INNKALLING TIL MØTE I HOVEDSTYRET OFOTEN REGIONRÅD

INNKALLING TIL MØTE I HOVEDSTYRET OFOTEN REGIONRÅD Tid: Fredag 5. mai kl 10:00-14:00 Sted: Stetind Hotell, Kjøpsvik Til: Leder Tor Asgeir Johansen, nestleder Rune Edvardsen, Geir-Ketil Hansen, Paul Rosenmeyer, Per Kristian Arntzen, Hermod Amundsen, Helene Gabrielsen, Svein Erik Kristiansen, Viveka Teras, Svein Nilsen, Filip Mikkelsen, Guttorm Aasebøstøl, Liv Kristin Johnsen, Gunnhill Andreassen, Lill-Grethe Bakkland. Administrasjonssjefene i medlemskommunene. REFERATSAKER: Høring RTP handlingsplan Innspill til Stortingshøring NTP 28. april 17 ORIENTERINGER: - Orientering om Sivilforsvaret i Midtre Hålogaland Invitasjon til å gi høringsinnspill ifm. Sivilforsvarets konseptutredning 2106. Høringsfristen er 9. juni, les mer: https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/horing- -konseptutredning-sivilforsvaret/id2523380/ Sivilforsvarsadjutant Ole Gunnar Håland, Sivilforsvarsadjutant Lars Kr. Gjertsen - Byregionprogrammet- status og framdrift, Sigbjørn Astrup - Nasjonal Transportplan- orientering fra høring, Tor Asgeir Johansen - UNN Narvik- status, Geir-Ketil Hansen - Politireformen- status, Geir-Ketil Hansen Saker til behandling: - Sak HS 09/17 Årsmelding og regnskap Ofoten regionråd 2016 - Sak HS 10/17 Budsjett 2018 Ofoten regionråd - Sak HS 11/17 Ofoten regionråds rolle i kommunestrukturarbeidet Sak HS 12/17 Søknad midler infrastruktur ny kommune - Sak HS 13/17 Møteplan Ofoten regionråd høst 2017. - Evt Tor Asgeir Johansen leder Ofoten regionråd

Dato: 28.04.17 Saksbehandler: Elisabeth Storjord Sak HS 09/17 Årsmelding og regnskap Ofoten regionråd 2016 Forslag til vedtak: «Hovedstyret for Ofoten regionråd anbefaler representantskapet å godkjenne det framlagte forslaget til regnskap og årsmelding for Ofoten regionråd for 2016» Saksopplysninger: Vedlagt ligger årsmelding og regnskap for Ofoten regionråd 2016. Hovedstyret bes her om å forberede saken til vedtak i representantskapet. Regionrådet har gjennom 2016 arbeidet aktivt innen mange felt av samfunnsutvikling. En rekke møter av formell og uformell art har vært avholdt med sentrale aktører innenfor både næringsliv og det offentlige. Både politisk og administrativ ledelse har vektlagt synligheten i det regionale og nasjonale offentlige rom. Ofoten regionråd har i 2016 tatt del i fase 2 i Byregionprogrammet eid av Kommunalog moderniseringsdepartementet (KMD). Hensikten med midlene er å fremme et positivt samspill mellom byene og omlandet rundt for å legge til rette for vekst og utvikling. Regnskapet er for året 2016 ført som en del av regnskapet for Narvik kommune og blir revidert som en del av dette. Det er derfor ikke foretatt egen revisjon. Det fremlagte regnskap viser et forbruk for Ofoten regionråd på NOK 4 955 226,-. og tilsvarende inntekter på NOK- 4 955 226,-. Regnskapet for Ofoten regionråd 2016 går i balanse. Sekretariatet ble finansiert gjennom et bidrag på NOK 1 193 640,- fra deltagerkommunene fordelt etter en per capita-modell. Andre inntekter kommer fra Staten gjennom KMD, fra NFK, Eikabankene, Miljødir, FMNO samt sykelønnsrefusjon. Ved årsavslutning 2016 hadde Ofoten regionråd avsatt følgende på fond: Driftsfond NOK 365 301,- Regionalt næringsfond NOK 1 262 217,- Hovedprosjekt marin kartlegging NOK 600 000,- Byregionprogrammet NOK 270 514,- Til sammen: NOK 2 498 032,- Vedlegg: - Årsmelding og regnskap for Ofoten regionråd 2016 Ofoten Regionråd Samarbeidsråd for Ballangen, Evenes, Narvik, Tjeldsund og Tysfjord kommuner

Årsmelding 2016

Innledning Hovedmålsetningene for det interkommunale samarbeidet er å styrke næringsgrunnlaget og den offentlige tjenesteyting gjennom å: samordne eksisterende og vurdere nye interkommunale samarbeidsordninger, profilere Ofoten og ivareta regionens interesser utad, øke påvirkning av fylkeskommunal og statlig tjenesteproduksjon, medvirke til større åpenhet, samarbeid og gjensidig informasjon mellom kommunene. 1 Ofoten regionråds vedtekter Regionbygging er et krevende og utfordrende arbeid som har mange fasetter og fordrer langsiktighet og vilje til å fortsette å gå imot vinden. Som det fremgår av vedtektene er det store og brede oppgaver Ofoten regionråd ønsker å gjøre noe med. Regionrådet har gjennom 2016 arbeidet aktivt innen de fleste av feltene nevnt ovenfor. En rekke møter av formell og uformell art har vært avholdt med sentrale aktører innenfor både næringsliv og det offentlige. Både politisk og administrativ ledelse har vektlagt synligheten i det regionale og nasjonale offentlige rom. Regionrådet har avgitt en rekke uttalelser til høringer og andre aktuelle saker i 2016, noe som er med på å øke synlighet og samhandling. Ofoten regionråd har i 2016 tatt del i fase 2 i Byregionprogrammet eid av Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD). Hensikten med midlene er å fremme et positivt samspill mellom byene og omlandet rundt for å legge til rette for vekst og utvikling. Regionrådet har i 2016 vært ledet av Tor Asgeir Johansen, ordfører i Tysfjord.

Organisering Sammensetning Regionrådet er sammensatt av ordfører, varaordfører og opposisjonspolitiker fra de fem kommunene som deltar i Ofoten regionråd. I tillegg innkalles administrasjonssjefene med talerett til alle møter i regionrådets organer. Ofoten regionråd hadde følgende sammensetning i 2016 Tor Asgeir Johansen (leder) Ordfører (Ap) Tysfjord Rune Edvardsen (nestleder) Ordfører (Ap) Narvik Hermod Amundsen Varaordfører (Ap) Ballangen Gunnhill Andreassen Varaordfører (HTPL) Tjeldsund Per Kristian Arntzen Ordfører (Sp) Ballangen Lill-Grethe Bakkland Opposisjonspolitiker (Ap) Tjeldsund Helene Gabrielsen Opposisjonspolitiker (H) Ballangen Geir-Ketil Hansen Varaordfører (SV) Narvik Liv Kristin Johnsen Ordfører (H) Tjeldsund Svein Erik Kristiansen Ordfører (H) Evenes Filip Mikkelsen Opposisjonspolitiker (H) Tysfjord Svein Nilsen Opposisjonspolitiker (Sp) Evenes Viveka Teras Varaordfører (H) Evenes Paul Rosenmeyer Opposisjonspolitiker (H) Narvik Guttorm Aasebøstøl Varaordfører (TPL) Tysfjord Arbeidsutvalget hadde følgende sammensetning i 2016 Tor Asgeir Johansen (leder) Ordfører Tysfjord Rune Edvardsen (nestleder) Ordfører Narvik Per Kristian Arntzen Ordfører Ballangen Svein Erik Kristiansen Ordfører Evenes Liv Kristin Johnsen Ordfører Tjeldsund Sekretariatet Sekretariatet har bestått av daglig leder Elisabeth Storjord og prosjektkoordinator Sigbjørn Astrup gjennom hele året. I Storjords sykefravær i årets to første måneder kjøpte Ofoten regionråd tjenester fra Narvik Havn v Åsunn Lyngedal. Sekretariatet har i 2016 hatt Narvik som vertskommune, med kontoradresse i midlertidig rådhus, Havnens Hus, Narvik. Møtevirksomhet Ofoten regionråd (hovedstyret) avholdt i 2016 syv møter hvor det ble behandlet 30 saker, i tillegg til referatsaker og orienteringer. Arbeidsutvalget behandlet i samme periode 32 saker i tillegg til forberedelse og oppfølging av regionrådets saker. Rådmannsutvalget i Ofoten avholdt 5 møter i løpet av året. Representantskap for Ofoten regionråd ble avholdt i juni. Det er holdt en rekke møter med ulike representanter fra politiske nivåer på kommunalt, regionalt, fylkeskommunalt og statlig nivå. Med Sør-Troms regionråd er det avholdt to møter hvor Byregionprogrammet og næringsutvikling i storregionen Ofoten og Sør-Troms har vært tema. Ofoten regionråd møtte Salten regionråd hvor Nasjonal Transportplan var i fokus.

Det har vært samarbeid og møtevirksomhet med en rekke utviklingsaktører i regionen, bl a Futurum, VINN og Partnerskapet Ofoten Studiesenter. Ofoten regionråd foretok i 2016 en evaluering av virksomheten, noe som resulterte i en rapport som legges fram for representantskapet i juni 2017. Samferdsel Det har vært et stort fokus på gode samferdselsløsninger for hele regionen, og mye av arbeidet har dreid seg om å levere innspill til Nasjonal Transportplan og Regional Transportplan. Arbeidet har skjedd i nært samarbeid med samferdselsaktører i regionen, og her har Åsunn Lyngedal gjennom sitt arbeid i Ofotbanealliansen og Narvik Havn vært sentral, i tillegg til at sentrale politikere har gjort en viktig jobb. Hovedsatsningene på samferdsel har vært: - Dobbeltspor på Ofotbanen - Bypakke Narvik - Hålogalandsveien - E6 utenom Ballangen sentrum - Fergefri E6 - Nye Narvik Havn - Fylkesveier- behov for oppgraderinger - Båtruta Evenes-Kjeldebotn - Kollektivtransport, bussruter Narvik- Evenes-Harstad - Døgnåpen tollstasjon på Bjørnefjell Forsvar Et stort arbeid ble lagt ned i forkant av at Forsvaret la fram sin langtidsplan, og i november 2016 ble planen vedtatt. Endringene av forsvarsstrukturen i forbindelse med Evenes som QRA base og de forsvarsmessige strukturendringer gjennom Forsvarets langtidsplan vil gi stor aktivitet på Evenes flystasjon. Det ligger an til 600 direkte arbeidsplasser og stasjonering av 300 vernepliktige. I tillegg vil man få ringvirkninger. I perioden fram imot 2025 vil det gradvis pågå en oppbygging på Evenes innen luftvern, baseforsvar, kampfly og maritime patruljefly. Andre viktige saker i Ofoten Andre saker som det ble jobbet med i 2016 var nærpolitireformen, sykehustilbudet med stedlig ledelse og akuttberedskap, kommunereformen, regionreformen og omorganiseringen av høgskole/universitetet samt utviklingen av Norges Brannskole. Utviklingsprogram byregioner ByR fase 2 Byregionprogrammet (ByR) har vært en del av Ofoten regionråds oppgaver i 2016. Programmet ble igangsatt i 2015 av KMD for å øke kunnskapen mellom by og omland for å styrke regional vekstkraft. Ofoten gjennomførte en samfunnsanalyse i 2015 som viste til en del regionale problemer. Byregionsprogrammet i Ofoten skal bøte på noen av dem. ByR legger opp til et nærmere samarbeid med Sør-Troms. Således har det vært gjennomført 2 politiske fellesmøter med Sør Troms i 2016. Første møte ble gjennomført 28 og 29 april i Harstad. Første møte gav grunnlag for hva man skal samarbeide om. Andre møte ble gjennomført 10 og 11. nov i Narvik. Der ble det utformet noen fellesområder som vil inngå i begge regioners næringsplaner. Sekretariatene i begge regioner jobber videre med iverksettingen av fellesområder.

ByR har vært inndelt i 5 underprosjekter. Prosjektene er 1) Strategisk næringsplan Ofoten, 2) Marin kartlegging (forprosjekt), 3) Stedsutvikling, 4) Tidligfasekapital, 5) Nye arbeidsplasser i Narvik og Ofoten. 1) Strategisk næringsplan: Har vært drevet av Futurum. Gjennomført møteserie med alle kommunene som «datainnsamling» på hva kommunene ønsker å prioritere. Har også gjennomført et fellesmøte. Planen forventes å være ferdig til sommeren 2017. 2) Marin kartlegging Forprosjekt: Forprosjektet har klart å finansiere hovedprosjekt Kartlegging av Ofoten, Tjeldsundet og Tysfjord. Første kartleggingstokt gjennomføres sommeren 2017. Prosjektet er noe underfinansiert og det må søkes nye midler for å få fullført prosjektet i 2018. Prosjektet er organisert slik at det også ivaretar arbeidet med EUs vanndirektiv. 3) Stedsutvikling: Opprinnelige plan var at kommune i Ofoten skulle følge samme modell som Sør Troms. Imidlertid har det ikke vært politisk samstemmighet for å kunne gjennomføre dette som opprinnelig forutsatt. Det har også vært manglende administrativ kapasitet i kommunene til å kunne følge dette opp. Stedsutvikling blir tatt med videre inn i jobben med kommunestruktur, da man må jobbe med ny identitet både blant befolkningen og innfor den nye kommunale organisasjon. 4) Tidligfasekapital: Det har gjennomført møter mellom lokale investorer og lokale gründere. Der har gründeren hatt mulighet til å presentere sine forretningsideer. Mye grunnlagsarbeid har vært lagt ned for å sette opp et fungerende system. Det har også bli finansiert ny virksomhet gjennom prosjektet. 5) Nye arbeidsplasser Ofoten: Det har vært jobbet mye med dette gjennom hele året. Prosjektet har nå potensiale til å bli en suksess som vil bli lagt merke til nasjonalt gjennom etablering av et datasenter. Mye av suksessen kan tilskrives at Ballangen kommune har klart å følge opp både politisk og administrativt det opplegget som var skissert gjennom Byregionsprogrammet. Vi håper at vi i løpet av 2017 vil kunne se at man nærmer seg en realisering før programmet avsluttes.

Økonomi Ofoten regionråd Det fremlagte regnskap viser et forbruk for Ofoten regionråd på NOK 4 955 226,-. og tilsvarende inntekter på NOK- 4 955 226,-. Regnskapet for Ofoten regionråd 2016 går i balanse. Det er ført utgifter for tre prosjekter driftet av Ofoten regionråd i 2016. Nettoforbruk for disse har vært: Byregionprogrammet NOK 1 724 167,- Forprosjekt Marin kartlegging NOK 137 500,- Fergefri E6 NOK 106 169,-. Byregionprogrammet er ikke avsluttet og fortsetter i 2017. Nordland fylkeskommune ga en restbevilgning til regionalt næringsfond på NOK 582 576,- i 2016. Sekretariatet ble finansiert gjennom et bidrag på NOK 1 193 640,- fra deltagerkommunene fordelt etter en per capita-modell. Andre inntekter kommer fra Staten gjennom KMD, fra NFK, Eikabankene, Miljødir, FMNO samt sykelønnsrefusjon. Ved årsavslunting 2016 hadde Ofoten regionråd avsatt følgende på fond: Driftsfond NOK 365 301,- Regionalt næringsfond NOK 1 262 217,- Hovedprosjekt marin kartlegging NOK 600 000,- Byregionprogrammet NOK 270 514,- Til sammen: NOK 2 498 032,- Leder Nestleder Tor Asgeir Johansen Ordfører i Tysfjord Rune Edvardsen Ordfører i Narvik Svein Erik Kristiansen Ordfører i Evenes Per Kristian Arntzen Ordfører i Ballangen Liv Kristin Johnsen Ordfører i Tjeldsund Elisabeth Storjord daglig leder

OFOTEN REGIONRÅD BUDSJETT OG REGNSKAP 2016 Innt/Utgift Konto Regnskap Budsjett Utgifter 10100 FASTLØNN 1 242 282 1 243 032 Utgifter 10201 SYKEVIKAR REF BERETTIGET 0 126 893 Utgifter 10500 ANNEN LØNN OG TREKKPLIKTIGE GODTGJØRELSE 5 577 0 Utgifter 10901 PENSJONSINNSKUDD FELLESORDNINGEN 253 180 316 323 Utgifter 10990 ARBEIDSGIVERAVGIFT 66 034 85 705 Utgifter 11001 KONTORMATERIELL 2 451 10 000 Utgifter 11002 AVISER, TIDSSKRIFTER OG FAGLITTERATUR 8 819 7 000 Utgifter 11151 BEVERTNING/REPRESENTASJON 104 763 60 000 Utgifter 11200 ANNET FORBRUKSMATERIELL/RÅVARER OG TJENE 3 000 0 Utgifter 11207 OPPHOLDSUTGIFTER TJENESTEREISER 38 077 50 000 Utgifter 11209 VAREKJØP FOR SALG, FRADRAG INNG. MVA 0 10 000 Utgifter 11301 FRANKERINGSUTGIFTER 0 3 000 Utgifter 11302 TELEFON, LINJELEIE, SAMBAND 20 904 20 000 Utgifter 11400 MARKEDSFØRING, REKLAME, SALG 9 600 25 000 Utgifter 11403 GAVER 4 962 0 Utgifter 11501 OPPLÆRING, KURSUTGIFTER 17 356 10 000 Utgifter 11502 OPPHOLDSUTGIFTER, KURSDELTAKELSE 3 600 0 Utgifter 11600 OPPG.PL. REISEGODTGJØRELSE 27 408 50 000 Utgifter 11601 OPPG.PL. REISE- OG OPPHOLD KURS 0 15 000 Utgifter 11602 OPPG.PL. REISE- OG OPPHOLD TJENESTEREISER 228 0 Utgifter 11604 OPPG.PL. REISEUTG. IKKE EGNE ANSATTE 428 0 Utgifter 11700 TRANSPORTTJENESTER 7 590 0 Utgifter 11706 REISEUTGIFTER KURS 5 000 0 Utgifter 11707 REISEUTGIFTER TJENESTEREISER 120 30 000 Utgifter 11709 REISEUTGIFTER 20 694 35 000 Utgifter 11801 STRØM 0 5 000 Utgifter 11850 FORSIKRINGER (YRKESSKADE OG ANSVAR) 0 2 000 Utgifter 11900 HUSLEIE, LEIE AV LOKALER OG GRUNN MV 24 085 23 669 Utgifter 11950 AVGIFTER, GEBYRER, LISENSER MV 65 0 Utgifter 11951 KOMMUNALE AVGIFTER/EIENDOMSSKATT 0 5 000 Utgifter 11953 LISENSER OG BRUKERAVTALER DATA 5 988 5 000 Utgifter 12000 KJØP OG FIN. LEASING DRIFTSMIDLER 0-5 200 Utgifter 12001 KJØP OG FIN. LEASING, INVENTAR 0 10 200 Utgifter 12602 RENHOLD 0 5 000 Utgifter 12700 KONSULENTTJENESTER 1 615 363 110 789 Utgifter 13750 KJØP FRA IKS DER KOMMUNEN ER DELTAKER 0 15 000 Utgifter 14290 MVA UTENFOR MVA-LOVEN 206 486 206 486 Utgifter 14700 OVERFØRING TIL ANDRE (PRIVATE) 150 794 0 Utgifter 14703 ØK STØNAD ANDRE UTGIFTER 1 0 Utgifter 15005 FORSINKELSESRENTER/GEBYR 75 0 Utgifter 15500 AVSETNINGER TIL BUNDNE FOND 1 110 295 0

Inntekter 16900 SALG T ANDRE KOMMUNALE ENHETER (INTERNSALG) -1 614 883 0 Inntekter 17000 REFUSJON FRA STATEN -1 111 085 0 Inntekter 17101 SYKELØNNSREFUSJON -133 365-133 365 Inntekter 17290 KOMP. MOMS PÅLØPT I DRIFTSREGNSKAPET -206 486-206 486 Inntekter 17300 REFUSJON FRA FYLKESKOMMUNER -582 576-300 000 Inntekter 17500 REFUSJON FRA KOMMUNER -331 831-1 193 640 Inntekter 17700 REFUSJON FRA ANDRE (PRIVATE) -400 000-666 029 Inntekter 18300 OVERFØRING FRA FYLKESKOMMUNER -200 000 0 Inntekter 19500 BRUK AV BUNDNE DRIFTSFOND -375 000 0

Dato: 27.04.17 Saksbehandler: Elisabeth Storjord Sak HS 10/17 Budsjett Ofoten regionråd 2018 Forslag til vedtak: Hovedstyret for Ofoten regionråd anbefaler representantskapet å vedta det fremlagte budsjett for Ofoten regionråd for 2018. Saksopplysninger: Det legges her fram forslag til budsjett 2018 for Ofoten regionråd som forberedelse til vedtak i representantskapet. Arbeidet blir finansiert gjennom et bidrag på NOK 1 256 515,- fra deltakerkommunene fordelt etter en per capita modell. Den totale summen som foreslås finansiert av kommunene er 2,5 % høyere enn bevilgningen for 2017 og ligger innenfor forventet pris- og lønnvekst for sektoren. De totale utgiftene budsjetteres til NOK 2 340 801,- hvorav lønnsrelaterte utgifter beløper seg til NOK 1 720 906,- for to ansatte. Gjennom ulike prosjekter budsjetteres det med inntekter på NOK 1 019 006,-. Dette kan være prosjekter knyttet til kommunesammenslåing og oppgaver knyttet til marin kartlegging, forsvarsutbyggingen og andre utviklingsprosjekter. Det foreligger ikke tilsagn på noen av disse prosjektene og midler må søkes. En mulighet er at Ofoten regionråd søker «Tilskudd til veier og digitaliseringstiltak i kommuner som skal slå seg sammen» fra KMD, se sak HS 12/17. Utenom budsjetterte prosjektinntekter gjenstår NOK 1 256 515,- som budsjetteres som kommunenes bevilgning. I budsjettet vises en nedgang på art 12700, konsulenttjenester, i forhold til budsjettet for 2017. Dette skyldes budsjetterte prosjektmidler for Byregionprogrammet på NOK 493 257,- i 2017. Kostnader fordelt etter folketall 01.01.17 Kommune Folketall Sum % Ballangen 2 554-123 790 9,85 % Evenes 1 402-67 954 5,41 % Narvik 18 756-909 088 72,35 % Tjeldsund 1 252-60 683 4,83 % Tysfjord 1 960-95 000 7,56 % Sum 25 924-1 256 515 100 % Ofoten Regionråd Samarbeidsråd for Ballangen, Evenes, Narvik, Tjeldsund og Tysfjord kommuner

I vedtektene for Ofoten regionråd er følgende tekst om målsettingene: Hovedmålsetningene for det interkommunale samarbeidet er å styrke næringsgrunnlaget og den offentlige tjenesteyting gjennom å: samordne eksisterende og vurdere nye interkommunale samarbeidsordninger profilere Ofoten og ivareta regionens interesser utad, øke påvirkning av fylkeskommunal og statlig tjenesteproduksjon, medvirke til større åpenhet, samarbeid og gjensidig informasjon mellom kommunene. 1 Ofoten regionråds vedtekter Vedlegg: - Forslag budsjett 2018 Ofoten Regionråd Samarbeidsråd for Ballangen, Evenes, Narvik, Tjeldsund og Tysfjord kommuner

Budsjett Ofoten regionråd 2018 Inkl ByR Utgifter Vedtatt 2017 Forslag 2018 10100 Lønn faste stillinger 1 276 594 1 308 509 10900 Pensjon 331 830 331 184 10990 Arbeidsgiveravgift 81 372 81 214 11001 Kontormateriell 1 000 1 000 11002 Abbonementer 7 000 10 000 11151 Bevertning 80 000 80 000 11207 Oppholdsutgift tjenestereise 50 000 50 000 11215 Utgiftsdekning/overnatting 20 000 20 000 11301 Frankeringsutgifter 3 000 3 000 11302 Telefon (og internett) 20 000 25 000 11400 Markedsføring og informasjon 25 000 25 000 11209 Gaver 10 000 10 000 11501 Kurs/ opplæring 11 500 11 500 11600 Oppg pl reisegodtgjørelse 50 000 50 000 11601 Kostgodtgjørelse 15 000 10 200 11700 Transport/ reiseutgifter 35 000 35 000 11704 Parkering, bompenger 10 000 10 000 11801 Strøm og brensel 5 000 5 000 11850 Forsikringer 2 000 2 040 11900 Leie av lokaler 23 669 23 669 11953 Lisenser/brukeravtaler 5 000 5 000 12001 Kjøp av utstyr 5 000 5 000 12006 Kjøp av EDB programvare 5 000 5 000 12600 Renholds- og vaskeritjenester 5 000 5 000 12700 Konsulenttjenester 620 000 148 205 13750 Kjøp fra IKS 15 000 15 000 14290 Merverdiavgift, momskomp 64 000 65 280 SUM 2 776 965 2 340 801 Inntekter 17290 Kompensasjon merverdiavgift -64 000-65 280 17300 Refusjon fra fylkeskommunen -300 000-306 000 17500 Refusjon fra andre kommuner -1 225 868-1 256 515 17700 Refusjon andre priv/ Staten -1 187 097-713 006 Balanse 0 0-2 776 965-2 340 801 Ofoten Regionråd Samarbeidsråd for Ballangen, Evenes, Narvik, Tjeldsund og Tysfjord kommuner

Dato: 28.04.17 Saksbehandler: Sigbjørn Astrup Sak HS 11/17 Kommunereformen Skal sekretariatet i OR ha noen rolle i arbeidet med å bygge ny kommune? Forslag til vedtak: «Sekretariatet i Ofoten regionråd innkaller representantene i styringsgruppen for kommunesammenslåing til første møte i løpet av mai-juni. Denne vil etter Stortingsvedtak sommeren 2017 være ny kommunes fellesnemd. Fellesnemda vil ta stilling til arbeidsmetode i forhold til kommune sammenslåing, lage prosjekt- og fremdriftsplan, samt avgjøre om sekretariatet skal ha en videre rolle etter Stortingsvedtaket.» Om saken: Sekretariatet i Ofoten regionråd administrerte arbeidet med kommunestruktur frem til januar 2017. Sekretariatet har dermed opparbeidet seg erfaring og kompetanse innen arbeidet med kommunestruktur. Sekretariatet er også godt kjent med lokale politiske preferanser og prioriteringer som vil være viktig for utfall av prosessen med å bygge en ny kommune. Sekretariatet har også god erfaring med å arrangere møter mellom kommunene. Sekretariatet kan også kjøpe inn eller anskaffe nødvendig kompetanse som kan bidra til at prosessen blir vellykket. Det er viktig å komme i gang med arbeidet så snart som mulig da man strengt tatt ikke har mye tid til å gjennomføre prosessen. Det er et stort arbeid som skal utføres, og sekretariatets nøytrale rolle i forhold til kommunene vil være en styrke for å kunne produsere et godt utkomme for alle involverte parter. Fellesnemda skal fungere som et konstruktivt samarbeidsorgan og ikke drevet av strategier og særinteresser. Nøytralitet er derfor viktig. Spesielt er det viktig for nærings- og samfunnsutvikling å finne en bedre organisering av arbeidet enn i dag, hvis man skal evne og utnytte de ressurser som er i hele den nye kommunen. Samfunns- og næringsutvikling har blitt trukket frem av regjeringen som et av de områder man skal kunne tjene på ved å slå sammen kommuner. Det er viktig å lage et funksjonelt system og holdninger til at man utvikler hele kommunen. For mye fokus har vært på de bynære områder, mens det ligger potensielt store ressurser i de mindre kommunene som ikke har blitt utviklet pga manglende kommunal kapasitet. Prosessen må ivareta demokratiaspektet slik som beskrevet i Intensjonsgrunnlaget med Lokalutvalg. Derfor er det viktig å bygge et system både politisk og administrativt som vil ivareta innbyggernes interesser uansett hvor de bor. Kommunenes Sentralforbund har et fokus på den store jobben som angår de personell og organisatoriske endringer kommunene står ovenfor. Dette er en krevende prosess som vil involvere mange ansatte i kommunene. Endringer skaper også usikkerhet, derfor er det viktig å gå frem slik at man får redusert usikkerheten for de ansatte. Det har både vært utredet, men også et uttalt ønske fra kommunene at Evenes kommune burde være med i å bygge ny kommune, slik er det ikke etter vedtak i Evenes kommunestyre. Evenes har vedtatt å stå alene, samtidig er det i vedtaks form sagt at Evenes ønsker samarbeid om mange kommunale oppgaver. Det har derfor vært et ønske om at utviklingen av ny regionkommune ikke skjer totalt isolert fra Evenes. Pr i dag er det flere operasjonelle kommunale samarbeidsområder. Hvis byggingen av ny kommune blir riktig samordnet kan dette medføre totalt sett lavere

driftsomkostninger av ny kommune. Videre vil det i fremtiden bli enklere å foreta ytterligere justeringer i av kommunestrukturen. Tjeldsunds rolle i forhold til kommunestruktur er foreløpig noe uavklart, også i forhold til regionstilknytning. Etter "oppskriften" skal det først utnevnes representanter til fellesnemda som er et interimsstyre av den nye kommunekonstellasjonen. Frem til Stortingsproposisjon til sommeren nevnes ikke Fellesnemda som fellesnemd, men som styringsgruppe for kommunesammenslåing. Dette er underveis i kommunene (mangler fremdeles Tysfjord). Noen Fellesnemnder ansetter en prosjektleder som skal drive prosessen gjennom, denne blir ansatt som ny rådmann i ny kommune (det er også sagt lokalt at det ikke trenges å gjøres på denne måten). Fellesnemnder har gjerne et politisk sekretariat som organiserer møtene og arbeidet. Alternativt kan rådmennene i fellesskap gjøre dette. Situasjonen i Tysfjord er noe uavklart med tanke på hvilken kapasitet rådmann vil ha for å følge opp en slik prosess i Tysfjord. Om Fellesnemd fra Fakta og intensjonsgrunnlaget «Ved søknad om kommunesammenslåing blir det satt ned en Fellesnemd etter inndelingsloven 26. En Fellesnemd skal forberede og samordne sammenslåing av kommuner. Hver kommune skal minimum ha tre medlemmer, men bør avspeile befolkningstallet i kommunen. Det enkelte kommunestyre velger selv sine medlemmer til fellesnemda fra sitt kommunestyre. Fellesnemda skal søke å oppnå konsensus i alle avgjørelser. Fellesnemda består av 16 medlemmer, Narvik 7, Evenes 3, Ballangen 3, Tysfjord 3. Fellesnemda har ansvar for å planlegge og samordne sammenslåing av kommunene. Fellesnemda velger et partssammensatt utvalg som skal behandle saker som gjelder forholdet mellom ny kommune som arbeidsgiver og de ansatte. Utvalget skal gi uttalelser i saker som vedrører overordnete personalpolitiske spørsmål.» Merknad: Fellesnemda for ny kommune blir 13 medlemmer. Fellesnemdas oppgaver 26.Fellesnemnd (fra Lovdata). Ved samanslåing av kommunar eller fylkeskommunar og ved deling som nemnt i 3 andre ledd bokstav b skal det opprettast ei fellesnemnd til å samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga eller delinga. Nemnda bør spegle av innbyggjartalet i dei enkelte kommunane eller fylkeskommunane. Det skal likevel vere minimum tre medlemmer i nemnda frå kvar kommune eller fylkeskommune. Fellesnemnda blir valt av og blant medlemmene i kommunestyret eller fylkestinget. Også medlemmer av kommunerådet eller fylkesrådet kan veljast. Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar. Reglane i kommunelova om val og saksbehandling i folkevalde organ gjeld elles tilsvarande. Kommunane eller fylkeskommunane kan også opprette eit felles partssamansett utval etter kommunelova 25 for behandling av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgivar og dei tilsette. Fellesnemnda skal ta hand om det førebuande arbeidet med økonomiplanen og med budsjettet for det første driftsåret etter at samanslåinga eller delinga som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, er sett i verk. Nemnda skal i sin verkeperiode gi fråsegn til departementet om årsbudsjetta og økonomiplanen for dei kommunane eller fylkeskommunane saka gjeld. Andre arbeidsoppgåver og fullmakter for nemnda blir fastsette i reglement som må vedtakast i alle kommunestyra eller fylkestinga. Kvar av kommunane eller fylkeskommunane kan be departementet om å ta avgjerd i slike spørsmål dersom det ikkje er mogleg å kome til semje.

Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor. Tilsetjing av revisor skjer på bakgrunn av innstilling frå kontrollutvala. Nemnda kan òg få fullmakt til å vidareføre deltaking i interkommunalt samarbeid om revisjon eller vidareføre avtale med annan revisor. Tilsvarande gjeld for sekretariatet for kontrollutvalet. Slikt vedtak skjer etter innstilling frå kontrollutvala. Fellesnemnda kan gi eit arbeidsutval myndigheit til å gjere vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell art. Reglane i kommunelova om møte- og talerett for ordførar, leiar av kommuneråd eller fylkesråd, administrasjonssjef og tilsette gjeld tilsvarande for nemnda. Reglane i 59 om lovlegkontroll gjeld tilsvarande for avgjerder fellesnemnda tek. Funksjonsperioden for fellesnemnda går ut når det nye kommunestyret eller fylkestinget er konstituert etter reglane i 27. 0 Endra med lover 8 feb 2013 nr. 7 (ikr. 1 juli 2013 iflg. res. 8 feb 2013 nr. 144), 21 juni 2013 nr. 94 (ikr. 1 jan 2014 iflg. res. 21 juni 2013 nr. 735), 17 juni 2016 nr. 60 (ikr. 1 juli 2016 iflg. res. 17 juni 2016 nr. 681). Konkretisering av Fellesnemdas arbeidsområde. Fellesnemnda skal søke å oppnå konsensus i alle avgjørelser. Ved uenighet skal Fellesnemnda vurdere om spørsmålet kan utsettes til etter at nytt kommunestyre er konstituert. Forhold som likevel vurderes som nødvendig å ta stilling til avgjøres med alminnelig flertall. Nemndas leder (møteleder) har dobbeltstemme ved stemmelikhet. Fellesnemnda skal i åpne møter planlegge og forberede iverksettingen av sammenslåingen fram til konstituering av nytt kommunestyre i ny kommune. Herunder ligger ikke styringen av den daglige driften i de 3 kommunene fram til sammenslåingstidspunktet. Dette innebærer at fellesnemnda; a) gjennomgår og vurderer alle prinsipielle forhold ved sammenslåingsprosessen. Videre kan fellesnemnda fatte vedtak i alle saker som er nødvendig for å etablere den nye kommunen med mindre dette påvirker en eller flere av de eksisterende kommunene. Nemnda disponerer engangstilskudd og reformstøtte fra staten i forbindelse med kommunesammenslåingen. b) kan inngå avtaler på vegne av den nye kommunen. c) godkjenner sentrale styringsdokument for prosessen som: - Framdriftsplan/ prosjektplan - Økonomiplan for selve sammenslåingsprosessen - Omstillingsplaner /planer for overføring av personell - Kommunikasjonsplaner (internt og eksternt) - Planer for kulturbygging og sosiale aktiviteter - Eventuelt andre dokument som ansees nødvendig for ansvarlig styring av prosessen d) tar avgjørelse i valg av hovedmodell for den politiske organisering av den nye kommunen. Herunder reglement for de nye politiske organene og reglement for arbeidsvilkårene for kommunens politikere. e) drøfter valg av hovedmodell for administrativ organisering av den nye kommunen, sammen med prosjektleder/ ny rådmann. f) vedtar kommunevåpen for den nye kommunen. g) har ansvaret for det forberedende arbeidet med budsjettet for det første driftsåret etter at sammenslåingen er satt i verk (2020)

Dato: 28.04.17 Saksbehandler: Sigbjørn Astrup Sak HS 12/17 Tilskudd til veier og digitaliseringstiltak i kommuner som slår seg sammen. Forslag til vedtak: «Ofoten regionråd v/ sekretariatet søker på vegne av kommunene Ballangen, Narvik og Tysfjord om midler til digitaliseringstiltak og veier i forbindelse med kommunesammenslåing. De innspill som kom frem i møtet hensynstas i søknaden» Det er satt av 150 millioner til tilskudd til kommuner som slår seg sammen. Kommunene som slår seg sammen kan søke i felleskap evt. sammen med fylkeskommunen. Under veier menes ulike typer veier og infrastruktur knyttet til vei. Med digitaliseringstiltak menes utvikling av digitale tjenester til innbyggerne. Det kan gis støtte til bredbånd drift av den nye kommunen. Det gis ikke støtte til generell bredbåndsutbygging. Tiltakene skal være ferdigstillet innen 1. jan 2020. Det er en målsetning for KMD at flest mulig mottar tilskudd. Kommunene Ballangen, Narvik og Tysfjord fyller kriteriene til å søke, frist 1.juni 2017. Hva skal prioriteres i søknaden? Spørsmålet er om hva som skal prioriteres i søknaden. Digitale tjenester, veier eller begge deler. Angående digitale tjenester er det igangsatt et prosjekt med Evenes som kan være relevant innholdsmessig. Når arbeidet med sammenslåing tar, til vil det bli avdekket muligheter for en større digitalisering. Det er tenkelig at flere kommunale tjenester bør bli digitalisert grunnet større geografisk utstrekning. Det kan også tenkes at publikum trenger informasjon og hjelp til å gå over til digitale løsninger, spesielt de eldre. På nåværende tidspunkt er det vanskelig å definere hva som vil bli det viktigste tiltak. Første steg er å gjennomføre møter med IT for å avdekke hvor man bør sette inn ressurser for å få best mulige resultater. Administrasjonen i kommunene bør også ha noen ideer om hvordan man kan effektivisere driften med digitalisering. Angående veier så er maksimal søknadssum 5 mill. Det blir det ikke mye vei av, men kanskje kunne man inngått et spleiselag med NFK om utbedring av kritiske punkter på fylkesveier som er viktige for kommunikasjonen mellom sentrum og periferi i ny kommune. Mulige veier her kan være Sjomenveien (FV 761), Kjeldebotn-Ballangen (FV 819) Kjeldebotn E6 (FV 732), utbedring av disse vil gjøre det lettere å komme seg til kommunesentrum, samt lettere komme seg til flyplass for brukere sør for Efjord.

Vedlegg: Utlysningsbrev fra KMD

Kommunene Fylkeskommunene Deres ref Vår ref Dato 15/5265 05.04.2017 Tilskudd til veier og digitaliseringstiltak i kommuner som skal slå seg sammen Kommunal- og moderniseringsdepartementet kunngjør med dette at det er mulig å søke om tilskudd til veier og digitaliseringstiltak i kommuner som slår seg sammen i kommunereformen. Det er satt av 150 millioner kroner til tilskuddet i 2017. Mål for ordningen Ved behandling av statsbudsjettet for 2016 vedtok Stortinget å opprette en bevilgning til fylkesveier og andre infrastrukturtiltak i kommuner som søker om sammenslåing. Det ble lagt vekt på at bedre infrastruktur kan legge til rette for og forsterke effekten av en ny og mer hensiktsmessig kommunestruktur. Hvem kan søke? Tilskuddet er rettet mot kommuner som skal slå seg sammen. Kommunene i sammenslåingen må søke sammen (for rene kommunale tiltak), eventuelt kan det også søkes sammen med fylkeskommuner. Hva kan det søkes om støtte til? Det kan søkes om støtte til etablering eller forbedring av veier og digitaliseringstiltak. Med veier menes ulike typer veier og infrastruktur knyttet til vei. Med digitaliseringstiltak menes for eksempel utvikling av digitale tjenester til innbyggerne. Det kan også gis støtte til bredbånd til drift av den nye kommunen. Det vil ikke gis tilskudd til generell bredbåndsutbygging for kommunens innbyggere. Postadresse Kontoradresse Telefon* Kommunalavdelingen Saksbehandler Postboks 8112 Dep Akersg. 59 22 24 90 90 Jørgen Teslo NO-0032 Oslo Org no. 22247260 postmottak@kmd.dep.no http://www.kmd.dep.no/ 972 417 858

Det kan søkes om tilskudd på inntil 5 mill. kroner. Hva skal søknaden inneholde? Søknaden må inneholde en beskrivelse av tiltaket og hvordan det vil gagne sammenslåingen. Videre må søknaden inneholde en kort plan for gjennomføring og ferdigstilling og finansiering av tiltaket. Ved tiltak der fylkeskommunen og kommunen søker sammen, må det også fremgå hvem som er prosjekteier og hvordan partene skal forholde seg til hverandre i gjennomføringen av prosjektet. Tildelingskriterier Det vil bli gjort en helhetsvurdering av søknadene opp mot målet for tilskuddet. Maksimal sum for tilskudd til den enkelte sammenslåing i 2017 vil være 5 mill. kroner. Det vil også være en målsetning at så mange sammenslåinger som mulig skal motta tilskudd, 2016 og 2017 sett under ett. Videre må følgende kriterier være oppfylt: - Kommunene må være vedtatt slått sammen i kommunereformen. - Tiltaket må være planlagt ferdigstilt innen 1. januar 2020. Søknadsfrist Søknadsfristen for tilskuddet er 1. juni 2017. Oppfølging og kontroll Midlene skal brukes i tråd med søknaden. Når prosjektet er ferdigstilt, og senest innen 31. desember 2020, skal det framlegges bekreftelse fra kommunerevisjonen om at midlene er brukt i henhold til formålet. Ubrukte midler (midlene er ikke brukt i henhold til formålet eller utgiftene er lavere enn antatt) kan bli krevd tilbakebetalt til departementet. Kontaktinformasjon Søknader sendes: postmottak@kmd.dep.no Ved spørsmål om tilskuddet, kontakt: Jørgen Teslo, seniorrådgiver, jorgen.teslo@kmd.dep.no, 22 24 72 60 Hanne Thonstad, seniorrådgiver, hanne.thonstad@kmd.dep.no, 22 24 72 59 Med hilsen Hans Petter F. Gravdahl (e.f.) avdelingsdirektør Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Jørgen Teslo seniorrådgiver Kopi: Fylkesmennene Side 2

post@ofotraadet.no Saksbehandler: Elisabeth Storjord Sak HS 13/17 FORSLAG MØTEPLAN FOR HØSTEN 2017 Forslag til vedtak: «Hovedstyret vedtar det framlagte forslag til møteplan for høsten 2017.» Om saken: I evaluering foretatt i 2016 kom det fram at Ofoten regionråd har hatt for hyppige møter i regionrådets styre og utvalg. Det legges derfor her fram en møteplan hvor hovedstyret er begrenset til to lunsj til lunsj møter, arbeidsutvalget tre møter og rådmannsutvalget to møter. Forslaget er tilpasset møteplan for Narvik og Evenes da det var disse som var tilgjengelig ved tidspunkt for saksbehandling. Hovedstyrets medlemmer bes om å se på de foreslåtte datoene for å se om det evt er store kollisjoner og slik at møteplanen blir hensiktsmessig ift kommunenes virksomhet. Forslag til møteplan: Ofoten regionråd hovedstyret Merknad Sted Tor.-fre. 28.-29. sept Lunsj-lunsj møte Ballangen Tor.-fre. 16.-17. nov Lunsj-lunsj møte Tjeldsund Arbeidsutvalget Fre. 01.09. kl.10:00-14:00 Fre. 20.10. kl.10:00-14:00 Fre. 08.12. kl.10:00-14:00 Narvik Narvik Narvik Rådmannsutvalget Fre.06.10. kl. 10:00-14:00 Fre.24.11. kl. 10:00-14:00 Narvik Narvik