AÅ rsrapport fra Hovedverneombudet studiea ret 2013-14

AÅ rsrapport fra Hovedverneombudet studiea ret 2013-14 Hovedverneombudet skal hvert år avgi rapport til Arbeidsmiljøutvalget om arbeidsmiljøsituasjonen ved høgskolen, sett fra hovedverneombudets ståsted. Min rolle er å rette kritiske blikk mot HiOAs arbeidsmiljøarbeid og en rapport fra hovedverneombudet vil nødvendigvis ha størst fokus på problemområdene og utfordringene. Det betyr ikke at det også er positive sider og fremgangsrike områder innen arbeidsmiljøarbeidet i HiOA. Jeg håper at også dette vil komme frem i rapporten. Årets rapport har følgende innhold: Innhold Verneombudsordningen... 2 Hovedverneombud (HVO)... 2 Samarbeidspartnere... 2 Aktiviteter som HVO/stedfortreder har vært engasjert/involvert i:... 3 Verneorganisasjonen... 3 Fakultetsverneombud/Fellesadministrasjonsverneombud (FVO)... 4 Verneombudsmøter (Møteplassen)... 4 Temaer som har blitt tatt opp på Møteplassen:... 4 Arbeidsmiljøutvalget... 5 AMUs underutvalg... 5 Lokalt arbeidsmiljøutvalg (LAMU)... 5 AMUs byggeutvalg... 5 Systematisk HMS arbeid... 6 HMS-revisjon:... 6 Kartlegging av fysisk og psykososialt arbeidsmiljø:... 6 Sikkerhet i laboratorier og verksteder... 6 Utfordringer/anbefalinger til HiOAs ledelse... 7 1

Verneombudsordningen Hovedverneombud (HVO) Hovedverneombudet oppnevnes av organisasjonene for 2 år av gangen, og er nå i gang med det 1. året av sin 2 periode. Hovedverneombudfunksjonen har det siste vært organisert med et HVO i 100 % stilling og en stedfortreder med en 30 % frikjøpt ressurs. Stedfortreder er Gro Røkholt. Ordningen med stedfortreder i 30 % opphører fra september 2014 og erstattes med en varafunksjon som er tillagt et av fakultets-/fellesadministrasjonsverneombudene. Denne varafunksjonen er frikjøpt med en liten ressurs i tillegg til vervet som FVO. I Arbeidsmiljølovens 6-1 (3) står det: Virksomhet med mer enn ett verneombud skal ha minst ett hovedverneombud, som har ansvar for å samordne verneombudets virksomhet I tillegg til å koordinere verneombudenes virksomhet skal HVO samarbeide med virksomhetens ledelse og informeres/rådspørres på planleggingsstadiet ved større endringer i organisasjonen i måten arbeidet utføres på, og ved planlegging av nytt arbeid av styrings- og planleggingssystemer ved nybygg eller ombygginger Samarbeidspartnere HVO og stedfortreder har i denne perioden hatt jevnlige møter med rektor/høgskoledirektør og HR direktør, en ordning som etter HVOs mening fungerer meget bra. Det er ukentlige møter med HMS leder/ Enhet for HMS, og HVO deltar på formøter til AMU. HVO har møte og uttalerett på sentrale IDF møter. Dette er en ordning som gir nyttig informasjon om «ståa» i organisasjonen, og er viktig for at HVO skal kunne fange opp og ta tak i arbeidsmiljømessige utfordringer på HiOA. HVO og stedfortreder har deltatt på HiOAs ledersamlinger. Dette er meget positivt, og gir et godt grunnlag for å bli kjent med lederne rundt omkring på høgskolen samtidig som det er viktig å fronte arbeidsmiljømessige utfordringer i forhold til arbeid med verdier og strategi. HVO har hatt møter med Avdeling for eiendom i forhold til strategisk campusutvikling, flytteprosesser, ombygginger o.l. Dette er en nyttig kanal for informasjon om prosjekter, og er også med på å ivareta det å bli tatt med tidlig i prosessen. Det er viktig å påse at lokale verneombud får være med i planleggingsfasen på et tidlig tidspunkt jfr. AML 6-2.4 ledd. Her er 2

det imidlertid rom for forbedringer, og medvirkning fra ansatte i omstillingsprosesser bør prioriteres fra de ansvarlige linjeledere. Stedfortreder har deltatt på møter i Husrådet for campus Kjeller. Disse møtene ledes av Eiendomsdirektør Mariann Hole og er en viktig møteplass for instituttene på Kjeller. FVO for LUI overtar denne plassen når nåværende stedfortreder går av i september. HVO og stedfortreder har ytt bistand og veiledning til lokale verneombud i ulike saker. Aktiviteter som HVO/stedfortreder har vært engasjert/involvert i: Seminar FVO, HVO og Enhet for HMS om samarbeid, og utfordringer med vernetjeneste på 3 nivåer. Sentral ressursgruppe for psykososial omsorg Referansegruppe for medarbeiderundersøkelsen Strategisk Campusutvikling Høringsuttalelse Underveisevalueringen, NIFU Høringsuttalelse Forslag til fornyelse av det studieadministrative arbeidet ved HiOA Høringsuttalelse omorganisering/sammenslåing HEL SP, HF Arbeidsmiljødagen Grunnopplæring HMS Flytteprosessen til Stensberggt. (SAM m. fler) HMS-Forum Medvirkning etter lov/avtaleverk (omorganiseringer, flytting o.l.) Opprettelse av Lokale Arbeidsmiljøutvalg LAMU HMS revisjon Varslingsnemnd I tillegg har HVO brukt en del tid på å gjøre seg kjent på begge campuser, både uformelt med å vandre rundt i landskapet og hilse på og snakke med ansatte og deltatt på mer formelle aktiviteter. Verneorganisasjonen I arbeidsmiljølovens 6-1 (2) står det: Antallet verneombud fastsettes i forhold til virksomhetens størrelse, arbeidets art og arbeidsforholdene for øvrig.. Hvert verneområde skal være klart avgrenset og må ikke være større enn at verneombudet kan ha full oversikt og ivareta sine oppgaver på forsvarlig måte. Fakultetene og fellesadministrasjonens kompleksitet og utfordringer innen HMS er svært forskjellige. Det gjenspeiles i at noen avdelinger/enheter har mange verneombud, mens andre har få. Verneorganisasjonen ved HiOA er nå organisert på 3 nivåer. Vi har rundt 50 verneområder med tilhørende verneombud på HiOA inndelt dels geografisk og dels 3

organisatorisk avhengig av størrelse og oversiktlighet på hvert verneområde. Det er 5 fakultets- /fellesadministrasjonsverneombud som skal samordne vernetjenesten innenfor sitt område. HVO skal samordne vernetjenesten for hele HiOA. Det har gjennom året foregått en tilpasning av forskjellige verneområder, og det er stadig utskifting av verneombud rundt på de forskjellige verneområdene. Samarbeidet med Enhet for HMS fungerer meget godt både i forhold til HMS-revisjon, og løpende HMS-aktiviteter. Fakultetsverneombud/Fellesadministrasjonsverneombud (FVO) Dette er en ny ordning for oss på HiOA. Vi har startet arbeidet med å få denne funksjonen til å fungere godt her hos oss, og har blant annet hatt et seminar hvor fokus ble satt på samarbeid, og utfordringer med vernetjeneste på 3 nivåer. Alle FVO er, stedfortreder, Enhet for HMS og HVO deltok på dette seminaret. En viktig oppgave for FVO er å være bindeledd mellom verneombudene og HVO, og fungere som en samlende faktor for fakultet og fellesadministrasjonen. FVO skal også være verneombudenes bindeledd overfor fakultetsledelsen. Vi har fortsatt en vei å gå, men HVO tror at denne funksjonen etter hvert vil finne sin plass i HiOAs organisasjon. Verneombudsmøter (Møteplassen) Verneombudene og HVO har i denne perioden hatt fire møter i høstsemesteret hvorav et var et møte med spesielt fokus på inneklimautfordringer og tre i vårsemesteret. Møtene har vært avholdt vekselvis på de to studiestedene. Til å hjelpe oss med de forskjellige temaene vi har tatt opp på Møteplassen har vi brukt nøkkelpersoner på HiOA. Vi hadde også et halvdagsseminar om psykososialt arbeidsmiljø med foredragsholder Peter Chr. Koren i november med påfølgende middag for verneombudene. Peter Chr. Koren arbeider som bedriftsrådgiver med HMS og kvalitet, spesielt med psykososialt arbeidsmiljø. Han har samfunnsfaglig utdanning og videreutdanning i helsefag og fagforfatterskap. Koren har tidligere skrevet flere bøker og artikler innenfor HMS-området, og underviser i HMS-ledelse ved Universitetet i Stavanger. Eget arbeid som verneombud og felles utfordringer har også vært oppe til drøfting. En kjerne på omkring 20 verneombud stiller trofast opp og noen kommer når de kan. Dessverre er noen avdelinger sjelden representert på Møteplassen. Temaer som har blitt tatt opp på Møteplassen: Planer for brannvern og sikkerhet Seminar Psykososialt arbeidsmiljø HMS revisjon våren 2014 Risikovurdering ved endrings- og flytteprosesser Informasjon om medarbeiderundersøkelsen Ny vri på arbeidsmiljødagen Sikkerhet og beredskap v/hioa 4

Informasjon fra vår bedriftshelsetjeneste (BHT) Ventilasjon og inneklima Rollefordeling verneombud og tillitsvalgte Arbeidsmiljøutvalget HVO deltar som fast medlem av arbeidsmiljøutvalget (AMU) og er verneombudenes talerør. De fire andre arbeidstakerrepresentantene oppnevnes av tjenestemannsorganisasjonene. Det siste året har arbeidsgiversiden hatt ledervervet i AMU. Arbeidstakerrepresentantene har holdt formøter før AMU møtene, noe som er viktig for å kunne diskutere gjennom forskjellige problemstillinger knyttet til sakene på forhånd. Det er viktig at vi videre framover utvikler AMU til å bli et utvalg hvor vi kan ta opp og diskutere arbeidsmiljøutfordringer. For å få til dette må det legges større vekt på opplæring av AMUs medlemmer slik at AMU kan være en god sparringpartner for ledelsen i viktige saker. Det er viktig at AMU blir et godt samarbeidsutvalg, med engasjement og vilje til å bidra aktivt i utvalgets arbeid. Her ligger det også en utfordring til arbeidstakerorganisasjonene som bør utpeke medlemmer til AMU som er villige til å prioritere, og delta aktivt i dette viktige arbeidet. Arbeidsmiljølovens 7-2 omhandler arbeidsmiljøutvalgets oppgaver og AMU skal blant annet behandle andre planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, [ 7-2 (2) d)]. Dette er fortsatt et saksområde som arbeidsmiljøutvalget strever med å få kontroll over i den forstand at AMU flere ganger ikke er blitt kjent med endringer før etter at de er implementert eller igangsatt. AMUs underutvalg Lokalt arbeidsmiljøutvalg (LAMU) HiOA har siden høsten 2013 startet opp med lokale arbeidsmiljøutvalg (LAMU). Ordningen ble vedtatt av AMU april 2013, og trådte i kraft 1. august 2013. Noe av hensikten var å tydeliggjøre oppgavene, slik at også rapporteringen skulle bli enklere for fakultetene. Hovedverneombudet ser det som viktig at arbeidsmiljøarbeidet er desentralisert gjennom LAMU. Lokal forankring er sentralt i alt HMS-arbeid, men AMU må sikre seg at det arbeides systematisk og profesjonelt i LAMU. AMUs byggeutvalg Utvalget har ikke hatt noen saker til behandling. Hovedverneombudet ønsker at AMUs byggeutvalg blir mer involvert i kommende prosjekter i tiden fremover. Det er viktig at arbeidsmiljørelaterte forhold blir ivaretatt, og byggeutvalget er en viktig aktør i dette arbeidet. 5

Systematisk HMS arbeid HMS-revisjonen: Hovedverneombudet deltar i høgskolens interne HMS-revisjonsarbeid sammen med Enhet for HMS. Hovedverneombudet synes det er svært viktig å være med på dette arbeidet og samarbeide med høgskolens ledere i en slik kontekst. Fakultetene og Fellesadministrasjonen uttrykker også tilfredshet med besøkene. Hovedverneombudets opplevelse av revisjonen viser at fakultetene og Fellesadministrasjonen ikke prioriterer systematisk HMS-arbeid, men med noen gledelige unntak. Det vises ellers til revisjonsteamets rapport. Dersom høgskolen ønsker bedre kvalitet på det systematiske HMS-arbeidet, må området gis større lederfokus slik at dette arbeidet i større grad prioriteres, dessuten må instituttledere/studieledere trekkes mer aktivt inn, slik at HMS-arbeidet kan sikres god lokal forankring. Kartlegging av fysisk og psykososialt arbeidsmiljø: Sentralt i HMS-arbeidet er oppfølging av fysisk og psykososialt arbeidsmiljø. Revisjonen viste at disse verktøyene brukes for lite og for dårlig, spesielt kartlegging av psykososialt arbeidsmiljø. Hovedverneombudet savner oppfølging av ledere når det gjelder deres manglende fokus på HMS arbeidet. De må også dyktiggjøres i forhold til bruk og oppfølging av kartleggingsverktøyene. HMS-leders initiativ for å sette kartlegginger av fysisk og psykososialt arbeidsmiljø på dagsorden på ledermøter på ulike nivå er en viktig start for å skape økt fokus på arbeidsmiljø. Sikkerhet i laboratorier og verksteder Godt gjennomtenkt sikkerhetsarbeid med gode rutiner og bevisste holdninger krever ledere med fokus på HMS-arbeid. Slik er det noen steder i HiOA. Hovedverneombudet vil påpeke at som utdanningsinstitusjon har vi et spesielt ansvar for god opplæring av studenter på dette området siden mange skal ut å virke blant barn og unge, og noen skal inn i arbeid på områder med svake HMS-tradisjoner. Høgskolen bør derfor sikre seg at alle miljøer med laboratorieog/eller verkstedarbeid driver et bevisst og systematisk sikkerhetsarbeid. Når det gjelder kjemiske stoffer, har flere institutter redusert antallet. Imidlertid er det fortsatt manglende bevissthet rundt innkjøp av farlige stoffer og plikten til å vurdere substitusjon (om farlige stoffer kan erstattes med mindre farlige stoffer). Fakultetene har ingen rutiner som sikrer at maskiner og arbeidsoperasjoner risikovurderes i forhold til bruksområde. Hovedverneombudet etterlyser også tydelige krav når det gjelder oppfølging av de risikovurderinger som gjøres av maskiner og annet utstyr. 6

Utfordringer/anbefalinger til HiOAs ledelse Hovedverneombudet savner fokus på HMS i Lederutviklingsprogrammet. Ledere generelt må bli mer bevisst på sitt ansvar i forhold til HMS. Ledere bør i tillegg til å rapportere på økonomi, minst en gang i året også rapportere på arbeidsmiljømessige forhold. Dette vil være med på å løfte arbeidsmiljøarbeidet i virksomheten. Arbeidsmiljømessige konsekvenser ved endringer (flytting, omorganisering, innføring av ny programvare m. m) må risikovurderes som en naturlig del av prosessen, og på et så tidlig tidspunkt at eventuelle tiltak kan innarbeides i prosjektet eller planen. Medvirkning fra ansatte i omstillingsprosesser må prioriteres fra ansvarlige linjeledere. Det blir en utfordring videre å få fakultets-/fellesadministrasjonsverneombudets (FVO) rolle godt forankret og synlig på HiOA. Det vil være viktig for FVO at de får delta på fakultetenes IDF-møter på lik linje med HVO i det sentrale IDF, og at det etableres faste møtepunkter mellom fakultetsledelse og FVO. En stor utfordring på HiOA sett fra HVOs side er spørsmålet: Hva ønsker egentlig HiOA med studiested Kjeller? HVO savner en overordnet strategi for hvordan studiested Kjeller skal utvikles fremover. Slik det er i dag så er det er ikke lang fysisk avstand mellom studiestedene Kjeller og Pilestredet, men en del av våre arbeidstakere spesielt på studiested Kjeller opplever at de har fått lengre avstand til sine ledere. o Et annet moment er at veldig mange møter, faglige, kulturelle og sosiale arrangementer foregår i Pilestredet, noe som innebærer mye tid til reising, hvis man skal delta. Dette er en arbeidsmiljømessig utfordring. o Det er nok fortsatt slik at miljøet på Kjeller har en opplevelse av forlatthet, og utarming og at flere enheter fra Kjeller ser ut til å ønske seg til Pilestredet. Konkret flytter Institutt AV resten av sitt personale til Pilestredet nå i høst, mens studentene blir igjen på Kjeller. o Strategisk Campusutvikling på Kjeller har ikke funnet sin form ennå, spesielt med tanke på utvikling i forhold til regionen og om studiestedet flytter til Lillestrøm. o Det er uro og spenning rundt utredningen om omorganisering på HF knyttet til HEL og SP sin fremtid. Kontakten med eget fagmiljø svekkes ved å fristilles i 100 % som HVO og den faglige karrieren stopper opp. Etter en lengre periode med verv vil det ta tid å bygge opp igjen kompetansen. Hovedverneombudet mener at høgskolen ville være tjent med å etablere økonomiske kompensasjonsordninger for ansatte i sentrale verv for synlig å verdsette slikt arbeid, motivere godt kvalifiserte kandidater til å påta seg sentrale verv i 7

vernetjeneste og fagforening, sikre ønsket kontinuitet i vervene, samt kompensere for det ekstraarbeid og den ekstrabelastning som måtte følge av vervet. Høgskolen i Oslo og Akershus, August 2014 Erik Dahlgren Hovedverneombud 8