LØRENSKOG KOMMUNE Anskaffelse 10/4285 Innbydelse til Åpen anbudskonkurranse Kjøp av VA/VVS- materiell og gategods (støpejern) Postadresse: Postboks 304 1471 Lørenskog Besøksadresse: Hasselveien 6 1470 Lørenskog Bankgiro: Internett: E-post: 1628 05 91045 www.lorenskog.kommune.no postmottak@lorenskog.kommune.no Telefon: Telefaks: Org.nr: 67 93 40 00 67 98 98 03 842 566 142
Innholdsfortegnelse 1 ANSKAFFELSEN...3 1.1 ANSKAFFELSENS VARIGHET/FRIST FOR GJENNOMFØRING...3 1.2 GENERELLE ADMINISTRATIVE OPPLYSNINGER OG VILKÅR...3 1.3 SPRÅK...3 1.4 TILBUDSBEFARING...3 1.5 TILBUDSKONFERANSE...3 1.6 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON TILLEGGSOPPLYSNINGER...3 1.7 RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET...4 2 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN...4 2.1 OFFENTLIGHET...4 2.2 TAUSHETSPLIKT...4 2.3 FORBUD MOT AT OPPDRAGSGIVERENS ANSATTE DELTAR I KONKURRANSEN...4 3 KRAV TIL TILBYDEREN...4 3.1 GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV...4 3.2 KVALIFIKASJONSKRAV FOR DENNE ANSKAFFELSEN...5 3.2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav...5 3.2.2 Organisatoriske og juridiske stilling...5 3.2.3 Miljøkrav...5 4 KRAV TIL TILBUDET...5 4.1 TILBUDETS UTFORMING...5 4.2 TILBUDSDISPOSISJON...5 4.3 INNLEVERING AV TILBUDET...6 4.4 TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSESFRIST...6 4.5 FORBEHOLD...6 4.6 ALTERNATIVE TILBUD...6 4.7 TILBUD PÅ DELER AV ANSKAFFELSEN...6 5 OPPDRAGSGIVERENS BEHANDLING AV TILBUDENE...7 5.1 GENERELT...7 5.2 AVKLARING...7 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSE...7 6.1 AVLYSING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE...7 6.2 TILDELINGSKRITERIER...7 7 VEDLEGG...7 Side 2 av 7
1 Anskaffelsen Lørenskog kommune, heretter kalt Oppdragsgiver, innbyr til Åpen anbudskonkurranse i forbindelse med inngåelse av rammeavtale for kjøp av VA/VVS- materiell og gategods (støpejern). Tilbudt leveranse må tilfredsstille alle gjeldende lover, normer og forskrifter. Dersom tilbyder oppdager at det i dette konkurransegrunnlag er viktige momenter som er uteglemt for at anskaffelsen skal kunne fungere etter intensjonene, er det tilbyders ansvar å påpeke dette i tilbudet. 1.1 Anskaffelsens varighet/frist for gjennomføring Rammeavtalen vil ha en varighet på 2 år, med en opsjon på 1 års forlengelse 2 ganger. I hele avtaleperioden kan Oppdragsgiver si opp Rammeavtalen med seks måneders skriftlig varsel. 1.2 Generelle administrative opplysninger og vilkår Denne anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN og TED. Alle dokumenter knyttet til denne anskaffelsen er lagt ut på DOFFIN. Dersom dokumentene blir endret, ekstra informasjon blir gitt og/eller spørsmål blir besvart vil dette bli lagt ut der. DOFFIN sørger da for utsendelse til alle som har hentet ned dokumentene. Avtaleforholdet vil bli regulert av avtalebestemmelser i vedlagte avtalevilkår, jf. ets vedlegg 3. Bindende avtale anses ikke inngått før den er undertegnet av begge parter. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå en foreløpig avtale med utvalgt tilbyder. 1.3 Språk Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk. Det gis adgang til å benytte vedlegg på engelsk, svensk eller dansk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 1.4 Tilbudsbefaring Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring 1.5 Tilbudskonferanse Tilbydermøte/konferanse vil kun bli avholdt dersom noen tilbydere legger frem ønske om dette. Spørsmål skal være Oppdragsgiver i hende i hende senest 48 timer før tilbudskonferansen. Spørsmål skal rettes til Oppdragsgivers kontaktperson. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avholde slike møter med én og én. Reiseutgifter mv. i forbindelse med tilbudskonferansen dekkes av den enkelte tilbyder. 1.6 Oppdragsgivers kontaktperson Tilleggsopplysninger Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget m/vedlegg ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig stilles spørsmål og/eller bes om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver ved: Lørenskog kommune Enhet: Tekniske tjenester Kontaktperson: Lone Skjønhaug E-post: anskaffelse@lorenskog.kommune.no Telefon nr.: 67 93 42 05 Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysninger anskaffelse 10/4285 Tilbydere som henvender seg til andre personer, eventuelt enheter, hos Oppdragsgiver, for å tilegne seg informasjon vedrørende denne anskaffelsen risikerer å bli avvist. Side 3 av 7
1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiveren har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter, inntil seks døgn før tilbudsfristens utløp. Slike rettelser, suppleringer eller endringer vil umiddelbart bli lagt ut på DOFFIN. Spørsmål vedrørende anskaffelsen må rettes skriftlig til Oppdragsgiver senest åtte døgn før tilbudsfristens utløp. Svar på spørsmål vil bli lagt ut på DOFFIN senest seks døgn før tilbudsfristens utløp. 2 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser. Blant annet i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og III. Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10. Denne anskaffelsen følger prosedyren Åpen anbudskonkurranse. 2.1 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) samt lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Innsynet kan begrenses med hjemmel i forskrift av 17. oktober 2008 gitt i medhold av offenleglova og forvaltningsloven. Oppdragsgiver vil unnta offentlighet anskaffelsesprotokollen og alle mottatte tilbud i sin helhet, fram til valg er gjort jf. offentleglova 23 3. ledd. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiverens og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. jf. forvaltningslovens 13 1. ledd nr. 2. 2.3 Forbud mot at Oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos Oppdragsgiveren kan ikke delta i denne konkurranse eller inngå avtale med en leverandør der han selv tjenestegjør. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av Oppdragsgivers ansatte. En ansatt hos Oppdragsgiveren kan ikke opptre som konsulent eller som representant for tilbyder ved denne anskaffelsen. 3 Krav til tilbyderen 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav for alle typer avtaler er fremleggelse av skatte og momsattest samt HMS egenerklæring. Leverandører som unnlater å innlevere disse, kan avvises. Oppdragsgiver kan stille krav til leverandørene, herunder til leverandørenes organisatoriske og juridiske stilling samt finansielle, økonomiske og tekniske kapasitet. Vurdering av leverandørenes tekniske kapasitet skal særlig baseres på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. Side 4 av 7
3.2 Kvalifikasjonskrav for denne anskaffelsen 3.2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Krav 1; Det kreves at leverandøren framlegger skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt, attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal vedlegges tilbudet og ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret (Skjema RF- 1244 bør brukes). Attesten skal vedlegges tilbudet og ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av tilbudet. 3.2.2 Organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Krav 3; Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert. 3.2.3 Miljøkrav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Krav 9; Oppdragsgiverne legger vekt på miljøhensyn i sine anskaffelser og vil velge tilbydere med tilsvarende holdning og praksis. Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Bekreftelse på at all emballasje som benyttes er resirkulerbar eller gjenbrukbar, dette gjelder også ved bruk av paller og lignende. 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudets utforming Tilbudet skal settes opp i henhold til disposisjon gitt i kapittel 4.2 Tilbudsdisposisjon. Tilbudets prisavsnitt skal settes opp i henhold til prisskjema gitt i vedlegg 3. NB! Alle priser skal oppgis kun i prisskjemaet. Tilbudet for øvrig skal ikke inneholde priser. 4.2 Tilbudsdisposisjon Tilbudet skal presenteres i henhold til den kapitteldisposisjon som følger under. Tilbyder er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses. Skjema for kontaktdata Tilbudsbrev Prisskjema Tilbudsbeskrivelse/Svar på kravspesifikasjon med vedlegg Dokumentasjonskrav på kvalifikasjoner a. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret b. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret c. Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert d. Bekreftelse på at all emballasje som benyttes er resirkulerbar eller gjenbrukbar Side 5 av 7
4.3 Innlevering av tilbudet Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, men kan ikke leveres pr. e-post. Tilbudet skal leveres i en (1) original og ett (1) kopiervennlig eksemplar. I tillegg skal det leveres en (1) komplett elektronisk versjon av tilbudet i PDF format (helst i én fil). Ved avvik mellom eksemplarene er det den elektroniske versjonen i PDF-format som gjelder. De vedleggene til konkurransegrunnlaget (jf. kap. 7) som skal fylles ut av tilbyder skal i tillegg vedlegges i elektronisk versjon i MS Word og/eller MS Excel-format. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for tilbyder. Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket forsendelse tydelig merket med: "Anskaffelse 10/4285 v/lone Skjønhaug Innleveringssted er: Lørenskog kommune Enhet: Tekniske tjenester Adresse: Postboks 304, Hasselveien 6 Poststed: 1471 Lørenskog 4.4 Tilbudsfrist og vedståelsesfrist Siste frist for innlevering av tilbud er mandag 3.1.2011 kl. 12.00. Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, jf pkt 4.3, før utløpet av tilbudsfristen. Ved postforsendelse er det tilbyders ansvar at tilbudet er saksbehandler i hende innen leveringsfristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbyderen er bundet av tilbudet til 1.3.2011. 4.5 Forbehold Tilbyders eventuelle merknader/forbehold til avtalen og/eller konkurransegrunnlaget skal vedlegges tilbudet i form av endringskataloger. Tilbyder skal redegjøre for eventuelle prismessige konsekvenser for punktene i endringskatalogene. Dersom endringskataloger ikke vedlegges, anses avtalens og konkurransegrunnlagets betingelser som akseptert. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne vil kunne føre til at tilbudet anses ufullstendig og bli avvist. 4.6 Alternative tilbud Det er ved denne anskaffelsen ikke anledning til å legge inn alternative tilbud. Dette hindrer ikke tilbydere å gi tilbud på flere forskjellige løsninger dersom det tilfredsstiller krav gitt i dette konkurransegrunnlag. 4.7 Tilbud på deler av anskaffelsen Oppdragsgiver ønsker ved denne anskaffelsen å inngå en avtale med en hovedleverandør. Tilbydere ved denne anskaffelsen må derfor gi tilbud på, og påta seg å være leverandør for, hele anskaffelsen. Dette innebærer at leverandøren har det samlede ansvaret for anskaffelsen, herunder all oppfølging av aktuelle underleverandører. Leverandøren plikter å inngå et samarbeid med Oppdragsgiver for forvaltning av anskaffelsen slik den blir beskrevet i dette konkurransegrunnlaget. Dette krever at de avtaler som leverandøren inngår med 3. parts leverandører, må videreføres i tid i henhold til den avtale som inngås mellom Oppdragsgiver og leverandøren. Side 6 av 7
5 Oppdragsgiverens behandling av tilbudene 5.1 Generelt Offentlig åpning av tilbudet vil ikke finne sted. Åpning av tilbudene vil finne sted kort tid etter fristens utløp. Åpningen blir foretatt av minst to representanter for Oppdragsgiver, tilbyder har ikke rett til å være til stede ved åpningen. Tilbyder vil ikke få tilsendt kopi av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 5.2 Avklaring Oppdragsgiver kan ved denne anskaffelsen ikke gå i forhandlinger om elementer ved tilbudene etter at disse er levert inn. Det kan imidlertid være aktuelt, etter initiativ fra Oppdragsgiver, å avholde møter med utvalgte tilbydere hvor sider ved tilbudet blir avklart, eller utdypende og presiserende drøftelser blir gjennomført. Det er adgang til følgende avklaringer av tilbudene: a) klarlegge uklarheter og ufullstedigheter, såfremt disse ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist b) når det gjelder løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som tilbyderen selv foreslår, kan Oppdragsgiveren be tilbyderen foreta utdypning og klargjøring av hvordan kravene i konkurransegrunnlaget vil bli ivaretatt c) dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig, kan det gjøres mindre justeringer i de løsninger tilbyderen har framsatt. 6 Avgjørelse av konkurranse 6.1 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan på et hvilket som helst stadium, på saklig grunnlag, avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning. Oppdragsgiver tar ved denne anskaffelsen forbehold om budsjettmessig dekning og/eller godkjenning fra politisk hold før inngåelse av avtale. 6.2 Tildelingskriterier Kriteriene for tildeling av avtalen, gitt med vekting, er som følger: Priser og rabatter Teller 40% Service og leveringsdyktighet, dvs. kundevennlighet, kjennskap til produktene, Teller 20% leveringstid etc. Kvaliteten på produktene og bredde i varesortiment Teller 20% Leveringsbetingelser Teller 20% Det kreves at tilbyder dokumenterer/kommenterer alle ovennevnte kriterier. 7 Vedlegg Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: Vedlegg 1. Kravspesifikasjon Vedlegg 2. Prisskjema Vedlegg 3. Avtale med bilag Vedlegg 4. Skjema for kontaktdata Dersom noen av de ovennevnte dokumenter skulle inneholde åpenbare feil, eller filene ikke kan leses slik de skal, er det tilbyderens plikt å ta kontakt med kontaktpersonen for å få feilen rettet. Side 7 av 7