Fjell kommune Arkiv: 550 Saksmappe: 2009/2539-21620/2014 Sakshandsamar: Lillian Torsvik Dato: 09.10.2014 SAKSDOKUMENT Utvalsaksnr Utval Møtedato Formannskapet Forprosjekt Brannsamarbeid - Drøftingssak Samandrag av saka: Etter eit arbeid med ein felles brannteknisk ros-analyse for brannvesena på Askøy, Fjell, Sund og Øygarden vart det tilrådd at ein starta eit prosjekt for nærare utgreiing av eit tettare samarbeid mellom dei ulike brannvesena. Ei arbeidsgruppe har gjennomført eit forprosjekt og utarbeidd ein rapport som tilrår at brannvesena slår seg saman og blir eit felles brannvesen. For Fjell og Sund sin del er forprosjektet forankra i Sotra Brannstyre 30.01.2003, for Øygarden sin del er forprosjektet forankra i Øygarden formannskap 30.01.13 og for Askøy er forprosjektet forankra i kommunen sitt Utvalg for teknikk og miljø 07.02.13. Rapporten frå forprosjektet går til dei respektive kommunane til behandling. Rapporten har vore til behandling i Øygarden kommunestyre 09.04.14, i Sund kommunestyre 17.06.14 og i Askøy kommune 15.05.14. Arbeidsgruppa sin rapport frå forprosjektet vert med dette lagt fram for Formannskapet til drøfting i møte 22.10.14. Innstilling: Straume, den 09.10.2014 Steinar Nesse Rådmann Lillian Torsvik servicetorgsjef
Dokument vedlagt saka: Saksdokument Sotra Brannvern IKS Rapport frå Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning er lagt ut på denne lenka: https://www.fjell.kommune.no/politikk/for-folkevalde/ Saksopplysningar: Fjell kommunestyre hadde sak 67/11 «Framtidig brannvernsamarbeid Sotra og Bergen», til behandling 01.09.2011 og gjorde då slikt vedtak: Kommunestyret i Fjell vil vidareføra dagens løysing som modell for organisering av brannvernet i Fjell og Sund kommunar. Kommunestyret meiner at det i framtida bør leggjast til grunn at brannvernet kan utvida samarbeidet i regionen. 27.09.2012 hadde kommunestyret sak 104/12 «Godkjenning av branndokumentasjon for Fjell og Sund kommunar, Sotra Brannvern IKS» til behandling. Kommunestyret gjorde slikt vedtak i saka: Fjell kommunestyre sluttar seg til Sotra brannstyre si innstilling i saka om godkjenning av branndokumentasjon for Fjell og Sund kommunar; Sotra Brannvern IKS, og rår representantskapet til å godkjenna dokumentet slik det ligg føre datert 13.10.2011. Fjell kommunestyre føreset at ny branndokumentasjon ikkje fører til auka utgifter for kommunen. Brannsjefane i Askøy brann & redning, Sotra Brannvern IKS og Øygarden brannvesen gjennomførte i april 2012 januar 2013, ei felles brann- og redningsteknisk risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS). Hovudkonklusjonane i denne utgreiinga var at det burde vurderast om ei felles brann- og redningsteneste kunne vere ei framtidsretta løysing for Region Vestkommunane. Det vart utarbeida ei felles sak til aktuelle politiske organ for å få forankring for eit forprosjekt. Sotra Brannstyre handsama saka 30.01.2013, Øygarden formannskap handsama saka 30.01.2013 og Utvalg for teknikk og miljø i Askøy kommune behandla saka 07.02.2013. Alle organ gav sin tilslutnad til at det skulle gjennomførast eit forprosjekt som omtalt. Forprosjektet har hatt som målsetting å gje svar på følgjande fem moment, som kom fram i den brann- og redningstekniske risiko- og sårbarhetsanalysen: Økonomiske vinstar Forbetra førebyggjande arbeid Styrka beredskap Tydeleggjering av drifta Styringsmuligheiter og ønskje Arbeidsgruppa sine svar på dei einskilde punkta går fram av rapporten frå Forprosjektet. Arbeidsgruppa si anbefaling og føresetnader er lista opp i rapporten i desse 19 punkta:
1. Det etableres en felles brann- og redningstjeneste for kommune Askøy, Fjell, Sund og Øygarden som får navnet Vest-Hordaland brann & redning. 2. Samarbeidet organiseres som et interkommunalt selskap etter lov om interkommunale selskaper. Selskapet etableres av praktiske årsaker på plattformen til Sotra Brannvern IKS. En slipper da større etableringskostnader i Brønnøysundregistrene. Selskapet utvides til å få fire deltakerkommuner, nytt styre og representantskap. De ansattes rettigheter bl.a. vedrørende ansiennitet, sikret gjennom at prosessen blir sett på som en virksomhetsoverdragelse etter Aml.kap. 16. 3. Det etableres et interimsstyre som får i oppgave å gjennomføre etableringen gjennom et prosjekt, som skal lede fram til en felles brann- og redningstjeneste i løpet av 2015. Styret bør bestå av representanter fra Askøy kommune (2), Fjell (2), Sund (1) og Øygarden (1), og representanter for de ansatte ihht 10 i lov om interkommunale selskaper. 4. Etablering av det nye brannvesenet blir organisert som et prosjekt. Prosjektet ledes av person med nødvendig kompetanse, slik at alle viktige forhold avklares på en ryddig måte. I særlig grad gjelder dette forhold for de ansatte. Det kan være hensiktsmessig at prosjektet ledes av en person som ikke har direkte tilknytning til noen av de tre brann- og redningstjenestene, og at en fellestillitsvalgt for de ansatte med bred erfaring får en sentral rolle i prosjektet. 5. Den økonomiske fordelingsmodellen baseres på Harmoniseringsmodellen omtalt i kap. 11, sekundært Utjevningsmodellen med grunnsats. 6. Arbeidsgruppen anbefaler at it-, økonomi- og regnskapstjenester kjøpes av eierkommunene 7. Arbeidsgruppens forslag til organisasjonsplan er en anbefaling. Andre løsninger i fht oppbygging av brann- og redningsvesenet, som f.eks. hensiktsmessig plassering av skjærgårdstjenesten i forhold til primærinnsatsområde, kan vurderes innenfor gitte rammer. 8. Det må påregnes noe kostnad med etableringen (logo, merking av biler, utstyr og bekledning, felles it-løsninger o.a) 9. Interimsstyret tar, i samråd med arbeidstakerorganisasjonene, stilling til prosessen rundt rekruttering av brann- og redningssjef (intern vs. ekstern utlysning). Andre stillinger lyses ut internt. Styret skal stå for utlysning og ansettelse av brann- og redningssjef(daglig leder) i det nye fellesbrannvesenet. Det opprettes så et ansettelsesutvalg som skal stå for alle andre ansettelser. Utvalget består av styreleder, brann- og redningssjefen og fellestillitsvalgt for de ansatte. 10. Arbeidsgruppen anbefaler at ny struktur (døgnkasernert ordning og ny brannstasjon) i Askøy Brann & Redning er etablert før iverksettelse av VHBR. Dette med bakgrunn i arbeidsmiljøbelastning for ansatte. 11. Arbeidsgruppen anbefaler avgivende kommune beholder sitt ansvar ved eventuelt behov for omplasseringer av arbeidstakere som overføres til det nye selskapet. Gjelder ikke nyansatte som rekrutteres via en ekstern utlysningsprosess. seksjonsledere, feiermester, avdelingsledere og brannsjefer, fristilles alle andre stillinger tilbys direkte tilsetting i tilsvarende stillinger som i dag. alle ansatte med funksjon vakthavende brannsjef skal være heltidsansatte i VHBR for ansatte i Øygarden kommune med funksjon som vakthavende brannsjef (gjelder ikke heltidsansatte i Øygarden brannvesen), anbefales personlige ordninger/tilbud om stilling som utrykningsleder om dette er mulig 12. En selskapsavtale må inneholde og regulere ev. tilleggstjenester som ønskes av deltakerkommunene.
13. Det blir utarbeidet en felles sak via Komité for teknikk (Øygarden), Sotra Brannstyre (Fjell og Sund) og Utvalg for teknikk og miljø (Askøy), til de respektive kommunestyrer. 14. Det er hensiktsmessig at selskapet utarbeider en eierstrategi for VHBR. Eierstrategien skal være forankret i aktuelt nasjonalt regelverk, og lokale ambisjoner og føringer. 15. Det utarbeides ny felles branndokumentasjon i prosjektet. Branndokumentasjonen skal ta utgangspunkt i fellesros utarbeidet av brannsjefene, samt konklusjoner for organisering av administrative, beredskapsmessig og forebyggende tjenester i dette forprosjektet. 16. Arbeidsgruppen anbefaler at pensjonsordninger samkjøres, og at VHBR kjøper pensjonstjenester gjennom en pensjonsleverandør som eierkommunene har i dag. 17. Alle avvik knyttet til bemanning jf. forskrift om organisering og dimensjonering av brannvesen, forutsettes lukket ved etablering av VHBR 18. Ved etablering av VHBR opprettes drifts- og investeringsfond der eierne årlig setter av avtalt beløp for å dekke svingninger i driften (driftsfond kr 400 000) og framtidige investeringer (investeringsfond kr 1 000 000). Avsetningene indeksjusteres i samsvar med den årlige deflatoren. Fordeling går fram i selskapsavtalen. 19. Arbeidsgruppen anbefaler at forprosjektet sendes på høring til de respektive brannvesen etter det er presentert for styringsgruppen. Det gis en høringsfrist på 14 dager. Høringer skal gå via de rette kanaler (tillitsvalgtsystemet) og behandles i aktuelle politiske system. Rapporten frå forprosjektet har allereie vore behandla i Representantskapet for Sotra Brannvern IKS og i kommunestyra i Sund, Øygarden og Askøy. Representantskapet for Sotra Brannvern IKS gjorde slikt vedtak i møtet 29.04.2014: Representantskapet takker for godt utført arbeid og tek saka til orientering. Representantskapet sender saka over til eigarkommunane for politisk behandling. Øygarden kommunestyre handsama saka i møte 09.04.2014 og gjorde då slikt vedtak: 1. Askøy brann & redning, Sotra Brannvern IKS og Øygarden brannvesen vert eit felles brann- og redningsvesen med namnet Vest-Hordaland brann & redning (VHBR). 2. Det nye brannvesenet vert organisert som eit interkommunalt selskap. 3. Selskapet skal etablerast innan 31.12.2015. 4. Prosessen med etablering av selskapet vert gjennomført som et prosjekt med eigen prosjektleiar. 5. Det blir vald eit interimstyre som skal være ansvarleg for etableringa. Styret blir sett saman med 2 representantar frå Askøy, 2 frå Fjell, 1 frå Sund og 1 frå Øygarden. I tillegg vel dei tilsette to-tre representantar for dei tre brannvesena. Totalt 8-9 personar. 6. Ein føresetnad vil vera at det må avtalast reglar for oppløysing av eit eventuelt selskap, slik at Øygarden brannvesen kan vera operativ snarast ved ei eventuell oppløysing. Ved ein slik eventuell situasjon må verdiar som Øygarden kommune har tilført selskapet førast tilbake til kommunen. Askøy kommune gjorde slikt vedtak i kommunestyret 15.05.2014: 1. Henviser til tidligere vedtak hvor Askøy skal ha eget brannvern. Kommunestyret fastholder dette vedtaket. 2. Utredningen angående en sammenslåing med Sotra regionen taes til etterretning og må sees i sammenheng med en eventuell fremtidig organisering. Dette må en i så fall komme tilbake til om og når det skulle bli aktuelt. 3. Kommunestyret er også kjent med Bergensalliansens utredninger og tar disse til orientering.
Sund kommune gjorde slikt vedtak i kommunestyret 17.06.2014: 1. Sotra Brannvern IKS og Øygarden brannvesen blir ei felles brann- og redningsteneste med namnet Vesthordland brann & redning (VHBR). 2. Det nye selskapet blir organisert som eit interkommunalt selskap. 3. Selskapet skal vere etablert innan 31.12.2015. 4. Prosessen med etablering av selskapet blir gjennomført som eit prosjekt med eigen prosjektleiar. 5. Det blir valt eit interimstyre som skal vere ansvarleg for etableringa. Styret blir sett saman med 2 representantar frå Fjell, 1 frå Sund og 1 frå Øygarden. I tillegg vel dei tilsette 2 representantar frå dei to brannverna. Totalt 6 personar. 6. Askøy kommune vert invitert til å vere med i det nye samarbeidet. 7. Kommunestyret må få tilbake ei sak som presenterer prosjektet under dei nye føresetnadene så snart det er gjort vedtak i dei aktuelle samarbeidskommunane. Vurdering: Rådmannen legg i denne omgang saka fram for Formannskapet til drøfting, men viser til at Askøy kommune sitt vedtak om å ikkje delta i samarbeidet, fører til at føresetnadane arbeidsgruppa har lagt til grunn i Forprosjektet vert endra. Mellom anna bør dei økonomiske konsekvensane av eit samarbeid mellom Fjell, Sund og Øygarden vurderast på nytt før kommunestyret tek endeleg stilling i saka. Det er og viktig å vurdera om det på noverande tidspunkt er lurt å endra organisering av brannvesena, eller om ein heller bør venta med dette spørsmålet til framtidig kommunestruktur i regionen er nærare avklara.