Side 1 av 6 1.0 Mål Retningslinja skal gi leiarar og medarbeidarar i Møre og Romsdal fylkeskommune informasjon om mål, ansvarstilhøve, roller og oppgåver knytt til førebygging av sjukefråvær og oppfølging av sjukmeldte. IA-avtale Alle driftseiningane i Møre og Romsdal fylkeskommune har eigen IA-avtale med NAV. Mål med IA-avtalen er: eit inkluderande arbeidsmiljø til beste for alle tilsette reduksjon i sjukefråvær og uføretrygd auke i pensjoneringsalder 2.0 Omfang Retningslinja gjeld for alle driftseiningar i Møre og Romsdal fylkeskommune. 3.0 Ansvar for utvikling og oppdatering av retningslina 3.1 Fylkesrådmann er ansvarleg for denne retningslinja. 3.2 HMS-koordinator er ansvarleg for revisjon av retningslinja. 3.3 Alle leiarar og medarbeidarar har ansvar for å følgje denne retningslinja. 4.0 Førebygging av sjukefråvær og oppfølging av sjukmeldte: Ansvar og oppgåver, formelt grunnlag, tidsfristar Førebygging av sjukefråvær og oppfølging av sjukmeldte skal skje i linja. Dei viktigaste aktørane i dette arbeidet er lokal leiar og arbeidstakar. Linjeleiaransvaret og eventuell oppgåvefordeling mellom ulike leiarnivå i den enkelte driftsverksemd må klargjerast av ansvarleg arbeidsgivar lokalt, jf. pkt. 7. Vedlagt følgjer skjema med informasjon om roller, tidsfristar og oppgåver i sjukefråværsarbeidet, oppfølging av sjukmeldte i Møre og Romsdal fylkeskommune - flytskjema. Arbeidsgivar/leiar har ansvar for å: Arbeide systematisk med arbeidsmiljøforbetringar Utarbeide gode rutinar for sjukefråværsarbeid i samarbeid med representantar for dei tilsette og i tråd med IA-avtalen Utvikle kultur for open og god dialog på arbeidsplassen Freiste å legge til rette arbeidsplassen når ein arbeidstakar blir sjuk eller får vanskar med å meistre sine arbeidsoppgåver, og om nødvendig medvirke til kvalifisere den sjukmeldte til anna arbeid Følgje rutinar når tilsette blir sjukmeldte, sjå vedlagt skjema Oppfølging av sjukmeldte i Møre og Romsdal fylkeskommune
Side 2 av 6 Arbeidstakar har ansvar for å: Delta i arbeidet med å utvikle eit godt arbeidsmiljø Følgje rutinar for sjukefråværsarbeid, sjå vedlagt skjema oppfølging av sjukmeldte i Møre og Romsdal fylkeskommune Samarbeide om løysingar som reduserer sjukefråvær Medvirke til open dialog om eigen meistrings- og arbeidsevne som grunnlag for løysing, utprøving og avklaring IA-avtale gir tilgang på spesielle virkemiddel frå NAV: Fast kontaktperson Utvida bruk av egenmelding Aktiv sykmelding uten førhandsgodkjenning Tilretteleggingstilskudd Honorar til bedriftshelsetjeneste På NAV sine nettsider, http://www.nav.no/1073746771.cms, finn du også informasjon om andre offentlige virkemiddel som kan nyttast i samband med sjukefråværsoppfølging Samarbeidspartar med ansvar for å delta: Samarbeidspartar for arbeidsgivar/ leiarar og arbeidstakar er m.a. vernetenesta, bedriftshelseteneste, tillitsvalde, NAV og behandlande lege eller eventuelt andre behandlarar, personalavdelinga i sentraladministrasjonen. Formelt grunnlag Det formelle grunnlaget for sjukefråværsarbeid og rutinar i Møre og Romsdal fylkeskommune er heimla i arbeidsmiljølova, jf. særleg 4-6, folketrygdlova, hovudtariffavtalen og samarbeidsavtalar med NAV med grunnlag i intensjonsavtalen om eit meir inkluderande arbeidsliv. Teieplikt og oppbevaring av dokument og referat Alle som deltar i oppfølging av tilsette som er sjukmeldte har teieplikt med heimel i Forvaltningslova 13. Dokument i saka skal ligge i personalmappa. 5.0 Attføringsutval Eit eige attføringsutval skal opprettast som underutval til samarbeids-/ arbeidsmiljøutvalet i driftseininga. Samarbeids-/arbeidsmiljøutvalet oppnemner medlemmene i attføringsutvalet og skal årleg ha ein rapport om attføringsutvalet sitt arbeid. Rapporten skal ikkje innehalde opplysningar om namn eller andre konkrete personalforhold.
Side 3 av 6 Attføringsutvalet skal vere partsamansett og bør som hovudregel ha to arbeidsgjevarrepresentantar (ein fast), ein fast vernetenesterepresentant og ein tillitsvaldsrepresentant. Den eine arbeidsgivarrepresentanten og den tillitsvalde vil skifte alt etter kva arbeidstakar saka gjeld. Attføringsutvalet vel sjølv leiar. Dersom arbeidstakar ikkje er i arbeidsrelatert aktivitet etter 8 12 veker bør saka som hovudregel takast opp i det lokale attføringsutvalet med mindre det er openbart unødvendig. Møte i attføringsutvalet kan gjerne kombinerast med dialogmøte der også lege pliktar å møte, jf. arbeidsmiljølovas 4-6 nr. 4. Attføringsutvalet skal ha rådgjevande status i høve til linjeleiar, då det er administrativ leiar på alle nivå som har det formelle oppfølgingsansvaret for attføringssaker innafor sitt ansvarsområde. Dersom det ikkje er oppretta eige attføringsutval på driftseiningsnivå, er det linjeleiar i samhandling med arbeidstakar og med eventuell støtte frå andre samarbeidspartar som følgjer opp attføringssakene slik dei blir beskrivne i denne retningslinja, jf. mellom pkt. 5.1 nedanfor om saksgang. 5.1 Saksgangen i ei attføringssak Hovudtrekka kan skisserast slik: (1) Utarbeide eit forslag til attføringsopplegg (2) Gjennomføre opplegget trinn for trinn (3) Sørgje for informasjon og ordne formalitetane rundt attføringsopplegget frå start til slutt (1) Utarbeide forslag til attføringsopplegg Vellukka attføring er avhengig av ein tett dialog der arbeidstakar er involvert i alle fasar av prosessen, og arbeidstakar bør som hovudregel møte i alle attføringsutvalsmøte ved drøfting av eiga sak. (2) Gjennomføringsprosessen Det må gå tydeleg fram av oppfølgingsplan for den enkelte kven som har ansvar for kva, kva tidsfristar som gjeld osv. Arbeidsgivar har det formelle ansvaret for oppfølging og iverksetting, og må difor også følgje opp eventuelle avvik i forhold til fastsett plan.
Side 4 av 6 (3) Informasjon Når ein er blitt samde om eit attføringsopplegg, er det viktig at alle partar får nødvendig skriftleg informasjon. 5.2 Når saka ikkje let seg løyse lokalt Dersom saka ikkje let seg løyse lokalt, skal saka sendast vidare tenesteveg utan unødig opphald. I prinsippet arbeider alle attføringsutvala på same måte. Intensjonen i utvalsstrukturen er at saker skal løysast på lågast mogleg nivå. Hovudsamarbeidsutvalet har oppretta eit sentralt attføringsutval som har ansvar for attføringssaker meldt til sektornivå og for saker i sentraladministrasjonen. Sektorleiar og eventuelt linjeleiar møter i det sentrale attføringsutvalet saman med fylkesrådmannen v/personalseksjon og hovudverneombodet. Tillitsvald for arbeidstakar (skiftar alt etter kva arbeidstakar saka gjeld) møter med mindre den tilsette ikkje ønskjer dette. Bedriftshelsetenesta og eksterne samarbeidspartnarar bør trekkjast inn ved behandling av enkeltsaker. Dersom ein sender ei sak til det sentrale attføringsutvalet må all skriftleg dokumentasjon følgje saka, jf. pkt. 5.1 ovanfor. Det skal gå tydeleg fram kva som har vore vurdert og prøvd tidlegare. Sektor- og eller linjeleiar er ansvarleg for dokumentasjon og saksførebuinga til det sentrale attføringsutvalet eventuelt med støtte frå personalseksjon. Personalseksjon har sekretærfunksjon i det sentrale attføringsutvalet. 6.0 AVVIKLING AV ARBEIDSTILHØVE Dersom arbeidstakar deltek på eit konkret attføring/rehabiliteringsopplegg kan stillinga haldast ledig for arbeidstakaren i inntil 1 år frå sjukepengeperiodens utløp. Dersom ein kan forvente at arbeidstakar kjem tilbake i arbeid om relativ kort tid kan sjuke- /attføringspermisjonen forlengast utover 1-års perioden. Ved sak om avvikling av arbeidsforhold skal saksbehandlingsreglar ved oppseiing og avskjed av tilsette i Møre og Romsdal fylkeskommune følgjast. 7.0 Lokale tilleggsrutinar for sjukefråværsoppfølging på driftseiningsnivå Vedlagt flytskjema som gjev ein samla oversikt over ulike tidsfasar-/fristar og rolle- og oppgåvefordeling mellom ulike aktørar i sjukefråværsoppfølgingsarbeidet. Dette flytskjema skal ligge i botnen for eventuelle lokale tilleggsrutinar for sjukefråværsoppfølging på driftseiningsnivå saman med det som er nedfelt i IA-samarbeidsavtale med NAV og denne overordna HMS-retningslina.
Side 5 av 6 8.0 Fråværsstatistikk Fråværsdata skal synleggjerast for kvart kvartal slik at både leiinga og dei tilsette kan følgje med i utviklinga av sjukefråværet. Arbeidsmiljøutvala/samarbeidsutvala skal m.a. analysere og drøfte fordeling av sjukefråværet, m.a. storleik på korttids- og langtidssjukmeldte, variasjonar i forhold til alder, kjønn og eventuelt stillingsgrupper m.v. årsakstilhøve/arbeidsmiljøfaktorar moglege tiltak for å førebygge sjukefråvær ved institusjonen. Det bør også bli praksis at ein tar sjukefråværet opp i faste fora som personalmøte, faste allmannamøte etc. der alle tilsette har høve til å møte. Hovudsamarbeidsutvalet har gitt følgjande retningslinjer for korleis sjukefråværsstatistikken skal behandlast i Møre og Romsdal fylkeskommune: Driftseiningsnivå: Fråværsdata bør synleggjerast for kvart kvartal slik at både leiinga og dei tilsette kan følgje med i utviklinga av sjukefråværet ved institusjonen. Kvartalsstatistikkane kan leggjast fram for arbeidsmiljøutvalet/samarbeidsutvalet når kvartalet er omme. Arbeidsmiljøutvalet/samarbeidsutvalet bør behandle fråværsstatistikken minimum ein gong i året. Utvalet bør då m.a. analysere og drøfte fordeling av sjukefråværet, m.a. storleik på korttids- og langtidssjukmeldte årsaksforhold/arbeidsmiljøfaktorar moglege tiltak for å forebygge sjukefråvær ved institusjonen. Det bør også bli praksis at ein tar sjukefråværet opp i faste fora som personalmøte, faste allmannamøte etc. der alle tilsette har høve til å møte. Hovudsamarbeidsutvalet skal gjerast kjent med og følgje med i utviklinga i sjukefråværet i Møre og Romsdal fylkeskommune generelt. Drøfting av sjukefråværsstatistikken skal derfor setjast på saklista til hovudsamarbeidsmiljøutvalet ein gong i året medan tal for sjukefråværsutvikling skal leggast fram kvartalsvis. Utrekning av sjukefråvær Alt sjukefråvær for tilsette skal førast i fylkeskommunen sitt lønns- og personaldatasystem Unique ansatt. Det er utarbeid brukarrettleiing for føring av fråvær. 9.0 Dokumentasjon Oppfølging av sjukemeldte og det bedriftsinterne attføringsarbeidet skal dokumenterast. Dokumentasjonen skal lagrast slik at personvernet vert ivareteke (arkiverast på
Side 6 av 6 personalmappe). Sjukefråværsstatistikk og rapportar skal dokumenterast i kap. 5 i driftseininga si arbeidsbok for HMS. 10.0 Referansar Arbeidsmiljøloven Lov om folketrygd Arbeidstilsynets faktaside om tilrettelegging for og oppfølging av sykmeldte http://www.idebanken.org/ NAVs faktaside om inkluderende arbeidsliv 11.0 Vedlegg 1. Oppfølging av sjukmeldte i Møre og Romsdal fylkeskommune flytskjema