Nr. 2-2017 NYTT BRÆKHUS EIENDOM AS Med handlekraft og tydelige råd hjelper vi deg fremover Kjære leser, Formål Formålet med NYTT er å informere styret om relevant eiendomsjus, nye rabattavtaler for boligselskapet, kommende kurs og annet nyttig. Distribusjon Vi sender i første omgang nyhetsbrevet pr e-post, alternativt i posten til dem som ikke har e-post. Dersom du ikke ønsker å motta dette pr e-post ber vi om at du gir beskjed til din kontaktperson hos oss, alternativt pr epost til eiendom@braekhus.no. Dersom du ønsker at flere medlemmer i styret ditt skal motta dette nyhetsbrevet, ber vi om å få opplyst e-postadressene deres. Tilbakemeldinger Vi mottar gjerne tilbakemeldinger på nyhetsbrevet, emner som ønskes belyst og annet. Tilbakemeldinger kan sendes til eiendom@braekhus.no 1
Oppstartsamtale for nyvalgte styreledere Vi ønsker å bidra positivt til styrets arbeid og alle nye styreledere/medlemmer kan avtale møte med forvalteren for en kort gjennomgang av status i selskapet. På møtet blir det gitt litt oppdatering i pågående saker, litt innføring i lov og vedtekter/husordensregler og litt informasjon om våre rutiner. Møtet finner sted på dagtid mellom 8 og 16 på hverdager og avtales direkte med forvalteren. Tilbakemeldingene fra de som har gjennomført slike møter er at det har vært et fint bidrag til styrearbeidet. Endringsmeldinger styresammensetning Når du som tillitsvalgt får melding fra Altinn om å signere endringsmeldingen i Foretaksregister/Enhetesregister, er det viktig at du logger deg på og godkjenner meldingen. Hvis ett av styrets medlemmer ikke signerer i Altinn, blir ingen av endringene registrert. Endringene krever personlig signatur og forretningsfører kan ikke signere på vegne av hvert enkelt styremedlem. Det er krav til personlig signatur. Styrehonorarer Honorarer som er bevilget i sameiermøte eller generalforsamling i 2017 skal utbetales i samme regnskapsår. Skjema for utbetaling av styrehonorar fås ved henvendelse til forvalteren. Vi trenger fullt personnummer og kontonummer fra samtlige som skal ha utbetaling og fordelingen må være anvist av 2 styremedlemmer. Husk at sum fordelt styrehonorar skal samsvare med det honoraret som ble bevilget på sameiermøtet/ generalforsamlingen. 2
Håndkasser Husk at eventuelle håndkasser skal gjøres opp minst 1 gang pr. år. Har du en gammel håndkasse er det viktig at denne blir gjort opp i løpet av året selv om du har brukt lite av den. Revisor vil kontrollere og ha dokumentasjon på at håndkassene er i bruk og gjort opp i løpet av regnskapsåret. Lønnsutbetalinger Lønn utbetales den 20. i hver måned og alle bilag som gjelder lønn (timelister, arbeidsavtaler mv) må være levert oss senest den 10. i samme måned. Vi må ha kopi av alle arbeidsavtaler før vi kan utbetale lønn. Har du personer i din tjeneste må du også huske på å tegne yrkesskadeforsikring. Dette er nødvendig også for ansatte i lave stillingsprosenter. Kun feiepenger utbetales den 20. juni (hvert år) Hvis ikke annen beskjed blir gitt, blir det kun utbetalt feriepenger i juni måned (minus lønn for 3 feriedager) og ikke fast lønn. For arbeidstakere med 5 uker ferie trekkes 3 feriedager av feriepengene i juni måned. Øvrige måneder har man da ordinær lønn uavhengig av når ferie blir tatt ut. Har man nye arbeidstakere som man har gjort annen avtale med, må beskjed gis til forvalteren. Tilskuddsordninger Vi minner om at Husbanken og kommunene har tilskuddsordninger. For å følge med på hvilke ordninger som er tilgjengelige kan man gå inn på kommunens eller Husbanken sine hjemmesider for mer informasjon om tilgjengelige tilskuddsordninger og søknadsfrister. E-faktura Brækhus har e-fakturaløsning som kan tas i bruk av de boligselskapene som ønsker det. E-faktura er, til forskjell fra avtalegiro, en avtale der fakturakravene automatisk blir lastet opp i nettbanken til den som skal betale. Betaling skjer etter godkjennelse fra den som skal betale. Mange boligselskaper tilbyr e-faktura. Avtalen inngås mellom boligselskapet og banken. Den enkelte kan melde seg inn ved å velge e-faktura-alternativet i sin nettbank. Valget er kun tilgjengelig i nettbanken for beboere i selskaper som har inngått e-fakturaavtale med banken. 3
Oppsett av e-faktura er vanligvis svært kostbart for de som ønsker å tilby e-faktura. Vi har som kjent en gunstig avtale (i Nordea) for de som ønsker å tilby e-faktura. Normal pris for oppsett av e-faktura er kr. 8.000 pr. kunde vi har fremforhandlet en pris på kr. 1.000 pr. boligselskap. Månedsabonnementsprisen er pt. kr. 75 pr. måned og enhetsprisen pt kr. 3 pr. faktura + mva. Kostnadene ved e-faktura belastes mottakerkonto. Tilsvarende er prisen for etablering i DnB pt. kr. 3.000,- Motta leverandør-fakturaer elektronisk og unngå papirfakturagebyr fra leverandører Vi har etablert et felles aksesspunkt som kan brukes også av kundene våre. Hver enkelt kunde betaler for sin tilknytning til dette punktet med pt. kr. 480 + mva. pr. år. Vi ser at flere og flere leverandører tar betalt for utarbeidelse av papirfaktura. Mottak av fakturaer på fil vil redusere denne kostnaden fordi leverandørene heretter kan levere fakturaen elektronisk til aksesspunktet hos Evry i stedet for å sende en ordinær papirfaktura. Når fakturaen er levert vårt aksesspunkt blir den nokså umiddelbart tilgjengelig i EyeShare og kan godkjennes der (de som ikke bruker EyeShare får fakturaen på mail). Kundeutbytte Da har Generalforsamlingen i Gjensidigestiftelsen vedtatt kundeutbytte til Gjensidiges kunder for 2016. I år deler Gjensidige ut i overkant av 2,1 milliarder kroner og det tilsvarer 14 % av det man betalte i forsikringspremie (ex. naturskade) for 2016. I løpet av de neste ukene og månedene vil informasjon om kundeutbytte til den enkelte kunde bli sendt ut og den enkelte kan bekrefte/endre kontonummer. Vi gleder oss over at forsikringsselskapet nok et år utbetaler kundeutbytte. Vi flytter til nye lokaler i Roald Amundsens gate 6 Fra ca 15.8.2017 vil vi være tilgjengelige fra nye lokaler sentralt ved Spikersuppa. Fra Nationaltheatert stasjon går du nedover Stortingsgaten og inn i Roald Amundsensgate. Vi har inngang fra Roald Amundsen gate 6. Vi får nye og moderne lokaler i 4., 5. og 6. etasje. 4
KURS 2017 Mislighold i boligselskaper Onsdag 31. mai, kl. 18.00, Brækhus lokaler i Dronning Mauds gt. 10, Oslo. Det er advokat og assosiert partner Christian Engelstad som holder kurs i mislighold i boligselskaper. Styret får tips til hvordan man kan behandle misligholdssaker. Praktisk styrearbeid Tirsdag 6. juni, kl. 18.00, Brækhus lokaler i Dronning Mauds gt. 10. Det er advokat og partner Johan Møllbach-Thellefsen som holder i kurs i praktisk styrearbeid. I kurset gjennomgår vi praktiske rutiner for styrearbeidet. Styreansvar Torsdag 31. august, kl. 18.00, Brækhus nye lokaler i Roald Amundsens gt. 6, Oslo Det er advokat og assosiert partner Sven Krohn som holder kurset i styreansvar. Der gjennomgår han grensene mellom styrets og sameiermøtets/ generalforsamlingens myndighet og gir noen praktiske eksempler på hva som er utenfor styrets myndighet. Forsikring og skadeforebygging Tirsdag 12. september, kl. 18.00, Brækhus nye lokaler i Roald Amundsens gt. 6. Representant fra Gjensidige forsikring vil gjennomgå hovedpunktene i vilkår for boligsammenslutning. Oslo brann og redningsetat vil også være tilstede og informere om relevante skadeforebyggende tiltak. Ny eierseksjonslov Tirsdag 26. september, kl. 18.00, Brækhus nye lokaler i Roald Amundsens gt. 6. Det er advokat og partner Eirik Espenes og advokat Ingerid Eidesvik Lie som holder kurset. Det foreligger forslag til ny eierseksjonslov som etter planen skal tre i kraft fra sommeren / høsten 2017. Vi gjennomgår de mest sentrale endringene i forslaget til ny lov. 5
Innføring i regnskap og budsjett Tirsdag 10. oktober, kl. 18.00, Brækhus nye lokaler i Roald Amundsens gt. 6. Kurset holdes forbindelse med utsendelse av 3. kvartals regnskap og utkast til budsjett. Daglig leder Anne Løversbakke og teamleder/forvalter Mette Fyhn Nordeng-Lyberg vil gjennomgå hvordan man forstår et regnskap og hva som er viktig å ta hensyn til ved budsjettering. Rehabiliteringsavtaler Torsdag 16. november, kl. 18.00, Brækhus nye lokaler i Roald Amundsens gt. 6. Kurset holdes torsdag 16. november. Det er advokat og partner Marcus Lindstrøm og advokatfullmektig Kristoffer Haugland som gir styret en kort innføring i rehabiliteringsavtaler. De vil gjennomgå hva styret må være spesielt oppmerksom på ved inngåelse av slike avtaler. HMS i boligselskaper Torsdag 2. november, kl. 18.00, Brækhus nye lokaler i Roald Amundsens gt. 6. Kurset holdes torsdag 2. november 2017. Det er advokat og partner Eirik Espenes og advokat og assosiert partner Christian Engelstad som holder kurset. I kurset gjennomgås de vanligste områdene som boligselskapet må gjennomgå innenfor HMS-området. Der får du praktiske tips til kontrollskjemaer og gode rutiner. Demo av styre- og beboerportal Tirsdag 21. november, kl. 18.00, Brækhus nye lokaler i Roald Amundsens gt. 6. Kurset holdes tirsdag 21. november 2017. Det er daglig leder Anne Løversbakke og eiendomsforvalter Kim Martinsen som vil gi liten innføring i styre- og beboerportalen og hvordan styrets arbeid kan bli enklere ved bruk av løsningene. Hvordan kan man sikre at kommende styremedlemmer får tilgang til historien uten at det flyttes saksmapper og arkiver fra et sted til et annet? Vi tar også en kort demo av EyeShare løsningen for elektronisk bilagsattestasjon. Hva er godkjenningsrutinen og hvordan kan man søke i arkivet. Alle kursene starter kl. 18.00. Kurs 1 og 2 holdes i Dronning Mauds gate 10 i Oslo, mens de øvrige kursene blir holdt i Roald Amundsens gate 6 i Oslo (på hjørnet av Stortingsgaten) i våre nye lokaler der. Kursene varer i ca 2 timer og koster kr. 800 pr. deltaker. 6
RABATTAVTALER Forsikring Gjensidige Forsikring og Profinans gir Brækhus Eiendom AS` sine kunder fordelaktige priser på forsikring av bygninger, utstyr og annet. Revisjon: Vår rammeavtale har gunstige betingelser for boligselskaper forvaltet av oss hos RSM Norge AS. Lån: Gunstige rentebetingelser på lån for boligselskaper. Teknisk bistand: 10 % rabatt hos Aase Byggeadministrasjon AS. Tlf: 23060550. Advokattjenester: Brækhus Advokatfirma DA gir 20 % rabatt på timehonoraret til boligselskaper som forvaltes av oss. Kopiering: Vi har flere fordelaktige tilbud på kopiering/print. Meglertjenester hos Krogsveen AS Fast meglerprovisjon 1, 25 % inkl. mva for boliger under 5 millioner kroner/ 1 % inkl. mva for boliger over 5 millioner kroner Minimumsprovisjon er kr. 31.250,- I provisjonen inngår utarbeidelse og trykking av salgsoppgaver og utstillingsplakater, utsendelse av nabokort, markedsføring av boligen til alle interessenter i Boligsøkerregisteret og ellers alt av profesjonelt meglerhåndverk som sikrer deg en trygg bolighandel og en høyest mulig markedspris. Det eneste som kommer i tillegg er utlegg til annonsering, innhenting av informasjon og grunnhonorar. 7
www.braekhus.no BRÆKHUS selskaper/companies: Brækhus Advokatfirma DA, Org. nr. 980 515 877 Brækhus Eiendom AS, Oslo, Org. nr. 980 691 519 BD VAT and Tax Services AS*, Org. nr. 975 801 179 *Aut. regnskapsførerselskaper/accountancy firms 8 OSLO: Dronning Maudsgt. 10 Pb. 1369 Vika, NO - 0114 Oslo Tel. +47 23 23 90 90 Fax +47 22 83 60 60 ASKER OG BÆRUM: Rådmann Halmrasts vei 7 Pb. 216, NO - 1300 Sandvika Tel. +47 67 21 69 00 Fax +47 67 80 90 61