1. Forord Oppland fylkeskommune er en stor og sammensatt organisasjon med virksomhet i alle deler av fylket. I løpet av de senere årene har vi flere ganger opplevd alvorlige situasjoner og kriser som i større eller mindre grad har påvirket hverdagen vår. Eksempler på dette er flom eller saker som har påvirket eller skadet omdømmet vårt. Når det har oppstått alvorlige hendelser eller kriser, har disse i hovedsak blitt løst på grunnlag av planer og tiltak som allerede er utarbeidet. Dette er i hovedsak lokale planer, da vi har manglet en overordnet beredskapsplan for hele virksomheten. Krise- og beredskapsarbeid i Oppland fylkeskommune er et ledelsesansvar. I enhver krisesituasjon er det avgjørende for resultatet at vi har gode planer, nødvendig kompetanse og trening i å håndtere kriser. Derfor er det nå utarbeidet «Overordnet beredskapsplan for Oppland fylkeskommune» med rammer og forutsetninger for beredskapsarbeidet i hele organisasjonen. Alle enheter skal justere og videreutvikle sine planer i henhold til føringene som er gitt, og planene skal tilfredsstille kravene for det videre arbeidet. Dersom noen oppdager feil eller mangler i planen, ber vi om tilbakemelding slik at vi kan rette det opp snarest mulig. Lillehammer 21. juni 2013 2
Innhold 1. Forord... 2 2. Innledning... 5 2.1 Mål for Overordnet beredskapsplan for Oppland fylkeskommune... 5 2.2 Definisjoner... 5 2.3 Prinsipper for beredskapsarbeid... 6 2.4 Faser i beredskapsarbeidet... 7 2.4.1 Forebyggingsfasen... 7 2.4.2 Akuttfasen... 7 2.4.3 Normaliseringsfasen... 7 2.4.4 Evalueringsfasen... 7 3. Oppland fylkeskommunes krise- og beredskapsstab... 8 4. Ansvar, oppdrag og roller... 9 4.1 Oppdrag... 9 4.2 Ansvar, oppgaver og roller... 9 4.2.1 Direkte ansvar... 9 4.2.2 Indirekte ansvar... 9 4.3 Ansvar, oppgaver og roller i OFK... 10 4.4 Systemansvar og ajourhold... 12 4.5 Ansvar og oppgaver innenfor krise og beredskap i Norge... 12 4.5.1 Generelt...12 4.5.2 Ansvar og oppgaver for nødetatene og kommune...12 5. Informasjonsstrategi... 13 5.1 Målsetting... 13 5.2 Prinsipper for kriseinformasjon... 13 5.3 Organisering... 14 6. Varslingsplan... 15 6.1 Hovedprinsipper ved varsling... 15 6.1.1 Prioriteter...15 6.1.2 Varsling eksternt...15 6.1.3 Varsling internt i OFK...15 6.2 Organisasjonskart varsling... 16 6.3 Varslingsliste... 17 3
6.4 Varsel fra Statens vegvesen ved ulykker på vei... 17 6.4.1 Hendelse som har medført eller kan medføre dødsfall...17 6.4.2 Hendelser av stor interesse for fylkeskommunen...17 6.5 Varsling fra Fylkesmannen i Oppland... 17 7. Koordinering og samvirke... 18 7.1 Bistand fra øvrige deler av OFK... 18 7.2 Øvrige planer og direktiver... 18 7.2.1 Regionplan for samfunnssikkerhet og beredskap...18 7.2.2 Nasjonale retningslinjer for beredskap i de videregående skoler...18 8. Opplæring og øvelse... 19 8.1 Årshjul... 21 4
2. Innledning Overordnet beredskapsplan danner rammen og forutsetningene for beredskapsarbeidet i Oppland fylkeskommune. Planen fordeler oppgaver, roller og ansvar, samt forventninger og krav. Planen definerer også oppgaver og organisering av fylkesrådmannens kriseledelse. 2.1 Mål for Overordnet beredskapsplan for Oppland fylkeskommune Målsetningen med beredskapsarbeidet i Oppland fylkeskommune er å sette organisasjonen i stand til å sikre fylkeskommunenes virksomheter best mulig, spesielt ved å begrense eller avverge skade på mennesker, dyr, miljø og verdier. Samtidig skal tjenesteproduksjonen opprettholdes best mulig og omdømmet ivaretas. 2.2 Definisjoner Beredskap betyr å "være beredt". Brukes spesielt om å være forberedt på å møte eller håndtere kritiske situasjoner og redusere skadevirkningene av uønskede hendelser som kan føre til personskade, tap av liv eller materielle verdier, eller miljøskade. Alvorlig hendelse er hendelser som oppstår og påvirker daglig drift. En alvorlig hendelse medfører ikke fare for liv, helse eller miljø. En alvorlig hendelse kan omfatte for eksempel sikkerhetsbrudd, tap av materielle verdier eller systemsvikt over tid. Krise er større uheldige situasjoner som innebærer problemer man ikke kan løse gjennom ordinær organisering og handlekraft. Kan innebære skade på mennesker, dyr, miljø og verdier Katastrofe er en ulykke, naturskade, ødeleggelse eller omveltning som medfører mange drepte eller store skader på mennesker, dyr, miljø og verdier. Kriseledelse er den ledelsen som skal håndtere en katastrofe, krise eller alvorlig hendelse utover daglig drift. Kriseledelsen skal lede enheten gjennom krisen og situasjoner som oppstår. Tiltakskort er en huskeliste som lages for ulike scenario for stillinger/ funksjoner som har spesielle oppgaver i en krisesituasjon. Risiko- og sårbarhetsanalyse er en metode for å kartlegge farer eller uønskede hendelser, samt hvilken risiko dette innebærer og sårbarheten organisasjonen har ved å bli utsatt for hendelsen eller faren. 5
Enhet er en fellesbetegnelse i dette dokumentet fra fagenhet og nedover i organisasjonen som har en organisatorisk rolle i beredskapsarbeidet. 2.3 Prinsipper for beredskapsarbeid Prinsipper for beredskapsarbeid, ref. Justis- og beredskapsdepartementet av 13. januar 2013 for alt nasjonalt sikkerhets- og beredskapsarbeid i fred: Ansvarsprinsippet Likhetsprinsippet Nærhetsprinsippet Samvirke Den organisasjon som har ansvar for et fagområde i en normalsituasjon, har også ansvaret for nødvendige beredskapsforberedelser og for å håndtere ekstraordinære hendelser på området. Den organisasjon man opererer med under kriser, skal i utgangspunktet være mest mulig lik den organisasjon man har til daglig. Kriser skal organisatorisk håndteres på lavest mulig nivå. Myndigheter, virksomheter, etater og enheter har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering. 6
2.4 2.4.1 Faser i beredskapsarbeidet Forebyggingsfasen Forebyggingsfasen er forut for enhver situasjon eller hendelse, hvor alle forhold er tilnærmet normal drift. I denne fasen er det avgjørende at alle parter ivaretar sitt ansvar i forhold til å: Forebygge hendelser og situasjoner denne planen omfatter. Foreta risiko- og sårbarhetsanalyse, som grunnlag for utvikling av beredskaps- og kriseplaner. Planverket skal danne grunnlag for best mulig å kunne håndtere ulike situasjoner dersom de oppstår. Øve organisasjon og enkeltpersoner innen håndtering av de ulike situasjoner planverket omfatter. Dette for best mulig å kunne håndtere oppgaver og ansvar den enkelte har. 2.4.2 Akuttfasen Akuttfasen starter når en hendelse eller situasjon inntreffer. Akuttfasen kan pågå over lengre tid avhengig av situasjon og med ulik gradering av alvorlighetsgrad. 2.4.3 Normaliseringsfasen Normaliseringsfasen kommer etter akuttfasen. Tiltak er iverksatt og situasjonen stabiliserer seg mot normal driftssituasjon. Normaliseringsfasen kan inntreffe på deler av virksomheten samtidig som akuttfasen fremdeles pågår på andre deler. Normaliseringsfasen pågår inntil det er gjenopprettet normal drift i alle ledd, og kan være av ulik lengde for personene som er involvert. 2.4.4 Evalueringsfasen Evalueringsfasen starter fortløpende når det er tid og rom i forhold til en hendelse. I denne fasen skal hendelsesforløpet analyseres og evalueres sett mot både organisasjon og planverk. Hensikten er å videreutvikle de berørte partene, samt de ulike planer og tiltakskort for å kunne motvirke mot fremtidig tilsvarende hendelse eller gjøre organisasjonen bedre i stand til å håndtere den. 7
3. Oppland fylkeskommunes krise- og beredskapsstab Oppland fylkeskommunes krise- og beredskapsledelse ledes av fylkesrådmannen og har 6 faste medlemmer. Fylkesordfører skal tiltre krise- og beredskapsledelsen etter behov. Krise- og beredskapsledelsen kan utvides og endres etter behov og situasjon. Stilling Navn og tlf.nr. Stedfortreder navn og tlf.nr. Fylkesrådmann Informasjonssjef Fylkesopplæringssjef Leder Opplandstrafikk Leder Regionalenheten HR-sjef HMS-rådgiver Rasmus Olav Vigrestad Tlf. jobb: 61 28 92 96 Mobil: 905 04 984 Tlf. hjem: 61 18 12 80 Halvor Løkken Tlf. jobb: 61 28 91 80 Mobil: 416 45 556 Inge Myklebust Tlf. jobb: 61 28 94 78 Mobil: 908 94 270 Eirik Strand Tlf. jobb: 61 28 92 40 Mobil: 907 99 116 Tlf. hjem: 61 25 84 61 Hjalmar Solbjør Tlf. jobb: 61 28 91 64 Mobil: 911 99 797 Åsmund Haugstad Sandvik Tlf. jobb: 61 28 91 98 Mobil: 477 19 712 Tlf. hjem: 61 02 07 16 Odd-Erik Bakken Tlf. jobb: 61 28 91 26 Mobil: 995 64 601 Terje Kind Tlf. jobb: 61 28 92 33 Mobil: 905 04 984 Tlf. hjem: 61 18 56 83 Kathrine Lunde Halvorsen Tlf. jobb: 61 28 92 34 Mobil: 412 16 672 Terje Storbakken Tlf. jobb: 61 28 92 17 Mobil: 975 88 296 Tlf. hjem: 61 02 22 65 Randi Skaaraaen Tlf. jobb: 61 28 92 06 Mobil: 482 73 980 Tlf. hjem: 61 14 40 54 Jørn Prestsæter Tlf. jobb: 61 28 92 88 Mobil: 995 72 578 Tlf. hjem: 61 25 56 99 Eva Holmengen Tlf. jobb: 61 28 92 48 Mobil: 916 67 605 Tlf. hjem: 61 25 62 56 8
4. Ansvar, oppdrag og roller Fylkesrådmannen har ansvaret for all virksomhet i Oppland fylkeskommune i henhold til delegert myndighet gitt av Fylkestinget, jf. Delegasjonsreglementets A-07. Ansvaret utøves gjennom den enkelte virksomhetsleder og videre nedover i organisasjonen. Dette innebærer også at ansvaret for alt krise- og beredskapsarbeid ligger hos fylkesrådmannen med delegert myndighet til alle virksomhetsledere til å utøve dette i praksis, ref. pkt. 2.6 Prinsipper for beredskapsarbeid. 4.1 Oppdrag Alle enheter i OFK skal etablere egne beredskapsplaner, struktur og tilstrekkelig organisering for å kunne ivareta hendelser innen krise og beredskapsområdet. Arbeidet skal være forankret i føringer, pålegg og prinsipper i Overordnet beredskapsplan for Oppland fylkeskommune. 4.2 4.2.1 Ansvar, oppgaver og roller Direkte ansvar Virksomheten som har det direkte ansvaret for beredskapen knyttet til en lokasjon, situasjon eller hendelse "eier" hendelsen. Det direkte ansvaret innebærer at den enkelte virksomhetsleder er ansvarlig for hendelser og situasjoner og dermed tiltak innen egen organisasjon og innen eget ansvarsområde. 4.2.2 Indirekte ansvar Det indirekte ansvaret er i de tilfeller en virksomhet har et overordnet ansvar, for eksempel som oppdragsgiver, eller hvor ansatte eller elever er involvert i en situasjon eller hendelse andre "eier" og har ansvaret for. Er det usikkert hvem som har ansvaret, skal dette raskt avklares mellom de involverte partene slik at beredskaps- og krisearbeidet kan starte. 9
4.3 Ansvar, oppgaver og roller i OFK Oppsettet under er ikke uttømmende, men angir ansvars- og oppgaveområde for ansatte i OFK. Rolle Ansvar Oppgaver Fylkesordfører Skal ved behov varsle politisk nivå Delta i beredskapsarbeidet etter behov Fylkesrådmann Ansvaret for alt krise- og beredskapsarbeid i OFK, herunder planarbeid, opplæring og øvelser, samt alt operativt arbeid. Tilsvarende lokalt ansvar for Kirkegata 74-76. Koordinerende ansvar mot andre aktører på Lillehammer Delta i fylkesberedskapsrådet hos Fylkesmannen Forberedt på å støtte: Øvrige lokasjoner i OFK Offentlige enheter/ myndigheter Krise- og beredskapsleder i OFK Lede krise- og beredskapsstaben, innkalle ressurser etter behov Varsle fylkesordfører ved behov Lede beredskaps- og informasjonsarbeidet når det oppstår situasjoner lokalt i Kirkegata 74-76 Ansvarlig for koordinering av beredskapsplaner med øvrige i Kirkegt 74-76 Informasjonssjef Ansvarlig for all kommunikasjon internt/ eksternt i samråd med fylkesrådmann og fylkesordfører Delta i FR Krise- og beredskapsstab Lede alt krise- og beredskapsarbeidet i egen enhet Bistå fagenhets- og virksomhetsledere ved behov i deres kommunikasjonsarbeid Overvåke ulike mediekanaler og lede kommunikasjonsarbeidet Fylkesopplæringssjef Leder Opplandstrafikk Leder Regionalenheten Ansvaret for beredskaps- og krisearbeid i egen enhet, underliggende enheter og ev. hos leverandører. Delta i FR krise- og beredskapsstab Lede alt krise- og beredskapsarbeid i egen enhet Ivareta egne ansatte, pårørende, kunder/ elever og berørte innenfor egen sektor 10
HR-sjef Ansvar for alt HR-arbeid i en krise- og beredskapssituasjon Øvrige fagenhetsledere Ansvaret for beredskaps- og krisearbeid i egen enhet Ansvaret for beredskaps- og krisearbeid i egen enhet, underliggende enheter og ev. hos leverandører Delta i FR krise- og beredskapsstab Lede alt krise- og beredskapsarbeid i egen enhet Ivareta alt HR-arbeid, støtte fagenhetsledere og virksomhetsledere i deres HR-arbeid Forberedt på å delta i FR krise- og beredskapsstab Lede alt krise- og beredskapsarbeid i egen enhet Ivareta egne ansatte, pårørende, kunder/ elever og berørte innenfor egen sektor Virksomhetsleder Ansvaret for beredskaps- og krisearbeid i egen enhet, underliggende enheter og ev. hos leverandører Lede alt krise- og beredskapsarbeid i egen enhet. Ivareta egne ansatte, pårørende, kunder/ elever og berørte innenfor egen sektor Ansatt Gjøre seg kjent med og forstå egen rolle og funksjon i krise- og beredskapssituasjoner Skal ved registrering av akutt ulykke varsle direkte til nødetater (brann 110, politi 112, ambulanse 113) Skal gjennomføre nødvendige skadebegrensende strakstiltak Skal varsle internt om forhold som kan utvikle seg til en uønsket hendelse Varsle i henhold til varslingsplan HMS-rådgiver Tilrettelegge alle forhold for FR krise- og beredskapsledelse slik at de best mulig kan ivareta sin ledelsesfunksjon Delta i FR krise- og beredskapsledelse Etablere og drifte nødvendige fasiliteter for FR krise- og beredskapsledelse Lede sekretariat for FR krise- og beredskapsledelse Holde overordnet beredskapsplan oppdatert, og besørge årlig revisjon 11
4.4 Systemansvar og ajourhold HMS-rådgiver har, på vegne av fylkesrådmannen, systemansvar og ajourhold for beredskapsarbeid og planer på overordnet nivå i Oppland fylkeskommune. 4.5 4.5.1 Ansvar og oppgaver innenfor krise og beredskap i Norge Generelt Se Regionplan for samfunnssikkerhet og beredskap under kapittelet «Beredskapsaktører Roller og ansvar». 4.5.2 Ansvar og oppgaver for nødetatene og kommune I mange krise- og beredskapssituasjoner skal den enkelte enhet samvirke med en eller flere av nødetatene og/ eller kommunen. Disse etatene har spesielt ansvar innenfor hvert sitt fagfelt, og det er vesentlig å samvirke med disse i alle fasene av beredskapsarbeidet. 12
5. Informasjonsstrategi Krisekommunikasjon er all utveksling av informasjon som skjer internt i organisasjonen eller eksternt med andre virksomheter, medier, organisasjoner eller publikum i en krise. Effektiv krisehåndtering handler ofte om effektiv informasjonsformidling. Kommunikasjonen under alvorlige hendelser og kriser følger prinsippene i Informasjons- og kommunikasjonsstrategien for Oppland fylkeskommune. Vår kommunikasjon bygger på tre overordnede prinsipper; åpenhet, ansvar og forholdet til brukerne/media, herunder pårørende, ansatte og andre direkte berørte. 5.1 Målsetting Oppland fylkeskommune skal ta en aktiv informasjonsrolle ved kriser. I alle kriser oppstår det et stort informasjonsbehov. Der det ikke blir gitt informasjon vil det oppstå rykter, frykt og spekulasjoner, noe som gjør skaden større enn nødvendig. Informasjon er derfor et svært viktig virkemiddel for å takle en krisesituasjon. Vår kommunikasjon skal bidra til å forhindre at en krise også blir en informasjonskrise, som er med på å øke omfanget av krisen. All kommunikasjon i krise, når fylkesrådmannen har satt krisestab, skal gå via informasjonsleder eller andre tilknyttet Informasjonsavdelingen (INFO). Det gjelder for all informasjon; uttalelser til media, pressemeldinger, pressekonferanser, sosiale medier, informasjon til ansatte/berørte og informasjon via nettsider. Den lokale kriselederen skal også vurdere om INFO skal trekkes inn selv om fylkesrådmannen velger å ikke sette krisestab. Fylkesrådmannen kan dessuten beordre at kommunikasjonen skal håndteres av INFO. I den forbindelse er det viktig å huske at det er ulike former for krise, og at også en omdømmekrise på sikt kan ha store konsekvenser for organisasjonen. En viktig rolle for INFO er å forhindre at uønskede hendelser fører til tap av omdømme. Kriser kan oppstå over tid, og tidlig involvering av INFO er derfor avgjørende. 5.2 Prinsipper for kriseinformasjon En krise oppstår raskt, uventet og tar eller truer grunnleggende verdier, og i verste fall menneskeliv. Den krever raske beslutninger og avviker fra det som betraktes som normalt. Informasjonsarbeidet skal være en integrert del av krisehåndteringen. Det er kun kvalitetssikret og godkjent informasjon fra kriseledelsen som skal formidles. Det er minst tre viktige målgrupper for kriseinformasjon: Berørte/pårørende, ansatte og media. Informasjonsbehovet er spesielt stort i de første fasene, og det må følgelig være en lav terskel for å informere. 13
All informasjon må være basert på fakta og være forståelig og pålitelig. Troverdighet baseres på åpenhet og et tydelig budskap. Ikke gi annen informasjon enn den du kan stå inne for. Ikke spekuler, og overlat faglige vurderinger til de riktige instanser (f.eks. er informasjon i tilknytning til skadested, skadde og andre direkte berørte politiets oppgave. OFKs informasjonsansvar i denne sammenheng gjelder allmennheten og sekundærvirkningene av hendelsen). Valg av kommunikasjonskanaler må bygge på en vurdering av de ulike målgruppene, som vil kunne variere med type hendelse. Sosiale medier er nyttige kanaler ved kriser. Husk at OFK sine retningslinjer for de ansatte på sosiale medier også gjelder ved kriser. Høy informasjonsberedskap gir autoritet og minsker muligheten for ulike kilder med avvikende informasjon og spekulasjoner. 5.3 Organisering Det er kriseledelsen som eier informasjonen. Operativt utøves dette ansvaret av informasjonsleder. Krisens omfang bestemmer hvordan informasjonsbehovet skal ivaretas; om det skal etableres en egen informasjonsstab, om det skal opprettes et presse- og informasjonssenter, involvering av sentralbord/servicesenter, om det er behov for kriseweb osv. Det er informasjonsleders ansvar å iverksette nødvendige tiltak i samråd med fylkesrådmannen. 14
6. Varslingsplan Varslingsplan skal medvirke til å ivareta innledende varsling slik at tiltak kan iverksettes raskest mulig, samt at alle berørte i en situasjon får raskest og best mulig informasjon. Varslingsplanen skal sikre korrekt handling hos både ledere, ansatte og elever når uønskede eller uforutsette hendelser er i ferd med å skje eller har skjedd. 6.1 6.1.1 Hovedprinsipper ved varsling Prioriteter Liv og helse Store materielle verdier Miljø Annet 6.1.2 Varsling eksternt Ekstern varsling skal alltid prioriteres dersom det er behov for å varsle nødetater eller kommune. Ved akutte nødsituasjoner skal nødetatene umiddelbart varsles: Politi 112 Brann 110 Se tiltakskort for melding, vedlegg 1 Ambulanse 113 Dersom en trenger bistand fra flere nødetater trengs det kun å ringe til en nødetat. De varsler hverandre såkalt "Trippelmelding". Overordnet skal alltid forsikre seg om at nødetatene er varslet, og selv opprette kontakt med dem om nødvendig. Gjennom beredskapsplaner og samvirke med andre, har mange av OFK sine enheter samarbeid med kommunene. Ved enhver hendelse som defineres under kommunenes beredskapsplaner skal kommunen varsles. Ved større situasjoner vil politiet også varsle kommunen. 6.1.3 Varsling internt i OFK Oppland fylkeskommune har i en normal driftssituasjon ikke opprettet vaktfunksjoner. Utover normal arbeidstid kan tilgjengeligheten av overordnede være begrenset utfra hvem som kan besvare en henvendelse. Enhver som mottar melding om en hendelse, skal varsle videre oppover i systemet. Ingen varsling skal stoppe fordi et nivå ikke er tilgjengelig. 15
6.2 Varsling skal følge organisasjonslinjene oppover i organisasjonen ved enhver situasjon som medfører fare for liv eller helse, skade på materielle verdier eller som kan gi en informasjonseller omdømmekrise. Varsling omfatter også alle andre hendelser som er av en sånn karakter at presse, politi, pårørende e.l. forventes å ta kontakt. Rådmannen eller hans stedfortreder er ansvarlig for å varsle politisk nivå. Fylkesordfører og fylkesrådmann vurderer overgang til forhøyet beredskap, samt varsling av øvrige politikere. Leder på ethvert nivå vurderer varsling oppover og nedover i organisasjonen, og om Informasjonsavdelingen skal involveres. Enhver som blir oppmerksom på at en umiddelbar fare truer eller at en alvorlig hendelse kan oppstå, skal varsle alle i nærheten som kan være truet Organisasjonskart varsling 16
6.3 Varslingsliste Viser til vedlegg 2 - Oversikt over ledere i Oppland fylkeskommune Alle lokale beredskapsplaner skal i tillegg inneholde opplysninger om krisestab og kontaktopplysninger lokalt. 6.4 Varsel fra Statens vegvesen ved ulykker på vei Varslingsprosedyre for Statens vegvesen ved ekstraordinære hendelser på eller i tilknytning til fylkesvegnettet i Oppland er som følger: 6.4.1 Hendelse som har medført eller kan medføre dødsfall Fylkesvegsjef varsler leder Strategisk samferdsel/ Regionalenheten umiddelbart, uavhengig av tid på døgnet. 6.4.2 Hendelser av stor interesse for fylkeskommunen Dersom det er hendelser av stor interesse for Oppland fylkeskommune, politisk eller administrativt, varsler Fylkesvegsjef leder Strategisk Samferdsel/ Regionalenheten umiddelbart. Fylkesvegsjef vurderer om det er hensiktsmessig å varsle nattestid. 6.5 Varsling fra Fylkesmannen i Oppland Når Oppland fylkeskommune mottar varsler fra nasjonalt eller regionalt nivå skal avdelingssjefer varsle nedover i organisasjonen, alt etter situasjon og omfang. Oppland fylkeskommune er koblet opp mot nasjonale system gjennom e-postadressen: beredskap@oppland.org. Rådmannsledelsen er mottagere på denne adressen. 17
7. Koordinering og samvirke Alle beredskapsplaner skal være koordinert mot alle ressurser eller organisasjoner som har ansvar eller forutsettes å bidra i en gitt situasjon. Alle lokale planer som omfatter en geografisk enhet, for eksempel en videregående skole, skal være koordinert og ivareta samvirke minimum mot nødetatenes innsatsenheter og vertskommune. Lokalt beredskapsplanarbeid avgjør behovet for koordinering og ev. samvirke mot andre aktør. Oppland fylkeskommune har ansvaret for å koordinere og samvirke på et overordnet nivå mot politikamrene og Fylkesmann. 7.1 Bistand fra øvrige deler av OFK Alle enheter kan forutsette bistand eller støtte fra andre enheter i OFK i en krise- eller beredskapssituasjon. Støttebehovet skal primært avdekkes gjennom det planarbeidet den enkelte avdeling gjør i forbindelse med etablering av eget planverk. Støtten skal være del av den enkelte enhets ressursoversikt, og koordinert som del av planarbeidet i forkant av en hendelse eller situasjon. Alle enheter skal være forberedt på å støtte enhver annen enhet i OFK dersom det er behov for dette i en krise- og beredskapssituasjon. 7.2 Øvrige planer og direktiver Alt krise- og beredskapsarbeid skal til enhver tid tilfredsstille norsk lov. Dersom det er nasjonale retningslinjer eller styringsdokumenter som overordnet beredskapsplan ikke tar hensyn til, skal disse følges. FR ber om innmelding av alle slike forhold for å kunne oppdatere planverket. 7.2.1 Regionplan for samfunnssikkerhet og beredskap Regionplan for samfunnssikkerhet og beredskap 2013 2017 med tilhørende ROS-analyse for Oppland fylke skal legges til grunn for beredskapsarbeidet. Regionplanen vil bli oppdatert årlig på tiltakssiden, noe som legger premisser for beredskapsarbeidet lokalt. 7.2.2 Nasjonale retningslinjer for beredskap i de videregående skoler Utdanningsdepartementet utgir i løpet av 2013 retningslinjer for håndtering av alvorlige hendelser innen skolene i Norge. Dette vil være viktige styringssignal for hvordan enkelte typer krise skal vurderes og håndteres. 18
8. Opplæring og øvelse Godt planlagte og gjennomførte øvelser er det beste verktøyet for å styrke kompetansen og innsatsevnen til virksomhetens medarbeidere. Hovedmålet med øvelser er å gi deltakerne trygghet og en bekreftelse på at organisasjonen og enkeltmennesket handler riktig i en kritisk situasjon. En øvelse skal gi deltakerne mestringsfølelse, og skal øke evnen til improvisasjon og problemløsning. Samtidig skal øvelser avdekke mangler og nødvendige behov for justeringer av beredskapen. Gjennom øvelser vil man også få en oversikt over alternative løsninger og muligheter for virksomhetens beredskapsarbeid. Øvelser er også et viktig bidrag i organisasjonens læringsprosess, og skal medvirke til å forbedre og målrette fremtidig opplæring, beredskapsplanverk, instrukser mv. Videre vil en få kontroll på om virksomhetens kompetanse, ressurser, utstyr mv. er tilstrekkelig for å takle en kritisk situasjon. Den overordnede krise- og beredskapsplanen setter et minimumskrav til virksomhetene med hensyn til øvelser og opplæring. Disse skal følges. Virksomhetene må selv vurdere behovet for øvelser og varsling utover minimumskravene, samt om nivået/ kompetansen er god nok i organisasjonen for å takle krise- og ulykkessituasjoner Risiko- og sårbarhetsanalysen (ROS) den enkelte virksomhet legger til grunn for sine beredskapsplaner. Følgende krav skal minimum ivaretas: Den enkelte ansatte skal: Kjenne sine egne oppgaver i en krise-/beredskapssituasjon. Kjenne virksomhetens oppgaver i en krise-/beredskapssituasjon. Kjenne varslingsrutiner internt i virksomheten, og de overordnede varslingsrutinene for fylkeskommunen. Ansatte med spesielle roller i krise- og beredskapsarbeidet skal: Øve spesielt på egen rolle. Trene på varsling, organisering og håndtering. Ansatte som har en ledelsesfunksjon i en krise-/beredskapssituasjon skal: Gjennomføre skrivebordsøvelse, planspill, stabsøvelse scenario med intern hendelse minimum en gang i året. Gjennomføre varslingsøvelse, to ganger pr. år. Øve på informasjonsberedskap. Elever skal være kjent med: Skolens varslingsrutiner ved krise-/ beredskapssituasjon Elevenes opptreden ved ulike situasjoner Den enkelte virksomhetsleder står fritt til å innføre egne krav utover fastsatte minimumskrav. 19
Virksomhetsleder har ansvar for å gjennomføre øvelser, samt evaluere og dokumentere øvelsen. Beredskapsplanen bør gjennomgås som et ledd i evalueringen. For eventuelle avvik skal det utarbeides tiltak med plan for gjennomføring. Brannvernopplæring ivaretar mange generelle aspekter ved beredskapsarbeidet, men virksomhetene må også ta stilling til hvorvidt det skal gjennomføres opplæring også for andre typer hendelser. Det skal beskrives hvordan opplæring av nyansatte og andre ansatte i beredskapsarbeidet skal ivaretas (kan legges ved som vedlegg til beredskapsplanen). 20
8.1 Årshjul Ajourhold/ oppdatering av lokal beredskapsplan Beredskapsøvelse med evaluering Informasjon til nyansatte, elever og andre Opplæring, beredskapsplaner, roller og ansvar Informasjon til nyansatte, elever og andre I introduksjon av nyansatte og elever inngår informasjon om arbeidsstedets beredskapsarbeid inkludert brannrutiner/rømningsplaner og viktige rutiner i forhold til arbeidsstedets øvrige HMSarbeid. Informasjon om og samarbeid med brannvesen og andre nødetater har faste rutiner og videreutvikles. Risikovurdering og opplæring i beredskapsplaner med roller og ansvar Årlig risikovurdering av mulige kritiske forhold herunder vurdering av roller og ansvarsforhold ved arbeidsstedet. Risikovurdering kan samordnes i tid med annen risikovurdering som skal gjøres ved arbeidsstedets øvrige HMS-arbeid. Opplæring av ansatte, elever og andre i risikovurderinger ved arbeidsstedet. Beredskapsøvelse med evaluering Planlegging og gjennomføring av årlig beredskapsøvelse ved arbeidsstedet. Evaluering av øvelse sammen med alle interne- og eksterne deltakere. Ajourhold/ oppdatering av lokal beredskapsplan Etter gjennomført øvelse skal planverket videreutvikles og justeres basert på de erfaringer som er gjort. 21
22