med Hvilke prioriteringer og handlinger er det rimelig å forvente at virksomheten gjør selv som følge av forutsetninger og krav i tildelingsbrevet og vil disse være i tråd med departementets forventinger og behov - eller må det klargjøres i tildelingsbrevet for å unngå tvil Kan det forventes at resultatrapporteringen vil være i tråd med departementets behov for styringsinformasjon Konsekvenser på lang sikt for virksomheten Side 8
Hovedstruktur og innhold i tildelingsbrev I. Innledning II. Overordnede utfordringer og prioriteringer III. Mål, styringsparametere og oppdrag som skal ha høy oppmerksomhet i budsjettåret IV. Andre forutsetninger og krav V. Administrative forhold (interne mål/tjenesteområder) VI. Dokumentasjon av virksomhetens øvrige resultater VII. Rapportering og resultatoppfølging VIII. Budsjettildeling Vedlegg Side 9
Eksempler instruks kap. 2 i Bestemmelsene (ØR). Krav til den interne styringen. Instruks fra Samferdselsdepartementet til Statens jernbanetilsyn Statens jernbanetilsyns oppgaver omfatter ikke myndighetsområder som hører inn under andre offentlige kontroll- og tilsynsorganer, som for eksempel Politiet, Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap og Arbeidstilsynet Instruks fra kunnskapsdepartementet til universiteter og høgskoler: Styret skal planlegge med både ettårig og flerårig perspektiv tilpasset institusjonenes egenart Instruks fra Justis- og politidepartementet til Politidirektoratet: Politidirektøren er ansvarlig for å etablere en styringsdialog med politimestrene og sjefene for særorganene som, i tillegg til å omhandle lokale forhold, sikrer at de sentrale mål og resultatkrav blir ivaretatt. Krav fra Finansdepartementet til SSØ: Finansdepartementet forutsetter at SSØ registrerer og dokumenterer ressursbruk på virksomhetens tjenester/aktiviteter på ulike nivåer. Mulig krav til virksomheter som har vesentlige eiendeler: Virksomheten skal føre periodisert regnskap etter de statlige regnskapsstandardene (SRS). Dette skal blant annet sikre en oversikt over virksomhetens eiendeler, som grunnlag for å kunne vurdere avskrivninger, vedlikehold og behov for nye investeringer. Side 10
Eksempel 1: Mål, styringsparametere og oppdrag (krav) Side 11
Eksempel 2: Mål, styringsparametere og oppdrag Hovedmål: God oversikt over befolkningens helse. Delmål: Helseregistre, helseundersøkelser og biobanker av god kvalitet. Instituttets viktigste utviklingsprosjekt de kommende tre årene er å bidra til at helseregistrene får en operativ funksjon i det daglige helsearbeidet. Målet er at registrene skal oppdateres vesentlig raskere enn i dag. Det skal bli enklere å koble informasjon fra de ulike registrene, kvaliteten skal bedres og analysekapasiteten økes. Styringsparametere: Brukertilfredshet målt gjennom brukerundersøkelser (reseptregisteret i 2009) Nyhetsgrad for helsedata for de 5 viktigste diagnosegruppene (hvor oppdaterte data fra helseundersøkelsene er) Andre målinger (statistikk). Spesielle oppdrag. Side 12
Årets krav forankret i et langsiktig perspektiv Side 13
Krav som skal ha fokus i det aktuelle budsjettåret Side 14
Dokumentasjon av virksomhetens resultater tjenestekatalog Hovedmål: Skattene skal fastsettes riktig og til rett tid Delmål Grunnlagsdata skal foreligge til rett tid om med god kvalitet Selvangivelser skal foreligge til rett tid og med god kvalitet Avgiftsdeklarasjoner skal foreligge til rett tid og med god kvalitet Kontroll av grunnlagsdata skal skje til rett tid og i riktig omfang Kontroll av oppgaver skal skje til rett tid og i riktig omfang Gave- og arveavgiftsvedtak skal foreligge til rett tid og med riktig kvalitet Forskuddet skal holde god kvalitet Saksbehandlingen i forskuddsarbeidet skal holde et fastsatt faglig nivå Saksbehandlingen i likningsarbeidet skal holde et fastsatt faglig nivå Saksbehandlingen i arveavgiftsarbeidet skal holde et fastsatt faglig nivå Kontrollene skal holde et fastsatt faglig nivå Side 15
Nærmere om instruks 28.03.2011 Senter for statlig økonomistyring Side 16
Prosess for utarbeiding og oppfølging av instruksen Kontrollspørsmål: Er det behov for å utdype Økonomiregelverket virksomhetens egenart Er det stilt forutsetninger og krav til virksomhetens systemer, rutiner og prosesser som er nødvendige for å oppfylle krav i tildelingsbrevet Kan gjentagende forutsetninger og krav i tildelingsbrevet flyttes over til instruksen Vil forutsetninger og krav i instruksen måtte endres hyppig (årlig) og bør de i så fall tas i tildelingsbrevet Er instruksen for detaljert Er det hyppige endringer i virksomhetens rammebetingelser Side 17
Prosess for utarbeiding og oppfølging av instruksen Departementet må vurdere detaljeringsgrad avveie departementets og virksomhetens behov Kravene som stilles må kunne oppfylles gjennom eksisterende systemer, rutiner og styringsprosesser Side 18
Instruksen bør struktureres etter Bestemmelsene i Økonomiregelverket (ØR) og utdype disse ut fra virksomhetens egenart I. Departementets styring av virksomheten Bestemmelsenes kap. 1 i ØR II. Krav til virksomhetens interne styring Bestemmelsene kap. 2 i ØR III. Krav til øvrige bestemmelser Bestemmelsene punkt 2.5 og kapitlene 3-8 Side 19
Kap. 1 i Bestemmelsene (ØR): Departementets styring av virksomheter Departementets overordnede ansvar Virksomhetens myndighet og ansvar eksempler på områder som kan utdypes: Formål og tjenesteområder Tilknytningsform for virksomheten Regelverk som regulerer aktivitetene/tjenesteområdene Ansvarsavklaring og krav til samarbeid Krav til virksomhetens ledelse Eventuelle krav til organisering Side 20
Kap. 1 i Bestemmelsene: Departementets styring av virksomheter forts. Styringsdialogen Rammene for styringsdialogen Omtale av Etatsstyringsmøtene Møter om særlige problemstillinger Styringsdokumenter Eksempelvis Instruks til virksomheten Tildelingsbrev Supplerende tildelingsbrev Oppdragsbrev Årsrapport Periodisk rapportering Annen rapportering Referater fra etatsstyringsmøter Side 21