ANONYME JOBBSØKNADER VED FYLKESKOMMUNALE TILSETTINGAR

HORDALAND FYLKESKOMMUNE Organisasjonsavdelinga Arkivsak 200606628-14 Arkivnr. 712 Saksh. Dyrnes, Hanne Camilla Saksgang Administrasjonsutvalet Fylkesutvalet Fylkestinget Møtedato 15.12.2009 16.12.2009 09.03.2010 ANONYME JOBBSØKNADER VED FYLKESKOMMUNALE TILSETTINGAR SAMANDRAG Tiltaksplan for likestilling og likeverd i Hordaland fylkeskommune vart vedteken i juni 2008. Eit av dei tiltaka som vart lagt til av fylkestinget i handsaminga av planen var tiltak 7: Det vert lagt fram ei sak for fylkestinget om ID-nummersystem ved fylkeskommunale tilsetjingar. ID-nummersystem i tilsetjingssaker dreier seg om at søknader til ledige stillingar vert anonymiserte, og at kvar søkar vert gjeve eit nummer som kan identifisere kven dei er. Erfaringar frå Göteborg syner at anonyme jobbsøknader har ein positiv effekt for jobbtilbod sett i forhold til kjønn, men resultata viser ingen effekt på skilnadene i forhold til opphav. FORSLAG TIL INNSTILLING Det vert ikkje innført ID-nummer for å anonymisere søknader ved tilsettingar i Hordaland fylkeskommune Paul M. Nilsen Gerd Ingunn Opdal

FYLKESRÅDMANNEN, 11.11.2009: Bakgrunn Tiltaksplan for likestilling og likeverd i Hordaland fylkeskommune vart vedteken i juni 2008. Eit av dei tiltaka som vart lagt til av fylkestinget i handsaminga av planen var tiltak 7: Det vert lagt fram ei sak for fylkestinget om ID-nummersystem ved fylkeskommunale tilsetjingar. Kva kan ein oppnå ved å anonymisere søknader til ledige stillingar? Forsking syner at både kvinner og personar med etnisk minoritetsbakgrunn har lågare sjanse til å bli kalla inn til intervju enn menn og personar tilhøyrande den etniske majoriteten 1. ID-nummersystem i tilsetjingssaker dreier seg om at søknader til ledige stillingar vert anonymiserte, og at kvar søkar vert gjeve eit nummer som kan identifisere kven dei er. Målet med sette i gang ei slik rutine i samband med tilsetjingar i ledige stillingar i Hordaland fylkeskommune ville vere å gje alle søkarar uavhengig av kjønn, etnisitet, alder, funksjonsevne osb same sjanse til å verte tilsett i Hordaland fylkeskommune. Teorien som er knytt til fordelane med anonyme jobbsøknader er kort sagt slik: Når dei som skal vurdere kven som skal kallast inn til intervju ikkje veit kva kjønn eller nasjonalitet søkarane har, er det større sjanse for underrepresenterte grupper å kome til intervju. Vidare tenker ein at når søkarane først har kome til intervju, får dei ein sjanse til å presentere seg sjølv og eigne kvalifikasjonar. Gjennom den personlege kontakten som oppstår under intervjuet kan ubevisste negative haldningar hos dei som tilset dermed minskast, og tilsettingsprosessen bli meir rettvis. Metode Den svenske Anonymitetsutredningen (SOU 2005:115) skisserer ein metode for å avidentifisere jobbsøknader. Kort sagt går metoden ut på at arbeidsgivar i forkant av utlysinga utarbeidar ein presis kravspesifikasjon for dei formelle kvalifikasjonane som trengs i stillinga. Denne kravprofilen vert lagt inn i eit søknadsskjema som søkarane fyller ut, i tillegg til at dei skriv ein vanleg søknad med søknadstekst og CV. Dei utfylte anonyme søknadsskjemaa vert så samanlikna av arbeidsgivar som grunnlag for utveljing av kven som skal kallast inn til intervju. Desse skjemaa er det einaste grunnlaget for å vurdere kven som skal kome til intervju. I neste steg av tilsettingsprosessen skal alle dokument og all annan informasjon om søkarane vere tilgjengelig for tilsettingsutvalet. Metoden inneber meirarbeid får både arbeidsgivar og søkar. Utvalet bak denne metoden peiker på at dei meirkostnadene som utarbeidinga av kravspesifikasjonane medfører, vert utlikna gjennom at prosessen med å samanlikne og vurdere søkarane vert meir effektiv. Det er verd å merke seg at utgreiinga viser til at metoden i seg sjølv ikkje kan sjåast på som eit tiltak som direkte vil bidra til å auke det etniske og kulturelle mangfaldet. Målsettinga med metoden er derimot å minske risikoen for særbehandling knytt til m.a. etniske og kulturelle faktorar, noko som igjen indirekte kan bidra til auka etnisk og kulturelt mangfald. Eksempel og erfaringar frå andre stader Göteborg kommune gjennomførte i perioden 2004 2006 eit forsøk med anonyme søknadsprosessar: to bydelar gjennomførte ein anonym søknadsprosess, mens ein bydel fortsette med vanleg søknadsprosess. I alt 3500 søknader til 100 stillingar var omfatta av forsøket. 1 sjå m.a. rapport frå Institutt for samfunnsforsking 2008:009 for eksempel frå Noreg, eller rapport frå IFAU: Rapport 2007:28 og forsking.no for eksempel frå fleire land 2

Metoden som vart nytta liknar den metoden som er skissert over, der søkarane fylte ut eigne søknadsskjema med opplysningar om utdanning, arbeidserfaring og anna relevant info. I tillegg fekk arbeidsgivar ein søknadstekst. Det vart kontrollert at søknaden ikkje røpte opplysningar som kunne identifisere søkaren. Prosjektet vart evaluert av IFAU Institutet för arbetsmarknadspolitisk utvärdering i 2007 2. Evalueringa viser at til dei stillingane der tilsettingen skjedde ved hjelp av anonym søknadsprosess påverka ikkje søkaren sitt kjønn eller etnisk bakgrunn om dei vart innkalla til intervju. Til dei stillingane der ein nytta vanlege rekrutteringsprosessar fant ein at kvinner og personar med ikkjevestleg bakgrunn hadde lågare sjanse til å komme til intervju sjølv om ein kontrollerte for andre faktorar som påverkar vurderinga av søkarane sitt kvalifikasjonsnivå. Dette er i tråd med anna forsking på feltet. Ei samanlikning av dei to rekrutteringsformene synte derfor at anonym søknadsprosess påverka det første steget i tilsettingsprosessen. Når forskarane så vurderte sannsynet for faktisk å få tilbod om stilling var ikkje biletet så eintydig. For kvinner fann forskarane ein statistisk auke i sannsynet for jobbtilbod. For dei med ikkje-vestleg bakgrunn fann dei ingen slik effekt, noko som tyder på at den første positive effekten forsvinn i intervjusteget for denne gruppa. Det verkar altså som om anonyme jobbsøknader har ein positiv effekt for jobbtilbod sett i forhold til kjønn, men resultata viser ingen effekt på skilnadene i forhold til opphav. Bergen kommune sin handlingsplan for rekruttering og inkludering av arbeidstakarar med innvandrarbakgrunn (2007 2010) Mangfold i praksis inkluderer eit tiltak om at det skal settast i verk eit forsøk med moderat kvotering av arbeidssøkarar med innvandrarbakgrunn. Dette forsøket er no under planlegging. Etter at bystyret behandla handlingsplanen "Mangfold i praksis" 3 vart det fremma ein interpellasjon kring ID-nummer for dei som søker kommunale jobbar, altså anonyme søkarlister 4. Bergen kommune vurderer også dette forslaget, men fokuserer mest på forsøket med moderat kvotering. Moderat kvotering og anonymisering av søkarlister inneber to ulike tilnærmingsmåtar til problemstillinga rundt auka rekruttering av etniske minoritetar: Medan moderat kvotering inneber positiv særbehandling på grunnlag av at identiteten til søkarane er kjent, betyr anonymisering av søkarlistene ei avidentifisering av søkarane. Oslo kommune held på med eit prøveprosjekt med anonyme jobbsøknadar i bydelen Grünerløkka og i Utviklings- og kompetanseetaten i sentralforvaltninga. I prosjektperioden vil begge einingar utarbeide anonyme søkarlister i tillegg til dei vanlege søkarlistene. Leiar med mynde i tilsettingsprosessen (tenesteleiar) legg den anonyme søkarlista til grunn for utveljinga av intervjukandidatar. Deretter sluttar gjerne dei tillitsvalte seg til utveljinga av kandidatane. Dersom de tillitsvalte skulle ha ønske om andre kandidatar, i praksis ein eller to personar, vert det oppmoda til at desse vert tatt inn til intervju i tillegg. Tenesteleiar fyller så ut skjema for kategorisering av søknader. Identiteten til søkarane er berre anonymiserte for den eller dei som vel ut intervjukandidatar. Andre kan få tilgang til søkarlister. Når kandidatane er klare og kalla inn til intervju, er alle opplysningane om søkarane tilgjengelege for leiaren. I bydel Grünerløkka har dei vald ut stillingskategoriane leiarstillingar i tenesteapparatet og alle stillingar i bydelsadministrasjonen. I Utviklings- og kompetanseetaten er alle utlyste stillingar med i prosjektet. Oslo kommune brukar dermed ikkje den metoden som den svenske SOU 2005:115 skisserer. Det er ingen eigne søknadsskjema som medfører ekstraarbeid for både arbeidsgivar og søkar. Derimot inneber metoden meirarbeid for administrasjonen som må utarbeide anonyme søkarlister og anonymisere sjølve søknadstekstene. 2 Rapport 2007:28 3 Bystyresak 139-07 4 Interpellasjon nr 6 til BEBY (Bergen bystyre) 31.03.08 3

Prosjektet tok til 1. mars 2009 og er venta avslutta ved årsskiftet 2009-10. Endelige konklusjonar av prosjektet vil derfor ikkje ligge føre før i 2010. Prosjektet er av eit lite format. Det er i perioden 1.mars 2009 og fram til no berre vore gjennomført anonymisering av 17 stillingar i dei to deltakande etatane til saman. Grunnlaget er derfor lite for å trekke klare konklusjonar. Tendensane så langt er likevel at prosjektet ikkje har nokon tydeleg effekt på verken kven som vert kalla inn til intervju eller kven som vert tilsett. Oslo kommune har eit tiltak som går på at minst ein person med etnisk minoritetsbakgrunn skal verte innkalla til intervju. Dette vert tatt omsyn til av personaladministrasjonane i einingane etter at gruppa som vel intervjuobjekt har gjort utvalet sitt. Notodden kommune har under utarbeiding ei sak om anonyme jobbsøknadar til administrasjonsutvalet i kommunen. Saka har vert handsama før, og vil verte fremma på nytt etter at meir utgreiing er gjennomført. Kva seier lovverket? Forvaltningslova og Offentleglova er sentrale i høve dei aktivitetane fylkeskommunen utfører. I høve tilsetjingssaker fastslår Forvaltningslovforskrifta 15 og 17 partane sin rett til å gjere seg kjend med kven dei andre søkarane til den aktuelle stillinga er. Like viktig i høve problemstillingane knytt til anonymisering av søknader er Offentleglova 25. Unntak for tilsetjingssaker m.m. der det vert slått fast: Det kan gjerast unntak frå innsyn for dokument i sak om tilsetjing eller forfremjing i offentleg teneste. Unntaket i første ledd gjeld ikkje søkjarlister. Organet skal snarast etter at søknadsfristen er gått ut, setje opp ei søkjarliste som skal innehalde namn, alder, stilling eller yrkestittel og bustad- eller arbeidskommune for kvar søkjar. Det kan likevel gjerast unntak frå innsyn for opplysningar om ein søkjar dersom vedkommande sjølv ber om det. Ved vurderinga av om ei slik oppmoding skal takast til følgje, skal det leggjast vekt på om det knyter seg særleg offentleg interesse til stillinga. I utlysinga skal det gjerast oppmerksam på at opplysningar om søkjaren kan bli gjort offentlege sjølv om søkjaren har oppmoda om ikkje å bli ført opp på søkjarlista. Dersom oppmodinga ikkje blir teke til følgje, skal søkjaren varslast om dette. Det skal gå fram av søkjarlista kor mange søkjarar det har vore til stillinga, og kva kjønn dei har. [ ] Alle har etter lova rett til å sjå søkarlistene til utlyste stillingar. Dette betyr at også dei som skal velje ut kandidatar til stillinga har rett til å sjå søkarlista om dei ønskjer det. Dersom ein skulle gjennomføre eit prøveprosjekt med anonymisering av søknader vil ein måtte søke om å få unntak frå offentleglova i høve dei som ikkje er part i saka. Alternativt ville ein måtte innføre ei rutine som slår fast at dei som skal velje ut, ikkje ber om innsyn i søkarlista. Tilhøvet til andre tiltak i Tiltaksplan for likestilling og likeverd i Hordaland fylkeskommune Tiltaksplan for likestilling og likeverd i Hordaland fylkeskommune har fleire tiltak som skal bidra til å auke talet på tilsette med ikkje-vestleg bakgrunn. Tiltak 3 er at vi skal gjennomføre ei moderat kvotering av personar med etnisk minoritetsbakgrunn til stillingar i Hordaland fylkeskommune, medan tiltak 4 er at ein skal følgje opp vedtaket om å innkalle til intervju minst éin kvalifisert søkar av etnisk minoritetsbakgrunn. Om søknadene skal vere anonyme vil ein vanskeleg kunne følgje opp tiltak 4, og ein risikerer då at ingen av dei som skal intervjuast har etnisk minoritetsbakgrunn. Dermed vil ein heller ikkje kunne følgje opp tiltak 3. 4

Innverknad på administrative rutinar knytt til tilsettingsprosessane Det er eit mål at søkarane skal kunne søke elektronisk på alle ledige stillingar i Hordaland fylkeskommune. Fylkeskommunen brukar StepStone sitt rekrutteringsverktøy, EasyCruit. Spørsmålet er om vi kan fortsette å bruke dette om vi skal anonymisere søknadene. Det er ulike tilnærmingsmåtar ein kan velje om ein skal anonymisere. Anten kan søkarane fylle ut eit anonymt søknadsskjema i tillegg til vanleg søknad. Dei som skal velje ut intervjukandidatar får då berre det anonyme søknadsskjemaet saman med sjølve søknadsteksten (som òg må skrivast på ein måte som ikkje røper identiteten til søkar). Dette var metoden dei brukte i Göteborg. Ei anna tilnærming er å anonymisere søkarlista og søknadspapir, slik dei har vald å gjere i Oslo. Dei som tek ut intervjukandidatar får då berre søkarlista og søknadstekst utan namn. Uansett tilnærming, vil ei anonymisering av søknadene innebere meir administrasjon knytt til søknadsprosessen. Auken i administrasjon rundt søknadsprosessen må sjåast i samband med kva vi tener på å innføre anonyme jobbsøknader. I Hordaland fylkeskommune er størstedelen av tilsetjingsprosessane innan skulesektoren desentralisert til den enkelte skulen, som har ein avgrensa administrasjon til å gjere denne jobben. Ekstra administrasjon rundt tilsetjingsprosessen bør difor ha ein markant meirverdi om ein skal forsvare å auke arbeidsmengda knytt til tilsetjingsprosessen. Konklusjon: Utgreiinga over syner at å sette i verk tiltak knytt til anonymisering av jobbsøknader i samband med tilsettingar i Hordaland fylkeskommune ikkje er udelt positivt. Verdien av eit slikt prosjekt kommer an på kva ein ønskjer å oppnå. Om ein berre ønskjer å oppnå at alle søkarar, uavhengig av kjønn, etnisitet o.a. skal ha lik sjanse til å kome på intervju (så framt dei er kvalifiserte), kan anonymisering ver vegen å gå. Erfaringane frå Göteborg syner at anonym søknadsprosess påverka det første steget i tilsettingsprosessen. Ein må likevel vere merksam på at andre opplysningar i søknaden kan røpe gruppetilhøyring: utdanningsstad, jobberfaring, referansar, språkkunnskapar o.a. Nokre av desse opplysningane kan sladdast ut, men då står ein ovafor problem knytt til at relevant erfaring og utdanning blir halde skjult. Ønskjer ein at fleire kvinner eller fleire med etnisk minoritetsbakgrunn skal verte tilsett i Hordaland fylkeskommune, er verdien av anonymisering meir blanda: Erfaringane frå Göteborg tyder på at anonyme jobbsøknader har ein positiv effekt for jobbtilbod sett i forhold til kjønn, men resultata viser ingen effekt på skilnadene i forhold til opphav. I Hordaland fylkeskommune er det ikkje noko mål å tilsetje fleire kvinner, med unntak av på toppleiarnivået. På andre nivå i organisasjonen er det med få unntak jamn kjønnsfordeling. Til stillingsgrupper som er dominert av kvinner, slik som reinhaldsmedarbeidarar og tannhelsesekretærar finst det ikkje menn på søkarlistene. Anonymisering av søknader til ledige stillingar er administrativt krevjande uavhengig av kva metode ein vel for å anonymisere. Det er òg utfordringar knytt til det lovmessige, då offentleglova er klår på at søkarlister er offentlege dokument, som også dei som ikkje er part i saka kan be om innsyn i. Vi har òg sett at anonymisering av søknader kan vere til hinder for to andre tiltak for å fremje personar med etnisk minoritetsbakgrunn sine sjansar til å verte tilsett i Hfk. Saka har vore drøfta med dei tillitsvalde i informasjons- og drøftingsmøtet 2. desember 2009. 5