Vår dato: Jnr ark Postboks 54, 8138 Inndyr 14.02.2014 14/104 413 5.4 PROTOKOLL FAUSKE KONTROLLUTVALG Møtedato: Fredag 14. februar 2014 kl. 10.00 13.15 Møtested: Møterom 1. etasje, kommunehuset Saksnr.: 01/14 09/14 Til stede: Nils-Christian Steinbakk, leder Liv Marit Tverå (permisjon fra og med sak 06/14) Gøran Indregård Wenche Setså Forfall: Harald Jøstensen, nestleder Varamedlemmer: Olav Henriksen møtte for Harald Jøstensen Øvrige: Kommunalsjef for plan og kommunalteknisk Frank Bernhardsen Kommunalsjef helse og omsorg Ole Reidar Sollund møtte i tilknytning til sak 04/14 Ordfører Siv Anita Johnsen Brekke (i tilknytning til sak 04/14) Ass. revisjonssjef Jan Sture Olsen, Salten kommunerevisjon IKS Ansvarlig forvaltningsrevisor Svein Erik Moholt, Salten kommunerevisjon IKS Sekretær for kontrollutvalget Lars Hansen. Godkjenning av innkalling og sakliste Innkalling og sakliste til møtet ble godkjent. Merknader: Det fremkom ikke merknader.
SAKSLISTE Saksnummer Sakstittel 01/14 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 8. november 2013 02/14 Forvaltningsrevisjonsrapport Bruk av konsulenter, advokater og prosjektstillinger 03/14 Forvaltningsrevisjonsrapport Oppfølgning av elever med særskilt behov 04/14 Redegjørelse fra administrasjon: Status for kommunens tjenester innen helse og omsorg 05/14 Forvaltningsrevisjon Nye prosjekter resten av planperioden 2012-2015 06/14 Møteplan 2014 for kontrollutvalget 07/14 Status for sak om ny revisjonsordning 08/14 Orienteringer fra revisjon og sekretariat 09/14 Eventuelt 01/14 Godkjenning av protokoller fra kontrollutvalgets møte 8. november 2013 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 8. november 2013 godkjennes. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 8. november 2013 godkjennes. 02/14 Forvaltningsrevisjonsrapport Bruk av konsulenter, advokater og prosjektstillinger Forslag til vedtak (innstilling til kommunestyret): 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten Bruk av konsulenter, advokater og prosjektstillinger er forelagt kommunestyret og tas til etterretning. 3. Kommunestyret vil trekke frem følgende forhold for oppfølgning fra administrasjonen: Omforent forslag til vedtak (innstilling til kommunestyret): 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten Bruk av konsulenter, advokater og prosjektstillinger er forelagt kommunestyret og tas til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen merke seg rapportens anbefalinger: Kommunen bør vurdere å ta i bruk skriftlig behovsvurdering/begrunnelse for anskaffelse.
Dersom kommunen ønsker å fortsette og kjøpe juridiske tjenester eksternt, må tjenestene konkurranseutsettes. Også andre konsulentkjøp som skjer løpende og er over en viss størrelse, må vurderes konkurranseutsatt. Kommunen bør vurdere bruken av vikarer fra vikarbyrå og sørge for et best mulig tilbud til klientene, samtidig som regelverket for offentlige anskaffelser overholdes. Kommunen bør forbedre sine rutiner i forhold til kravet om anbudsprotokoll for alle kjøp over terskelverdi og protokoll for alle anskaffelser over 100 000 kr. Rutinene for inngåelse av kontrakter og innhold i kontraktene bør gjennomgås og forbedres. 3. Kommunestyret konstaterer at det er avdekket mangelfulle kontrollrutiner og prosedyrer i forbindelse med kjøp av konsulenttjenester og advokattjenester. 4. Kommunestyret forutsetter at rådmannen iverksetter tiltak for å få lukket de avvik som er avdekket. Vedtak (innstilling til kommunestyret): 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten Bruk av konsulenter, advokater og prosjektstillinger er forelagt kommunestyret og tas til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen merke seg rapportens anbefalinger: Kommunen bør vurdere å ta i bruk skriftlig behovsvurdering/begrunnelse for anskaffelse. Dersom kommunen ønsker å fortsette og kjøpe juridiske tjenester eksternt, må tjenestene konkurranseutsettes. Også andre konsulentkjøp som skjer løpende og er over en viss størrelse, må vurderes konkurranseutsatt. Kommunen bør vurdere bruken av vikarer fra vikarbyrå og sørge for et best mulig tilbud til klientene, samtidig som regelverket for offentlige anskaffelser overholdes. Kommunen bør forbedre sine rutiner i forhold til kravet om anbudsprotokoll for alle kjøp over terskelverdi og protokoll for alle anskaffelser over 100 000 kr. Rutinene for inngåelse av kontrakter og innhold i kontraktene bør gjennomgås og forbedres. 3. Kommunestyret konstaterer at det er avdekket mangelfulle kontrollrutiner og prosedyrer i forbindelse med kjøp av konsulenttjenester og advokattjenester. 4. Kommunestyret forutsetter at rådmannen iverksetter tiltak for å få lukket de avvik som er avdekket.
03/14 Forvaltningsrevisjonsrapport Oppfølgning av elever med særskilt behov Forslag til vedtak (innstilling til kommunestyret): 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten Oppfølgning av elever med særskilt behov er forelagt kommunestyret og tas til etterretning. 3. Kommunestyret vil trekke frem følgende forhold for oppfølgning fra administrasjonen: Omforent forslag til vedtak (innstilling til kommunestyret): 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten Oppfølgning av elever med særskilt behov er forelagt kommunestyret og tas til etterretning. 3. Kommunestyret konstaterer at det er avdekket flere avvik fra forvaltningsloven og opplæringsloven i forbindelse med forvaltningsrevisjonen oppfølgning av elever med særskilte behov. 4. Kommunestyret viser til rådmannens kommentar og forutsetter at rådmannen straks iverksetter tiltak for å lukke de avvik som er avdekket. Vedtak (innstilling til kommunestyret): 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten Oppfølgning av elever med særskilt behov er forelagt kommunestyret og tas til etterretning. 3. Kommunestyret konstaterer at det er avdekket flere avvik fra forvaltningsloven og opplæringsloven i forbindelse med forvaltningsrevisjonen oppfølgning av elever med særskilte behov. 4. Kommunestyret viser til rådmannens kommentar og forutsetter at rådmannen straks iverksetter tiltak for å lukke de avvik som er avdekket.
04/14 Redegjørelse fra administrasjon: Status for kommunens tjenester innen helse og omsorg Saken ble behandlet før de øvrige sakene. Kommunalsjef helse og omsorg Ole Reidar Sollund møtte i tilknytning til saken for å redegjøre og svare på spørsmål Kontrollutvalget vedtok enstemmig med hjemmel i kommunelovens 31 nr 5 å lukke møtet for den delen av redegjørelsen som angikk terminalpleie. Saken legges frem uten forslag til vedtak. Omforent forslag til vedtak Redegjørelsen fra administrasjonen tas til etterretning. Redegjørelsen fra administrasjonen tas til etterretning. 05/14 Forvaltningsrevisjon Nye prosjekter resten av planperioden 2012-2015 Saken legges frem for drøfting. Omforent forslag til vedtak Kontrollutvalget ønsker å gjennomføre en forvaltningsrevisjon innen pleie og omsorg, og ber om sak om bestilling til utvalgets neste møte. Kontrollutvalget ønsker å gjennomføre en forvaltningsrevisjon innen pleie og omsorg, og ber om sak om bestilling til utvalgets neste møte. 06/14 Møteplan 2014 for kontrollutvalget Kontrollutvalget avholder møte følgende datoer i 2014: Omforent forslag til vedtak Møtedatoer fastsettes etter avtale mellom utvalgsleder og sekretariat.
Møtedatoer fastsettes etter avtale mellom utvalgsleder og sekretariat. 07/14 Status for sak om by revisjonsordning Orienteringen tas til orientering. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Orienteringen tas til orientering. 08/14 Orienteringer fra revisjon og sekretariat Revisor orienterte: Regnskapsrevisjon: Regner med å få kommuneregnskapet i neste uke. Sekretariatet orienterte: Om dokumenter vedlagt saken. Utdelt dokument: referat datert 5.12.2013 fra Brukerutvalget NAV Tjenesteområde Indre Salten. Jfr. kontrollutvalgets sak 27/13 hvor kontrollutvalget tok opp at brukerutvalget ikke hadde blitt opprettet enda. Orienteringene tas til orientering. Vedrørende vedlagte dokumenter om innsyn og undersøkelser i selskaper: Kontrollutvalget ber sekretariatet avklare spørsmålet om innsyn og undersøkelser. 09/14 Eventuelt Det fremkom ikke ytterligere saker til behandling.
Fauske den 14. februar 2014 Lars Hansen Sekretær for kontrollutvalget Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, varamedlemmer, Fauske kommune v/ ordfører og rådmann, Salten kommunerevisjon IKS