Kravspesifikasjon Rammeavtale for tjenester for bekjempelse av skadedyr til eiendommer forvaltet av Eiendoms- og byfornyelsesetaten
1. Innledning Med forvaltningsansvar for et betydelig antall eiendommer og bygningsmasse, av varierende bruksformål, størrelse, geografisk spredning, i vurderings- og transformasjonsfaser, samt ansvar for en rekke utviklingsprosjekt, kjøp- og salgsaktivitet, er Eiendoms- og byfornyelsesetaten en stor aktør på eiendomsmarkedet i Oslo-området. Etatens varierte aktivitet og særskilte rolle medfører at man periodevis og avhengig av politiske bestillinger og ønsker også har betydelig variasjon i volumet på anskaffelser både innenfor rehabilitering, drift og vedlikehold. I kommende økonomiplanperiode og for inneværende år er etatens investeringsbudsjett og bevilgninger økt med sikte på å få rehabilitert flere eiendommer. 2. Anskaffelsens formål og innhold 2.1 Formål Oppdragsgiver skal inngå rammeavtale med én leverandør for serviceoppdrag og bekjempelse og forebygging av skadedyrangrep på utvalgte eiendommer og senere etter behov. Det vises til vedlagt eiendomsliste over innenbys og utenbys definerte eiendommer med kjent skadedyrsproblematikk. Rammeavtalen skal sikre nødvendig drift og vedlikehold av all bygningsmasse forvaltet av oppdragsgiver. Fremmøtesekvens ved serviceavtale for behandling mot skadedyr skal være 4 ganger per år, hvis ikke annet er avtalt i enkelte tilfeller. Oppdragsgiver vil gjøre avrop for de aktuelle eiendommene på denne rammeavtalen ved bestilling fra forvalter og vaktmester. 2.2 Innhold Serviceoppdraget vil i det vesentligste bestå av følgende aktiviteter: Planlegge, gjennomføre, kvalitetssikre og dokumentere forebyggende behandling mot skadedyr 4 ganger per år på definerte eiendommer innenbys og utenbys Akutt utrykning til enhver eiendom forvaltet av oppdragsgiver for håndtering av skadedyrproblemer Rådgiverrolle i forhold til å foreslå og beskrive tiltak for effektiv og planmessig reduksjon av skadedyrsplager på definerte eiendommer 3. Generell orientering Rammeavtaleleverandøren skal oppgi en fast kontaktperson som mottar bestillinger og følger opp kontrakten vis a vis oppdragsgiver. Det vil forekomme arbeid på eiendommer hvor oppdragsgiver har leietakere hvor ekstra sikring kan være påkrevet. Det forutsettes at leverandøren i gjennomføringen av arbeidet kan forholde seg til dette på en akseptabel måte med hensyn til sikkerhet, effektivitet og atferd. For ordinære oppdrag for tjenestesteder i drift avtales oppstart og gjennomføring med avtalt kontaktperson på det enkelte sted så snart som mulig etter mottatt bestilling/avrop.
Leverandører sørger for adekvat avsperring/sikring mens arbeidet pågår, holder arbeidsstedet ryddig og foretar fullstendig opprydding etter fullført oppdrag. Alt arbeid skal gjennomføres i henhold til «Rent bygg»- håndboken. Leverandøren skal sørge for bortkjøring av eventuelt avfall i forbindelse med gjennomføring av oppdraget og er ansvarlig for at spesialavfall bringes til godkjent miljøstasjon. Leverandøren skal også fjerne egne åtestasjoner etter endt oppdrag. Oppdragsgiver er ansvarlig for å fremskaffe nøkler etc. slik at arbeidsstedet er tilgjengelig når arbeidet skal besiktiges/utføres. Leverandøren skal kvittere for mottak av nøkler og senest to dager etter ferdigstillelse av oppdraget returnere disse. Det forutsettes at leverandøren tilpasser sine arbeider med de øvrige aktiviteter på arbeidsstedet. Leverandøren skal gi tilbakemelding om oppstart- og forventet ferdigstillelsestidspunkt. Dersom ikke annet er avtalt skal det foretas en befaring på stedet før oppstart og en ferdigbefaring etter utførelse av oppdraget sammen med oppdragsgiver. 4. Arbeidstid Alle arbeider forutsettes gjennomført innenfor ordinær arbeidstid. All bruk av overtid skal avklares med oppdragsgiver og følge satser i gjeldende tariff. Hasteoppdrag kan forekomme utenfor ordinær arbeidstid, men det skal etterstrebes å få utført disse innenfor ordinær arbeidstid. 5. Krav til språk Gjennomføring av denne rammeavtalen skal skje på norsk språk. Dette omfatter alle forhold, herunder tegninger, beskrivelser, rapportering, HMS, kvalitet, avvik, anvisninger på arbeidssted m.m. Det skal til enhver tid være minst 1 representant for leverandør på arbeidsstedet som behersker norsk og vedkommende må kunne kommunisere med leverandørens øvrige ansatte og oppdragsgiver/oppdragsgivers leietakere på arbeidsstedet. 6. Kvalitet på arbeidet Arbeidene skal inneha en slik kvalitet at det ikke skal være nødvendig for oppdragsgiver å kontrollere disse. Kvaliteten på utført arbeid skal inngå i leverandørens internkontroll og være godkjent i henhold til disse før arbeidene meldes ferdig utført til oppdragsgiver. Alle preparater, gifter og metoder i skadedyrbekjempelse på våre eiendommer skal være godkjent i henhold til Norsk lov. Stikkprøvekontroller vil kunne gjennomføres på utførelsen i henhold til bestillingene. Fremmøtefrekvens ved serviceavtale for behandling mot skadedyr skal i utgangspunktet være 4 ganger per år hvis ikke annet er avtalt i det enkelte tilfelle. Oppdragsgiver vil gjøre avrop på rammeavtalen etter bestilling og det er først ved slikt avrop at en serviceavtale for aktuell eiendom trer i kraft. Som ledd i innført kvalitetssikringsarbeid vil vi be leverandøren vedlegge en egenerklæring for utførte tjenester sammen med faktura på arbeidet. Som et minimum skal egenerklæringen innehold følgende opplysninger:
Anleggsadresse(-r) Arbeidets art og omfang (for eksempel rotteplage) Oppdragstype (bestilt, akutt eller oppfølging) Om oppdraget involverer/bør involvere andre faggrupper (for eksempel snekker, murer for tetting av åpninger o.l.) Henvisning til annen dokumentasjon (internkontrollskjema, foto, e.l.) Oppdragets start- og eventuell sluttdato Kontrolldato og kontaktinformasjon Ved ferdigstillelse av oppdraget skal leverandøren gi skriftlig tilbakemelding til oppdragsgiver, herunder egenerklæringsskjema med relevante opplysninger for gjennomgang og overtakelse. Fakturabehandling kan ikke påregnes utført for ovennevnte foreligger. 7. Leveringstid Oppdragsgiver krever at leverandøren har kapasitet til å igangsette og utføre oppdrag innen avtalt frist. Ordinære arbeider som bestilles skal påbegynnes snarest og senest innen 3 virkedager dersom annet ikke blir avtalt. Enkelte oppdrag kan kreve hurtig utrykning. Oppdragsgivers eiendomsmasse består av utleide objekt som krever at driften er i gang til enhver tid. Oppdragsgiver forutsetter at rammeavtalepartner gir slik service oppdraget krever og at man i hastetilfeller som eksempelvis uheldig plasserte vepsebol, stor aktivitet av rotter, maur og liknende, umiddelbart og innenfor 2 timer etter bestilling kan iverksette nødvendige arbeider. 8. Koordinering av arbeider/underleverandører Rammeavtalepartner i denne avtalen har ansvar for koordinering og styring av egne ansatte. Eventuelle underleverandører skal oppgis i tilbudsbrevet og må godkjennes av oppdragsgiver. Ved fjerning av skadedyr i bygningsdeler hvor håndverkerkompetanse er nødvendig forventes det at våre øvrige rammeavtalepartnere benyttes og at skadedyrfirma sørger for å koordinere all aktivitet knyttet til utførelsen. Eventuell koordinering faktureres etter medgått tid i henhold til timepriser oppgitt i Vedlegg 3 Prisskjema punkt 2.3. Medgåtte timer skal fremgå av timelister vedlagt faktura. 9. Avrop på rammeavtale Bestilling fra oppdragsgiver skal skje skriftlig for hvert enkelt oppdrag. Arbeid skal ikke igangsettes før bestilling foreligger. Ved hasteoppdrag er det tilstrekkelig at eventuell telefonbestilling bekreftes elektronisk av rammeavtaleleverandør. Leverandøren forplikter seg til å kunne motta alle bestillinger elektronisk. Ved bestilling av endringsarbeid skal endringsskjema foreligge før gjennomføring av arbeidet dersom ikke annet er avtalt. Endrings- og tilleggsarbeid skal varsles av oppdragsgiver. Det presiseres at det kun er oppdragsgivers ansatte som skal foreta bestillinger/avrope på rammeavtalen.
10. Avviksrapportering Leverandøren skal ha et system for registrering, rapportering og behandling av avvik. Gjennom egenkontroll skal avvik synliggjøres og rettes opp. Avviksrapportering skal skje umiddelbart av den som oppdager avviket og oversendes elektronisk (e-post). Korrigerende tiltak skal iverksettes snarest og senest innen 3 virkedager dersom ikke annet er avtalt eller påkrevd ut fra avvikets art. 11. Fakturering Fakturering skal foregå i henhold til kontraktens bestemmelser, jfr. punkt 11 i kontrakt og punkt 14.1, jfr. 14.2 under. 12. Oppfølging av kontrakt Etter inngåelse av rammeavtalen vil oppdragsgiver ha første møte med leverandøren etter 3 til 6 måneder. Deretter vil oppdragsgiver ha møte med leverandøren en gang per år. Oppdragsgiver kan ved behov innkalle leverandøren til særmøter utover dette. Utgangspunktet for kontraktsoppfølgingen vil være etterprøving av leverandørens ytelser og etterlevelse av de kriterier som rammeavtalen er inngått på grunnlag av og på eventuelle rapporterte og avdekkede avvik. 13. Etiske regler og habilitet Oslo kommune har utviklet et etisk regelverk som ansatte og oppdragstakere plikter å etterleve. Regelverket skal sikre at kommunen opptrer med høy integritet og på en forretningsmessig korrekt måte. Det er særskilt fokus på forutberegnelighet, likebehandling, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet, blant annet for å sikre habilitet og unngå interessekonflikter. Ved mistanke om eller forsøk på korrupsjon eller annen uetisk opptreden fra leverandører eller ansatte internt skal etaten varsles umiddelbart. Oslo kommune har i tillegg et eget internt anskaffelsesregelverk som beskriver prosedyrer og fremgangsmåte ved gjennomføring av anskaffelser. Rammeavtaleleverandøren skal sette seg inn i og etterleve dette regelverket som er nedfelt i eget rundskriv, Rundskriv 8/2007. 14. Spesielle forhold Nedenstående generelle opplysninger gjelder avrop på rammeavtalen fra Forvaltningsavdelingen ved byggforvaltningsseksjonen (BYG) i etaten og vil legges til grunn for oppfølging/praktisering av avtalen. I den grad punktene avviker fra andre opplysninger i konkurransegrunnlaget har nedenstående forrang ved avrop fra BYG. 14.1 Alle oppgaver skal utføres mellom kl. 06:00 og 18:00 på hverdager. Oppdrag som bestilles eller må utføres utenfor ovennevnte tidsrom, faktureres
i henhold til oppdragstakers gjeldende satser. Befaringer, herunder oppstartsmøter og sluttbefaring skal avholdes ved behov. 14.2 Oppdragstaker skal fakturere oppdragsgiver pr bestilling når bestillingen er utført. Oppdragstaker plikter å fakturere innen samme kalenderår som arbeidet er utført. Oppdragstaker skal merke hver faktura med eiendomsadresse og anleggsnummer. Underbilag, herunder time- og materiallister, skal følge faktura. Dokumentasjon skal til enhver tid være tilgjengelig for oppdragsgiver. 14.3 All korrespondanse sendes til postmottak@eby.oslo.kommune.no og merkes med adresse og anleggsnummer. 14.4 Det er kun Eiendoms- og byfornyelsesetaten som skal gi uttalelser til pressen, leietakere og andre. Oppdragstaker har ansvar for å informere sine arbeidstakere og eventuelle underleverandører om dette. 14.5 Oppdragstaker plikter å planlegge og utføre alt arbeid slik at helse, miljø og sikkerhet til de involverte blir ivaretatt på en betryggende måte, og slik at arbeidet gjennomføres uten skade på person eller miljø i.h.t det til enhver tid gjeldende regelverk. Oppdragstaker plikter å opptre med respekt overfor oppdragsgivers leietakere, kontraktsparter og andre.