Til medlemmer av Trepartsorganet Møteinnkalling Med dette innkalles til møte på Lunner rådhus, Kommunestyresalen Torsdag 01.06.2017 kl. 08:00 Se vedlagte saksliste og saksdokumenter. Tidsplan for dagen: Kl. 8.00 Møtet settes Saksbehandling i henhold til saksliste Roa, 24.5.17 Jenny Eide Hemstad fagleder Kopi legges ut på www.lunner.kommune.no Side 1 av 14
SAKER TIL BEHANDLING: Sak 6/17 17/1162 - Sak 7/17 17/390 - Digitaliseringsstrategi 2017-2021 Rapport fra arbeidsgruppen for nærvær og Handlingsplan for nærvær 2017-2020 Side 2 av 14
MØTEBOK Arkivsaksnr.: 17/1162-1 Ark.: Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: 6/17 Trepartsorganet 01.06.2017 / Kommunestyret 15.06.2017 / Formannskapet 01.06.2017 Saksbehandler: Hege Brænna, virksomhetsleder DIGITALISERINGSSTRATEGI 2017-2021 Rådmannens innstilling: 1. Digitaliseringsstrategien for Lunner kommune vedtas og legges til grunn for videreutvikling av Lunner kommune. 2. Administrasjonen kan gå i dialog med andre kommuner for å finne de beste løsningene for fremtidens organisering av IKT. Side 3 av 14
Sammendrag: Den vedlagte digitaliseringsstrategien f or Lunner kommune skal gi føringer for videreutviklingen av kommunen. Den gir en fremstilling av situasjonen i dag og peker ut en retning for fremtidig utvikling. I tillegg er det vedlagt en anbefaling om fremtidig organisering utarbeidet av PA Conculting. Endring i fremtidig organisering er nødvendig for at vi skal oppnå digitaliseringsstrategien. Planen er oppfølging av politisk behandling av sak den 8.9.2016 IKT- STRATEGI 2017-2020. saksnummer: 108/16 Saksutredning: Fakta: Gjennom arbeidet med IKT strategi har vi valgt å endre strategien sitt navn til digitaliseringsstrategi da digitalisering favner mer enn IKT. Digitaliseringsstrategi 2017-2021 beskriver hva Lunner kommune ønsker å oppnå med digitalisering og hvordan. Strategien gir en langsiktig visjon for digitalisering og definerer ambisjon og målbilde for 2021. Den beskriver videre fem strategiske satsinger på vei mot målbildet, og det er utarbeidet en tentativ plan med viktige tiltaksområder de neste fire årene. I tillegg er det angitt at kommunen i begynnelsen av strategiperioden må arbeide med og få på plass en tilfredsstillende «grunnmur» innen teknisk infrastruktur, styringsmodell og innføring av metodikk/verktøystøtte. Strategien skal være langsiktig og vi må se den i sammenheng med andre overordnede strategier. Eventuelle tiltak og investeringer vil bli fremmet gjennom i årlige budsjettprosesser med aktiviteter og tiltak for ett til flere år. Riktig bruk av digitalisering gir ledelsen styringsdata om økonomi, kvalitet, produktivitet og måloppnåelse. Dette gir et godt analysegrunnlag for planlegging og beslutninger. Det har blitt gjennomført to ulike analyser av IKT i Lunner kommune i 2016: IKT kostnads- og modenhetsanalyse gjennomført av PA Consulting. Denne analysen sammenligner Lunner kommune med flere andre kommuner på modenhet og kostnader. Sikre en moderne, stabil og sikker fremtidig IKT infrastruktur og drift. Denne analysen ble gjennomført av Atea. Side 4 av 14
Hovedtrekkene i Kostnads- og modenhetsanalysen viser at: Lunner scorer lavt på kvalitet blant annet på grunn av et lavt tjenesteomfang. Kommunene har ikke en tjenestekatalog med garanterte respons- og oppetider som gir store utslag i analysen Lunner har en høy kostnad per innbygger blant annet på grunn av dyre lisensavtaler, mange årsverk brukt på IT-ansvarlige i skolene og brukerstøtte. Anbefalinger Få bedre kontroll på driftsrelaterte oppgaver Skille mellom driftsrelaterte oppgaver og IKT-strategiske oppgaver Øke strategisk fokus innen IKT Jobbe systematisk med gevinstrealisering i kommunen Få bedre kontroll på driftsrelaterte oppgaver Starte opp arbeid med IKT-strategi og tiltaksplan Utarbeide IKT-strategien i samarbeid med virksomhetssiden i kommunen Frigjøre ressurser som kan drive digitalisering og utvikling Analysen fra Atea viste følgende status på IKT-infrastruktur og drift: Server: Lite homogent miljø med mange eksisterende feil Lagring og backup: Servere må flyttes til nyeste lagring Nettverk: Brannmurer er meget gamle og er ikke supportert lenger Anbefalinger: Ulike feil i løsningen som snarlig (eller allerede i dag) medfører nedetid og tilleggskostnader. Side 5 av 14
Alvorlige mangler som medfører ytelsesproblemer eller innebærer en betydelig sikkerhetsrisiko. Vi har fulgt anbefalingene til Atea og jobbet systematisk for å bedre IKTinfrastrukturen. Det er i løpet av det siste halvåret gjort mye med våre servere og vi jobber dedikert med driftsrelaterte oppgaver for å rette mangler og unnvære nedetid. I tillegg er det ansatt ny leder for IKT. RÅDMANNENS ANBEFALINGER Lunnerkommune bør reorganisere IKT-området med personell med riktig kompetanse og nok ressurser til å møte samfunnets krav og fremtidens muligheter innenfor digitalisering. Vi skal derfor vurdere hvordan IKT bør organiseres i kommunen for å innfri strategien. Bakgrunnen er å minimere risikoen og sårbarheten rundt bemanning og kompetanse innen IKT. I tillegg må vi sikre sterkere strategisk kompetanse og utvikling. Av den grunn bør kommunen vurdere å inngå i et samarbeid med andre. Nivået på samarbeidet og hvem man bør samarbeide med, må vi utrede videre. Vi foreslår derfor å vurdere nærmere 2 muligheter: Samarbeid med nærliggende andre kommuner Samarbeid med andre eksisterende kommunesamarbeid Forhold til kommunedelplan kommuneorganisasjonen Digitaliseringsstrategi for 2017 2021 er utarbeidet på bakgrunn av kommunestyrets behandling av kommunedelplan Kommuneorganisasjonen. Økonomiske konsekvenser Digitaliseringsstrategien inneholder flere retningsgivende mål. Arbeidet vil vi fremme i årlige budsjett- og handlingsplaner med aktiviteter og tiltak for ett til flere år. Rådmannens vurdering Lunner kommune skal levere digitale tjenester som gir innbyggere, næringsliv og ansatte et reelt digitalt førstevalg. Vi skal utvikle den digitale kommunen med Side 6 av 14
raskere og bedre tjenester, hvor innbyggere primært benytter elektronisk kommunikasjon. På bakgrunn av dette har rådmannen valgt en strategisk tilnærming som på den ene siden er visjonær og retningsgivende, samtidig med at den må gjøres levende og gi oss et bredere spillerom, under hensyn til at mulighetene innenfor digitalisering og verktøyene forandrer seg. Digitaliseringsstrategien, behov for reorganisering av IKT, og analysene fra PA Consulting og Atea viser at det vil være et ressurs- og investeringsbehov i årene fremover. For å kunne nå målet med digitalisering og ta ut gevinstene i etterkant, er det viktig å planlegge innføring av nye IKT-systemer som organisasjonsprosjekter, og ikke som IKT-prosjekt. Erfaringer viser at hovedutfordringene ved innføring av IKTsystem er knyttet til organisasjon og arbeidsmetoder. Endring av arbeidsprosesser utført av ledere med kompetanse innen endringsledelse er et viktig suksesskriterium for å ta ut gevinstene og at vi lykkes med digitaliseringen. Ofte vil gevinstene bli realisert først når nye arbeidsrutiner er etablert og systemet har vært i drift noen år. Gevinster kan være både kvalitative og direkte og indirekte kvantitative. Vi må legge en plan for hvordan de ønskede gevinstene skal håndteres. Vi må etablere en forståelse for at gevinstene ved innføring av digitalisering ikke nødvendigvis kan bli realisert umiddelbart. Samtidig er IKTplattformen i dag svært sårbar. Mulighetene for vesentlige avvik i drift av IKTsystemer er betydelig. Å unngå denne type avvik, som for eksempel driftsstans, kan gjennom å forebygge driftsstans, i seg selv gi betydelig gevinster. Informasjonssikkerheten må vi ivareta med hensyn til integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet. Målet er å skape en innovativ kommune med fokus på effektivitet i vedtaksproduksjonen og innbyggernes velferd. Rådmannen vil arbeide videre med Digitaliseringsstrategien, og presentere oppfølgingen årlig. Rådmannen vil ikke bare arbeide videre med strategien, men også anbefale en prosess som primært skal føre LK inn i et digitalt samarbeid, gjerne interkommunalt. Forslag til alternativer Analysen fra PA Consulting viser at Lunner kommune har høye IKT-kostnader, lav total digitaliseringsgrad og lav kvalitet. Ved å videreføre dagens modell uten større endringer vil dette forsterkes, og kommunen vil få utfordringer med å følge samfunnets krav og behov innen digitalisering. Side 7 av 14
Konsekvenser Mulighetene innenfor digitale løsninger i fremtiden er stor. Dette gjelder blant annet velferd, oppvekst, utdanning og teknisk. Hvis Lunner velger å fortsette med dagens modell vil effektivitetsgapet mellom Lunner og kommuner med høyere digitaliseringsgrad øke ytterligere. Mulige konsekvenser ved å fortsette med dagens modell: Effektiviteten vil gradvis reduseres etter hvert som løsningene blir utdaterte og umoderne Stort vedlikeholdsbehov på gamle løsninger kan medføre høye vedlikeholdskostnader og lengre perioder hvor systemene er utilgjengelige Fremdeles lav digitaliseringsgrad Fremdeles lite gevinstrealisering og strategisk kompetanse Sårbarheten med henhold til kompetanse og bemanning forsterkes etter hvert som løsningene blir eldre og krever mer manuell drift Kan medføre tap av data Dokument i saken: Vedlagt til behandlende organ: 1. Digitaliseringsstrategi 2017-2021 2. Fremtidig organisering av digitaliseringsarbeidet Øvrige dokument: Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær Side 8 av 14
MØTEBOK Arkivsaksnr.: 17/390-2 Ark.: 0 Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: / Kommunestyret 7/17 Trepartsorganet 01.06.2017 Saksbehandler: Erica Sanger-Elnaes, tiltakskonsulent RAPPORT FRA ARBEIDSGRUPPEN FOR NÆRVÆR OG HANDLINGSPLAN FOR NÆRVÆR 2017-2020 Rådmannens innstilling: 1. Rapport fra arbeidsgruppen for Nærvær 2016 17 tas til etterretning. 2. Handlingsplan for nærvær 2017 2020 vedtas som overordnet føring for all aktivitet knyttet til nærværsarbeid i Lunner kommune Innstillingen vedtas med følgende endringer: Side 9 av 14
Bakgrunn: Arbeidsgruppen for nærvær ble etablert i august 2016. Bakgrunnen for at gruppen ble opprettet var at formannskapet var bekymret over høyt sykefravær i 2015 og starten av 2016. Formannskapet ba administrasjonen om en oversikt over sykefraværet, type fravær og utvikling over tid, samt en plan for nærværsarbeidet for 2016 2020 med tiltak på både kort og lang sikt. Saksutredning: Gjennom 14 møter fra august til mars, har arbeidsgruppen for nærvær jobbet med å skaffe et helhetsbilde av kommunens utfordringer og muligheter i nærværsarbeidet. Gruppen har møtt med kommuneoverlegen og en fysioterapeut, har drøftet og analysert statistikk og gjort egne undersøkelser. Gruppen har jobbet med å forstå statistikken i sammenheng med informasjonen fra nasjonale forskningsmiljøer om risikofaktorer for fravær. Gruppen har hentet inn erfaringer fra Karmøy kommune, og besøkt Østre Toten kommune to kommuner med et utfordringsbilde som har fellestrekk med Lunner sitt utfordringsbilde. Summen av dette arbeidet presenteres i rapporten, som også inneholder gruppens anbefalinger. Gruppens funn og anbefalinger samsvarer godt med det en finner med et IA-perspektiv, oppsummert her av Idébanken: Virksomhetene må ha gode rutiner for oppfølging av sykefravær. Rutinene må være like for alle og alle må kjenne dem. Når ledere og medarbeidere snakker godt nok sammen vil de sammen finne frem til gode løsninger og gode tilrettelegginger. Øverste leder og hele ledergruppen må engasjere seg i sykefraværsarbeidet. Det må også tillitsvalgte og verneombud. Handlingsplanen for nærvær er et separat dokument som bygger på anbefalingene i arbeidsgruppens rapport. Den legger fokus på kommunens verdier og hvordan disse kommer til uttrykk i nærværsarbeidet. Tiltak i handlingsplanen følger samme oppbyggingen som rapporten, med inndelingen i reparerende, forebyggende og helsefremmende tiltak. Side 10 av 14
Innhold Strukturen i både rapporten og handlingsplanen gjenspeiler kategoriene i figuren under. De skal vise at arbeidet med helse og nærvær skjer på ulike stadier og med ulike tilnærminger - fra reparerende til forebyggende til helsefremmende arbeid. Kategoriene har ingen harde grenser mot hverandre, men flyter over i hverandre. Fordi kategoriene omfavner flere sider ved kommunens arbeid for nærvær, gir de oss et utgangspunkt for å se etter forbedringspotensialet på ulike deler av arbeidet. Hver av disse kategoriene har et eget kapittel i rapporten med en oppsummering av dagens situasjon. Det siste kapittelet inneholder bakgrunnsinformasjon og statistikk som har blitt drøftet underveis i arbeidsgruppens møter. Hvert kapittel er avsluttet med en liste over anbefalinger om hvordan kommunen kan styrke det reparerende, forebyggende eller helsefremmende arbeidet. Disse har blitt tatt med som innspill til kommunens handlingsplan for arbeid med nærvær. Implementering 1. Personalmessige forhold Mange av tiltakene i handlingsplanen kan gjennomføres uten store investeringer, men det krever at det er en ressurs i kommunen (en ansatt) som er en pådriver for arbeidet, får ansvaret for både å dra i gang og støtte lederne med tiltakene i handlingsplanen, og som sørger for at tiltak innenfor nærværsarbeidet henger sammen med øvrig lederutviklings- og generelle utviklingstiltak. Per i dag har ikke kommunen en slik ressurs. Implementeringsplanen forutsetter derfor at det avsettes ressurs i form av en ansatt som jobber med oppfølging og gjennomføring/støtte til gjennomføring av Side 11 av 14
flere av tiltakene. Uten en slik ressursperson vil mange av tiltakene vanskelig kunne gjennomføres. Dersom en slik ressurs kommer på plass tidligere enn forutsatt i denne implementeringsplanen, vil flere av tiltakene kunne fremskyndes. 2. Økonomiske forhold Kostnadene av høyt sykefravær er store. I 2016 tapte Lunner kommune omtrent 11.000 dagsverk på grunn av sykefravær kun fra de fast ansatte. Noen av disse er erstattet av vikarer, med en tilhørende kostnad for kommune, andre koster i form av tapt arbeid, tapt kompetanse og tapt verdiskapning. Det er ingen enkel måte å beregne den reelle kostnaden av fravær. KS har utviklet en beregningsmodell for kostnader av sykefravær som beregner verdien av den tapte arbeidskraften (altså ikke vikarutgifter, men den arbeidskraften kommunen har tapt på grunn av sykefravær). I følge KS sin beregningsmodell, tilsvarer den tapte verdien på arbeidskraften i Lunner kommune i underkant av kr. 30.000.000 i året for arbeidsgiveren. Det gir i tillegg en utgift for staten i overkant av kr. 8.000.000 i året. I følge beregningsmodellen, vil en reduksjon i fravær i arbeidsgiverperioden på 1 prosentpoeng gi en reduksjon i tapet tilsvarende ca. 3,3 millioner kroner i året. En nærværsressurs med noen midler til bruk for igangsetting av tiltak vil kunne koste langt mindre enn dette. Besparelsen er imidlertid vanskelig å hente ut og overføre til annet bruk i kroner og øre fordi det ligger i forskjellige budsjettposter og fordi det ikke alltid er kroner og øre som går tapt, men verdiskapning og kompetanse. Likevel, vil en investering i nærværsressurs kunne være lønnsomt over tid. Rådmannen kommer tilbake til finansiering av en slik ressurs i forbindelse med arbeid med organisering, budsjett og justeringer i løpet av året. Konklusjon: Med bakgrunn i dette, gjøres følgende innstilling: 1. Rapport fra arbeidsgruppen for Nærvær 2016 17 tas til etterretning. 2. Handlingsplan for nærvær 2017 2020 vedtas som overordnet føring for all aktivitet knyttet til nærværsarbeid i Lunner kommune Side 12 av 14
Dokument i saken: Vedlagt til behandlende organ: Handlingsplan for nærvær 2017 2020 Rapport fra arbeidsgruppen for nærvær 2016-17 Øvrige dokument: Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær Side 13 av 14
Side 14 av 14