1 REFERAT FRA ÅRSMØTE I ASKERØY VEL TORSDAG 30. JULI 2015 kl. 18.00 PÅ SKOLEN 1. Styreformann Ole Petter Parnemann ønsket velkommen til årsmøtet. 2. Som møteleder ble valgt : Ole Petter Parnemann Som referent ble valgt : Gunnar Østby 3. Godkjenning av innkalling og dagsorden, jfr. statuttene 4. Det var ikke innsigelser til innkalling eller dagsorden, som var kunngjort en uke i forkant ved oppslag og på nettside. 4. To medlemmer til å undertegne protokollen; Bertrand Marcussen og Andreas Thelle ble valgt. 5. Opptelling av fremmøtte : det var 20 tilstedeværende på møtet. Fra styret: Østby og Parnemann. Veire og Marcussen var fraværende. 6. Årsberetning for året 2014-15 v/styrets formann - Årsberetningen var lagt ut på nettsiden, samt kunngjort ved oppslag. Den ble også delt ut på årsmøtet. - Styrelederen gikk igjennom de enkelte punkt i årsberetningen (ligger på nettsiden) og kommenterte disse løpende, herunder avholdte arrangementer bl.a.: - Ca 75 personer tilstede på dugnad 7.juli - Vellykket basar 16.juli, inntekt kr. 37.691 - Kulturarrangement på skolen 23.juli ca 20 fremmøtte Styrets årsberetning for 2014-15 ble godkjent og tatt til etterretning uten kommentarer. 7. Regnskap for 2014-15 Regnskapet for året 2014/15 (1.juli 30.juni) var lagt ut på nettsiden, samt kunngjort ved oppslag. Ble også delt ut på årsmøtet. Regnskapet ble kort gjennomgått av styreleder, og kommentert av revisor Spurkland.
2 Regnskap for 2015 godkjennes og tas til etterretning. 8. Saker til behandling: a) Forslag til vedtak skoleveien Styret orienterte om innhentet teknisk statusrapport om skoleveien fra høsten 2014, og hvordan styret hadde arbeidet med denne. Viktig underlag for plan for dugnaden, samt annet iverksatt vedlikehold, herunder trefelling, rydding etc. Styret ser det som helt nødvendig inneværende sesong å utbedre steinmur på veien i Skolebukta. Arbeidet må gjøres profesjonelt, og forberedelser er igangsatt. Fare for at muren vil rase ut. Styret ba årsmøtet om fullmakt til å disponere midler for utbedringen, og fremmet forslag om at Årsmøtet gir styret fullmakt til å disponere nødvendige midler for utbedring av mur på skoleveien. Antatt utgift usikkert, men nok kr. 50 000 eller mer. Etter kort diskusjon, ble det gjort følgende enstemmige Årsmøtet gir styret fullmakt til å disponere nødvendige midler for utbedring av mur på skoleveien. b) Orientering/forslag til vedtak - Skolen Styret orienterte om mottatt rapport av 9. juli d.å. fra Teknisk komite (Huskomiteen) om status på skolen. Rapporten påpeker flere alvorlige skader og markerte behov for utbedringer, noen helt akutte. Styret har lagt rapporten til grunn i sitt arbeide. Utbedring av lekkasjer fra tak, samt mulig bytte av hele taket ble fremhevet som spesielt viktige. Styret orienterte om at man allerede har iverksatt enkelte tiltak (skadedyrbekjempelse), mens andre må iverksettes i høst. Utbedringene vil måtte medføre betydelige utlegg for Velet. Styret ba årsmøtet om fullmakt til å disponere midler for utbedringene, og fremmet forslag om at Årsmøtet gir styret fullmakt til å iverksette de tiltak som styret anser som nødvendige vedrørende utbedring av Skolen, basert på teknisk rapport av 9. juli d.å.. Usikkert økonomisk omfang, men et anslag kan være 50 80 000 kr. Hvis begrenset økonomi, ble anbefalt å prioritere tak og utvendige arbeider.
3 Etter kort diskusjon ble det gjort følgende enstemmige Årsmøtet gir styret fullmakt til å iverksette de tiltak som styret anser som nødvendige vedrørende utbedring av Skolen, basert på teknisk rapport av 9. juli d.å.. 9. Innføring av årskontingent Styreleder orienterte om at da Askerøy Vel står foran flere større vedlikeholdsoppgaver, jfr over, vil dette være meget belastende for Velets økonomi som er relativt begrenset og sårbar. Askerøy Vel har tidligere år kun hatt en symbolsk innmeldingsavgift for nye medlemmer, ingen årskontingent. Eneste inntektskilde for Velet har vært fra den årlige basar, oftest ca. 20 25 000 kr pr år., i år noe mer. For å sikre Velet en mer robust økonomi, foreslo styret overfor årsmøtet å innføre en obligatorisk årskontingent for Velets medlemmer/beboere, for å sikre En umiddelbart bedre økonomi for Askerøy Vel Et økonomisk fundament for større arbeider Bedre oversikt over Velets medlemsmasse Sikre medlemmenes forankring ytterligere til Askerøy Vel Selv om fastsettelse av en årlig kontingent er regulert i statuttenes 5, har styret valgt å ville forelegge saken for Årsmøtet som særskilt sak, jfr innkallingen. Styret inviterte etter redegjørelsen Årsmøtet til å gjøre følgende vedtak : a) Askerøy Vel innfører årskontingent, med første gangs innkreving fra 2016. b) Årskontingent 2016 fastsettes til kr. 300.- pr medlem. c) Fra samme tid bortfaller innmeldingsavgiften. Etter diskusjon blant årsmøtets fremmøtte, ble fattet følgende enstemmige a) Askerøy Vel innfører årskontingent, med første gangs innkreving fra 2016. b) Årskontingent 2016 fastsettes til kr. 300.- pr medlem. c) Fra samme tid bortfaller innmeldingsavgiften. 10. Statutter for Askerøy Vel Styreleder orienterte om at styret har ønsket å endre/modernisere statuttene/vedtektene. Dette ble bl.a. begrunnet i at eksisterende statutter ikke ble godkjent i Brønnøysund ifbm registrering (pga. mangler,), at
4 fullmaktsbestemmelsen kan oppfattes som for begrensende for handling for styret, samt noen andre forhold som kan forbedres. Videre ble det påpekt behov for tydeligere beskrivelse av medlemskap, personlig/familie etc, ikke minst etter at det var vedtatt å innføre årskontingent. Styret inviterte til innspill og debatt om teamet. Årsmøtet kom med en rekke konkrete og konstruktive innspill, som styret tar med seg i arbeidet videre. Styreleder orienterte om styrets videre plan med dette arbeidet, og at styret ville orientere på nettsiden for fremdrift i arbeidet, for å sikre gode innspill og bredest mulig involvering og forankring. Askerøyas beboere ble anmodet om å følge med på nettsiden, og gi innspill i arbeidet. Styret tar sikte på å legge frem et forslag til nye vedtekter høsten innen et halvt års tid, kunngjort på nettsiden, be om innspill og kommentarer, med sikte på å fremme forslag om beslutning og innføring av nye vedtekter på Årsmøtet i juli -16. Det ble overensstemmende med styrets forslag fattet følgende enstemmige Årsmøtet tar styrets redegjørelse og plan for endring av statutter til etterretning, herunder at styret vil informere på nettsiden i god tid om forslag, begrunnelser etc. med sikte på endring på årsmøtet 2016. 11. Valg av styre Det ble gjennomført valg av nye styrerepresentanter ihht. statuttenes 3. Ved årets årsmøte skulle velges to nye styremedlemmer for to år. Styret har siste år bestått av : På valg: Ole Petter Parnemann, styreleder, gjenvalgt til styret i 2013 - på valg, villig til gjenvalg. Karin Marcussen, styremedlem/kasserer, gjenvalgt til styret i 2013 - på valg, villig til gjenvalg Ikke på valg: Gunnar Østby, styremedlem, valgt til styret i 2014 - Ikke på valg Gunnar Veire, styremedlem, - valgt i 2014, ikke på valg
5 Det var ikke fremmet forslag om andre kandidater til styret. Årsmøtet gikk deretter til valg, der Karin Marcussen og Ole Petter Parnemann ble valgt for nye to år ved akklamasjon. Styret for 2015-16 er etter dette identisk med siste års styre med slik sammensetning: Styreformann Ole Petter Parnemann, Oksvika (2015-17) Styremedlem/kasserer, Karin Marcussen, Vestegården (2015-17) Styremedlem Gunnar Østby, Skolestua (2014-16) Styremedlem Gunnar Veire, Myra (2014-16) 12. Valg av Huskomité, brannsjef og revisor a) Huskomiteen Huskomitéen har siden siste valg bestått av Mimie og Knut Olsen og Per Schrader-Nielsen. Mimie og Knut Olsen har ønsket å tre ut av komiteen. Årsmøtet takker for mangeårig innsats. Axel J.M. Olsen er villig til å tre inn i komiteen. Årsmøtet fulgte styrets forslag, og vedtok enstemmig; Per Schrader-Nielsen gjenvelges for 1 år. Axel J.M. Olsen innvelges for 2 år ( ny tidsperiode, ikke tidligere regulert ). b) Brannsjefer Brannsjef for Østegården har vært Ansgar Danielsen, som også redegjorde kort for arbeidet. Brannsjef for Vestegården har vært Hans Due. Begge er villige til gjenvalg, men Hans ønsker avløsning til neste år. Årsmøtet fulgte styrets forslag, og valgte enstemmig; Brannsjef for Østegården Ansgar Danielsen gjenvelges for 1 år. Brannsjef for Vestegården Hans Due gjenvelges for 1 år. c) Revisor Revisor for Askerøy Vel har de senere år vært advokat Stein Inge Spurkland.
6 Han var villig til gjenvalg. Årsmøtet fulgte styrets forslag og valgte enstemmig Stein Inge Spurkland gjenvelges som revisor for 1 år. 13. Eventuelt - Innmeldte saker: a) Hundehold på øya. Styret hadde fått innmeldt klager på manglende båndbruk for hund. Styret har videre fått innmeldt klage på manglende fjerning av hundeekskrimenter på skoleveien. Etter kort diskusjon på årsmøtet, sluttet møtet seg til følgende forslag til uttalelse: Årsmøtet ber brukere av Askerøya om å følge gjeldende bestemmelser om båndtvang for hund, samt å fjerne ekskrementer fra disse i naturen. b) Geiter/gjengroing. Styret hadde fått innmeldt sak om mulighet for å ha geiter / engasjere til geitedrift på øya for å motvirke for mye gjengroing. Styret refererte saken, samt henviste til nettstedet www.ragg.no. Styret vil ikke på eget initiativ gjøre tiltak her, men oppfordret den enkelte (større) grunneier til evt å undersøke dette alternativ. Saken til etterretning. Under møtet ble videre spilt inn noen saker under eventuelt, som årsmøtet valgte å ta til behandling: c) Merking ledninger i vann. Problem med ankring og vann/avløpsledninger ble tatt opp som et problem. Behov for skilting. Noen ulike syn ble fremført, herunder hvem som er objekteier, grunneiers rett etc. Oppfølging: Styret tar kontakt med Tvedestrand kommune og med Krogvåg vannverk med tanke på evt skilting av vann/avløpsledninger i sjøen. Søker å plassere evt utgifter hos disse. Må også hensyn ta grunneier. d) Forhold knyttet til trær over luftledninger ble tatt opp. Styreleder redegjorde for div utførte tiltak i den anledning, og at vi for tiden anså oss rimelig tilfredse over status. Oppfølging: Dersom noen føler sjenanse over trefall over telefonledning, bes dette tatt opp overfor Telenor/samarbeidende selskap. Ved evt trær over
7 el.ledningsnett (styret kjenner ikke til slike nå) bes dette meldt til Agder energi. d) Gressklipping / bruk av støyende redskap på helligdager. Sjenansen med gressklipping og evt annen støyende virksomheter på helligdager ble tatt opp. Etter kort debatt, ble saken konkludert med flg uttalelse: En ber om at alle beboere på Askerøya tar hensyn til naboer, og ellers respekterer helligdagsfreden. e) Orientering om plan for utbygging i Vakil. Bertrand Marcussen informerte årsmøtet om status for reguleringsplan for utbygging av flere hytter, vei og bryggeområder i Vakil. Området på ca 25 mål er ikke del av Skjærgårdsparken, og det legges opp til å utvikle området med ca 25 hytter, brygger, offentlige båtplasser etc. Interesserte bør følge den offentlige prosess. Årsmøtet takket for informasjonen, og tar saken så langt til etterretning. *** Det var etter dette ikke flere saker til behandling, og styreleder takket deltagerne for oppmøte og gode innspill. Møtet ble hevet etter to timer kl. 20.00. Protokoll(sign på kladd) fra årsmøtet ble underskrevet av de to utpekte i møtet. B. Marcussen (s) A. Thelle (s) *** Umiddelbart etter årsmøtet holdt Stein Inge Spurkland et kort kåseri om kunst, og presenterte kort sin nyutgitte bok "Bilder forteller" ( Bokbyen forlag ). Styret takker Stein Inge for innslaget! Referat - v/ GØ / OPP - 30.7/ 4.8.15