KONTROLLUTVALGET I SOLA KOMMUNE PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Sola Møtenr: 6 / 2015 Møtedato: 25.11.2015 Utvalgssaksnr: 36/15-8/15 Disse møtte: Jess Milter Tor Kåre Jordbrekk Ronny Stangeland kom kl.18.00. Bodil Sanne Wenche Hetlelid Forfall / varamedlemmer: Ronny Stangeland kom kl.18.00. Andre tilstede: Ordfører Ole Ueland Fagansvarlig regnskapsrevisjon Tove-Gunn Moen, Rogaland Revisjon IKS. Seniorrådgiver Per Kåre Vatland, Rogaland og førstekonsulent Leni Tande, Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Saker til behandling 36/15 13/00223-24 37/15 13/00357-6 Orientering om kontrollutvalget oppgaver og ansvarsområder Nye planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll - framdriftsplan 38/15 14/00012-22 Elektroniske sakspapirer 3 39/15 14/00012-20 Forslag til møteplan 2016 4 40/15 13/00358-9 Kontrollutvalgets årsplan 2016 4 41/15 13/00085-51 Statusoversikt november 2015 5 42/15 13/00177-16 Orientering om overordnet revisjonsstrategi 2015 6 Referat-/meldingssaker Side 2 2 5/15 13/00273-5 Melding om politisk vedtak - Forvaltningsrevisjon eierskapsforvaltning 6 6/15 13/00223-28 Invitasjon Høstkonferanse 2015. 6 7/15 13/00223-29 NKRF s Kontrollutvalgskonferanse 2016 6 8/15 14/00054-8 Melding om politisk vedtak - Lyse energi as - Selskapskontroll 6 Eventuelt
Innkallingen ble godkjent uten merknader. 36/15 Orientering om kontrollutvalget oppgaver og ansvarsområder Kontrollutvalget tar gjennomgangen fra sekretariatet til orientering. Kontrollutvalget vedtar foreslått plan til videre opplæring, og ber sekretariatet om å gjøre nødvendige avtaler med revisor. Sekretariatet orienterte. Forslag til vedtak med ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar gjennomgangen fra sekretariatet til orientering. Kontrollutvalget vedtar foreslått plan til videre opplæring, og ber sekretariatet om å gjøre nødvendige avtaler med revisor. 37/15 Nye planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll - framdriftsplan Kontrollutvalget planlegger å behandle utarbeiding av ny Plan for forvaltningsrevisjon på følgende måte: Februar 2016: Gjennomgang av materialet man ønsker å videreformidle til politiske gruppeledere/hovedutvalgsledere for å gi bakgrunnsinformasjon for utvelgelse av prosjekter. Mars/april 2016: Invitasjon til politiske gruppeledere/hovedutvalgsledere til møte i forkant av et kommunestyremøte. Møte i juni 2016: Administrasjonen, evt. revisor og sekretariat inviteres til å legge fram forslag til prosjekter for kontrollutvalget. Kontrollutvalget vil starte prioriteringsprosessen Møte i september 2016: Kontrollutvalget foretar sine prioriteringer av prosjekter.
Møtet i oktober 2016: Kontrollutvalget kan ev. vedta planene Møte i november 2016: Siste frist for å vedta planene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, som oversendes til kommunestyret for endelig vedtak. Kontrollutvalget planlegger å behandle utarbeiding av ny Plan for forvaltningsrevisjon på følgende måte: Februar 2016: Gjennomgang av materialet man ønsker å videreformidle til politiske gruppeledere/hovedutvalgsledere for å gi bakgrunnsinformasjon for utvelgelse av prosjekter. Mars/april 2016: Invitasjon til politiske gruppeledere/hovedutvalgsledere til møte i forkant av et kommunestyremøte. Møte i juni 2016: Administrasjonen, evt. revisor og sekretariat inviteres til å legge fram forslag til prosjekter for kontrollutvalget. Kontrollutvalget vil starte prioriteringsprosessen Møte i september 2016: Kontrollutvalget foretar sine prioriteringer av prosjekter. Møtet i oktober 2016: Kontrollutvalget kan ev. vedta planene Møte i november 2016: Siste frist for å vedta planene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, som oversendes til kommunestyret for endelig vedtak. 38/15 Elektroniske sakspapirer Kontrollutvalget tar gjennomgangen til orientering.
Kontrollutvalget tar gjennomgangen til orientering. Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS 39/15 Forslag til møteplan 2016 Kontrollutvalget i Sola vedtar følgende møteplan for 2016: Dag Dato Tidspunkt Kommentar Onsdag 10.02.2016 17:00 Onsdag 09.03.2016 17:00 Onsdag 27.04.2016 17:00 Fsk: 03.05. og Kst:12.05. Onsdag 15.06.2016 17:00 Onsdag 31.08.2016 17:00 Onsdag 26.10.2016 17:00 Onsdag 23.11.2016 17:00 Kontrollutvalget ønsker å endre møtedato 9 mars til 2 mars Kontrollutvalget ønsker å endre møtedato 31.august til 14.september. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med endringer gjort i møtet. Kontrollutvalget i Sola vedtar følgende møteplan for 2016: Dag Dato Tidspunkt Kommentar Onsdag 10.02.2016 17:00 Onsdag 02.03.2016 17:00 Onsdag 27.04.2016 17:00 Fsk: 03.05. og Kst:12.05. Onsdag 15.06.2016 17:00 Onsdag 14.09.2016 17:00 Onsdag 26.10.2016 17:00 Onsdag 23.11.2016 17:00 40/15 Kontrollutvalgets årsplan 2016
Kontrollutvalget i Sola vedtar årsplanen 2016 med de endringene som kom fram i møtet. Vedtatt plan oversendes kommunestyret til orientering. Det kom ingen endringer frem i møtet. Kontrollutvalget i Sola vedtar årsplanen 2016 med de endringene som kom fram i møtet. Vedtatt plan oversendes kommunestyret til orientering. 41/15 Statusoversikt november 2015 Kontrollutvalget i Sola tar statusoversikt november 2015 til orientering. Kontrollutvalget i Sola tar statusoversikt november 2015 til orientering.
42/15 Orientering om overordnet revisjonsstrategi 2015 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Kontrollutvalget i Sola tar presentasjonen av overordnet revisjonsstrategi for 2015 til orientering. Revisor orienterte. Kontrollutvalget i Sola tar presentasjonen av overordnet revisjonsstrategi for 2015 til orientering. REFERAT-/MELDINGSAKER 5/15 Melding om politisk vedtak - Forvaltningsrevisjon eierskapsforvaltning 6/15 Invitasjon Høstkonferanse 2015 7/15 NKRF s Kontrollutvalgskonferanse 2016 8/15 Melding om politisk vedtak - Lyse energi AS - Selskapskontroll EVENTUELT Ole Ueland informerer om sak fra kommunestyret il kontrollutvalget. Oppfølging av tertialrapporten: Fsk stilte spørsmål til bygging av nytt senter. Redegjørelsen kom til det nye Fsk. Forklaring på overskridelsene bør ses på av KU. Rådmann tok saken opp i kommunestyret som ble enstemmig vedtatt og blir sendt videre til KU i neste møte. Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur