Kontrollutvalget i Skånland kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte mandag, 13. juni 2016, kl. 11.00, Kommunehuset, møterom Loftet. Sakskart Sak 06/16 Godkjenning av protokoll fra møte den 3. mai 2016 Sak 07/16 Kontrollutvalgets årsmelding 2015 Sak 08/16 Sak 09/16 Utkast til reglement for kontrollutvalget i Skånland Eventuelt, herunder; - Møteplan 2016 Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Narvik, 6. juni 2016 Rina Stabell Kontrollutvalgets leder Narvik, 6. juni 2016 Hålogaland Revisjon AS Tore Aleksander Hanssen Kontrollutvalgssekretariatet
Skånland kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 06/16 Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra møte den 3. mai 2016 Innstilling til vedtak: Protokollen fra møte den 3. mai 2016 godkjennes. Saksopplysninger Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 3. mai 2016
Kontrollutvalget i Skånland 2015-2019 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Kommunehuset, kommunestyresalen 03.05.2016 Fra sak: Til sak: 01/2016 05/2016 Fra kl.: Til kl.: 10:00 13:25 Følgende medlemmer møtte: Rina Stabell Edd Magne Torbergsen Kåre Thomassen (vara for Elisabeth Øien) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Torbjørn Larssen Elisabeth Øien Arne Hans Bakkland FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Bjørn Tore Sørensen (økonomisjef) Fra sekretariatet møtte: Tore Aleksander Hanssen Thomas Jensen ANDRE: Fra revisjonen møtte: Henrik J. Strøm Ordfører Helene Berg Nilsen var inne i møtet under behandling av sak 04/16 Overordnet analyse. 3 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling ble enstemmig godkjent.
Kontrollutvalget i Skånland 2015-2019 Sak 01/16 Godkjenning av protokoll fra møte den 15. desember 2015 Protokoll fra forrige møte ble gjennomgått og det ble fattet slikt VEDTAK: Protokoll fra møte i Skånland kontrollutvalg den 15. desember 2015 godkjennes. Enstemmig vedtak. Sak 02/16 Årsregnskap Skånland kommune 2015 Kontrollutvalgets uttalelse til Skånland kommunes årsregnskap 2015: Kontrollutvalget har behandlet Skånland kommunes årsregnskap for 2015. Sammen med årsregnskapet forelå årsmelding fra rådmannen. KomRev NORD IKS har avlagt revisjonsberetning, nummerert revisjonsbrev, samt oppsummeringsbrev for regnskapsåret 2015. Skånland kommunes årsregnskap viser kr 185.966.183 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 4.452.458. Investeringsregnskapet viser et resultat i balanse, med udisponert/udekket beløp på kr 0. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler. Kontrollutvalget har ingen bemerkninger til årsregnskapet for Skånland kommune for 2015 og viser til revisors beretning av 13.4.2016. Uttalelsen sendes bystyret med kopi til formannskapet. Økonomisjefen presenterte årsregnskapet for 2015 og knyttet kommentarer til de vesentligste postene i regnskapsskjemaene, samt notene til regnskapet. Spørsmål fra kontrollutvalget ble tilfredsstillende besvart. Revisor redegjorde for oppsummeringsbrev og revisjonsberetning og presenterte sentrale funn avdekket gjennom årets revisjon. Det ble fattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget tar redegjørelsens fra revisor og økonomisjefen til orientering, og avsier slik UTTALELSE: 1: Kontrollutvalget vil anbefale at regnskap 2015, som viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 4.452.458,- godkjennes. 2: Kontrollutvalget vil uttrykke tilfredshet med at kommunens regnskap innehar en slik kvalitet at det er avgitt ren revisjonsberetning for 2015. Utover ovenstående har kontrollutvalget ingen kommentarer til regnskapet for 2015. Enstemmig uttalelse. Enstemmig vedtak. Protokoll kontrollutvalgsmøte Skånland 03_05_2016 sak 01/16 05/16 Side 2 av 4
Kontrollutvalget i Skånland 2015-2019 Sak 03/16 Revisjonsbrev nr 8 Revisor redegjorde for innholdet i revisjonsbrev nr 8, og påpekte viktigheten av at kommunen etablerer tilfredsstillende internkontroll ved at utbetaling fra bank er gjenstand for godkjenning fra to personer med slik fullmakt. Kontrollutvalget diskuterte viktigheten av gode rutiner tilknyttet utbetaling og basert på dette ble det fattet følgende VEDTAK: Redegjørelsen fra revisor tas til orientering. Kontrollutvalget ber administrasjonen om å gi skriftlig tilbakemelding på revisjonsbrev nr 8 til kontrollutvalget med kopi til revisjonen innen 31.05.2016. Enstemmig vedtak Sak 04/16 Overordnet analyse Sekretariatet redegjorde gjennom en Powerpoint-presentasjon for kravene til overordnet analyse, og regelverket rundt en slik analyse ble drøftet. Kontrollutvalget diskuterte hvordan en slik analyse kan utføres i praksis. Dette kan være en omfattende oppgave, og kontrollutvalget ønsket å komme i gang med å utarbeide overordnet analyse. Sekretariatet ble anmodet om å bistå med denne oppgaven. Sekretariatet orienterte om at dette vil bli gjennomført som en tilleggsoppgave til det ordinære sekretariatsarbeidet, og inngår følgelig ikke i ordinært honorar. Oppgaven med en slik analyse er lovpålagt og det bør avklares hvorvidt det kan gis tilleggsmidler utover vedtatt budsjett i kontrollutvalgets sak 09/15 for å få gjennomført oppgaven på en hensiktsmessig måte. Sekretariat vil anslå et budsjett i størrelsesorden TNOK 60-80 for å få utført analysen. Målsetningen er å få ferdigstilt en overordnet analyse i løpet av høsten 2016. Sekretariatet går i gang med å utarbeide disposisjon til slik en slik analyse. Disposisjonen ferdigstilles innen 20. juni. Kontrollutvalget fattet så slikt VEDTAK: Redegjørelsen rundt regelverket for overordnet analyse tas til orientering. Kontrollutvalget anmodet sekretariatet om å gå i gang med å lage en disposisjon som legges til grunn for utarbeidelse av overordnet analyse. Enstemmig vedtak Protokoll kontrollutvalgsmøte Skånland 03_05_2016 sak 01/16 05/16 Side 3 av 4
Kontrollutvalget i Skånland 2015-2019 Sak 05/16 Eventuelt. Herunder; - Møteplan 2016 Det ble ikke fastsatt noen fast møteplan, men neste møte ble bestemt avholdt mandag 13. juni. Det ble videre bestemt at innkallinger til møter gjøres pr e-post i Outlook, og ordfører og rådmann vil bli innkalt/orientert om møtene på forhånd. VEDTAK Neste møte berammes 13.06.2016 kl. 11.00 på kommunehuset i Skånland. Møte ble deretter hevet ca. kl. 13:25. Skånland, 3. mai 2016 Rina Stabell Leder kontrollutvalget i Skånland Protokoll kontrollutvalgsmøte Skånland 03_05_2016 sak 01/16 05/16 Side 4 av 4
Skånland kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 07/16 Sakstittel: Kontrollutvalgets årsmelding 2015 Innstilling til vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til Kontrollutvalgets årsmelding for 2015. 2. Kontrollutvalgets årsmelding 2015 oversendes kommunestyret til orientering. Saksopplysninger Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Skånland kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i 2015. Kontrollutvalget vedtar sin endelige årsmelding på bakgrunn av utsendt administrativt forslag, samt eventuelle egne innspill i møtet den 13.6.2016. Vedlegg: Forslag til Kontrollutvalgets årsmelding 2015 (ettersendes når ferdigstilt) Forslag til særutskrift Kontrollutvalgets årsmelding 2015
Skånland kommune ved ordfører SÆRUTSKRIFT Sak 07/2016: Kontrollutvalgets årsmelding 2015 Kontrollutvalget avsa følgende VEDTAK: 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til Kontrollutvalgets årsmelding for 2015. 2. Kontrollutvalgets årsmelding 2015 oversendes kommunestyret til orientering. Enstemmig vedtak. Kontrollutvalget i Skånland den 13. juni 2016 Rina Stabell Kontrollutvalgets leder
Skånland kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 08/16 Sakstittel: Utkast til reglement for kontrollutvalget i Skånland Innstilling til vedtak: Utkast til reglement for kontrollutvalget i Skånland tas til orientering. Saksopplysninger Kommunen arbeider med å utarbeide en samlet oversikt over politiske reglementer, som vil bli behandlet av kommunestyret i løpet av høsten. Ved utarbeidelse av utkast til reglement for kontrollutvalget, er det tatt utgangspunkt i kommuneloven 77, forskrift om kontrollutvalg, og Skånland kommunes delegasjonsreglement. Det er også gjort sammenligninger med reglementer fra andre kommuner. I sammenstillingen av reglementer vil kontrollutvalgets reglement være kapittel 3, etter reglement for kommunestyret og formannskapet. Vedlegg: Utkast til reglement for kontrollutvalget i Skånland
1. Kontrollutvalget Kontrollutvalget forestår på vegne av kommunestyret det løpende tilsyn med forvaltningen i kommunen. Utvalget påser at revisjonen fungerer på en betryggende måte, jfr kommunelovens 77. 1.1. Valg, sammensetting 1.1.1.Kontrollutvalget skal ha 5 medlemmer hvorav minst en skal være blant kommunestyrets medlemmer. Kommunestyret velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. 1.1.2.Kommunestyret velger leder og nestleder blant utvalgets medlemmer. Leder av kontrollutvalget og flertallet av medlemmene bør velges fra mindretallsgruppene i kommunestyret 1.1.3.Kommunestyret kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets medlemmer 1.1.4.Kontrollutvalget bør velges etter formannskapet, men før andre utvalg og nemnder. Dette med bakgrunn i de strenge valgbarhetskriteriene, jf neste punkt 1.1.5.Utelukket fra valg er ordfører, varaordfører, medlem av formannskap, medlem og varamedlem av kommunal nemnd med beslutningsmyndighet, og ansatte i kommunen 1.2. Kontrollutvalgets oppgaver 1.2.1.Utvalget skal holde seg løpende underrettet om revisjonens virksomhet og føre tilsyn med at revisjonsarbeidet er ajour og foregår i samsvar med gjeldende forskrift og andre bestemmelser. Eventuelle mangler skal om nødvendig rapporteres til kommunestyret 1.2.2.Utvalget skal på grunnlag av revisjonens rapporter og annen informasjon føre tilsyn med at forvaltningen er i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. Utvalget skal videre i samarbeid med revisjonen foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. (forvaltningsrevisjon) 1.2.3.Utvalget skal påse at revisjonen iverksetter granskning der dette er vedtatt av kommunestyret. Utvalget skal også selv sørge for at det blir foretatt undersøkelser og granskning bl.a. i forbindelse med mistanke om uregelmessigheter og misligheter. 1.2.4.Kontrollutvalget avgir årlig melding til kommunestyret. I tillegg rapporterer kontrollutvalget til kommunestyret når det er viktig at det blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. 1.2.5.Utvalget avgir uttalelse til kommunestyret om kommunens regnskaper med revisjonsberetning og andre tilhørende dokumenter. Kopi av uttalelse til årsregnskapet sendes til formannskapet tidsnok til at de kan ta hensyn til den før de avgir sin innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. 1.2.6.Utvalget bør samtidig vurdere presentasjonsformen for regnskapene og de øvrige dokumentene med henblikk på å gjøre disse mer tilgjengelige og informative for alle interesserte. 1.2.7.Utvalget påser at poster, disposisjoner, og ordninger som ikke får godkjenning, blir fulgt opp og brakt i orden. Utvalget avgir uttalelse i saker det får seg forelagt. 1.2.8.Kontrollutvalget skal påse at det føres føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. (selskapskontroll) i henhold til kommunelovens regler.
1.2.9.Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. 1.3. Saksbehandlingen i kontrollutvalget 1.3.1.Kommunelovens kapittel 6 om saksbehandlingsregler i folkevalgte organer, gjelder også for kontrollutvalgets møter dersom ikke annet fremgår av 77. 1.3.2.Utvalgets møter holdes for åpne dører. Kontrollutvalget skal vedta å behandle en sak for lukkede dører hvor det foreligger lovpålagt taushetsplikt eller hvor dette har hjemmel i særlov. Det er kontrollutvalget selv ved flertallsvedtak eller møtelederen alene som kan bestemme at debatten om å lukke dørene skal skje for lukkede dører. Selve vedtaket (voteringen) skal skje for åpne dører, jf kommunelovens 31a. 1.3.3.Innkalling til møtet skal sendes ordfører, revisor og utvalgets medlemmer med normalt 7 dagers varsel, og skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles, samt saksdokumenter. Kopi av innkalling og møteprotokoll sendes rådmannen 1.3.4.Sakslisten til møtet og andre dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelig for allmennheten. 1.3.5.Utvalgets leder er møteleder. Ved forfall fungerer nestlederen. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg. 1.3.6.Om inhabilitet for utvalgets medlemmer og om fritak for å delta i behandlingen av en sak gjelder bestemmelsene i Kommuneloven 40 nr. 3 og 4 tilsvarende. Avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå. 1.3.7.Kontrollutvalget rapporterer og innstiller direkte til kommunestyret i egne saker med unntak av når det er gitt andre bestemmelser om innstilling (jf. bl.a. kontrollutvalgsforskriften 7 og 18), og ved valg av eller ansettelse av revisjon. Kontrollutvalgets leder har tale- og møterett i kommunestyret i saker som utvalget selv har fremmet. 1.3.8.Før en sak rapporteres til kommunestyret skal den ha vært forelagt rådmannen til uttalelse. 1.4. Møte- og talerett i kontrollutvalgets møter 1.4.1.Ordfører har møte - og talerett i utvalget, og kan la seg representere av annet medlem av kommunestyret. 1.4.2.Kommunens revisor har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Revisor og stedfortreder har rett til å uttale seg og kan forlange sine uttalelser protokollert. 1.4.3.Rådmannen kan innkalles/inviteres til møtene ved behov. 1.5. Innhenting av opplysninger 1.5.1.Utvalget kan uavhengig av regler om taushetsplikt kreve nødvendige opplysninger fra revisjonen og fra andre kommunale organer, og har adgang til revisjonens og kommunens saksdokumenter og arkiver. 1.5.2.Utvalget kan videre gjøre henvendelser til andre offentlige instanser og til kommunens forbindelser av enhver art i tilknytning til sitt kontrollarbeid.
1.6. Taushetsplikt - offentlighet 1.6.1.Utvalgets medlemmer og andre møtedeltakere har plikt til å bevare taushet om de konkrete opplysninger i en sak som er taushetsbelagt i lov eller medhold av lov. 1.6.2.Utvalget må imidlertid sørge for at rapporter og opplysninger som gir nødvendig grunnlag for saksbehandlingen i andre organer, blir meddelt disse. 1.6.3.Utvalget vurderer selv om dokument som kan unntas fra offentlighet etter offentlighetsloven likevel bør kunne gjøres kjent. 1.6.4.Utvalgets rapporter er offentlige med mindre utvalget bestemmer noe annet. 1.7. Sekretariat 1.7.1.Kommunestyret sørger for at utvalget har sekretariatsbistand som tilfredsstiller utvalgets behov. 1.7.2.Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. 1.7.3.Sekretariatet skal være uavhengig av kommunens administrasjon og av den eller de som utfører revisjon for kommunen. 1.7.4. Sekretariatet er direkte underordnet kontrollutvalget. Rådmannen har innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde ikke instruksjons- eller avgjøringsmyndighet overfor sekretariatet.
Skånland kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 09/16 Sakstittel: Eventuelt, herunder; - Møteplan 2016 Saksopplysninger Vedlegg: