RØYRVIK KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: 15. 12.05 KL. 10.00 STED: KOMMUNESTYRESALEN, RØYRVIK Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretær. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale/i tråd med tidligere praksis. Sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann. SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 018/05 Plan for forvaltningsrevisjon 2006-2007 019/05 Møteplan 2006 020/05 Eventuelt/referater Grong, 05.12.2005 Inge Staldvik (sign) leder Per Morten Bjørgum kontrollsekretær Dir.tlf. 74 31 21 44 /470 28 400 E-post: per.morten.bjorgum@komsek.no
SAK 018/05 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Røyrvik kontrollutvalg 15.12.05 Per Morten Bjørgum 018/05 Røyrvik 05 Saksbehandlers forslag til innstilling: 1. Kommunestyret vedtar følgende prioritert rekkefølge på prosjekter i planen: Nr Prosjekt Gjennomføres år Utpeking og prioritering av aktuelle prosjekter gjøres av kontrollutvalget på bakgrunn av resultatene fra analysen Ved ledig kapasitet kan prosjekter settes i gang året før vedtatt gjennomføringsår. 2. Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon 2006-2007 med prioriteringer fra pkt 1. Det delegeres til kontrollutvalget å foreta eventuelle rulleringer og endringer av planen innenfor planperioden. Vedlegg: 1. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekter 2006-2007 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Overordnet analyse Røyrvik kommune Unntatt offentlighet jfr off.lov 6 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger: Krav om utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon framkommer i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10, hvor det heter: Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter Overordnet analyse som nevnt er nå gjennomført i kommunen, og det er på bakgrunn av analysen utarbeidet forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Dette arbeidet har i hovedsak blitt
gjennomført av KomRev Trøndelag IKS avd. Grong, og har basert seg på Telemarksmodellen for overordet analyse. Analysen er gjennomført ved sammenligning av KOSTRA- tall, intervju av hovedrevisor for Røyrvik kommune samt samtaler med kommunens administrative ledelse. Avvik i KOSTRA er vektet i forhold til sannsynlighet, konsekvens og vesentlighet. I tabell 5.4 i planen listes det opp forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekter som er framkommet på bakgrunn av den overornda analysen. Det er oppgitt omtrentlig tidsforbruk for det enkelte prosjekt, og det framkommer også i planen at disponibel tid for forvaltningsrevisjon for Røyrvik kommunes del er ca 160 timer per år. Aktuelle prosjekter er (ikke prioritert rekkefølge): Nr Prosjekt Timer 1 Målstyring 135 2 Investeringsprosjekter- gjennomføring og oppfølging 120 3 Rutiner omkring økonomistyring 135 4 KOSTRA- til hjelp i planlegging og styring 120 5 Innkjøpsordningen i Røyrvik kommune inkl bruken av 130 fylkeskommunens innkjøpsavtaler 6 Evaluering av IKT Indre Namdal IKS samarbeid 172,5 De øvrige kommunene i samarbeidet har vedtatt prosjekt nr. 6- Evaluering av IKT Indre Namdal IKS samarbeid, med oppstart 2006. Dersom Røyrvik kontrollutvalg også vedtar dette prosjektet, kan det oppgitte antall timer deles på de seks kommunene. De foreslåtte prosjektene er ikke prioritert i rekkefølge- dette er det opp til kommunestyret å gjøre etter innstilling fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget foretar prioritering av prosjektene gjennom sitt innstillingsvedtak til kommunestyret. Ut fra timeforbruk mv. vil det være passende å sette opp totalt tre prosjekter for 2006 og 2007, eventuelt fire om prosjekt nr 6 er ett av prosjektene. Vurdering: Overordet analyse og plan for forvaltningsrevisjon er utarbeidet i tråd med tidligere fattede vedtak i kontrollutvalget samt de bestemmelser som følger av forskrift. Analysen har pekt ut seks områder/prosjekter som særlig aktuelle for forvaltningsrevisjon i perioden. Selv om det er de omtalte prosjektene som gjennom analysen peker seg ut som aktuelle, vil både kontrollutvalget og kommunestyret kunne vedta også andre prosjekter/områder. Kontrollutvalget har gjennom forslag til plan godt grunnlag for å foreslå aktuelle prosjekter og rekkefølge for disse overfor kommunestyret.
SAK 019/05 MØTEPLAN 2006 Røyrvik kontrollutvalg 15.12.05 Per Morten Bjørgum 019/05 Røyrvik 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kommune Dag Tid Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des Røyrvik Torsdager 10.00 23. 20. 22. 14. 30. Følgende møteplan vedtas: Vedlegg: Ingen Saksopplysninger: Saksbehandler har utarbeidet forslag til møteplan for 2006. Det er forsøkt å gi utvalgene faste møtedager- for Røyrvik sin del torsdager kl. 10.00. Gjør spesielt oppmerksom på at oppsatt møte i juni kan bli flyttet for å passe i forhold til behandling av årsregnskapet. I forhold til antall møter er det samme som i år- fem ordinære møter per utvalg. Kommune Dag Tid Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des Grong Mandager 09.00 6. 3. 12. 2. 4. Høylandet Mandager 19.00 13 24. 12. 9. 11. Lierne Onsdager 10.00 8. 5. 7. 20. 13. Namsskogan Mandager 09.00 30. 27. 29. 25. 27. Overhalla Tirsdager 08.30 7. 4. 6. 5. 5. Røyrvik Torsdager 10.00 23. 20. 22. 14. 30. Snåsa Onsdager 18.00 15. 26. 15. 11 13. Oppsatte møter i mai/juni kan bli flyttet i forhold til behandling av årsregnskapet. Forslag til møteplan: Saksbehandlers vurderinger: Anbefaler at forslag til møteplan fastsettes.
SAK 020/05 EVENTUELT/REFERATER Røyrvik kontrollutvalg 15.12.05 Per Morten Bjørgum 020/05 Røyrvik 05 Referater: Ingen Eventuelt: