MØTEINNKALLING Til: Styringsgruppemøte Fleksibel utdanning Møtetid: tirsdag 6.mai 2014, kl. 09.00-12.00 Møtested: Møterom RESULT Saksliste SAK 1/14. Godkjenning av referat 03.12.13 SAK 2/14. Orienteringssaker: a. Innspill prosjekter fra styringsgruppemedlemmene b. Status digital eksamen c. Saker ang. ecampus d. RESULT sin blogg SAK 3/14. Oppsummering spørreundersøkelsen om prosjektene SAK 4/14. Prosjektets videreføring notat til diskusjon og vedtak med eventuelle endringer Eventuelt. Sak 4/2014: Prosjektet «Fleksibel utdanning» videreføring notat til diskusjon og vedtak med eventuelle endringer Innledning Prosjektet «Fleksibel utdanning» går nå inn i sitt fjerde, og foreløpig siste år. I det mandatet som ble gitt høsten 2011 står det at styringsgruppens arbeidsoppgaver skulle være: Utforme konkrete mål for satsinga. Utforme utfyllende kriterier ved utlysning av prosjektmidler. Fastsette søknads- og rapporteringsfrister og dokumentasjonskrav til søknadene. Avgjøre foran hver utlysning om det skal spesifiseres konkrete satsningsområder det enkelte år. Tildele årlige prosjektmidler. Dialog med fakultetene/avdelingene om framdriften i arbeidet. Vurdere om det er behov for å opprette spesielle arbeidsgrupper /ad.hoc.-grupper på enkelte felter, og gi eventuelt disse arbeidsoppdrag og oppfølging. Evaluere og analysere årlig oppnådde resultater og sørge for at overordnede analyser tas inn i utdanningsmeldinga. Beskrive utfordringer og fremme forslag til videre oppfølging til universitetsstyret gjennom utdanningsmeldinga. I tillegg ble det pekt på at prosjektet måtte sees i sammenheng med det nasjonale ecampusprogrammet og ivareta de behov som avdekkes i arbeidet med samfunnskontrakt i Nord- Norge og SAK-prosesser i Troms og Finnmark.
Sekretariatet mener at oppgavene i mandatet er dekket på en god måte. En kort liste over hovedarbeidsoppgavene til styringsgruppen viser dette: Styringsgruppen har laget overordnede mål og kriterier for måloppfyllelse for prosjektet. Søknadskriterier har vært diskutert og formulert for det enkelte søknadsår. Alle søknader er grundig behandlet ut fra kriteriene. I løpet av de fire tildelingene har prosjektet i alt gitt støtte til 58 prosjekter. Styringsgruppens medlemmer har fortløpende orientert om arbeid som foregår i sitt fagmiljø/på sitt fakultet. Styringsgruppen har gjennom hele perioden vært oppmerksom på områder som trenger spesiell utredning for at målene for prosjektet skal kunne nås. Som eksempel nevnes opprettingen av utredningsgruppe for digital eksamen. Dette arbeidet er senere videreført i samarbeid med UTA og IT. Det er foretatt to spørreundersøkelser for å kartlegge gjennomføring, resultat og ringvirkninger av de enkelte prosjektene. Resultatet av arbeidet er kommunisert på en rekke måter: gjennom underveisrapport som ble behandlet i Universitetsstyret i februar 2013, gjennom møter med universitetsledelsen, framlegg på interne møter og seminarer i fagmiljøene m.m. Hvilken betydning har prosjektet hatt for UiT? Både styringsgruppens medlemmer og sekretariatet har mottatt mange direkte og indirekte tilbakemeldinger om betydningen av «Flex-prosjektet». I dette notatet peker vi først og fremst på svar vi har fått gjennom to spørreundersøkelser, og da spesielt vår siste undersøkelse som omfatter alle prosjekter som hadde fått midler i 2011, 2012 og 2013 (data innhentet februar 2014). Se vedlegg for kort oppsummering av spørreundersøkelsen. Fra denne undersøkelsen merker sekretariatet seg disse svarene: Halvparten av prosjektene er ferdigstilt. De fleste fagmiljøene ønsker å videreføre prosjektene selv om finansieringen formelt er avsluttet. De fleste prosjektene har allerede blitt gitt eller planlegges gitt som studietilbud. Nesten halvparten av prosjektene har opplevd at rekrutteringen til studiet har økt Nesten alle prosjekter har produsert en eller annen form for digitale læringsressurser, og på denne måten bidratt til utvikling av og erfaring med IKTstøttet undervisning i mange fagmiljø på UiT. Mange fagmiljøer peker på at de i større grad framover vil vektlegge bruk av digitale hjelpemidler i undervisning og læring. Vi mangler enda sikre tall på studentenes prestasjoner i fleksible studier, men undersøkelsen rapporterer at 25% av studentene gjorde det bedre på eksamen enn før, mens 30% ikke ser noen markant endring. Tilbakemeldingene fra både studenter og lærere er overveiende positive til utviklingsprosjektene. Omkring 70% oppgir god støtte av eget institutt/fakultet, noen har også mottatt ekstra finansiell støtte. Mange (ca 60%) har planlagt eller gjennomført ulike former for erfaringsdeling.
Fortsatt er det behov for teknologisk/pedagogisk støtte og opplæring. Flere av prosjektene nevner det positive med at utviklingsarbeidet har satt et skarpere fokus på didaktiske virkemidler og metoder. Mange peker på at fleksibilisering av studier vil være et viktig satsningsområde framover. Flere rapporterer om økt interesse for digitale læreformer blant kolleger, og noen viser til økt samarbeid på tvers av fagmiljø/institutter. Oppsummert er sekretariatet svært tilfreds med at de aller fleste prosjektdeltakerne synes å ha hatt positive opplevelser knyttet til arbeidet. Spesielt synes vi at det er oppmuntrende at mange har hatt en lærerik og utviklende prosess som har ført til et utvidet perspektiv på undervisning og læring. Veien videre Prosjektet «Fleksibel utdanning» er nå inne sitt siste år om det ikke forlenges. Med tanke på mulig videreføring er det viktig allerede nå å få avklart framtidig status for prosjektet. Vedtak og økonomi må allerede tidlig til høsten være på plass om prosjektet skal videreføres. Sekretariatet, ledelsen ved RESULT og styringsgruppeleder hadde 2. april et møte med prorektor for utdanning, Wenche Jakobsen for å få signaler om ledelsens planer. Tema for møtet var framtida for prosjektet. Det ble løftet fram mange ulike perspektiver på videre arbeid med fleksibel utdanning. Både organiseringen av, formen på og ansvaret for et videreført arbeid ble diskutert. Prorektor pekte på viktige oppgaver som grenser opp til, eller tangerer arbeidet i prosjektet. Med utgangspunkt i arbeidet med Studiebarometeret (http://www.studiebarometeret.no/), som prorektor aktivt har deltatt i, framhevet hun betydningen av bedre informasjon til studentene, mer omfattende og bedre veiledning, og ikke minst arbeidet med økt kvalitet på undervisningen. Disse tre punktene peker også studentene på som områder hvor også UiT har mye ugjort arbeid. I første rekke gjelder dette bachelorutdanningene. Et annet viktig punkt som ble diskutert var digital eksamen og sammenhengen mellom undervisnings- og eksamensformer. Studentene ønsker også mer konkret og kontinuerlig vurdering og tilbakemelding på eget studiearbeid. På møtet luftet vi tanken om å lage to parallelle prosjekter, hvor det ene blir en videreføring av satsingen på prosjekt for utprøving av teknologi i undervisning, vurdering og tilbakemelding. Det andre har større fokus på utvikling av vurderings- og eksamensformer som samsvarer med IKT-støttete læreformer. Satsningsvillighet og økonomi vil trolig avgjøre om begge prosjekttyper er mulig. Prorektor ber om konkrete innspill fra styringsgruppen om prosjektets framtid og form. Sekretariatets tanker og vurderinger Sekretariatet har drøftet de mange innspillene som er kommet til spørsmålet om framtida til prosjektet, og legger med dette fram sine tanker og vurderinger til styringsgruppen.
Sekretariatets første konklusjon er at prosjektet «Fleksibel utdanning», basert på de mange ulike tilbakemeldingene og de resultatene vi ser, har vært et vellykket prosjekt som bør videreføres etter samme modell som tidligere, i et breddeperspektiv og med hovedvekt på utprøving av ulike teknologier i undervisning og veiledning. Sekretariatet kan ikke se at noe tilsvarende prosjekt ved UiT har hatt større betydning for utviklingen av tilgjengelighet og studiekvalitet i UiTs studietilbud. Det arbeidet som er påbegynt omfatter i dag mange, men har potensialet til å involvere enda flere utdanninger og fagmiljø. Muligheten til årlig å søke midler til prosjektet er blitt etablert og kjent i fagmiljøene. Sekretariatet mener også at våre nye kolleger fra tidligere Høgskolen i Finnmark bør komme med i større grad enn i dag. Sekretariatets andre konklusjon er at et framtidig prosjekt bør ha en viss lengde for å skape forutsigbarhet. Vi mener derfor at et nytt «Fleksibiliserings-prosjekt» bør få samme levetid som nåværende, 4 år. Sekretariatet har som tredje konklusjon sett det naturlig å drøfte hvor ledelsen av et eventuelt nytt prosjekt skal ligge. Både fra prorektor og andre er det pekt på at de enkelte prosjektene er fagmiljøenes ansvar. Fleksibel utdanning skal bli en del av den normale aktiviteten ved alle fakulteter og institutter. Det er derfor viktig at styringen av «Flexprosjektet» legges til et nivå som har mulighet og myndighet til å handle på vegne av fagmiljøene. Den nye ledelsen ved UiT, ved prorektor for utdanning, etablerte tidlig på nyåret «Strategisk utdanningsutvalg». Dette utvalget består, i tillegg til studentrepresentanter og representant for UTA og RESULT, i hovedsak av prorektorene for undervisning ved fakultetene. Sekretariatet mener at det vil være naturlig å overføre ledelsen av «Fleksibel utdanning» til dette utvalget som har representanter med et dedikert ansvar for og myndighet til å bringe fleksibel utdanning videre ved fakultetene. Sekretariatet mener også at spørsmål knyttet prioriteringer og tildelinger overtas av dette utvalget. RESULT tillegges fortsatt sekretariatsfunksjon. Styringsgruppen for fleksibel utdanning legges ned. Som fjerde konklusjon på de diskusjonene vi har ført, mener sekretariatet at det bør etableres et parallelt prosjekt innen vurderingsformer og digital eksamen i tillegg til det opprinnelige prosjektet for Fleksibel utdanning. Her henvises også til RESULT sin virksomhetsplan for 2014, hvor dette er fremhevet som et satsningsområde for 2015. Konkret arbeid med dette prosjektet bør legges til RESULT, med rapportering til Strategisk utdanningsutvalg (som en hørings- og samarbeidspart). Sekretariatet vil endelig peke på at den nåværende styringsgruppen besitter omfattende kompetanse innen feltet fleksibel utdanning. Flere av representantene sitter i tillegg i nøkkelroller ved eget institutt/fakultet. Sekretariatet mener derfor at de bør brukes aktivt også i det videre arbeidet. Sekretariatet tenker seg i første rekke muligheten til å bruke representanter fra denne gruppen til ulike utrednings- og arbeidsgrupper innen feltet, men også til vurderingen av søknader.
Forslag til vedtak 1. Styringsgruppen for prosjektet «Fleksibel utdanning» anbefaler at prosjektet videreføres med fokus på utprøving av teknologi i undervisning og veiledning. 2. Det anbefales at videreføringen gis en tidsramme tilsvarende nåværende prosjekt. Det vil si 4 år fra 1. januar 2015. 3. Styringsgruppen anbefaler at «Strategisk utdanningsutvalg» overtar den funksjonen som styringsgruppen har hatt i første periode. Prorektor for utdanning bør overta som leder for prosjektet. Sekretariatsfunksjonen leggs som før til RESULT. RESULT samarbeider med UB og ITA i saker hvor dette er naturlig. 4. Styringsgruppen anbefaler at det etableres et parallelt prosjekt utenom prosjektet Fleksibel utdanning, som i sin fulle bredde har fokus på vurderingsformer og digital eksamen. RESULT bør i kraft av sitt mandat lede dette arbeidet. 5. Styringsgruppen anbefaler videre at medlemmene i nåværende styringsgruppe trekkes med i arbeidet med «Fleksibel utdanning». Det vil f.eks. være naturlig å bruke hele eller deler av denne gruppen ved gjennomføring av prosjekter som digital eksamen, og ved saksbehandling og vurdering av søknader.